¿Cuántos de ustedes comienzan su día con una reunión diaria regular? Las revisiones diarias se han convertido en una parte tan normal de la jornada laboral que la mayoría de las personas no les da una segunda pensada. Esa puede ser la razón por la que tantas personas parecen temerlas.

El problema con las reuniones diarias

Una reunión diaria es una reunión corta y estructurada donde los miembros dan actualizaciones sobre su trabajo. Su propósito principal es mantener a todos alineados y asegurarse de que las personas puedan trabajar sin bloqueos. Ciertos equipos pueden realizar reuniones diarias, o puedes tener reuniones diarias para proyectos específicos o iniciativas de trabajo.

Las reuniones diarias solían ser aclamadas como la cúspide de la metodología ágil, pero han estado perdiendo popularidad poco a poco. Muchas personas han argumentado que las reuniones diarias ocupan más tiempo del que ahorran, mientras que otros lo dicen directamente, que las reuniones inhiben la innovación. Algunos incluso cuestionan si las reuniones diarias deberían seguir existiendo en un mundo donde el trabajo asincrónico se está convirtiendo en la norma.

Mejora tus reuniones diarias

Tenemos algunas opiniones bastante fuertes sobre las reuniones en Guru. Las personas no deberían pasar su tiempo en reuniones ineficientes o inútiles, pero las palabras clave son "ineficientes" y "inútiles." Las reuniones diarias aún pueden ser una parte valiosa del día de todos, solo tienen que ser gestionadas de la manera correcta.

Antes de eliminar otra reunión diaria de tu calendario, ve si se puede salvar. Después de seguir los consejos en este artículo, puedes comenzar a ver algunas de tus reuniones diarias de una nueva manera.

Reduce tu enfoque

Mantener tus reuniones enfocadas será una parte esencial de la realización de reuniones diarias más efectivas. La mayoría de las pautas tradicionales de SCRUM recomiendan que mantengas tus reuniones centradas en tres preguntas:

1. ¿Qué lograste ayer?
2. ¿Qué estás haciendo hoy?
3. ¿Qué obstáculos encontraste?

Estas tres preguntas pueden cubrir casi todo lo que necesitas aprender en una reunión, pero no son las únicas que puedes hacer. Piensa en la información clave que deseas de cada reunión, y luego piensa en 2-3 preguntas que puedes hacerle a todos para obtener lo que necesitas.

Mantén las cosas breves

La reunión ideal diaria suele durar no más de 15 minutos, y algunas pueden incluso durar tan poco como 5-10 minutos. Si tus reuniones diarias siempre se extienden, deberías reevaluar cómo estás utilizando tu tiempo en las reuniones.

Establece como regla tener un límite estricto al final del tiempo de reunión. Toma nota de lo que logras cubrir, de dónde tiendes a terminar y de si todos han podido dar una actualización.  Eso puede darte una mayor visión sobre cómo se manejan tus reuniones y ayudarte a determinar tus próximos pasos.

Considera agregar otra reunión

Es importante tener en cuenta que las reuniones diarias están diseñadas para obtener actualizaciones rápidas sobre el trabajo de las personas. Aunque es posible que estas actualizaciones pudieran generar más preguntas o discusiones, aún se supone que debes estar enfocado en la tarea en cuestión. Si sigues desviándote del tema o entras en charlas sobre estrategia y cronogramas, puede ser el momento de agregar una reunión diferente a tu calendario.

Antes de entrar en pánico con la idea de agregar otra reunión al calendario, recuerda que no tiene que ser diaria o incluso recurrente. Puedes descubrir que tener una reunión para enfocarte en un problema puede ser suficiente para manejar las cosas o que necesitas algunas reuniones para obtener alineación.  

Haz las cosas asincrónicas

Los horarios cambian, las prioridades se ajustan, y tal vez tomar 15 minutos para una actualización sincrónica no sea el mejor uso del tiempo de nadie. Las personas pueden estar cortas de tiempo, pero eso no significa que tengas que sacrificar tu reunión diaria para ahorrar unos minutos.

Considera mover tu reunión diaria a Slack, Teams, o donde sea que tu equipo tiende a chatear más. Configura recordatorios en un canal especial dedicado a las reuniones diarias para garantizar que las personas no olviden y hagan responsables a otros de dar actualizaciones oportunas.

Puedes descubrir que enlistar la ayuda de una aplicación de registro podría ser lo que necesitas. Algunos miembros de nuestro equipo de marketing usan Geekbot para nuestras reuniones diarias, y podemos obtener el mismo nivel de información sobre los horarios de las personas sin tener que llevar más tiempo de nuestro día.

Usa nuestra plantilla de reunión diaria

¿Cómo estás haciendo un seguimiento de todo lo que sucede en tu reunión diaria? Si no estás llevando un registro de lo que has hecho, ¡usa nuestra plantilla de reunión diaria para comenzar!

Usar esta plantilla no solo te ayuda a llevar un registro de lo que sucede durante tus reuniones diarias; también puede ayudarte a añadir información necesaria a tu base de conocimientos. Si los miembros del equipo se pierden una reunión o necesitan un repaso rápido, ahora pueden encontrar todo lo que necesitan en Guru.