Document360 : Le Guide Complet de l’Acheteur
Choisir la bonne plateforme de gestion des connaissances est crucial pour les équipes qui dépendent d'un accès rapide et précis à l'information. Avec tant d'options sur le marché, il peut être difficile de déterminer quel outil répond aux besoins spécifiques de votre équipe. Dans ce guide, nous examinerons de plus près Document360, une solution de gestion des connaissances populaire, et la comparerons à Guru pour vous aider à prendre une décision éclairée.
Qu'est-ce que Document360 ?
Document360 est une plateforme de gestion des connaissances basée sur le cloud conçue pour aider les entreprises à créer, gérer et partager des documentations internes et externes. Lancée par Kovai.co, elle est largement reconnue pour son design intuitif et son emphasis sur la construction de bases de connaissances en libre-service. De nombreuses organisations utilisent Document360 pour créer des centres d'aide détaillés pour les clients ou maintenir une connaissance interne pour leurs équipes.
Ce qui distingue Document360, c'est son accent mis sur l'autonomisation des utilisateurs non techniques pour gérer facilement une documentation robuste, avec un support multimédia et des fonctionnalités de catégorisation. Cela en fait un choix privilégié pour les petites et moyennes entreprises, en particulier dans des industries comme le SaaS, e-commerce, et le support client.
Caractéristiques clés de Document360
Document360 est équipé d'une variété de fonctionnalités conçues pour simplifier la création et l'organisation de la documentation. Voici un aperçu :
Éditeur de base de connaissances convivial
Au cœur de Document360 se trouve son éditeur simple basé sur Markdown. Il permet aux équipes de créer des articles bien organisés et visuellement attrayants sans nécessiter de compétences techniques avancées. L'éditeur prend en charge le formatage de texte enrichi, les téléchargements médias et un mode de prévisualisation, permettant aux utilisateurs de voir exactement à quoi leurs articles ressembleront avant de les publier.
Système de catégorisation et de balisage
Une des fonctionnalités les plus appréciées de Document360 est son système de catégorisation et de balisage robuste. Les équipes peuvent facilement organiser le contenu en structures hiérarchiques, facilitant la localisation et la navigation dans les informations. Ceci est particulièrement utile pour les équipes avec de grands volumes de documentation.
Support multilingue
Document360 prend également en charge les bases de connaissances multilingues, permettant aux entreprises de servir un public mondial. En offrant des versions traduites de la documentation, les équipes peuvent améliorer la satisfaction des clients et l'accessibilité.
Analyses avancées
La plateforme fournit des informations détaillées sur la façon dont les utilisateurs interagissent avec la base de connaissances, telles que les articles les plus consultés, les tendances de recherche et les lacunes en matière de contenu. Ces données peuvent aider les équipes à affiner leur base de connaissances au fil du temps.
Intégrations supplémentaires
Document360 s'intègre à des outils populaires comme Zendesk, Intercom et Microsoft Teams, ce qui permet aux équipes de connecter leur base de connaissances à des flux de travail existants.
Qui utilise Document360 ?
Document360 est idéal pour les équipes cherchant à créer à la fois des centres d'aide publics et des bases de connaissances internes. Il est particulièrement populaire parmi :
- Équipes de support client : Pour créer des portails en libre-service qui réduisent le volume de tickets.
- Équipes produit : Pour documenter les spécifications et mises à jour produit.
- Entreprises SaaS : Pour centraliser les supports d'intégration client et les FAQ.
- Petites et moyennes entreprises : Document360 est une solution évolutive accessible aux équipes disposant d'une expertise technique limitée.
Avantages et inconvénients de Document360
Chaque outil a ses forces et ses faiblesses. Voici une répartition des avantages et des inconvénients de Document360 :
Avantages
Intégration avec d'autres outils
Document360 s'intègre à plusieurs grandes plateformes, facilitant l'incorporation de votre base de connaissances dans des outils comme Intercom ou Microsoft Teams.
Fonctionnalités de collaboration
La plateforme offre des contrôles d'accès basés sur les rôles, permettant aux équipes de travailler ensemble tout en maintenant la sécurité des informations sensibles.
Personnalisation et Scalabilité
Document360 permet aux équipes de personnaliser l'apparence de leur base de connaissances, et ses niveaux de prix s'adaptent aux entreprises de tailles variées.
Inconvénients
Courbe d'apprentissage
Bien que l'éditeur soit convivial, la mise en place d'une base de connaissances bien organisée avec plusieurs catégories et sous-catégories peut être écrasante pour les utilisateurs débutants.
Coût
Le prix de Document360 peut devenir un obstacle pour les petites équipes ou les startups, surtout quand vous évoluez et avez besoin de fonctionnalités supplémentaires comme l'analyse ou le support multilingue.
Collaboration en temps réel limitée
Contrairement aux plateformes qui insistent sur la collaboration en temps réel (comme Google Docs ou Guru), les fonctionnalités de collaboration de Document360 sont plus limitées, ce qui peut ralentir les flux de travail pour les équipes rapides.
Guru contre Document360
Lors de la comparaison entre Document360 et Guru, la distinction clé réside dans leur concentration. Document360 est optimisé pour créer des bases de connaissances statiques, tandis que Guru excelle à fournir des connaissances en temps réel, directement dans le flux de travail de votre équipe. Décomposons cela:
Les forces de Guru
Livraison de Connaissances Contextuelles
L'extension de navigateur de Guru et les intégrations avec des outils comme Slack, Microsoft Teams, et Salesforce permettent aux utilisateurs d'accéder à des connaissances vérifiées au moment et à l'endroit où ils en ont besoin.
Les Agents de Connaissances de Guru vont encore plus loin en adaptant les expériences de recherche aux besoins des départements spécifiques. Ces agents personnalisables alimentés par l'IA garantissent que les équipes obtiennent les résultats les plus pertinents pour leurs rôles. Par exemple, les équipes informatiques peuvent rapidement accéder à la documentation technique, tandis que les équipes de vente accèdent instantanément aux dernières informations produit. Cette approche ciblée minimise les distractions et permet aux équipes de travailler plus efficacement.
Des pages pour des pages d'accueil personnalisables
La fonctionnalité Pages de Guru permet aux équipes de concevoir des pages d'accueil entièrement brandées et personnalisables qui font office de hubs centraux pour des informations critiques.
Les administrateurs peuvent utiliser les Pages pour partager des mises à jour clés, lier à des ressources importantes ou promouvoir des annonces adaptées aux besoins de leur organisation. En donnant aux équipes un point de départ personnalisé, Guru garantit que les employés peuvent rapidement trouver et accéder au contenu le plus important, les aidant à rester alignés et productifs.
Vérification des connaissances alimentée par l'IA
Guru se démarque par ses flux de travail de vérification alimentés par l'IA, qui garantissent que les connaissances de votre équipe restent à jour et précises. Cette fonctionnalité est cruciale pour les équipes qui gèrent des informations en évolution rapide.
Collaboration en temps réel
Collaboration en temps réel
Avec Guru, les équipes peuvent collaborer sur des cartes de connaissances en temps réel, permettant des mises à jour plus rapides et améliorant la précision des connaissances entre les départements. De plus, l'assistant d'écriture AI de Guru, Assist, rationalise la création de contenu en aidant les équipes à rédiger, éditer et traduire des connaissances en plus de 100 langues. Cela rend plus facile que jamais de s'assurer que votre contenu est clair, cohérent et accessible à une main-d'œuvre mondiale.
Les forces de Document360
Bases de connaissances publiques
Pour les équipes qui ont besoin d'une base de connaissances dédiée et marque pour les clients, les options de personnalisation robustes de Document360 en font un excellent choix.
Catégorisation avancée
Les outils d'organisation hiérarchique de Document360 facilitent la construction de systèmes de connaissances à grande échelle, ce qui peut être plus difficile à réaliser dans Guru.
Intégration et expérience utilisateur
Les deux outils s'intègrent aux plateformes couramment utilisées telles que Slack et Microsoft Teams, mais l'extension de navigateur de Guru lui donne un avantage significatif pour les équipes qui ont besoin de connaissances directement dans leurs flux de travail existants. Guru est également largement loué pour son interface intuitive, qui nécessite peu de formation par rapport à Document360.
Ce que disent les clients
Document360 et Guru ont tous deux reçu de nombreux éloges de la part des utilisateurs, mais leurs forces répondent à des publics légèrement différents. Voici ce que les clients ont à dire sur chaque outil :
Les utilisateurs de Document360 soulignent souvent sa facilité d'utilisation, même pour les débutants. Un critique de Capterra a partagé : « Vraiment solide. Je suis arrivé sans rien savoir sur le programme mais j'ai facilement pu naviguer et commencer à gérer notre base de connaissances dès le départ.”
Les utilisateurs de Guru, en revanche, mettent l'accent sur son adaptabilité et son efficacité dans les organisations de toutes tailles. Comme l'a noté un critique de Capterra : « J'ai travaillé avec Guru dans une entreprise de plus de 10 000 et dans une juste en dessous de 100, et dans les deux cas, c'était généralement super facile, fiable, et surtout efficace."
Conclusion : Choisir le bon outil pour votre équipe
Si la priorité de votre équipe est de créer une base de connaissances publique très personnalisée pour les clients, Document360 peut être un excellent choix. Cependant, si vous recherchez un outil qui délivre des connaissances fiables directement dans les flux de travail existants de votre équipe, qui prend en charge la collaboration en temps réel et qui exploite l'IA pour maintenir l'information précise, Guru est le choix évident.
Vous voulez en savoir plus sur Guru ? Regardez notre démo et découvrez comment elle transforme la gestion des connaissances de votre équipe.
Principaux points à retenir 🔑🥡🍕
À quoi sert Document360 ?
Document360 est utilisé pour créer, gérer et partager des bases de connaissances, telles que des centres d'aide pour les clients ou des documentations internes pour les équipes.
Qu'est-ce qu'un doc 360 ?
Document360 est une plateforme de gestion des connaissances basée sur le cloud conçue pour aider les entreprises à organiser et partager des informations de manière efficace.
Qu'est-ce qu'un logiciel de base de connaissances ?
Le logiciel de base de connaissances aide les organisations à stocker, organiser et partager des informations dans un système centralisé, facilitant la recherche de réponses aux questions courantes.
Comment puis-je supprimer mon compte Document360 ?
Pour supprimer votre compte Document360, contactez leur équipe de support ou suivez le processus de suppression de compte décrit dans leur documentation d'aide.