Back to Reference
App guides & tips
Most popular
Search everything, get answers anywhere with Guru.
Watch a demoTake a product tour
December 4, 2024
XX min read

SharePoint: คู่มือการซื้อที่สมบูรณ์

ถ้าทีมของคุณกำลังพิจารณา SharePoint สำหรับการจัดการความรู้ การแชร์เอกสาร หรือโซลูชันอินทราเน็ต คุณไม่ได้อยู่คนเดียว SharePoint ที่พัฒนาโดย Microsoft มีมานานแล้วในฐานะผู้เล่นหลักในอุตสาหกรรมการทำงานร่วมกันในองค์กรและการจัดการเนื้อหา แต่เมื่อองค์กรของคุณเติบโตและความต้องการเปลี่ยนแปลง เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องสำรวจตัวเลือกทั้งหมดเพื่อค้นหาเครื่องมือที่เหมาะสมที่สุด ในคู่มือนี้ เราจะเจาะลึกถึงสิ่งที่ SharePoint มีให้ ฟีเจอร์ที่โดดเด่น และวิธีการเปรียบเทียบกับ Guru ทางเลือกที่แข็งแกร่งซึ่งอาจเหมาะกับความต้องการของทีมคุณมากขึ้น

SharePoint คืออะไร?

SharePoint เป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันบนเว็บที่พัฒนาโดย Microsoft เปิดตัวครั้งแรกในปี 2001 มันได้พัฒนาเป็นเครื่องมือที่ครบวงจรสำหรับการจัดการเอกสาร อินทราเน็ต และการทำงานร่วมกันภายในทีม มันเป็นส่วนหนึ่งของชุด Microsoft 365 และรวมเข้ากับเครื่องมือต่างๆ เช่น Outlook, Teams และ OneDrive ได้อย่างราบรื่น ทำให้เป็นโซลูชันที่เหมาะสำหรับบริษัทที่ใช้ระบบนิเวศของ Microsoft อยู่แล้ว

SharePoint เป็นที่ชื่นชอบโดยเฉพาะในหมู่บริษัทใหญ่เนื่องจากความสามารถในการปรับขนาดและความยืดหยุ่น องค์กรใช้มันสำหรับการสร้างเว็บไซต์ภายใน การสร้างระบบการจัดการเอกสาร และการสนับสนุนการสื่อสารระหว่างแผนก ไม่ว่าทีมของคุณจะต้องการห้องสมุดเอกสารศูนย์กลาง บล็อกภายใน หรือโซลูชันอินทราเน็ตที่แข็งแกร่ง SharePoint มอบแพลตฟอร์มที่ปรับแต่งได้สูงเพื่อตอบสนองความต้องการเหล่านั้น

ฟีเจอร์หลักของ SharePoint

  1. การจัดการและแชร์เอกสาร: SharePoint เชี่ยวชาญในการสร้างห้องสมุดสำหรับเอกสารและทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้นผ่านการควบคุมเวอร์ชัน การอนุญาต และการจัดการการเข้าถึง ผู้ใช้สามารถร่วมเขียนเอกสาร ติดตามการเปลี่ยนแปลง และควบคุมว่าใครเห็นอะไร
  2. อินทราเน็ตและเว็บไซต์ภายใน: SharePoint ช่วยให้บริษัทสามารถสร้างและปรับแต่งเว็บไซต์อินทราเน็ตเพื่อแชร์ข่าวสาร อัปเดตของบริษัท และทรัพยากร เว็บไซต์เหล่านี้สามารถปรับแต่งให้เหมาะกับทีม แผนก หรือการใช้งานทั่วทั้งบริษัท
  3. การรวมเข้ากับ Microsoft 365 อย่างราบรื่น: สำหรับองค์กรที่ฝังแน่นในระบบนิเวศของ Microsoft การรวมเข้ากับ Teams, Outlook และ OneDrive ของ SharePoint ช่วยให้การทำงานง่ายขึ้น ไฟล์สามารถเข้าถึงได้ข้ามแพลตฟอร์ม และการอัปเดตซิงค์โดยอัตโนมัติ
  4. การทำงานและอัตโนมัติที่กำหนดเอง: ด้วยเครื่องมือต่าง ๆ เช่น Power Automate (ก่อนหน้านี้คือ Microsoft Flow) SharePoint ช่วยให้ธุรกิจสามารถสร้างกระบวนการทำงานอัตโนมัติ ลดภารกิจที่ต้องทำด้วยตนเอง เช่น ขั้นตอนการอนุมัติและการแจ้งเตือน
  5. ความปลอดภัยระดับองค์กร: ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft SharePoint มีฟีเจอร์การปฏิบัติตามกฎหมาย การป้องกันข้อมูล และการควบคุมการเข้าถึงที่แข็งแกร่งในตัวเพื่อให้มั่นใจในความเป็นส่วนตัวของข้อมูล

ใครใช้ SharePoint?

SharePoint ใช้อย่างแพร่หลายในอุตสาหกรรมที่การจัดการเอกสาร การปฏิบัติตามกฎระเบียบ และการสื่อสารภายในมีความสำคัญ รวมถึงภาคส่วนต่างๆ เช่น การเงิน การดูแลสุขภาพ และรัฐบาล ซึ่งความปลอดภัยและการควบคุมเวอร์ชันมีความสำคัญ มันยังเป็นตัวเลือกที่นิยมสำหรับบริษัทใหญ่และบริษัทข้ามชาติที่ต้องการแพลตฟอร์มที่จัดการได้และปรับขนาดได้

ข้อดีและข้อเสียของ SharePoint

Pros:

  • การรวมเข้ากับ Microsoft 365: หากบริษัทของคุณใช้งานชุดของ Microsoft อยู่แล้ว SharePoint จะทำการรวมเข้าที่ราบรื่น ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและลดการหยุดชะงัก
  • การจัดการเอกสาร: ห้องสมุดเอกสารที่ทันสมัย การควบคุมเวอร์ชัน และการตั้งค่าอนุญาตของ SharePoint ทำให้มันเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับบริษัทที่มีความต้องการในการแชร์เอกสารที่ซับซ้อน
  • การทำงานที่ปรับแต่งได้: คุณสามารถทำงานอัตโนมัติงานประจำเช่นการอนุมัติ การแจ้งเตือน และกระบวนการอื่น ๆ ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน
  • ความสามารถในการปรับขนาด: SharePoint ได้รับการออกแบบมาให้จัดการทุกอย่างตั้งแต่โครงการแผนกเล็กไปจนถึงระบบที่ใหญ่ระดับองค์กร

Cons:

  • ความซับซ้อนและการเรียนรู้: SharePoint อาจเป็นเรื่องที่น่าตื่นเต้นสำหรับผู้ใช้ใหม่ โดยเฉพาะสำหรับบริษัทที่ไม่มีทีมไอทีเฉพาะที่ดูแลการปรับแต่งและการตั้งค่า
  • ค่าใช้จ่าย: ขึ้นอยู่กับการปรับแต่ง การโฮสต์ และความต้องการในการจัดเก็บ SharePoint อาจกลายเป็นการลงทุนที่มีค่าใช้จ่ายสูง โดยเฉพาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กถึงกลาง
  • ข้อจำกัดในการปรับแต่ง: ในขณะที่ SharePoint มีความยืดหยุ่น การปรับแต่งที่กว้างจะต้องใช้ความพยายามในการพัฒนามากมายและอาจทำให้การดูแลระบบซับซ้อนได้

Guru กับ SharePoint

เมื่อเปรียบเทียบ SharePoint กับ Guru ตัวเลือกส่วนใหญ่มักขึ้นอยู่กับความต้องการในการทำงานของบริษัทของคุณ ความง่ายในการใช้งาน และคุณพึ่งพาการรวมภายนอกมากเพียงใด

จุดแข็งของ Guru

  1. ความง่ายในการใช้งาน: แตกต่างจาก SharePoint Guru ถูกสร้างขึ้นโดยคำนึงถึงความเรียบง่ายและการเข้าถึง มันมีอินเทอร์เฟซที่เข้าใจง่ายและการรวมเข้ากับ Slack, Teams และ Chrome ได้อย่างราบรื่น ทำให้มั่นใจได้ว่าพนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลได้โดยตรงภายในกระบวนการทำงานของพวกเขา
  2. การจัดการความรู้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI และการค้นหาทางธุรกิจ: Guru เชี่ยวชาญในการใช้ AI เพื่อสร้าง "แหล่งข้อมูลเดียวที่ถูกต้อง" สำหรับองค์กร ด้วยฟีเจอร์อย่างการตรวจสอบข้อมูลอัตโนมัติและการค้นหาที่ก้าวหน้า พร้อมด้วยส่วนเสริมของเบราว์เซอร์ที่สะดวก Guru ทำให้มั่นใจว่าผู้ใช้จะสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องและทันสมัยโดยตรงในกระบวนการทำงานของพวกเขา
  3. การปรับบุคคลให้ลึก: Guru ช่วยให้บริษัทและทีมสามารถสร้างโฮมเพจที่กำหนดเองเพื่อให้พนักงานเริ่มต้นวันของพวกเขาด้วยข้อมูลทั้งหมดที่พวกเขาต้องการในการทำงาน พร้อมด้วยการประกาศสำคัญที่ผู้บริหารต้องการให้พวกเขาทราบ ด้วยการแนะนำเนื้อหาที่ใช้ AI ตามบริบทเช่น บทบาทและกิจกรรมของพวกเขา พร้อมด้วยผู้ช่วย AI ที่ปรับตามแผนก พนักงานจะได้รับคำตอบที่พวกเขาต้องการอย่างง่ายดาย
  4. ความปลอดภัย: Guru รับประกันว่าคุณ—และเฉพาะคุณ—เป็นเจ้าของข้อมูลและเนื้อหาของคุณ โดยไม่มีการเก็บข้อมูลโดย LLM ของบุคคลที่สาม โมเดล AI ของทีมคุณเป็นเอกลักษณ์สำหรับคุณและถูกฝึกฝนอย่างเป็นส่วนตัว และแหล่งข้อมูลที่เชื่อมต่ออยู่ภายใต้ข้อกำหนดความเป็นส่วนตัวที่คุณได้ตั้งไว้แล้ว เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีปฏิบัติด้านความปลอดภัยที่แข็งแกร่งของ Guru

จุดแข็งของ SharePoint

  1. ฟีเจอร์ระดับองค์กร: สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องการการจัดการเอกสาร ขั้นตอนการอนุญาต และฟีเจอร์การปฏิบัติตามกฎหมายที่ก้าวหน้า SharePoint เป็นตัวเลือกที่ยากจะเอาชนะ มันเสนอวิธีแก้ปัญหาที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้นสำหรับอุตสาหกรรมที่ต้องการมาตรฐานความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎหมายอย่างเข้มงวด
  2. การปรับแต่งสำหรับทีมใหญ่: หากคุณมีทีมไอทีเฉพาะหรือจำเป็นต้องปรับแต่งอย่างกว้างขวาง SharePoint จะมอบแพลตฟอร์มที่ยืดหยุ่นซึ่งสามารถปรับแต่งสำหรับกรณีใช้งานที่เฉพาะเจาะจงมาก เช่น เว็บไซต์ภายในและกระบวนการเอกสารที่ซับซ้อน
  3. การรวมเข้ากับ Microsoft ที่มีความลึกมากขึ้น: สำหรับองค์กรที่พึ่งพาเครื่องมือของ Microsoft เช่น Teams, Outlook หรือ Power Automate การรวมเข้าที่ราบรื่นของ SharePoint สามารถเพิ่มความแข็งแกร่งให้กับกระบวนการทำงานที่มีอยู่

คำพูดจากลูกค้า

ความคิดเห็นของลูกค้าสำหรับทั้งสองแพลตฟอร์มระบุจุดแข็งและจุดอ่อนของพวกเขา

ผู้ใช้ SharePoint ชื่นชมการจัดการเอกสารที่ทรงพลังและการรวมเข้ากับผลิตภัณฑ์ของ Microsoft ผู้ตรวจสอบจาก Capterra คนหนึ่งกล่าวว่า "ฉันได้ยินคนมากมายบ่นเกี่ยวกับ SharePoint แต่ฉันพบว่ามันทำให้การจัดวางเครื่องมือที่มีประโยชน์ การทำงานร่วมกัน การรวมเข้าต่างๆ การทำงานอัตโนมัติ และทั้งหมดนี้ในราคาที่สมเหตุสมผลเป็นเรื่องที่ง่ายมาก" การรวมที่แน่นแฟ้นกับ M365 มันทำให้การใช้ประโยชน์จากสิ่งที่มีอยู่เป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล"

ผู้ใช้ Guru รักอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายและการจัดการความรู้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ผู้ตรวจสอบจาก Capterra คนหนึ่งกล่าวว่า "Guru ได้ช่วยชีวิตเราอย่างแท้จริง และประสบความสำเร็จมากในแผนกของเราจนทั้งบริษัทของเรากำลังย้ายฐานความรู้ทั้งหมดไปยังแพลตฟอร์มนี้ มันใช้งานง่าย ปรับแต่งได้ และจัดระเบียบได้ และฉันจะแนะนำให้กับบริษัทใด ๆ ที่ต้องการแพลตฟอร์มกลางเพื่อจัดเก็บข้อมูล"

บทสรุป: การเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับทีมของคุณ

หากทีมของคุณถูกฝังอยู่ในระบบนิเวศของ Microsoft และต้องการฟีเจอร์การจัดการเอกสารและการปฏิบัติตามกฎที่มีประสิทธิภาพ SharePoint อาจเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า โดยเฉพาะสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ อย่างไรก็ตาม หากความสำคัญของคุณคือความง่ายในการใช้งาน การรวมเข้ากับกระบวนการทำงานอย่างราบรื่น และการตรวจสอบความรู้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI Guru จะเสนอทางเลือกที่ใช้งานง่ายกว่าและปรับขนาดได้ Guru ช่วยให้การจัดการความรู้เป็นเรื่องง่ายและให้การเข้าถึงข้อมูลที่ตรวจสอบได้อย่างรวดเร็ว ทำให้มันเหมาะสำหรับทีมที่ต้องการผลักดันประสิทธิภาพโดยไม่ต้องมีความซับซ้อนของระบบอย่าง SharePoint

หากคุณพร้อมที่จะปรับปรุงความพยายามในการแชร์ความรู้และการทำงานร่วมกันของทีมของคุณ ลองใช้ Guru และดูว่ามันสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของคุณได้อย่างไร

Key takeaways 🔑🥡🍕

SharePoint ทำอะไรได้บ้าง?

SharePoint เป็นแพลตฟอร์มที่ใช้ผ่านเว็บสำหรับการจัดการเอกสาร การทำงานร่วมกัน และการสร้างเว็บไซต์ภายใน ช่วยให้ทีมสามารถจัดเก็บ แชร์ และจัดการเนื้อหาอย่างปลอดภัย

ความแตกต่างระหว่าง SharePoint และ OneDrive คืออะไร?

OneDrive ถูกออกแบบมาสำหรับการจัดเก็บและแชร์ไฟล์ส่วนบุคคล ในขณะที่ SharePoint มีวัตถุประสงค์สำหรับการทำงานร่วมกันของทีม การจัดการเอกสาร และการสร้างเว็บไซต์อินทราเน็ต

ฉันเข้าถึง SharePoint ของฉันได้อย่างไร?

คุณสามารถเข้าถึง SharePoint ผ่านเว็บเบราว์เซอร์โดยเข้าสู่ระบบบัญชี Microsoft 365 ของคุณ หรือผ่านแอป SharePoint ที่รวมเข้ากับเครื่องมือต่างๆ เช่น Teams และ OneDrive

ทำไมผู้คนใช้ SharePoint?

ผู้คนใช้ SharePoint เพื่อร่วมมือกันในเอกสาร จัดการเนื้อหา และสร้างเว็บไซต์อินทราเน็ตที่กำหนดเอง ทำให้มันเป็นเครื่องมือที่มีค่าสำหรับการปรับปรุงการสื่อสารและความสามารถในการทำงานของทีม

Search everything, get answers anywhere with Guru.

Learn more tools and terminology re: workplace knowledge