Guru's Guide to Successful Software Implementation
Le bon plan d'implémentation logiciel peut rendre l'ajout du prochain nouvel outil à votre stack technologique très facile. Voici notre guide sur comment créer le vôtre.
Y a-t-il quelque chose de plus amusant que de déployer un nouveau logiciel au travail ? On peut penser à quelques choses : réunions à 16h30 le vendredi après-midi et canaux radiculaires viennent immédiatement à l'esprit.
Soyons honnêtes : les gens adorent obtenir de nouveaux outils qui facilitent leur travail, mais passer d'un programme à un autre peut être stressant au mieux et désastreux au pire. C'est pourquoi il est absolument nécessaire d'avoir un plan d'implémentation solide pour le logiciel qui peut aider tout le monde à s'acclimater à vos derniers changements logiciels.
Nous ne voulons pas nous vanter (enfin... peut-être un peu), mais nous savons quelques choses sur les bonnes et les mauvaises façons d'introduire un nouveau programme logiciel au travail. En plus d'apprendre à nos clients les meilleures façons de déployer Guru dans leurs entreprises, nous avons beaucoup de nos propres besoins logiciels internes à gérer.
Nous ne pouvons pas garantir que tout le monde adorera votre nouveau logiciel, mais nous pouvons vous aider à rédiger un plan d'implémentation logiciel décent qui peut faciliter votre vie. Voici ce que vous devez savoir pour créer un plan d'implémentation solide.
Pourquoi l'implémentation des logiciels est importante
Quelqu'un a-t-il déjà installé un nouveau logiciel sur les ordinateurs de l'entreprise et laissé les gens l'utiliser ? S'ils l'ont fait, nous doutons qu'ils aient survécu pour en parler. Se laisser porter est génial pour les groupes de musique et les premiers rendez-vous, mais ce n'est vraiment pas l'état d'esprit adéquat pour mettre toute un département ou une entreprise à jour sur un nouveau logiciel.
L'apathie et l'implémentation des logiciels ne vont pas ensemble.
Déployer un nouveau logiciel dans une entreprise non préparée ne sera pas seulement stressant, c'est aussi choquante inefficace. Vous passerez trop de temps à résoudre des problèmes, à répondre à des questions et à éteindre des feux qui auraient tous pu être évités avec un peu de planification. Un plan d'implémentation logiciel bien pensé vous permet de créer un calendrier raisonnable à suivre et vous aide à définir des étapes que vous pouvez utiliser pour mesurer le succès.
Les problèmes imprévus et les déploiements de logiciels vont souvent de pair. Heureusement, votre plan d'implémentation peut être d'une aide significative en matière de dépannage. Nous ne pouvons pas vous promettre que votre plan d'implémentation vous protégera des connexions Internet lentes, d'une semaine de stress au travail ou de quelqu'un qui déteste apprendre les nouvelles technologies. Malgré cela, nous pouvons dire que créer un plan d'implémentation vous permet de réfléchir de manière critique aux problèmes qui pourraient survenir et de résoudre les problèmes avant qu'ils ne se produisent.
Avant tout, votre plan d'implémentation aide à préparer tout le monde au succès. Les modules de formation, les étapes et les FAQ que vous créez sont conçus pour aider les utilisateurs à tirer le meilleur parti de leur nouveau logiciel. Cela vous évite également un énorme mal de tête et vous aide à garder un peu de votre santé mentale. Tout bien considéré, nous dirions que c'est clairement un scénario gagnant-gagnant.
Conseils pour l'implémentation des logiciels
Nous avons exposé pourquoi les plans d'implémentation des logiciels sont une partie importante de tout déploiement. Maintenant, changeons de sujet et concentrons-nous sur comment vous pouvez créer un plan d'implémentation solide par vous-même.
Définir le succès dès le départ
Avez-vous eu l'occasion de vous asseoir et de réfléchir à pourquoi vous établissez un plan d'implémentation approfondi en premier lieu ? Désolé, mais "Mon manager a dit ça" n'est pas une bonne réponse ici.
Plan d'attitude/diète solide
Si vous voulez créer un plan d'implémentation qui fonctionne, réfléchissez à la façon dont vous pouvez mesurer le succès. À moins que votre lieu de travail n'aime acheter de nouveaux logiciels juste pour le pur plaisir, nous parions que vous recherchez un nouveau logiciel parce qu'il y a un problème à résoudre.
Réfléchissez à quels problèmes le nouveau logiciel était censé résoudre et définissez des indicateurs pour mesurer à quel point il les résout bien. Passer par cet exercice peut vous aider à déterminer si vous avez choisi le bon logiciel et si vous devez retourner à la planche à dessin.
Créez votre processus d'implémentation
Maintenant, nous arrivons au cœur du sujet de votre présence ici : le plan d'implémentation réel.
Le plan d'implémentation logiciel que vous proposez devrait pouvoir gérer les attentes tant de la direction que des employés et doit également clairement indiquer quand chaque étape doit avoir lieu. Cette section est importante car elle ne se contente pas de décrire l'ensemble de votre processus. Un plan bien pensé peut aider à éliminer les dérives et faciliter le suivi de tout le monde et le respect des délais.
Votre plan d'implémentation est unique et diffère selon ce que vous faites ; malgré cela, il y a des éléments que tout plan complet devrait avoir :
Informations de base
Considérez cela comme les 5W et 1H de votre plan que vous pouvez présenter à tout décideur afin qu'il acquiesce et dise "d'accord, cool". Décrivez quel logiciel vous utilisez, les raisons pour lesquelles vous effectuez le changement, et les coûts associés.
Équipe d'implémentation
Peut-être que ce n'est que vous, peut-être que c'est toute l'équipe informatique, peut-être qu'il y a quelqu'un du côté de la société de logiciels qui va aider à la transition. Quoi qu'il en soit, assurez-vous de préciser qui ils sont et leurs responsabilités ici.
Calendrier prévu
Combien de temps tout cela va-t-il prendre et quand devez-vous atteindre certaines étapes ? Rappelez-vous, les meilleurs plans ont toujours une certaine marge de manœuvre dans le calendrier pour tenir compte des ajustements de vos plans.
Travail préparatoire
Que faut-il faire pour préparer vos systèmes actuels au nouveau logiciel ? Certaines personnes peuvent avoir besoin de faire quelques mises à jour du système d'exploitation, d'autres doivent envisager une mise à jour complète du système. Quoi qu'il en soit, il est temps de tout mettre à plat.
#### Résultats attendus
Ce nouveau logiciel augmentera-t-il les ventes de 15 % au cours des 3 prochains trimestres ? Ce nouveau programme va-t-il remplacer deux autres programmes sur lesquels vous avez compté ? Cette section peut jouer un rôle clé dans l'alignement des parties prenantes et l'établissement des attentes au travail.
Problèmes potentiels
Dans un monde idéal, chaque déploiement de logiciel se déroulera facilement, mais vous savez que nous ne vivons pas dans un monde parfait. Réfléchissez à ce qui peut devoir être corrigé ou ajusté une fois votre nouveau logiciel déployé.
Employés concernés
Votre nouveau programme va-t-il être utilisé par l'ensemble de l'entreprise ou seulement par une ou deux équipes ? Décrivez qui sera le plus concerné par votre changement dans cette section.
Plan de formation
Comment tout le monde va-t-il se mettre à jour sur le nouveau logiciel ? Mentionnez tous les modules de formation et autres ressources que vous allez utiliser, ainsi que la façon dont vous prévoyez de mesurer le succès de la formation.
Nettoyage des données
Il est très facile pour les entreprises d'accumuler des choses dont elles n'ont pas besoin. Des anciens logiciels qui prennent de la mémoire précieuse et des données qui n'ont pas été pertinentes depuis des années sont juste quelques exemples qui me viennent à l'esprit. Heureusement pour vous, un nouveau plan d'implémentation logiciel est l'occasion parfaite de traiter certains de ces problèmes.
C'est un événement de nettoyage au niveau Tanner
Il est possible que la mise en œuvre de votre nouveau logiciel signifie que certaines anciennes choses seront laissées de côté. Prenez un peu de temps pour faire un peu de nettoyage de printemps et vous débarrasser de ces anciennes données et programmes avant de passer à votre nouveau système. Cela a l'avantage de créer potentiellement de nouvelles opportunités d'organiser des informations importantes.
Créer des plans de déploiement individuels
L'équipe d'ingénierie et l'équipe UX utilisent le même programme logiciel, mais elles l'utilisent pour des raisons très différentes. Les RH peuvent attendre quelques semaines, voire un mois ou deux, avant d'être formées au nouveau programme, mais les ventes devaient être formées hier.
Nous savons que vous ne voulez pas créer plus de travail pour vous-même, mais créer des plans de déploiement différents pour différentes équipes et scénarios peut rendre l'implémentation globale plus facile. Pensez à tous ceux qui doivent utiliser ce nouveau programme et à la façon dont vous pouvez adapter votre plan à leurs besoins. N'hésitez pas à contacter la direction pour voir comment les besoins diffèrent selon chaque équipe.
Trouvez vos champions du logiciel
Une des choses les plus importantes à garder à l'esprit durant ce processus est que le logiciel n'est qu'un outil. Exister et être disponible pour les utilisateurs ne signifie pas qu'il sera utilisé. Il est bien connu que les gens ont tendance à être naturellement réfractaires au changement, donc commencer avec quelques défenseurs dans votre coin peut être d'une grande aide durant le processus d'implémentation.
N'importe qui peut être un défenseur pour le nouveau logiciel. Identifiez les personnes qui soutiennent le changement et comprennent le logiciel pour aider à intégrer votre culture de bureau.
Nous ne disons pas que vous devez trouver quelqu'un pour aller dans le bureau et dire aux gens à quel point ils aiment votre nouveau logiciel de RH (bien que cela serait un peu drôle). Avoir simplement des personnes qui évoquent naturellement des conseils logiciels et chantent les louanges du nouveau programme peut grandement aider le processus.
Préparez-vous pour l'avenir
Malgré quelques obstacles, il semble que tout le monde soit onboard et utilise facilement le dernier ajout à votre stack technologique. Vos sentiments de satisfaction immense et d'accomplissement ne connaissent pas de limites, et vous pouvez être tranquille en sachant que vous avez apporté quelque chose de nouveau et d'utile à votre équipe.
Alors… quelle est la prochaine étape ?
Nous ressentons votre douleur
Il est toujours important de penser à l'avenir lorsque vous travaillez sur votre plan d'implémentation. Puisqu'il est incroyablement facile que la plupart du travail et la prise de décisions reposent sur une personne, il est tout aussi facile que l'utilisation continue réussie d'un programme dépende d'un employé.
Il n'y a rien de pire qu'un logiciel qui tombe aux oubliettes parce que quelqu'un quitte son rôle ou assume de nouvelles responsabilités. Rendez facile pour quiconque dans l'informatique d'apprendre à propos du programme et de prendre des décisions et d'apporter des changements selon les besoins.
Recueillir des retours
Vous pensez avoir élaboré un plan d'implémentation assez solide, mais le reste de l'équipe serait-il d'accord ?
Nous comprenons que chacun a sa propre façon de mesurer le succès, mais un processus d'implémentation qui atteint son objectif final tout en énervant tout le monde n'est pas notre définition du succès. C'est ici que le pouvoir de l'opinion peut jouer un rôle.
Tout le monde ayant participé au processus d'implémentation peut vous aider à obtenir des retours exploitables. Demandez leurs avis sur le processus, ce qu'ils ont aimé et ce qu'ils n'ont pas aimé, et s'ils ont des suggestions pour rendre les choses plus fluides.
Il peut être facile de voir les choses à travers votre esprit informatique. Entendre les choses de la perspective d'autres personnes peut faciliter la planification des futures implémentations.
Y a-t-il quelque chose de plus amusant que de déployer un nouveau logiciel au travail ? On peut penser à quelques choses : réunions à 16h30 le vendredi après-midi et canaux radiculaires viennent immédiatement à l'esprit.
Soyons honnêtes : les gens adorent obtenir de nouveaux outils qui facilitent leur travail, mais passer d'un programme à un autre peut être stressant au mieux et désastreux au pire. C'est pourquoi il est absolument nécessaire d'avoir un plan d'implémentation solide pour le logiciel qui peut aider tout le monde à s'acclimater à vos derniers changements logiciels.
Nous ne voulons pas nous vanter (enfin... peut-être un peu), mais nous savons quelques choses sur les bonnes et les mauvaises façons d'introduire un nouveau programme logiciel au travail. En plus d'apprendre à nos clients les meilleures façons de déployer Guru dans leurs entreprises, nous avons beaucoup de nos propres besoins logiciels internes à gérer.
Nous ne pouvons pas garantir que tout le monde adorera votre nouveau logiciel, mais nous pouvons vous aider à rédiger un plan d'implémentation logiciel décent qui peut faciliter votre vie. Voici ce que vous devez savoir pour créer un plan d'implémentation solide.
Pourquoi l'implémentation des logiciels est importante
Quelqu'un a-t-il déjà installé un nouveau logiciel sur les ordinateurs de l'entreprise et laissé les gens l'utiliser ? S'ils l'ont fait, nous doutons qu'ils aient survécu pour en parler. Se laisser porter est génial pour les groupes de musique et les premiers rendez-vous, mais ce n'est vraiment pas l'état d'esprit adéquat pour mettre toute un département ou une entreprise à jour sur un nouveau logiciel.
L'apathie et l'implémentation des logiciels ne vont pas ensemble.
Déployer un nouveau logiciel dans une entreprise non préparée ne sera pas seulement stressant, c'est aussi choquante inefficace. Vous passerez trop de temps à résoudre des problèmes, à répondre à des questions et à éteindre des feux qui auraient tous pu être évités avec un peu de planification. Un plan d'implémentation logiciel bien pensé vous permet de créer un calendrier raisonnable à suivre et vous aide à définir des étapes que vous pouvez utiliser pour mesurer le succès.
Les problèmes imprévus et les déploiements de logiciels vont souvent de pair. Heureusement, votre plan d'implémentation peut être d'une aide significative en matière de dépannage. Nous ne pouvons pas vous promettre que votre plan d'implémentation vous protégera des connexions Internet lentes, d'une semaine de stress au travail ou de quelqu'un qui déteste apprendre les nouvelles technologies. Malgré cela, nous pouvons dire que créer un plan d'implémentation vous permet de réfléchir de manière critique aux problèmes qui pourraient survenir et de résoudre les problèmes avant qu'ils ne se produisent.
Avant tout, votre plan d'implémentation aide à préparer tout le monde au succès. Les modules de formation, les étapes et les FAQ que vous créez sont conçus pour aider les utilisateurs à tirer le meilleur parti de leur nouveau logiciel. Cela vous évite également un énorme mal de tête et vous aide à garder un peu de votre santé mentale. Tout bien considéré, nous dirions que c'est clairement un scénario gagnant-gagnant.
Conseils pour l'implémentation des logiciels
Nous avons exposé pourquoi les plans d'implémentation des logiciels sont une partie importante de tout déploiement. Maintenant, changeons de sujet et concentrons-nous sur comment vous pouvez créer un plan d'implémentation solide par vous-même.
Définir le succès dès le départ
Avez-vous eu l'occasion de vous asseoir et de réfléchir à pourquoi vous établissez un plan d'implémentation approfondi en premier lieu ? Désolé, mais "Mon manager a dit ça" n'est pas une bonne réponse ici.
Plan d'attitude/diète solide
Si vous voulez créer un plan d'implémentation qui fonctionne, réfléchissez à la façon dont vous pouvez mesurer le succès. À moins que votre lieu de travail n'aime acheter de nouveaux logiciels juste pour le pur plaisir, nous parions que vous recherchez un nouveau logiciel parce qu'il y a un problème à résoudre.
Réfléchissez à quels problèmes le nouveau logiciel était censé résoudre et définissez des indicateurs pour mesurer à quel point il les résout bien. Passer par cet exercice peut vous aider à déterminer si vous avez choisi le bon logiciel et si vous devez retourner à la planche à dessin.
Créez votre processus d'implémentation
Maintenant, nous arrivons au cœur du sujet de votre présence ici : le plan d'implémentation réel.
Le plan d'implémentation logiciel que vous proposez devrait pouvoir gérer les attentes tant de la direction que des employés et doit également clairement indiquer quand chaque étape doit avoir lieu. Cette section est importante car elle ne se contente pas de décrire l'ensemble de votre processus. Un plan bien pensé peut aider à éliminer les dérives et faciliter le suivi de tout le monde et le respect des délais.
Votre plan d'implémentation est unique et diffère selon ce que vous faites ; malgré cela, il y a des éléments que tout plan complet devrait avoir :
Informations de base
Considérez cela comme les 5W et 1H de votre plan que vous pouvez présenter à tout décideur afin qu'il acquiesce et dise "d'accord, cool". Décrivez quel logiciel vous utilisez, les raisons pour lesquelles vous effectuez le changement, et les coûts associés.
Équipe d'implémentation
Peut-être que ce n'est que vous, peut-être que c'est toute l'équipe informatique, peut-être qu'il y a quelqu'un du côté de la société de logiciels qui va aider à la transition. Quoi qu'il en soit, assurez-vous de préciser qui ils sont et leurs responsabilités ici.
Calendrier prévu
Combien de temps tout cela va-t-il prendre et quand devez-vous atteindre certaines étapes ? Rappelez-vous, les meilleurs plans ont toujours une certaine marge de manœuvre dans le calendrier pour tenir compte des ajustements de vos plans.
Travail préparatoire
Que faut-il faire pour préparer vos systèmes actuels au nouveau logiciel ? Certaines personnes peuvent avoir besoin de faire quelques mises à jour du système d'exploitation, d'autres doivent envisager une mise à jour complète du système. Quoi qu'il en soit, il est temps de tout mettre à plat.
#### Résultats attendus
Ce nouveau logiciel augmentera-t-il les ventes de 15 % au cours des 3 prochains trimestres ? Ce nouveau programme va-t-il remplacer deux autres programmes sur lesquels vous avez compté ? Cette section peut jouer un rôle clé dans l'alignement des parties prenantes et l'établissement des attentes au travail.
Problèmes potentiels
Dans un monde idéal, chaque déploiement de logiciel se déroulera facilement, mais vous savez que nous ne vivons pas dans un monde parfait. Réfléchissez à ce qui peut devoir être corrigé ou ajusté une fois votre nouveau logiciel déployé.
Employés concernés
Votre nouveau programme va-t-il être utilisé par l'ensemble de l'entreprise ou seulement par une ou deux équipes ? Décrivez qui sera le plus concerné par votre changement dans cette section.
Plan de formation
Comment tout le monde va-t-il se mettre à jour sur le nouveau logiciel ? Mentionnez tous les modules de formation et autres ressources que vous allez utiliser, ainsi que la façon dont vous prévoyez de mesurer le succès de la formation.
Nettoyage des données
Il est très facile pour les entreprises d'accumuler des choses dont elles n'ont pas besoin. Des anciens logiciels qui prennent de la mémoire précieuse et des données qui n'ont pas été pertinentes depuis des années sont juste quelques exemples qui me viennent à l'esprit. Heureusement pour vous, un nouveau plan d'implémentation logiciel est l'occasion parfaite de traiter certains de ces problèmes.
C'est un événement de nettoyage au niveau Tanner
Il est possible que la mise en œuvre de votre nouveau logiciel signifie que certaines anciennes choses seront laissées de côté. Prenez un peu de temps pour faire un peu de nettoyage de printemps et vous débarrasser de ces anciennes données et programmes avant de passer à votre nouveau système. Cela a l'avantage de créer potentiellement de nouvelles opportunités d'organiser des informations importantes.
Créer des plans de déploiement individuels
L'équipe d'ingénierie et l'équipe UX utilisent le même programme logiciel, mais elles l'utilisent pour des raisons très différentes. Les RH peuvent attendre quelques semaines, voire un mois ou deux, avant d'être formées au nouveau programme, mais les ventes devaient être formées hier.
Nous savons que vous ne voulez pas créer plus de travail pour vous-même, mais créer des plans de déploiement différents pour différentes équipes et scénarios peut rendre l'implémentation globale plus facile. Pensez à tous ceux qui doivent utiliser ce nouveau programme et à la façon dont vous pouvez adapter votre plan à leurs besoins. N'hésitez pas à contacter la direction pour voir comment les besoins diffèrent selon chaque équipe.
Trouvez vos champions du logiciel
Une des choses les plus importantes à garder à l'esprit durant ce processus est que le logiciel n'est qu'un outil. Exister et être disponible pour les utilisateurs ne signifie pas qu'il sera utilisé. Il est bien connu que les gens ont tendance à être naturellement réfractaires au changement, donc commencer avec quelques défenseurs dans votre coin peut être d'une grande aide durant le processus d'implémentation.
N'importe qui peut être un défenseur pour le nouveau logiciel. Identifiez les personnes qui soutiennent le changement et comprennent le logiciel pour aider à intégrer votre culture de bureau.
Nous ne disons pas que vous devez trouver quelqu'un pour aller dans le bureau et dire aux gens à quel point ils aiment votre nouveau logiciel de RH (bien que cela serait un peu drôle). Avoir simplement des personnes qui évoquent naturellement des conseils logiciels et chantent les louanges du nouveau programme peut grandement aider le processus.
Préparez-vous pour l'avenir
Malgré quelques obstacles, il semble que tout le monde soit onboard et utilise facilement le dernier ajout à votre stack technologique. Vos sentiments de satisfaction immense et d'accomplissement ne connaissent pas de limites, et vous pouvez être tranquille en sachant que vous avez apporté quelque chose de nouveau et d'utile à votre équipe.
Alors… quelle est la prochaine étape ?
Nous ressentons votre douleur
Il est toujours important de penser à l'avenir lorsque vous travaillez sur votre plan d'implémentation. Puisqu'il est incroyablement facile que la plupart du travail et la prise de décisions reposent sur une personne, il est tout aussi facile que l'utilisation continue réussie d'un programme dépende d'un employé.
Il n'y a rien de pire qu'un logiciel qui tombe aux oubliettes parce que quelqu'un quitte son rôle ou assume de nouvelles responsabilités. Rendez facile pour quiconque dans l'informatique d'apprendre à propos du programme et de prendre des décisions et d'apporter des changements selon les besoins.
Recueillir des retours
Vous pensez avoir élaboré un plan d'implémentation assez solide, mais le reste de l'équipe serait-il d'accord ?
Nous comprenons que chacun a sa propre façon de mesurer le succès, mais un processus d'implémentation qui atteint son objectif final tout en énervant tout le monde n'est pas notre définition du succès. C'est ici que le pouvoir de l'opinion peut jouer un rôle.
Tout le monde ayant participé au processus d'implémentation peut vous aider à obtenir des retours exploitables. Demandez leurs avis sur le processus, ce qu'ils ont aimé et ce qu'ils n'ont pas aimé, et s'ils ont des suggestions pour rendre les choses plus fluides.
Il peut être facile de voir les choses à travers votre esprit informatique. Entendre les choses de la perspective d'autres personnes peut faciliter la planification des futures implémentations.
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