Colecciones y carpetas
¿Qué son las colecciones y las carpetas?
Guru organiza contenido utilizando una estructura de dos niveles: colecciones y carpetas.
Las Colecciones son las categorías de nivel superior en Guru. Piénsalas como los grandes cubos que organizan el contenido por equipo, tema o función, como “Recursos de Ventas”, “Incorporación” o “Documentos del Producto”. Ayudan a tu equipo a saber por dónde empezar al buscar información.
Las Carpetas viven dentro de las colecciones y ofrecen una manera de estructurar aún más el contenido. Puedes anidar carpetas hasta tres niveles de profundidad, lo que permite una categorización detallada, como agrupar contenido de incorporación por departamento o documentación de producto por área de características.
Esta jerarquía brinda a tu equipo una forma clara e intuitiva de navegar por el conocimiento, ya sea que estén revisando temas generales o profundizando en detalles específicos.
Cómo funciona
Crea y personaliza colecciones
Configura colecciones para equipos, departamentos o áreas temáticas clave. Las colecciones controlan el acceso de alto nivel y sirven como el hogar para el contenido relacionado.
Organiza contenido con carpetas
Desglosa colecciones en temas más específicos utilizando carpetas. Puedes anidar carpetas hasta tres niveles, y cada una puede contener tarjetas Guru, carpetas adicionales o ambas.
Mueve y mantén el contenido fácilmente
Usa el Gestor de Tarjetas para organizar tarjetas Guru en las carpetas o colecciones correctas en masa. Mover tarjetas no romperá los enlaces: las URL de tarjetas específicas permanecen intactas incluso después de ediciones o reorganizaciones.
Controla el acceso con permisos
Aplica permisos a nivel de colección o carpeta para garantizar que las personas adecuadas tengan el acceso correcto. Los permisos de las carpetas son acumulativos, dándote un control flexible sin complicar demasiado las cosas.
Por qué es importante
Haz que el conocimiento sea fácil de encontrar
Con colecciones y carpetas, tu equipo no necesita adivinar dónde buscar. La estructura refleja cómo las personas piensan naturalmente: por categoría y tema.
Apoya la escala y la consistencia
Ya sea que estés gestionando cientos de tarjetas Guru o configurando un nuevo equipo, la jerarquía de contenido de Guru crece contigo, manteniendo todo limpio y organizado.
Control de datos seguro
La jerarquía de contenido de Guru soporta permisos granulares, de modo que los administradores y propietarios de espacio de trabajo pueden controlar el acceso tanto a nivel de colección como de carpeta. Las tarjetas heredan permisos basados en dónde residen y puedes compartir carpetas específicas con grupos, incluso si no tienen acceso a toda la colección.
El control de permisos a nivel de carpeta ayuda a mantener el control sin duplicar contenido. Las configuraciones de verificación siguen a las tarjetas dondequiera que vayan, asegurando que el contenido se mantenga confiable y rastreable. Los administradores pueden auditar el acceso, ver quién es responsable de qué y hacer actualizaciones en masa usando el Gestor de Tarjetas.
Aprende más sobre cómo Guru protege tus datos en nuestra página de Seguridad →
Aprende más sobre...
Preguntas frecuentes
Tienes preguntas, y nosotros tenemos respuestas.
Sí, puedes anidar carpetas hasta tres niveles de profundidad. Esto permite una jerarquía de contenido clara y navegable sin que las cosas se vuelvan demasiado complejas.
No. Guru utiliza identificadores únicos en las URL, por lo que los cambios en títulos o mover una tarjeta no romperán enlaces o marcadores existentes.
Sí. Los permisos de las carpetas son acumulativos, lo que significa que puedes compartir una carpeta específica con un grupo, incluso si no tienen acceso al resto de la colección.
No. Una tarjeta o carpeta solo puede existir en una colección a la vez. Si es necesario referenciar contenido en colecciones, recomendamos vincular a la tarjeta original.
Empieza creando colecciones basadas en departamentos o temas de alto nivel. Luego, desglosa esos temas utilizando carpetas para agrupar contenido relacionado de manera más específica.
