Combien d'entre vous commencent leur journée par une réunion de suivi récurrente ? Les vérifications quotidiennes sont devenues une si grande partie normale de la journée de travail que la plupart des gens n'y pensent même plus. C'est peut-être pour cela que tant de gens semblent redouter les leurs.

Le problème avec les réunions quotidiennes

Une réunion de suivi quotidienne est une réunion courte et structurée où les membres donnent des mises à jour sur leur travail. Leur but principal est de garder tout le monde aligné et de s'assurer que les gens peuvent travailler sans obstacles. Certaines équipes peuvent tenir des réunions de suivi quotidiennes, ou vous pouvez avoir des réunions de suivi quotidiennes pour des projets spécifiques ou des initiatives de travail.

Les réunions de suivi étaient autrefois saluées comme le summum de la méthodologie agile, mais elles ont lentement perdu de leur faveur. Beaucoup de gens ont soutenu que les réunions de suivi prennent plus de temps qu'elles n'en économisent, tandis que d'autres affirment directement que les réunions de suivi inhibent l'innovation. Certains se demandent même si les réunions de suivi quotidiennes devraient encore exister dans un monde où le travail asynchrone devient la norme.

Améliorez vos réunions de suivi quotidiennes

Nous avons quelques opinions assez fortes sur les réunions chez Guru. Les gens ne devraient pas passer leur temps dans des réunions inefficaces ou inutiles, mais les mots clés là-dedans sont "inefficace" et "inutile". Les réunions de suivi quotidiennes peuvent toujours être une partie précieuse de la journée de tout le monde, il suffit de les gérer de la bonne manière.

Avant de supprimer une autre réunion de suivi quotidienne de votre calendrier, voyez si elle peut être sauvée. Après avoir suivi les conseils de cet article, vous commencerez peut-être à voir certaines de vos réunions de suivi quotidiennes sous un nouveau jour.

Réduisez votre portée

Garder vos réunions centrées sera une partie essentielle de la conduite de réunions de suivi plus efficaces. La plupart des directives SCRUM traditionnelles recommandent de garder vos réunions centrées sur trois questions :

1. Qu'avez-vous accompli hier ?
2. Que faites-vous aujourd'hui ?
3. Quels obstacles avez-vous rencontrés ?

Ces trois questions peuvent couvrir presque tout ce que vous devez apprendre lors d'une réunion de suivi, mais ce ne sont pas les seules que vous pouvez poser. Réfléchissez à l'information essentielle que vous souhaitez obtenir de chaque réunion, puis pensez à 2-3 questions que vous pouvez poser à chacun pour obtenir ce dont vous avez besoin.

Gardez les choses courtes

La réunion de suivi idéale ne dure généralement pas plus de 15 minutes, et certaines peuvent même durer aussi peu que 5 à 10 minutes. Si vos réunions de suivi dépassent constamment le temps imparti, vous devriez réévaluer comment vous utilisez votre temps de réunion.

Faites-en une règle d'avoir un arrêt strict à la fin du temps de réunion. Prenez note de ce que vous êtes en mesure de couvrir, où vous avez tendance à finir, et si tout le monde a pu donner une mise à jour.  Cela peut vous donner un aperçu plus approfondi de la manière dont vos réunions sont gérées et vous aider à déterminer vos prochaines étapes.

Envisagez d'ajouter une autre réunion

Il est important de garder à l'esprit que les réunions de suivi sont conçues pour obtenir des mises à jour rapides sur le travail des gens. Bien qu'il soit possible que ces mises à jour puissent créer plus de questions ou de discussions,  vous êtes toujours censé rester concentré sur la tâche à accomplir. Si vous vous éloignez constamment du sujet ou si vous parlez de stratégie et de délais, il est peut-être temps d'ajouter une réunion différente à votre calendrier.

Avant de paniquer à l'idée d'ajouter une autre réunion au calendrier, rappelez-vous que cela n'a pas besoin d'être quotidien ou même récurrent. Vous pouvez constater qu'il peut suffire d'avoir une réunion pour se concentrer sur un problème ou que vous avez besoin de plusieurs réunions pour obtenir un alignement.  

Rendez les choses asynchrones

Les emplois du temps changent, les priorités évoluent, et peut-être que passer 15 minutes pour une mise à jour synchronisée n'est pas le meilleur usage du temps de quiconque. Les gens peuvent manquer de temps, mais cela ne signifie pas que vous devez sacrifier votre réunion de suivi pour économiser quelques minutes.

Envisagez de déplacer votre réunion de suivi vers Slack, Teams, ou où que votre équipe discute le plus. Configurez des rappels dans un canal spécial dédié aux réunions de suivi pour garantir que les gens n'oublient pas et pour tenir les autres responsables de donner des mises à jour en temps opportun.

Vous pouvez constater que solliciter l'aide d'une application de vérification pourrait être ce dont vous avez besoin. Certains membres de notre équipe marketing utilisent Geekbot pour nos réunions de suivi, et nous sommes en mesure d'obtenir le même niveau d'information sur les emplois du temps des gens sans avoir à prendre plus de temps dans notre journée.

Utilisez notre modèle de réunion de suivi quotidienne

Comment gardez-vous la trace de tout ce qui se passe lors de votre réunion de suivi quotidienne ? Si vous ne gardez pas un registre de ce que vous avez fait, utilisez notre modèle de réunion de suivi quotidienne pour commencer !

Utiliser ce modèle ne vous aide pas seulement à garder la trace de ce qui se passe pendant vos réunions de suivi ; cela peut également vous aider à ajouter les informations nécessaires à votre base de connaissances. Si des membres de l'équipe manquent une réunion ou ont besoin d'un rapide rappel, ils peuvent maintenant trouver tout ce dont ils ont besoin dans Guru.