Há algo mais divertido do que implantar um novo software no trabalho? Podemos pensar em algumas coisas: reuniões às 16h30 nas sextas-feiras e tratamento de canal imediatamente vêm à mente. 

Vamos encarar: as pessoas adoram receber novas ferramentas que facilitam seus trabalhos, mas a transição de um programa para outro pode ser estressante na melhor das hipóteses e desastrosa na pior. É por isso que é absolutamente necessário ter um sólido plano de implementação de software que possa ajudar todos a embarcarem nas suas últimas mudanças de software. 

Não queremos nos gabar (bem... talvez um pouco), mas sabemos uma coisa ou outra sobre as formas certas e erradas de apresentar um novo programa de software no trabalho. Além de ensinar nossos clientes as melhores maneiras de implementar o Guru em suas empresas, temos muitas necessidades internas de software para gerenciar. 

Não podemos garantir que todos adorarão seu novo software, mas podemos ajudá-lo a elaborar um plano de implementação de software decente que pode facilitar sua vida. Aqui está o que você precisa saber para criar um plano de implementação sólido por conta própria. 

Por que a implementação de software é importante

Alguém já instalou um novo software nos computadores da empresa e deixou as pessoas apenas lidarem com isso? Se fizeram, duvidamos que tenham vivido para contar a história. Seguir a correnteza é ótimo para bandas de jam e primeiros encontros, mas realmente não é a mentalidade certa para preparar um departamento ou uma empresa inteira para novos softwares. 

A apatia e a implementação de software não se misturam

Lançar um novo software para uma empresa despreparada não apenas será estressante, mas também chocantemente ineficaz. Você gastará muito tempo resolvendo problemas, respondendo perguntas e apagando incêndios que tudo poderia ter sido evitado com um pouco de planejamento. Um plano de implementação de software bem pensado permite que você crie um cronograma razoável a seguir e ajuda a estabelecer marcos que você pode usar para medir o sucesso. 

Problemas inesperados e lançamentos de software tendem a andar de mãos dadas. Felizmente, seu plano de implementação pode ser uma grande ajuda quando se trata de resolução de problemas. Não podemos prometer que seu plano de implementação irá protegê-lo de uma internet lenta, uma semana estressante no trabalho ou alguém que odeia aprender novas tecnologias. Apesar disso, podemos dizer que criar um plano de implementação permite que você pense criticamente sobre quais problemas podem surgir e resolva questões antes que elas aconteçam. 

Acima de tudo, seu plano de implementação ajuda a preparar todos para o sucesso. Os módulos de treinamento, marcos e FAQs que você cria são projetados para ajudar os usuários a aproveitarem ao máximo seu novo software. Isso também economiza uma baita dor de cabeça e ajuda a manter um pouco mais da sua sanidade. Tendo tudo em vista, chamaríamos isso de um claro cenário em que ambos ganham. 

Dicas para a implementação de software 

Nós defendemos por que os planos de implementação de software são uma parte importante de qualquer lançamento. Agora vamos mudar de assunto e focar em como você pode criar um plano de implementação sólido por conta própria. 

Defina o sucesso desde o início 

Você teve a chance de se sentar e pensar sobre por que está fazendo um plano de implementação minucioso em primeiro lugar? Desculpe, mas "Meu gerente disse" não é uma boa resposta aqui. 

Atitude/plano alimentar sólido

Se você quer fazer um plano de implementação que funcione, considere como você pode medir o sucesso. A menos que seu local de trabalho goste de comprar novos softwares apenas pela pura emoção, apostamos que você está pesquisando novos softwares porque há um problema que precisa ser resolvido. 

Pense sobre quais problemas o novo software deveria resolver e estabeleça métricas para que você possa medir quão bem ele está solucionando-os. Passar por este exercício pode ajudá-lo a determinar se você escolheu o software certo e se precisa voltar à prancheta. 

Crie seu processo de implementação 

Agora estamos entrando na parte principal do porquê você está aqui: o plano de implementação real. 

O plano de implementação de software que você elaborar deve ser capaz de gerenciar as expectativas tanto da gerência quanto dos empregados, além de delinear claramente quando cada etapa deve ocorrer. Esta seção é importante porque não apenas delineia todo o seu processo. Um plano bem elaborado pode ajudar a eliminar o creep de escopo e facilitar manter todos no caminho certo e cumprindo prazos. 

Seu plano de implementação é único e diferirá dependendo do que você está fazendo; apesar disso, há algumas coisas que todo plano completo deve ter:

Informações básicas

Considere isso como os 5Ws e 1H do seu plano que você pode mostrar a qualquer tomador de decisão para que eles acenem com a cabeça e digam “ok, legal”. Descreva qual software você está usando, a razão pela qual está fazendo a mudança e qualquer custo associado.

Equipe de implementação

Talvez seja apenas você, talvez seja toda a equipe de TI, talvez haja alguém do lado da empresa de software que vai ajudar com a transição. Independentemente de quem estiver envolvido, certifique-se de delinear quem eles são e quais são suas responsabilidades aqui. 

Cronograma esperado

Quanto tempo tudo vai levar e quando você deve cumprir certos marcos? Lembre-se, os melhores planos sempre têm um pouco de flexibilidade no cronograma para acomodar ajustes em seus planos.  

Trabalho de preparação

O que precisa ser feito para deixar seus sistemas atuais prontos para o novo software? Algumas pessoas podem precisar fazer algumas atualizações de SO, outras podem precisar considerar uma atualização completa do sistema. Independentemente do que você precisa, agora é a hora de expor tudo. 

#### Resultados esperados

Esse novo software aumentará as vendas em 15% nos próximos 3 trimestres? Esse novo programa vai substituir dois outros programas dos quais você dependeu? Esta seção pode desempenhar um papel chave em alinhar as partes interessadas e estabelecer expectativas de trabalho. 

Possíveis problemas

Em um mundo perfeito, cada lançamento de software seria fácil, mas você sabe que não vivemos em um mundo perfeito. Pense sobre o que pode precisar ser consertado ou ajustado uma vez que seu novo software esteja implantado. 

Funcionários afetados

Seu novo programa será usado por toda a empresa, ou apenas por uma ou duas equipes? Delimite quem será o mais afetado pela sua mudança nesta seção.

Plano de treinamento

Como todos vão se acostumar com o novo software? Mencione quaisquer módulos de treinamento e outros recursos que você usará, juntamente com como você planeja medir o sucesso do treinamento. 

Limpe os dados

É muito fácil para as empresas acumularem coisas que não precisam. Softwares antigos que estão ocupando memória preciosa e dados que não são relevantes há anos são apenas algumas coisas que vêm à mente. Felizmente para você, um novo plano de implementação de software é a oportunidade perfeita para abordar alguns desses problemas. 

Este é um evento de limpeza de nível Tanner 

É possível que a implementação do seu novo software signifique que algumas coisas antigas ficarão para trás. Tire um tempo para fazer uma limpeza de primavera e se livrar de alguns dos dados e programas antigos antes de mudar para seu novo sistema. Isso tem o bônus de potencialmente criar novas oportunidades para organizar informações importantes. 

Crie planos individuais de lançamento 

A equipe de engenharia e a equipe de UX estão usando o mesmo novo programa de software, mas estão utilizando-os por motivos muito diferentes. O RH pode esperar algumas semanas ou mesmo um mês ou dois antes de ser treinado no novo programa, mas as vendas precisaram ser treinadas ontem. 

Sabemos que você não quer criar mais trabalho para si mesmo, mas criar planos de lançamento diferentes para diferentes equipes e cenários pode facilitar a implementação geral. Pense em todos que precisam usar este novo programa e como você pode adaptar seu plano às suas necessidades. Sinta-se à vontade para entrar em contato com a gerência para ver como as necessidades diferem entre cada equipe.

Encontre seus campeões de software 

Uma das coisas mais importantes a ter em mente durante este processo é que o software é apenas uma ferramenta. Simplesmente existir e estar disponível para os usuários não significa que será utilizado. É bem conhecido que as pessoas tendem a ser naturalmente resistentes à mudança, assim, começar com alguns defensores do seu lado pode ser de grande ajuda durante o processo de implementação. 

Qualquer um pode ser um defensor de um novo software. Identifique pessoas que apoiam a mudança e entendem o software para ajudar a inserir sua cultura de escritório. 

Não estamos dizendo que você precisa encontrar alguém para ir pelo escritório e começar a dizer aleatoriamente às pessoas o quanto elas amam seu novo software de RH (embora isso fosse meio engraçado). Simplesmente ter pessoas que naturalmente trazem dicas sobre software e cantam os louvores do novo programa pode ajudar muito no processo. 

Prepare-se para o futuro 

Apesar de alguns solavancos no caminho, parece que todos estão integrados e usando facilmente a última adição à sua pilha de tecnologia. Seu sentimento de imensa satisfação e realização não tem limites, e você pode descansar tranquilo sabendo que trouxe algo novo e útil para sua equipe. 

Então... o que vem a seguir?

Sentimos sua dor

É sempre importante pensar no futuro quando você está trabalhando em seu plano de implementação. Uma vez que é incrivelmente fácil para a maior parte do trabalho e da tomada de decisões recair sobre uma pessoa, também é fácil para o uso contínuo bem-sucedido de um programa depender de um funcionário. 

Não há nada pior do que software que acaba caindo no esquecimento porque alguém deixa suas funções ou assume novas responsabilidades. Facilite para qualquer pessoa do TI aprender sobre o programa e tomar decisões e mudanças conforme necessário. 

Coleta de feedback

Você acha que montou um bom plano de implementação, mas o resto da equipe concordaria?

Nós entendemos que cada um tem sua própria maneira de medir o sucesso, mas um processo de implementação que chega ao seu objetivo final mas também consegue deixar todos loucos não é nossa definição de sucesso. É aqui que o poder da opinião pode entrar em cena. 

Todos que participaram do processo de implementação podem ajudar a fornecer feedback acionável. Pergunte sobre suas opiniões sobre o processo, suas preferências e aversões, e se eles têm alguma sugestão que possa facilitar as coisas.

Pode ser fácil ver as coisas através da sua mente de TI. Ouvir sobre as coisas sob a perspectiva de outras pessoas pode facilitar o planejamento de futuras implementações.

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