Une autre demande de proposition est-elle arrivée dans votre boîte de réception ? Il n'y a rien de plus excitant que de voir une opportunité de travail passer sur votre bureau, et parfois il n'y a rien de plus stressant. On pourrait penser que rédiger une réponse à une DP serait plus facile après quelques expériences. En fait, il semble que chaque réponse à une DP devienne plus compliquée même si vous en avez travaillé sur des dizaines.

Vous vous souvenez lorsque votre collègue a accidentellement inclus la déclaration de mission de votre entreprise datant de 5 ans. Puis il y a eu le moment où vous avez failli ne pas respecter la date limite de soumission parce que votre chef de projet principal était en vacances et personne n'avait accès à ses notes. Et qui pourrait oublier les heures passées à écrire, à réécrire, et encore à écrire ?

Personne ne veut rater une excellente opportunité commerciale à cause d'une réponse à une DP peu engageante. Heureusement, créer la réponse idéale à une DP est beaucoup plus facile lorsque vous avez une base de connaissances comme Guru.

Stockez le contenu dans Guru

Bien que chaque réponse à une DP soit unique, le processus pour les rédiger est assez simple. Vos exigences de projet et votre résumé exécutif vont changer, mais les modèles de base dont vous aurez besoin pour les produire peuvent rester les mêmes. Conservez ceux-ci ainsi que les éléments de marque comme les logos dans Guru pour garantir que tout le monde peut créer une réponse à une DP uniforme et bien structurée.

Lorsque vos coéquipiers travaillent sur la section « à propos de notre entreprise », ils ne devraient pas avoir à deviner s'ils ont la mission, la vision et les valeurs récentes de l'entreprise. Les cartes dans votre base de connaissances qui contiennent des informations importantes sur l'entreprise doivent toujours être vérifiées pour en garantir l'exactitude. N'hésitez pas à demander une vérification si vous remarquez des cartes périmées lorsque vous travaillez sur votre réponse.

Utilisez les Réponses pour obtenir des infos

Vous n'êtes pas sûr que Cassie ou Bill gérera le développement pour la première moitié de ce projet ? Il n'est pas nécessaire de demander à votre manager ou à quelqu'un d'autre dans l'équipe ; demandez à Guru !

Les DP tendent à créer une situation où « toutes les mains » sont nécessaires parce que les gens ont tant de questions sur ce qu'il faut inclure. Cela ne poserait pas de problème si les gens pouvaient tout laisser de côté et se concentrer sur le travail de réponse, mais votre entreprise ne peut pas se fermer chaque fois que vous recevez une DP.

Si vous avez une base de connaissances bien entretenue, vous avez déjà toutes les informations dont vous avez besoin pour répondre à une DP. Utilisez les Réponses pour trier rapidement vos journaux de réunion, vos notes de projet et d'autres informations pour obtenir ce dont vous avez besoin.

Simplifiez et résumez avec Assist

Votre équipe a méticuleusement élaboré vos plans de projet, défini des heures de travail, et créé le calendrier de travail idéal. Vous êtes prêt à livrer cette réponse à une DP de 25 pages au client potentiel. Le seul problème est que… c'est une réponse à une DP de 25 pages.

Les DP sont des sources d'information denses, mais parfois, il peut y avoir un excès d'informations. Au lieu de laisser de côté des éléments essentiels d'information, réduisez certaines de vos sections les plus longues avec l'aide de la fonctionnalité résumé d'Assist.

Vous pouvez utiliser Assist pour aider à chaque partie du processus d'écriture, mais la fonctionnalité résumé peut être particulièrement bénéfique pour les DP. Essayez de passer certaines de vos sections les plus denses par la fonctionnalité résumé d'Assist pour garder les choses concises. Vous pourriez trouver un moyen plus facile et plus rapide de présenter des informations essentielles !

Brisez les barrières linguistiques avec la fonctionnalité Traduire d'Assist

L'entreprise qui a envoyé la DP a une branche en Allemagne que vous souhaitez impressionner. Ou peut-être que vous voulez vraiment que votre équipe de Shenzhen examine votre réponse avant de l'envoyer. Dans tous les cas, vous avez des personnes avec qui vous souhaitez partager votre travail, mais vous avez également une barrière linguistique qui rend les choses compliquées.

Si vous n'avez pas eu l'occasion d'utiliser la capacité « Traduire » d'Assist, c'est le moment parfait pour l'essayer. Au lieu de compter sur un service de traduction, utilisez la fonctionnalité Traduire d'Assist pour vous assurer que tout le monde peut lire et examiner votre réponse à la DP.

Utilisez les modèles de réponse à une DP de Guru

Votre base de connaissances devrait jouer un rôle important dans chaque réponse à une DP que vous rédigez. Nous voulons faciliter à chacun son meilleur travail avec Guru. C'est pourquoi nous avons créé une collection de modèles de projets pour vous. Lisez nos conseils sur la façon de créer d'excellents plans de projet et d'utiliser nos modèles afin que vous puissiez créer des réponses à des DP qui remportent des contrats.