¿Deseas tener una reunión menos a la que asistir hoy?

Los estudios han demostrado que los calendarios llenos de reuniones pueden conducir a una disminución en la satisfacción y felicidad de los empleados. Algunas empresas afirman que puede tardar casi un mes en programar reuniones, y otras las eliminan por completo, vale la pena echar un segundo vistazo a tu calendario de trabajo.

Y lo entendemos; puede ser difícil hacer tu mejor trabajo cuando la mayor parte de tu tiempo se pasa en reuniones que deberían haber sido un correo, así que podría ser hora de probar algo nuevo. Guru no es solo una herramienta diseñada para ayudar a las personas a buscar y compartir conocimiento, también está diseñada para ayudar a las personas a trabajar de manera más eficiente y efectiva.

Re-pensando las reuniones en Guru

Confía en nosotros, sabemos por experiencia que reducir las reuniones puede requerir esfuerzo. Nos hemos tomado el tiempo para evaluar nuestro propio enfoque hacia las comunicaciones internas para ver cómo podemos trabajar de manera más eficiente y reducir la carga cognitiva. A partir de ahí, hemos podido implementar muchos cambios.

Realizamos una auditoría del calendario de liderazgo para reiniciar las expectativas sobre las reuniones para toda la organización. Repensamos nuestro enfoque hacia las comunicaciones internas implementando nuestra "regla de oro" y estableciendo estándares alrededor de la creación de reuniones. Establecimos "Miércoles sin Reuniones Internas" y otras iniciativas para aumentar el tiempo de enfoque y devolver a las personas más de su día.

A pesar de todos estos cambios positivos, el trabajo aún no está hecho. Estamos constantemente refinando nuestra estrategia laboral y queremos ayudar a otros a implementar cambios positivos en sus propias oficinas y organizaciones.

Reduce las reuniones innecesarias en el trabajo

Nosotros abrazamos la "alegría de perderse (JOMO)" en Guru debido a nuestra dependencia de la gestión del conocimiento. Cuando las empresas adoptan culturas impulsadas por el conocimiento y comunicaciones asíncronas, las personas pueden trabajar de manera más eficiente y autónoma. Ser capaz de documentar y almacenar conocimientos facilita resumir actualizaciones de proyectos, informes mensuales, próximos pasos y cualquier otra cosa que necesites revisar en una reunión. De repente, rechazar ciertas invitaciones a reuniones no parece tan tabú.

La estrategia correcta de wiki de la empresa y comunicaciones puede hacer mucho para gestionar calendarios de trabajo llenos. Si te sientes abrumado al mirar tu horario de la semana, tenemos algunos consejos a seguir.

Evalúa tus reuniones actuales

Es hora de echar un vistazo crítico a tus 1:1, reuniones de pie, inicios y chequeos. Pregúntate cómo cada persona en la invitación agrega valor (tú incluido) y cuál debería ser el objetivo final. Si tienes problemas para entender cómo ciertas personas y resultados encajan, eso es una buena señal de que es hora de repensar la lista de invitados.

Los gerentes que intentan reducir reuniones deberían llevar las cosas un paso más allá y preguntar a los asistentes cuán útiles las encuentran. Pregúntales si les ayudan a hacer su trabajo de manera más eficiente, si la frecuencia de la reunión tiene sentido, y que compartan comentarios sobre los cambios que recomendarían.

Una vez que tengas esa información, puedes comenzar a pensar en la cadencia de tus reuniones. Puedes encontrar que estás teniendo ciertas reuniones con demasiada frecuencia y otras reuniones no con suficiente frecuencia. No tengas miedo de cancelar reuniones recurrentes si sientes que no cumplen un propósito, y considera combinar otras para hacer las cosas más eficientes.

Define la urgencia

Hay una gran diferencia entre no asistir a una reunión de inicio para un proyecto y elegir no asistir a una reunión diaria cuando no tienes una actualización. La verdad es que no todas las reuniones, mensajes o correos electrónicos que encuentres necesitarán tu atención inmediata.

Cuando piensas en las cosas a través de la lente de la urgencia, tu calendario y tu día a día se vuelven mucho más fáciles de gestionar. Ten en cuenta los plazos que se avecinan, los objetivos del equipo/organización y tu propia carga de trabajo cuando estés debatiendo si asistir a una reunión vale la pena.

Definir la urgencia de ciertas reuniones y asuntos puede ser complicado. Si tienes problemas para determinar si algo realmente vale tu tiempo y atención, habla con tu jefe o el planificador de reuniones. Puedes encontrar que puedes saltarte ciertas reuniones o que simplemente necesitabas un recordatorio sobre tus prioridades actuales.

Busca claridad

¿Estás confundido sobre por qué estás en una invitación a una reunión? ¿Has leído la descripción de la reunión tres veces y AÚN no estás seguro de cuál es su propósito? ¿Temes la próxima reunión donde alguien quiere "extraer tu conocimiento" sobre un tema?

Un poco de resistencia y comunicación puede ayudar mucho. Comienza pidiendo una agenda o cuáles son los resultados esperados de una reunión. Hacer que las personas piensen críticamente sobre tu inclusión o lo que quieren lograr puede ayudar a determinar si una reunión es imprescindible o algo que puedes omitir.

¿Te preocupa una reunión intencionalmente abierta? Pide a las personas que vengan preparadas con algunas preguntas o temas que sepan que querrán cubrir. Esto puede darle un poco de estructura a una reunión "sin forma" y ayudarte a entrar en el estado mental adecuado.

Rechaza con alternativas propuestas

No tienes tiempo para asistir a esta reunión de una hora con todo el equipo, pero una charla de 15 minutos con las partes interesadas clave puede funcionar. Ofrece enviar documentación que pueda aclarar algunas preguntas que tengan las personas. Di que necesitas hacer un poco de trabajo por tu cuenta antes de poder avanzar, pero una vez que terminas, estás feliz de contribuir.

Recuerda, el propósito de cualquier reunión debería ser ayudar a todos a trabajar juntos de manera más eficiente. Si ofreces alternativas que aún lleven a las personas hacia el objetivo final de un trabajo más eficiente, ¡todos ganan!

Coloca reuniones productivas en el calendario

Mencionamos antes que implementamos nuestras propias reglas sobre la planificación de reuniones efectivas. Si deseas asegurarte de que cada reunión que agregas al calendario sea necesaria, toma una página de nuestro libro y sigue los 4 Ps.

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Cuando hablamos de 4 Ps, estamos hablando de conocer el Propósito, Producto, Personas y Proceso (agenda) cuando programas reuniones. También es importante señalar que los 4 Ps son para todos, no solo para la persona que está planificando la reunión. Si todos saben exactamente por qué están asistiendo y cuáles son los resultados esperados, puedes utilizar tu tiempo juntos de manera tan eficiente y efectiva como sea posible.

Aumenta tu productividad disminuyendo tus reuniones

Las reuniones siempre serán parte del trabajo, pero es importante recordar que no deberían ser la única parte del trabajo. A veces necesitarás ese elemento de colaboración en tiempo real que puede aportar una reunión. Otras veces necesitas ver que la reagrupación de las 2 PM se elimine de tu calendario para que puedas recuperar un tiempo de enfoque. Cuando te das el tiempo para repensar la forma en que abordas las reuniones, puedes descubrir que un poco de espacio extra en tu calendario es justo lo que necesitas.