Quantos de vocês começam o dia com uma reunião diária recorrente? As verificações diárias se tornaram uma parte tão normal do dia de trabalho que na maioria das vezes as pessoas nem pensam nelas. Isso pode ser o motivo pelo qual tantas pessoas parecem temer as suas.

O problema com as reuniões diárias

Uma reunião diária é um encontro curto e estruturado onde os membros atualizam sobre seu trabalho. O seu principal objetivo é manter todos alinhados e garantir que as pessoas possam trabalhar sem bloqueios. Certas equipes podem realizar reuniões diárias, ou você pode ter reuniões diárias para projetos específicos ou iniciativas de trabalho.

As reuniões diárias costumavam ser aclamadas como o auge da metodologia ágil, mas elas têm gradualmente perdido a popularidade. Muitas pessoas argumentaram que as reuniões diárias tomam mais tempo do que salvam, enquanto outros dizem claramente que as reuniões inibem a inovação. Alguns até questionam se as reuniões diárias ainda deveriam existir em um mundo onde o trabalho assíncrono se torna a norma.

Melhore suas reuniões diárias

Temos algumas opiniões bastante fortes sobre reuniões na Guru. As pessoas não deveriam gastar seu tempo em reuniões ineficientes ou sem sentido, mas as palavras-chave são "ineficiente" e "sem sentido". As reuniões diárias ainda podem ser uma parte valiosa do dia de todos, apenas precisam ser geridas da maneira certa.

Antes de remover outra reunião diária do seu calendário, veja se ela pode ser recuperada. Depois de seguir o conselho deste post, você pode começar a ver algumas de suas reuniões diárias sob uma nova luz.

Afunile seu escopo

Manter suas reuniões focadas será uma parte essencial para realizar standups mais eficazes. A maioria das diretrizes tradicionais do SCRUM recomenda que você mantenha suas reuniões focadas em três perguntas:

1. O que você conseguiu ontem?
2. O que você está fazendo hoje?
3. Quais obstáculos você encontrou?

Essas três perguntas podem cobrir quase tudo que você precisa aprender em um standup, mas não são as únicas que você pode fazer. Pense sobre as informações essenciais que você deseja de cada reunião, e então pense em 2-3 perguntas que você pode fazer a todos para obter o que precisa.

Mantenha as coisas curtas

A reunião ideal de standup geralmente leva no máximo 15 minutos, e algumas podem levar apenas de 5 a 10 minutos. Se suas reuniões estão constantemente ultrapassando o tempo, você deve reavaliar como está utilizando seu tempo.

Defina como regra que você deve ter um fim rigoroso na hora de terminar a reunião. Anote o que você consegue cobrir, onde você tende a terminar e se todos puderam dar uma atualização.  Isso pode te dar uma visão maior de como suas reuniões estão sendo conduzidas e ajudar você a determinar seus próximos passos.

Considere adicionar outra reunião

É importante ter em mente que as reuniões estão projetadas para obter atualizações rápidas sobre o trabalho das pessoas. Embora seja possível que essas atualizações possam criar mais perguntas ou discussões,  você ainda deve se concentrar na tarefa em questão. Se você continuar a sair do tópico ou se desviar para conversas sobre estratégia e cronogramas, pode ser hora de adicionar uma reunião diferente ao seu calendário.

Antes de entrar em pânico com a ideia de adicionar outra reunião ao calendário, lembre-se de que não precisa ser uma diária ou mesmo uma recorrente. Você pode descobrir que ter uma reunião para focar em um problema pode ser suficiente para lidar com as coisas, ou que você precisa de algumas reuniões para conseguir alinhamento.  

Torne as coisas assíncronas

Os horários mudam, as prioridades mudam, e talvez levar 15 minutos para uma atualização síncrona não seja a melhor forma de utilizar o tempo de ninguém. As pessoas podem estar com pouco tempo, mas isso não significa que você precise sacrificar sua reunião standup para economizar alguns minutos.

Considere mover sua reunião standup para Slack, Teams ou onde sua equipe costuma conversar mais. Configure lembretes em um canal especial dedicado a standups para garantir que as pessoas não esqueçam e responsabilizem outras por fornecer atualizações em tempo.

Você pode descobrir que contar com a ajuda de um aplicativo de check-in pode ser o que você precisa. Alguns membros da nossa equipe de marketing usam Geekbot para nossas reuniões standup, e conseguimos obter o mesmo nível de visão sobre os horários das pessoas sem ter que tomar mais tempo do nosso dia.

Use nosso modelo de reunião diária de standup

Como você está acompanhando tudo o que acontece em sua reunião diária? Se você não está mantendo um registro do que fez, use nosso modelo de standup diário para começar!

Usar este modelo não apenas ajuda você a acompanhar o que acontece durante suas reuniões standup; pode também ajudar você a adicionar informações necessárias à sua base de conhecimento. Se membros da equipe perderem uma reunião ou precisarem de um rápido resumo, agora podem encontrar tudo o que precisam no Guru.