Ось докладний огляд документа з запитом на інформацію та його переваг. Дізнайтеся, як працюють RFI, чому бізнеси повинні їх використовувати та як створити такий.

\

Ніхто не купує дороге пристрої без попереднього запиту в яких магазинах є ці продукти та отримання відгуків від попередніх покупців. У процесі закупівлі ця дія відома як Запит на інформацію (RFI) та підготовлює бізнес до спільного успіху.

RFI - перший крок для забезпечення, що у вас є всі докладні дані, необхідні для прийняття обґрунтованих рішень під час джерелозбору та закупівлі. 

У багатьох відношеннях, це може бути найважливішим кроком, оскільки він визначає, які компанії будуть включені у ваш пул потенційних продавців під час розвитку вашого проекту.

Продовжуйте читати, оскільки ми дослідимо все, що вам потрібно знати про Запити на інформацію, включаючи як вони працюють, їх переваги та використання.

Що таке RFI?

Запит на інформацію - це офіційний документ, який використовують бізнеси для збору інформації від потенційних постачальників про конкретні продукти або послуги.

Подумайте про RFI як про перший крок в оцінці можливості постачальника по доставці продуктів або послуг, які вам потрібні.

Надсилаючи RFIs потенційним продавцям, ви можете краще зрозуміти, що доступно на ринку, включаючи експертизу, можливості, рівні досвіду та інше.

Варто зауважити, що Запит про інформацію є лише першим документом, що бере участь у процесі закупівель та зазвичай не є комплексним. Це тому, що Запит на Пропозицію та Запит на Котирування, які слідом будуть, зазвичай охоплюватимуть більш складні деталі, які вам потрібні.

Однак відповіді на RFI підкреслюють ті компанії, з якими варто партнерське співробітництво.

RFI проти RFP: У чому різниця?

Запит на пропозицію (RFP) - це ще один документ, який бізнеси зазвичай використовують під час процесу закупівель. Однак він відрізняється від RFI за змістом, функціями та кількома іншими фундаментальними аспектами.

RFP зазвичай є найбільш інтенсивним з трьох документів для збору інформації в процесі закупівель. Це тому, що він запитує всі складні деталі щодо того, як постачальник має намір виконати проект або контракт.

Іншими словами, Запит на пропозицію зазвичай запитує про стратегію, процеси, можливі перешкоди та методи вирішення проблем. 

RFP дуже формальні та їх створення займає багато часу. Зазвичай їх використовують для більших, складніших та дорожчих проектів.

RFI проти RFQ: У чому різниця?

Ще один документ для розгляду у процесі закупівель - Запит на котирування (RFQ).

RFQ загалом використовують, коли ваш запит стосується переважно вартості. У цьому випадку ви вже маєте повну картину вимог вашого проекту та як досягти поставлених цілей. Вам залишається лише вибрати варіанти ціноутворення.

Надсилаючи запит на отримання комерційних пропозицій потенційним постачальникам, ви можете уточнити ціни та обрати найкращий варіант, який поєднує вигідність з вашими проектними цілями. 

У вашому документі RFQ ви повинні включити основні деталі, такі як якість проекту, кількість, вартість доставки, графік роботи та інше.

Зазначивши це, давайте розглянемо, що робить RFI критичним у процесі здійснення закупівель.

Яка Роль RFI у Закупівлі?

Простими словами, завданням документу Запит на Інформацію є отримання загальної інформації про можливість потенційних постачальників надавати конкретні товари або послуги.

RFI також може допомогти вам отримати відомості про останні тенденції у галузі, нові технології та загальні ринкові умови.

Тому його зазвичай вважають першим кроком у плануванні закупівель.

У багатьох випадках відповіді на видане RFI визначать, чи піде бізнес на зустріч запропонованому проекту або контракту. Тому ви повинні включити загальні деталі про проект, такі як вимоги до доставки, очікуваний графік та інше.

Але пам'ятайте, ви не повинні давати вичерпні деталі у своєму RFI, оскільки це лише попередній документ.

Тому чому вам слід видавати RFI для вашого проекту? Продовжуйте читати, щоб дізнатися.

Які переваги Запиту на Інформацію?

Статистика показує, що 43% організацій використовують документи RFI як частину свого процесу закупівель. Ось деякі причини, з яких ці компанії використовують Запит на Інформацію:

• Уточнення: RFI може допомогти вашій організації оцінити здатність потенційних постачальників до виконання ваших вимог до проекту. Це допомагає створити список потенційних постачальників продуктів або послуг. 
• Даний інсайт: Надсилання RFI може також дати вам широке розуміння доступного на ринку — включаючи постачальників, популярні рішення та нові тенденції.
• Зменшення ризику: Ще однією перевагою документів Запит на Інформацію є зменшення ризиків та коштів, пов'язаних із процесом закупівлі. Наприклад, ви можете швидко отримати інформацію про досвід постачальника та історію проектів.
• Покращення в процесі прийняття рішень: Відповіді, які ви отримуєте від RFIs, можуть надати вам цінну інформацію, щоб допомогти вам приймати кращі рішення, скорочуючи список потенційних постачальників.

Тепер, коли ви знаєте, чому RFI є цінним інструментом у закупівлі, ось деякі його популярні використання в різних галузях.

Які є Типові Випадки Використання RFI?

Найбільш поширеним приводом для використання RFIs підприємства вважають необхідність оцінки кількох постачальників і отримання швидкої інформації для ухвалення рішень. Це особливо поширене у випадках закупівлі.

Ось декілька загальних випадків, коли організації різних галузей можуть видавати RFI:

• IT компанії: Якщо ви шукаєте нові гаджети або хочете впровадити нове програмне забезпечення, видання RFI потенційним постачальникам може бути вирішальним при порівнянні таких змінних, як витрати на налаштування, опції інтеграції та підтримку.
• Будівельна галузь: Запити на Інформацію також є дуже поширеними у будівельній галузі, де замовники надсилають їх підрядникам і підрядники — підпідрядникам, щоб отримати інформацію про проекти, матеріали та графіки.

• Сфера охорони здоров'я: Постачальники медичних послуг зазвичай мають купувати нове обладнання та програмне забезпечення або модернізувати свій наявний набір. У цьому випадку відправка запитів на інформацію може забезпечити вам відомості про доступні ринкові пропозиції, включаючи ціну та підтримку після покупки.

• Роздрібна торгівля: Роздрібні компанії також можуть використовувати запити на інформацію для оцінки постачальників товарів або продуктів, які вони перепродають для підтвердження різних деталей, таких як наявність, розміри продуктів, якість та інше.

• Фінансові послуги: У фінансовій галузі компанії іноді використовують запити на інформацію для огляду постачальників, які пропонують платформи, які їм потрібні – наприклад, відстежувачі транзакцій, управління даними, масштабованість та можливості інтеграції.

Крім того, які деталі слід включити в ваш запит на інформацію?

Що включити в запит на інформацію

Хоча загальна інформація в різних компаніях може відрізнятися залежно від галузі та технічних характеристик проекту, ефективний запит на інформацію містить певні ключові елементи:

1. Заява про потребу

Першим кроком до створення запиту на інформацію, який належним чином передає ваші запитання, є написання вашої заяви про потребу. Цей розділ надає постачальникам короткий огляд проблеми, яку їм потрібно вирішити, та критерії, які вони повинні виконати.

Мета полягає в тому, щоб надати вашому потенційному постачальникові достатньо інформації для розуміння проблеми, яку у вас є, навіть якщо вони не мають попередніх знань про вашу компанію.

Наприклад, якщо ви відправляєте запити на інформацію маркетинговим компаніям, ви повинні надати їм огляд вашого бренду та продуктів чи послуг, які ви пропонуєте. Потім перейдіть до визначення рішень, які ви шукаєте, скажімо, покращення усвідомленості бренду або збільшення продажів.

2. Інформація про компанію

Залежно від вашої галузі або ніші, може бути корисним включити додаткову інформацію про вашу компанію та її бізнес-модель. Це може допомогти потенційним постачальникам припустимо визначити, чи підходить ваш проект їм і сповістити їх підхід до надання потенційних рішень.

Крім того, поділ інформації про компанію, такі як ваші організаційні цінності, цільова аудиторія та інше, може допомогти постачальникам краще адаптувати свої відповіді на запити на інформацію.

3. Відповідні деталі проекту

Це ключовий розділ у вашому запиті на інформацію. У кінцевому підсумку потенційні постачальники повинні мати глибоке розуміння вашої проблеми, щоб мати можливість надати рішення. Тому важливо включити будь-яку інформацію, яку потребує ваш постачальник, якщо він планує скласти ефективний план дій.

Ось короткий контрольний список, щоб допомогти вам тут:

• Мета проекту: Надайте детальну інформацію про ваші цілі проекту.
• Критерії оцінки: Ви також повинні розповісти про вимоги вибору постачальників, щоб вони могли визначити, чи у них є все необхідне для виконання вашого проекту.
• Термін подання: Зазначте, за який час постачальники або постачальники мають внести своє рішення та строк для його подання.
• Деталі подання: Переконайтеся, що ви чітко вказуєте, як і де постачальники повинні надіслати свої відповіді на ваш запит на інформацію.

4. Розділ відповідей

Кінцево, також слід включити розділ, що визначає формат відповідей, які ви очікуєте від одержувача вашого запиту на інформацію. Це дозволить отримати відповіді, які мають відношення та стандартизацію, що робить процес оцінки максимально простим.

Крім того, ви також можете попросити респондентів розповісти вам, чому саме вони найкращі для цієї роботи. Це допоможе визначити, які компанії потрапляють до вашого списку для наступного етапу процесу – запити на пропозиції.

У вашій секції відповідей повинні бути передбачені два конкретні поля для цього — секція для конкретної інформації, яку ви запитуєте, та секція для кваліфікації вендора.

У наступних параграфах ми підкреслимо деякі інші кращі практики для вашого RFI.

Які є кращі практики RFI?

Чим краще буде ваш запит на інформацію, тим вище якість відповідей, які ви отримаєте, і більше ви будете проінформовані у своєму рішенні.

Ось кілька кращих практик галузі, які допоможуть вам створити ефективні RFI:

• Завжди формулюйте інформацію, яку вам потрібно чітко. Важливо формулювати свої питання якомога чіткіше, щоб уникнути отримання неясних та неінформативних відповідей. Чим чіткіші ваші запитання, тим цінніші будуть відповіді.
• Робіть ваш RFI як можна простіше та коротше. Запити на інформацію зазвичай не повинні бути довгими або великими. Тому ви повинні запитувати лише інформацію, яка стосується конкретного рішення, яке вам потрібно.
• Дайте вендорам достатньо часу для відповіді. Хоча RFIs зазвичай не настільки амплітудні, як RFPs або RFQs, вам також необхідно, щоб ваші перспективи мали достатньо деталей для підготовки відповіді. Зазвичай вікно для відповідей на RFI складає два - чотири тижні.
• Використовуйте один і той самий шаблон RFI для кожного проекту. Використання одного шаблону для всіх RFIs, які ви відправляєте під час проекту, зробить порівняння та оцінку легшим, оскільки ви будете отримувати стандартизовані відповіді. 
• Розгляньте використання візуальних помічників у вашому RFI. Залежно від вашої ніші або складності проекту, використання візуальних помічників у вашому RFI може допомогти потенційним вендорам краще зрозуміти ваш проект, що призведе до більш релевантних відповідей. Це особливо поширено в будівельній галузі.

Сказавши це, давайте швидко пройдемося по типовому процесу RFI.

Як працює процес RFI?

Фаза запиту інформації в закупівельному процесі зазвичай складається з чотирьох етапів:

1. Клієнт створює документ RFI

Крок полягає в створенні самого документа RFI. Під час цієї фази клієнт зазвичай додасть важливі деталі про свою компанію, проблему, яку він намагається вирішити, та свої вимоги до проекту в документе RFI. Це для того, щоб надати потенційним вендорам необхідну інформацію для створення обміжених відповідей.

Під час цієї фази Guru може допомогти вам у процесі збору даних.

З використанням AI-приводного інтранету за допомогою Guru витягнення інформації з будь-якої частини бази даних вашої організації або інтегрованих додатків стає набагато простіше. Це означає, що вам не потрібно витрачати час на пошук деталей, які вам потрібні.

Крім того, Guru також може запропонувати інформацію на основі контексту, щоб забезпечити включення всіх відповідних деталей, які могли б надати вендори у вашому документі RFI. Вбудований AI-помічник також може допомогти вам з підготовкою контенту вашого RFI.

2. Вендори складають та розсилають свої відповіді на RFI

Коли постачальники отримають ваш документ із запитом на інформацію, вони зазвичай перейдуть до підготовки своєї відповіді. Це має відбутися в межах встановленого вами строку для подання відповіді, зазвичай близько трьох тижнів.

Для вас важливо видати шаблон для керування відповідями ваших захисних постачальників. Підлаштовуючи свої відповіді, ви можете покращити шанси отримання дуже актуальних відповідей, які надають необхідну вам інформацію.

Це також гарантує, що ви отримаєте відповіді, які легко порівняти та оцінити.

3. Клієнт переглядає відповіді

Коли мине строк подання запиту на інформацію та ви складете всі отримані відповіді, наступним кроком буде перегляд кожної відповіді й визначення, чи вона відповідає вашим мінімальним вимогам.

Основний момент тут полягає в пошуку інформації, що свідчить про можливість постачальника задовольнити ваші очікування в проекті. Деталі, такі як їх історія, рівні досвіду та пропоновані послуги можуть надати вам потрібні уявлення.

Слід зауважити, що інформація, що специфічна для проекту, така як ціни, бюджет та строки виконання, зазвичай не буде у відповіді на запит на інформацію.

4. Клієнт переходить до наступного етапу закупівлі (RFP)

На основі отриманих відповідей ви можете визначити, які постачальники відповідають вашим попереднім кваліфікаційним вимогам для вашого проекту та скласти їх у короткий список. Після цього ви можете перейти до наступного етапу у закупівельному процесі, який є Запитом на Пропозиції.

Слід зауважити, що це є гарною практикою інформувати постачальників, що отримали документ із запитом на інформацію, про ваше рішення, незалежно від вашого вибору.

Приклади RFI, щоб надихнути вас

Ви хочете вдохновитися для вашого наступного RFI? Ось два реальні приклади, що дадуть вам корисний відгук при складанні вашого наступного запиту на інформацію:

Місто Фінікс CCMS RFI

Місто Фінікс шукало систему управління кримінальними справами (CCMS). Тому вони створили Документ із запитом на інформацію, щоб виявити потенційних постачальників. На основі унікальних вимог до такого рішення, RFI містив жорсткі технічні характеристики та критерії оцінки для потенційних постачальників, які планували надіслати відповідь.

США Урядова агенція зі загальних питань(General Services Administration, GSA) США бажала зменшити викиди парникових газів з комерційних будівель і потребувала інноваційні рішення для цієї проблеми.

Тому підхід полягав у видачі RFI для пошуку новітніх та сталих технологій для підвищення енергоефективності та декарбонізації комерційних будівель. RFI також вимагав від потенційних постачальників запропонувати вимірювальні критерії успіху у багатьох категоріях. RFI також вимагав від потенційних постачальників запропонувати вимірювальні критерії успіху у різних категоріях.

На вас черга!

Хоча процес закупівлі зазвичай супроводжується кількома перешкодами та ризиковими факторами, використання інструментів, таких як документ із запитом на інформацію, може допомогти зробити процес якомога безперервнішим. Оскільки RFI зазвичай допомагає вам отримати необхідну інформацію про ваших потенційних постачальників, ви можете створити обґрунтований список постачальників та значно підвищити шанси вибору ідеального партнера для вашого проекту.

З Guru ви можете подальше зменшити ризик помилки, створюючи RFI документи, які містять дуже актуальну інформацію про вашу компанію та потреби проекту.

Навіть більше, платформа може допомогти вам скоротити час, який вам потрібен для підготовки лаконічних та високоцільових документів RFI, забезпечуючи більшу продуктивність та операційну ефективність.

Зареєструйтеся у Guru сьогодні й розкрийте весь потенціал управління інформацією для вашої організації.

‍