Você recebeu mais um pedido de proposta em sua caixa de entrada? Não há nada mais empolgante do que ver uma oportunidade de trabalho surgindo na sua mesa, e às vezes não há nada mais estressante. Você pensaria que escrever uma resposta a um RFP se tornaria mais fácil após algum tempo de experiência. Se tem algo, parece que cada resposta a um RFP se torna mais complicada, mesmo que você tenha trabalhado em dezenas delas.

Você se lembra quando seu colega acidentalmente incluiu a missão da sua empresa de 5 anos atrás. Então teve a vez em que você quase não conseguiu cumprir o prazo para enviar porque seu principal gerente de projeto estava de férias e ninguém tinha acesso às suas anotações. E quem poderia esquecer as horas e horas de escrita, reescrita e ainda mais escrita?

Ninguém quer perder uma ótima oportunidade de negócio por causa de uma resposta a um RFP medíocre. Felizmente, criar a resposta ideal a um RFP é muito mais fácil quando você tem uma base de conhecimento como o Guru.

Armazene conteúdo no Guru

Embora cada resposta a um RFP seja única, o processo para escrevê-las é bastante simples. Seus requisitos de projeto e resumo executivo vão mudar, mas os modelos básicos que você precisará para produzi-los podem permanecer os mesmos. Mantenha esses junto com ativos de marca como logotipos no Guru para garantir que todos possam criar um RFP uniforme e bem elaborado.

Quando seus colegas de equipe trabalham na seção "sobre nossa empresa", eles não devem ter que adivinhar se têm a missão, visão e valores recentes da empresa. Cartões na sua base de conhecimento que contêm informações importantes sobre a empresa devem sempre ser verificados para garantir precisão. Não hesite em solicitar verificação se notar cartões desatualizados ao trabalhar na sua resposta.

Use Respostas para obter informações

Você está em dúvida se a Cassie ou o Bill vão cuidar do desenvolvimento na primeira metade deste projeto? Não há necessidade de perguntar ao seu gerente ou a alguém da equipe; pergunte ao Guru!

RFPs tendem a criar uma situação de "todas as mãos" porque as pessoas têm muitas perguntas sobre o que incluir. Isso não seria um problema se as pessoas pudessem deixar tudo e se concentrar no trabalho de resposta, mas sua empresa não pode fechar cada vez que você recebe um RFP.

Se você tiver uma base de conhecimento bem mantida, já tem todas as informações necessárias para responder a um RFP. Use Respostas para rapidamente filtrar seus registros de reuniões, anotações de projetos e outras informações para obter o que você precisa.

Simplifique e resuma com Assist

Sua equipe meticulosamente elaborou seus planos de projeto, delimitaram horas de trabalho e criaram o cronograma ideal. Você está pronto para entregar esta resposta de 25 páginas ao cliente potencial. O único problema é que... é uma resposta de 25 páginas a um RFP.

RFPs são fontes densas de informação, mas às vezes, pode haver uma coisa chamada TMI. Em vez de deixar de fora partes cruciais de informação, reduza algumas das suas seções mais longas com a ajuda do recurso de resumir do Assist.

Você pode usar o Assist para ajudar em cada parte do processo de escrita, mas o recurso de resumir pode ser especialmente benéfico para RFPs. Tente rodar algumas das suas seções mais densas pelo recurso de resumir do Assist para manter as coisas concisas. Você pode encontrar uma forma mais fácil e rápida de apresentar informações essenciais!

Quebre barreiras linguísticas com o recurso Traduzir do Assist

A empresa que enviou o RFP tem uma filial na Alemanha que você quer impressionar. Ou talvez você realmente queira que sua equipe em Shenzhen revise sua resposta antes de enviá-la. De qualquer forma, você tem pessoas com quem deseja compartilhar seu trabalho, mas também tem uma barreira linguística que está dificultando as coisas.

Se você não teve a chance de usar a capacidade de "Traduzir" do Assist, agora é o momento perfeito para experimentá-la. Em vez de contar com um serviço de tradução, use o recurso Traduzir do Assist para garantir que todos possam ler e revisar seu RFP.

Use os modelos de resposta a RFP do Guru

Sua base de conhecimento deve desempenhar um papel importante em cada resposta a RFP que você escreve. Queremos facilitar para todos fazerem o seu melhor trabalho com o Guru. É por isso que criamos uma coleção de modelos de projeto para você usar. Leia nosso conselho sobre como criar ótimos planos de projeto e usar nossos modelos para que você possa criar respostas a RFP que fechem negócios.