¿Un nuevo pedido de propuesta llegó a tu bandeja de entrada? No hay nada más emocionante que ver una oportunidad laboral cruzar tu escritorio, y a veces no hay nada más estresante. Pensarías que responder a un RFP se volvería más fácil con algo de experiencia. Si acaso, parece que cada respuesta a un RFP se vuelve más complicada a pesar de que has trabajado en docenas de ellas.

Recuerdas cuando tu compañero accidentalmente incluyó la declaración de la misión de tu empresa de hace 5 años. Entonces hubo un momento en que casi no cumples con la fecha límite para enviar la propuesta porque tu principal gerente de proyecto estaba de vacaciones y nadie tenía acceso a sus notas. ¿Y quién podría olvidar las horas y horas de escribir, reescribir y volver a escribir?

Nadie quiere perderse una gran oportunidad de negocio por una respuesta al RFP mediocre. Afortunadamente, crear la respuesta ideal al RFP es mucho más fácil cuando tienes una base de conocimiento como Guru.

Almacenar contenido en Guru

Aunque cada respuesta al RFP es única, el proceso para escribirlas es bastante directo. Tus requisitos del proyecto y el resumen ejecutivo cambiarán, pero las plantillas básicas que necesitarás para producirlos pueden permanecer iguales. Mantén estas junto con los activos de la marca como logotipos en Guru para asegurar que todos puedan crear un RFP uniforme y bien elaborado.

Cuando tus compañeros trabajan en la sección "acerca de nuestra empresa", no deberían tener que dudar de si tienen la misión, visión y valores recientes de la empresa. Las tarjetas en tu base de conocimiento que contienen información importante de la empresa siempre deben ser verificadas para asegurar su precisión. No dudes en solicitar verificación si notas cualquier tarjeta desactualizada cuando trabajas en tu respuesta.

Usa Respuestas para obtener información

¿No estás seguro si Cassie o Bill se encargarán del desarrollo para la primera mitad de este proyecto? No hay necesidad de preguntar a tu gerente u otra persona del equipo; ¡pregunta a Guru!

Los RFP tienden a crear una situación de “todos a bordo” porque la gente tiene muchas preguntas sobre qué incluir. Eso no sería un problema si la gente pudiera dejar todo y centrarse en el trabajo de respuesta, pero tu empresa no puede detenerse cada vez que recibes un RFP.

Si tienes una base de conocimiento bien mantenida, ya tienes toda la información que necesitas para responder a un RFP. Usa Respuestas para recorrer rápidamente tus registros de reuniones, notas de proyectos y otra información para obtener lo que necesitas.

Simplifica y resume con Assist

Tu equipo ha detallado meticulosamente tus planes de proyecto, calculado horas de trabajo, y creado la línea de tiempo de trabajo ideal. Estás listo para entregar esta respuesta al RFP de 25 páginas al cliente potencial. El único problema es que... es una respuesta al RFP de 25 páginas.

Los RFP son fuentes densas de información, pero a veces, puede haber tal cosa como demasiada información. En lugar de omitir partes cruciales de información, reduce algunas de tus secciones más largas con la ayuda de la función de resumen de Assist.

Puedes usar Assist para ayudar en cada parte del proceso de escritura, pero la función de resumen puede ser especialmente beneficiosa para los RFP. Intenta correr algunas de tus secciones más densas a través de la función de resumen de Assist para mantener las cosas concisas. ¡Puede que encuentres una forma más fácil y rápida de presentar información esencial!

Rompe las barreras del lenguaje con la función Traducir de Assist

La empresa que envió el RFP tiene una sucursal en Alemania que quieres impresionar. O tal vez realmente quieres que tu equipo en Shenzhen revise tu respuesta antes de enviarla. De cualquier manera, tienes personas con las que deseas compartir tu trabajo, pero también tienes una barrera idiomática que lo complica.

Si no has tenido la oportunidad de usar la capacidad de "Traducir" de Assist, ahora es el momento perfecto para probarlo. En lugar de depender de un servicio de traducción, usa la función Traducir de Assist para asegurarte de que todos puedan leer y revisar tu RFP.

Usa las plantillas de respuesta al RFP de Guru

Tu base de conocimiento debería desempeñar un papel importante en cada respuesta al RFP que escribas. Queremos facilitar que todos hagan su mejor trabajo con Guru. Por eso hemos creado una colección de plantillas de proyecto para que uses. Lee nuestros consejos sobre cómo crear grandes planes de proyecto y usa nuestras plantillas para que puedas crear respuestas al RFP que consigan contratos.