¿Hay algo más divertido que implementar nuevo software en el trabajo? Podemos pensar en algunas cosas: reuniones a las 4:30 los viernes por la tarde y tratamientos de conducto vienen a la mente. 

Seamos sinceros: a la gente le encanta recibir nuevas herramientas que faciliten su trabajo, pero pasar de un programa a otro puede ser estresante en el mejor de los casos y desastroso en el peor. Por eso es absolutamente necesario tener un plan sólido de implementación de software que ayude a todos a adaptarse a tus últimos cambios de software. 

No queremos alardear (bueno… tal vez un poco), pero sabemos un par de cosas sobre las maneras correctas e incorrectas de introducir un nuevo programa de software en el trabajo. Aparte de enseñar a nuestros clientes las mejores maneras de implementar Guru en sus empresas, tenemos muchas necesidades de software interno que gestionar. 

No podemos garantizar que a todos les encantará tu nuevo software, pero podemos ayudarte a redactar un plan de implementación de software decente que facilite tu vida. Aquí tienes lo que necesitas saber para crear un plan de implementación sólido por tu cuenta. 

Por qué la implementación de software es importante

¿Alguien ha instalado alguna vez software nuevo en las computadoras de la empresa y ha dejado que la gente empiece a usarlo? Si lo han hecho, dudamos que hayan sobrevivido para contarlo. Dejarse llevar es genial para las bandas de música y las primeras citas, pero realmente no es la mentalidad correcta para poner a todo un departamento o empresa al día con software nuevo. 

La apatía y la implementación de software no se mezclan

Liberar nuevo software a una empresa no preparada no solo será estresante, también es sorprendentemente ineficaz. Pasarás demasiado tiempo solucionando problemas, respondiendo preguntas y extinguiendo incendios que podrían haberse evitado con un poco de planificación. Un plan de implementación de software bien pensado te permite crear un cronograma razonable a seguir y te ayuda a establecer hitos que puedes usar para medir el éxito. 

Los problemas inesperados y las implementaciones de software tienden a ir de la mano. Afortunadamente, tu plan de implementación puede ser de gran ayuda cuando se trata de solucionar problemas. No podemos prometértelo que tu plan de implementación te protegerá de internet lento, de una semana estresante en el trabajo o de alguien que odia aprender nueva tecnología. A pesar de eso, podemos decir que crear un plan de implementación te permite pensar críticamente sobre qué problemas podrían surgir y soluciónalos antes de que sucedan. 

Por encima de todo, tu plan de implementación ayuda a preparar a todos para el éxito. Los módulos de capacitación, hitos y preguntas frecuentes que crees están diseñados para ayudar a los usuarios a aprovechar al máximo su nuevo software. También te ahorra un gran dolor de cabeza y te ayuda a conservar un poco más de tu cordura. Tomando todo en cuenta, diríamos que eso es un claro escenario de ganar-ganar. 

Consejos para la implementación de software 

Hemos argumentado por qué los planes de implementación de software son una parte importante de cualquier implementación. Ahora cambiemos el enfoque y centrémonos en cómo puedes crear un plan de implementación sólido por tu cuenta. 

Define el éxito desde el principio 

¿Has tenido la oportunidad de sentarte y pensar por qué estás creando un plan de implementación exhaustivo en primer lugar? Lo siento, pero “Mi gerente lo dijo” no es una buena respuesta aquí. 

Plan de actitud/dieta sólida

Si quieres hacer un plan de implementación que funcione, considera cómo puedes medir el éxito. A menos que tu lugar de trabajo le guste comprar nuevo software solo por la emoción de hacerlo, apostamos a que estás buscando nuevo software porque hay un problema que necesita ser resuelto. 

Piensa en qué problemas se suponía que el nuevo software debía resolver y establece métricas para poder medir cuán bien se está ocupando de resolverlos. Hacer este ejercicio puede ayudarte a determinar si has elegido el software correcto y si necesitas volver a empezar. 

Crea tu proceso de implementación 

Ahora estamos entrando en la parte central de por qué estás aquí: el plan de implementación real. 

El plan de implementación de software que elabores debería poder gestionar las expectativas tanto de la dirección como de los empleados, así como delinear claramente cuándo debe realizarse cada paso. Esta sección es importante porque no solo describe todo tu proceso. Un plan bien pensado puede ayudar a eliminar el aumento del alcance y facilitar que todos sigan el camino y cumplan con los plazos. 

Tu plan de implementación es único y diferirá dependiendo de lo que estés haciendo; sin embargo, hay algunas cosas que cada plan completo debería tener:

Información básica

Considera esto los 5W y 1H de tu plan que puedes mostrar a cualquier tomador de decisiones para que asienta con la cabeza y diga “ok, genial”. Expón qué software estás utilizando, la razón detrás de por qué estás haciendo el cambio y cualquier costo asociado.

Equipo de implementación

Quizás seas solo tú, quizás todo el equipo de TI, quizás hay alguien en la empresa de software que ayudará con la transición. Independientemente de quién esté involucrado, asegúrate de delinear quiénes son y qué responsabilidades tienen aquí. 

Cronograma esperado

¿Cuánto tiempo llevará todo y cuándo se espera cumplir con ciertos hitos? Recuerda que los mejores planes siempre tienen un poco de margen en el cronograma para ajustarse a cualquier modificación en tus planes.  

Trabajo preparatorio

¿Qué necesita hacerse para preparar tus sistemas actuales para el nuevo software? Algunas personas pueden necesitar hacer algunas actualizaciones del sistema operativo, otros pueden necesitar considerar una actualización completa del sistema. Independientemente de lo que necesites, ahora es el momento de exponer todo. 

#### Resultados esperados

¿Este nuevo software aumentará las ventas en un 15% durante los próximos 3 trimestres? ¿Este nuevo programa reemplazará a otros dos programas que has estado utilizando? Esta sección puede jugar un papel clave en alinear a los interesados y establecer expectativas para el trabajo. 

Problemas potenciales

En un mundo perfecto, cada implementación de software será fácil, pero sabes que no vivimos en un mundo perfecto. Piensa en lo que puede necesitar ser arreglado o ajustado una vez que tu nuevo software esté en funcionamiento. 

Empleados afectados

¿Tu nuevo programa será utilizado por toda la empresa o solo por un equipo o dos? Delinea quiénes se verán más afectados por tu cambio en esta sección.

Plan de capacitación

¿Cómo se adaptará todos al nuevo software? Menciona cualquier módulo de capacitación y otros recursos que utilizarás, junto con cómo planeas medir el éxito de la capacitación. 

Limpieza de datos

Es muy fácil para las empresas acumular cosas que no necesitan. El software viejo que ocupa memoria preciosa y los datos que no han sido relevantes durante años son solo algunas cosas que vienen a la mente. Afortunadamente para ti, un nuevo plan de implementación de software es la oportunidad perfecta para abordar algunos de estos problemas. 

Este es un evento de limpieza de nivel Tanner 

Es posible que la implementación de tu nuevo software signifique que algunas cosas antiguas queden atrás. Tómate un tiempo para realizar una limpieza de primavera y deshacerte de algunos de esos antiguos datos y programas antes de mudarte a tu nuevo sistema. Esto tiene la ventaja de crear nuevas oportunidades para organizar información importante. 

Crea planes de implementación individuales 

El equipo de ingeniería y el equipo de UX están utilizando el mismo nuevo programa de software, pero lo están usando por razones muy diferentes. RRHH puede esperar unas semanas o incluso un mes o dos antes de recibir capacitación en el nuevo programa, pero ventas necesitan ser capacitadas ayer. 

Sabemos que no quieres crear más trabajo para ti, pero crear diferentes planes de implementación para diferentes equipos y escenarios puede facilitar la implementación global. Piensa en todos los que tienen que usar este nuevo programa y en cómo puedes adaptar tu plan a sus necesidades. No dudes en comunicarte con la dirección para ver cómo difieren las necesidades en cada equipo.

Encuentra a tus campeones del software 

Una de las cosas más importantes a tener en cuenta durante este proceso es que el software es solo una herramienta. Simplemente existir y estar disponible para los usuarios no significa que se va a utilizar. Es bastante conocido que las personas tienden a ser resistentes al cambio, así que comenzar con algunos defensores a tu favor puede ser de gran ayuda durante el proceso de implementación. 

Cualquiera puede ser un defensor del nuevo software. Identifica a las personas que apoyen el cambio y comprendan el software para ayudar a que la cultura de tu oficina esté de acuerdo. 

No estamos diciendo que necesites encontrar a alguien que recorra la oficina y les diga a todos cuánto les encanta tu nuevo software de RRHH (aunque eso sería algo divertido). Simplemente tener personas que naturalmente mencionan consejos sobre el software y cantan alabanzas al nuevo programa puede ayudar mucho al proceso. 

Prepárate para el futuro 

A pesar de algunos contratiempos, parece que todos están incorporados y utilizan fácilmente la última incorporación a tu pila tecnológica. Tus sentimientos de inmensa satisfacción y logro no tienen límites, y puedes descansar tranquilo sabiendo que trajiste algo nuevo y útil a tu equipo. 

Entonces… ¿qué sigue?

Sentimos tu dolor

Siempre es importante pensar en el futuro cuando estás trabajando en tu plan de implementación. Dado que es increíblemente fácil que la mayor parte del trabajo y la toma de decisiones recaigan sobre una persona, también es fácil que el uso continuo exitoso de un programa dependa de un empleado. 

No hay nada peor que un software que queda obsoleto porque alguien deja su puesto o asume nuevas responsabilidades. Facilita que cualquier persona en TI aprenda sobre el programa y tome decisiones y realice cambios cuando sea necesario. 

Recopila comentarios

Crees que has elaborado un plan de implementación bastante sólido, pero ¿el resto del equipo está de acuerdo?

Entendemos que cada uno tiene su propia forma de medir el éxito, pero un proceso de implementación que logre su objetivo final pero que también vuelva locos a los demás no es nuestra definición de éxito. Aquí es donde el poder de la opinión puede entrar en juego. 

Todos los que participaron en el proceso de implementación pueden ayudarte a obtener comentarios accionables. Pregunta sobre sus opiniones respecto al proceso, sus gustos y disgustos, y si tienen alguna sugerencia que pueda facilitar las cosas.

Puede ser fácil ver las cosas desde tu perspectiva de TI. Escuchar sobre las cosas desde las perspectivas de otras personas puede facilitar la planificación de futuras implementaciones.

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