Dưới đây là một phần giới thiệu chi tiết về tài liệu Đề Nghị Thông Tin và các lợi ích của nó. Tìm hiểu cách RFI hoạt động, tại sao doanh nghiệp nên sử dụng chúng, và cách tạo ra một.

‍

Không ai mua một thiết bị đắt tiền mà không hỏi xem ai cung cấp các sản phẩm này và đánh giá từ khách hàng trước. Trong quy trình mua hàng, hành động này được gọi là Đề Nghị Thông Tin (RFI) và nó giúp doanh nghiệp chuẩn bị cho sự thành công hợp tác.

RFI là bước đầu tiên để đảm bảo bạn có tất cả thông tin cần thiết để ra quyết định có hiểu biết trong quá trình mua sắm và cung ứng.

Trong nhiều cách, có thể là bước quan trọng nhất vì nó quyết định công ty nào sẽ được bao gồm trong danh sách các nhà cung cấp tiềm năng của bạn khi dự án diễn ra.

Tiếp tục đọc khi chúng ta khám phá mọi điều bạn cần biết về Đề Nghị Thông Tin, bao gồm cách chúng hoạt động, lợi ích và các trường hợp sử dụng.

RFI là gì?

Một đề nghị Thông Tin là một tài liệu chính thức mà doanh nghiệp sử dụng để thu thập thông tin từ các nhà cung cấp tiềm năng về sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể.

Hãy xem đề nghị Thông Tin như bước đầu tiên trong việc đánh giá khả năng cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ của một nhà cung cấp.

Bằng cách gửi RFI đến các nhà cung cấp tiềm năng, bạn có thể hiểu tốt hơn về những gì có sẵn trên thị trường, bao gồm chuyên môn, khả năng, trình độ kinh nghiệm và nhiều hơn nữa.

Bạn nên lưu ý rằng Đề Nghị Thông Tin chỉ là tài liệu đầu tiên tham gia vào quy trình cung ứng và thường không bao gồm mọi chi tiết. Điều này bởi vì các tài liệu Đề Nghị Đề Xuất và Đề Nghị Báo Giá tiếp theo thường sẽ bao gồm những chi tiết phức tạp hơn mà bạn cần.

Tuy nhiên, các phản hồi bạn nhận được từ một RFI sẽ làm nổi bật những công ty bạn nên hợp tác.

RFI vs. RFP: Sự khác biệt là gì?

Đề Nghị Đề Xuất (RFP) là một tài liệu khác mà doanh nghiệp thường tận dụng trong quy trình cung ứng. Tuy nhiên, nó khác biệt rõ ràng so với RFI về nội dung, chức năng và một số nguyên tắc khác.

RFP thường là bộ tài liệu quan trọng nhất trong ba tài liệu thu thập thông tin trong quy trình cung ứng. Điều này bởi vì nó yêu cầu tất cả các chi tiết phức tạp liên quan đến cách nhà cung cấp dự định thực hiện dự án hoặc hợp đồng.

Nói cách khác, một Đề Nghị Đề Xuất thường hỏi về chiến lược, quy trình, cản trở tiềm năng và các phương pháp giải quyết vấn đề.

RFP thường rất chính thức và việc tạo ra một có thể tốn nhiều thời gian. Chúng thường được tận dụng cho các dự án lớn, phức tạp và tốn kém hơn.

RFI vs. RFQ: Sự khác biệt là gì?

Tài liệu cần xem xét khác trong quy trình cung ứng là Đề Nghị Báo Giá (RFQ).

RFQ thường được sử dụng khi yêu cầu của bạn chủ yếu chỉ về chi phí. Trong trường hợp này, bạn đã có một cái nhìn đầy đủ về yêu cầu dự án và cách đạt được mục tiêu của mình. Tất cả những gì bạn cần bây giờ là các lựa chọn về giá cả.

Khi gửi một Yêu cầu Báo giá đến các nhà cung cấp tiềm năng của bạn, bạn có thể làm rõ về giá cả và chọn lựa tốt nhất kết hợp giá cả hiệu quả với các mục tiêu dự án của bạn. 

Trong tài liệu Yêu cầu Báo giá của bạn, bạn nên bao gồm các chi tiết cần thiết, như chất lượng dự án, số lượng, chi phí giao hàng, thời gian và nhiều hơn nữa.

Tuy nhiên, hãy xem xét điều gì khiến RFI trở thành yếu tố quan trọng trong quá trình mua sắm.

Vai trò của một RFI trong Mua sắm là gì?

Đơn giản nhưng chức năng của tài liệu Yêu cầu Thông tin là để thu thập thông tin chung về khả năng của các nhà cung cấp tiềm năng để cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể.

Một RFI cũng giúp bạn có cái nhìn về các xu hướng ngành công nghiệp gần đây hơn, công nghệ mới và điều kiện thị trường tổng thể.

Đó là lý do tại sao nó thường được xem xét là bước đầu tiên trong kế hoạch mua sắm.

Trong nhiều trường hợp, các phản hồi cho một RFI đã phát hành sẽ quyết định việc một doanh nghiệp có tiếp tục với dự án hoặc hợp đồng đề xuất. Do đó, bạn nên bao gồm các chi tiết dự án chung như yêu cầu về giao hàng, thời gian dự kiến và nhiều hơn nữa.

Nhưng hãy nhớ, bạn không nên đi sâu vào chi tiết trong RFI của mình vì đó chỉ là một tài liệu sơ bộ.

Vì sao bạn nên phát hành một RFI cho dự án của bạn? Hãy đọc tiếp để tìm hiểu.

Lợi ích của một Yêu cầu Thông tin là gì?

Thống kê cho thấy 43% tổ chức sử dụng tài liệu RFI là một phần trong quy trình mua sắm của họ. Dưới đây là một số lí do mà các công ty này tận dụng Yêu cầu Thông tin:

• Làm rõ: Một RFI có thể giúp tổ chức của bạn ước lượng khả năng của các nhà cung cấp tiềm năng để đáp ứng yêu cầu dự án của bạn. Việc này giúp bạn tạo ra một danh sách ngắn của các nhà cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm có khả năng. 
• Kiến thức thị trường: Gửi RFIs cũng có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về những gì có sẵn trên thị trường — bao gồm những nhà cung cấp, các giải pháp phổ biến và các xu hướng mới nổi.
• Giảm thiểu rủi ro: Lợi ích khác của tài liệu Yêu cầu Thông tin là có thể giúp giảm thiểu rủi ro và các sai lầm đắt tiền liên quan đến quy trình mua sắm. Ví dụ, bạn có thể nhanh chóng hiểu được kinh nghiệm của nhà cung cấp và lịch sử dự án.
• Quyết định tốt hơn: Các phản hồi bạn nhận được từ RFIs có thể cung cấp thông tin có giá trị giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn trong việc thu hẹp danh sách các nhà cung cấp tiềm năng.

Bây giờ khi bạn biết tại sao RFI là một công cụ có giá trị trong mua sắm, dưới đây là một số trường hợp sử dụng phổ biến của nó trên các ngành công nghiệp khác nhau.

Có những trường hợp phổ biến khi doanh nghiệp sử dụng RFIs là khi họ cần đánh giá nhiều nhà cung cấp và cần thông tin nhanh để hướng dẫn quyết định của họ.

Lý do phổ biến nhất mà các doanh nghiệp sử dụng RFIs thường là khi họ cần đánh giá nhiều nhà cung cấp và cần thông tin nhanh để thông báo quyết định của họ. Điều này đặc biệt phổ biến trong tình huống mua sắm.

Dưới đây là một số trường hợp phổ biến mà các tổ chức trên các ngành công nghiệp khác nhau có thể phát hành một RFI:

• Công ty công nghệ thông tin: Nếu bạn đang muốn mua các thiết bị mới hoặc triển khai phần mềm mới, việc phát hành một RFI đến các nhà cung cấp tiềm năng có thể rất quan trọng khi so sánh các yếu tố như chi phí thiết lập, tùy chọn tích hợp và hỗ trợ đi kèm.
• Ngành xây dựng: Yêu cầu Thông tin cũng rất phổ biến trong ngành xây dựng, khi khách hàng gửi chúng đến các nhà thầu và các nhà thầu gửi chúng đến các nhà phụ để có thông tin về dự án, vật liệu và thời gian.

• Ngành y tế: Các nhà cung cấp dịch vụ y tế thường phải mua thiết bị và phần mềm mới hoặc nâng cấp các thiết bị hiện có. Trong trường hợp này, việc gửi các RFI có thể cung cấp cho bạn cái nhìn về các ưu đãi thị trường có sẵn, bao gồm giá cả và hỗ trợ sau mua.

• Bán lẻ: Các công ty bán lẻ cũng có thể sử dụng RFI để đánh giá các nhà cung cấp của các mặt hàng hoặc sản phẩm họ bán lại để xác nhận các chi tiết khác nhau, chẳng hạn như sự có sẵn, kích thước sản phẩm, chất lượng và nhiều hơn nữa.

• Dịch vụ Tài chính: Trên phong cảnh tài chính, các công ty đôi khi sử dụng RFI để xem xét các nhà cung cấp cung cấp các nền tảng họ cần - ví dụ như theo dõi giao dịch, quản lý dữ liệu, khả năng mở rộng và khả năng tích hợp.

Nói vậy, các chi tiết nào bạn nên bao gồm trong Yêu cầu Thông tin của mình?

Nội dung cần bao gồm trong một RFI

Mặc dù thông tin tổng quát trong các RFI của công ty thường sẽ khác nhau dựa trên ngành và các đặc điểm dự án, một Yêu cầu Thông tin hiệu quả chứa một số yếu tố chính nhất định:

1. Tuyên bố nhu cầu

Bước đầu tiên để tạo ra một RFI giao tiếp đúng mục đích của bạn là viết tuyên bố nhu cầu của bạn. Phần này cung cấp cho các nhà cung cấp một cái nhìn tổng quan về vấn đề họ cần giải quyết và các tiêu chí họ cần đáp ứng.

Mục tiêu ở đây là cung cấp cho nhà cung cấp tiềm năng của bạn đủ thông tin để hiểu vấn đề bạn đang gặp phải ngay cả khi họ không có kiến thức trước về công ty của bạn.

Ví dụ, nếu bạn đang gửi RFIs cho các công ty tiếp thị, bạn nên cung cấp cho họ một cái nhìn về thương hiệu của bạn và các sản phẩm hoặc dịch vụ bạn cung cấp. Tiếp theo, tiếp tục nêu ra những giải pháp bạn tìm kiếm, chẳng hạn như cải thiện nhận thức thương hiệu hoặc tăng doanh số bán hàng.

2. Thông tin về công ty

Tùy thuộc vào ngành hoặc lĩnh vực của bạn, có thể là ý tưởng tốt để bao gồm thông tin bổ sung về công ty của bạn và mô hình kinh doanh của nó. Điều này có thể giúp các nhà cung cấp tiềm năng xác định kết luận liệu họ có phù hợp với dự án của bạn không và thông báo phương pháp tiếp cận để cung cấp các giải pháp tiềm năng.

Ngoài ra, việc chia sẻ các chi tiết cụ thể về công ty như giá trị tổ chức, đối tượng khách hàng và nhiều hơn nữa có thể giúp các nhà cung cấp tùy chỉnh câu trả lời RFI của họ tốt hơn.

3. Chi tiết dự án liên quan

Đây là một phần quan trọng trong RFI của bạn. Cuối cùng, các nhà cung cấp tiềm năng cần phải hiểu sâu sắc về vấn đề của bạn để có thể cung cấp một giải pháp. Do đó, rất quan trọng để bao gồm mọi thông tin mà nhà cung cấp của bạn cần nếu muốn tập kế hoạch hành động hiệu quả.

Dưới đây là một danh sách kiểm tra nhanh để giúp bạn ở đây:

• Mục tiêu dự án: Cung cấp thông tin chi tiết về mục tiêu dự án của bạn.
• Tiêu chí đánh giá: Bạn cũng nên chia sẻ yêu cầu chọn lựa của mình với các nhà cung cấp tiềm năng để giúp họ xác định xem họ có những gì cần để thực hiện dự án của bạn.
• Hạn chót phản hồi: Chỉ ra thời gian nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp có để đưa ra giải pháp của họ và khung thời gian cho việc nộp.
• Chi tiết nộp hồ sơ: Đảm bảo rằng bạn đã xác định rõ ràng cách và nơi mà nhà cung cấp cần gửi câu trả lời của họ đến RFI của bạn.

4. Phần phản hồi

Cuối cùng, bạn cũng nên bao gồm một phần chi tiết về định dạng của các phản hồi mà bạn mong đợi từ người nhận Yêu cầu Thông tin của bạn. Điều này đảm bảo bạn nhận được phản hồi cụ thể và chuẩn hóa giúp quá trình đánh giá của bạn dễ dàng nhất có thể.

Ngoài ra, bạn cũng có thể yêu cầu người phản hồi cho biết họ tại sao họ là người phù hợp nhất cho công việc. Điều này có thể giúp bạn xác định những công ty nào nằm trong danh sách ngắn cho giai đoạn tiếp theo của quy trình; Yêu cầu Đề xuất.

Trong phần phản hồi của bạn, có hai lĩnh vực cụ thể bạn nên cung cấp không gian được dành riêng cho - một phần cho thông tin cụ thể mà bạn yêu cầu và một phần cho định cấp của nhà cung cấp. 

Trong các đoạn văn tiếp theo, chúng tôi sẽ nhấn mạnh một số điều các biện pháp tốt nhất khác cho RFI của bạn.

Có những Biện Pháp Tốt Nhất Nào Cho RFI?

Càng tốt RFI của bạn là, bạn sẽ nhận được các phản hồi chất lượng cao hơn và quyết định của bạn sẽ rõ ràng hơn. 

Dưới đây là một số biện pháp tốt nhất trong ngành giúp bạn tạo ra các RFI hiệu quả:

• Luôn nêu rõ thông tin bạn cần một cách rõ ràng. Quan trọng là giữ cho câu hỏi của bạn càng rõ ràng càng tốt để tránh nhận được các phản hồi mập mờ, không hữu ích. Càng rõ ràng câu hỏi của bạn, các phản hồi sẽ càng có giá trị hơn.
• Hãy giữ RFI của bạn càng đơn giản và ngắn gọn càng tốt. Yêu cầu Thông Tin không nên dài hay nặng nề. Vì vậy, bạn chỉ nên yêu cầu thông tin liên quan đến giải pháp cụ thể mà bạn cần.
• Để nhà cung cấp có đủ thời gian để phản hồi. Mặc dù RFI thường không chi tiết như RFPs hoặc RFQs, bạn cũng muốn các tiềm năng có đủ chi tiết để chuẩn bị một phản hồi. Hai đến bốn tuần là khoảng thời gian điển hình cho các phản hồi RFI.
• Sử dụng cùng mẫu RFI cho mỗi dự án. Sử dụng một mẫu duy nhất cho tất cả RFI bạn gửi trong một dự án sẽ dễ so sánh và đánh giá hơn vì bạn sẽ nhận được các phản hồi chuẩn hóa. 
• Xem xét việc sử dụng các công cụ trực quan trong RFI của bạn. Đối với lĩnh vực hoặc độ phức tạp của dự án, việc sử dụng các công cụ trực quan trong RFI của bạn có thể giúp nhà cung cấp tiềm năng hiểu rõ hơn về dự án của bạn, dẫn đến những phản hồi phù hợp hơn. Điều này đặc biệt phổ biến trong ngành xây dựng.

Nói trước, hãy cho phép chúng tôi nhanh chóng hướng dẫn bạn qua quy trình RFI điển hình.

Quy Trình RFI Hoạt Động Như Thế Nào?

Giai Đoạn Yêu Cầu Thông Tin của quá trình mua sắm thường diễn ra trong bốn giai đoạn:

1. Khách hàng tạo tài liệu RFI 

Bước này là việc tạo tài liệu RFI chính. Trong giai đoạn này, khách hàng thường thêm các chi tiết cần thiết về công ty của họ, vấn đề họ đang cố gắng giải quyết và yêu cầu dự án của họ trong RFI. Điều này giúp nhà cung cấp tiềm năng có đủ thông tin để tạo ra phản hồi được giáo dục. 

Trong giai đoạn này, Guru có thể giúp bạn trong quá trình thu thập dữ liệu.

Với Wiki nội bộ của Guru được sử dụng AI, việc rút thông tin từ bất kỳ đâu trong cơ sở dữ liệu hoặc ứng dụng tích hợp trở nên dễ dàng hơn. Điều này có nghĩa là bạn không cần phải lãng phí thời gian tìm kiếm các chi tiết bạn cần.

Ngoài ra, Guru cũng có thể đề xuất thông tin dựa trên ngữ cảnh, đảm bảo rằng bạn bao gồm tất cả các chi tiết liên quan mà nhà cung cấp có thể cần trong tài liệu RFI của bạn. Trợ lý AI tích hợp có thể giúp bạn biên soạn nội dung của RFI của bạn.

2. Nhà cung cấp soạn và phát hành phản hồi RFI của họ

Sau khi các nhà cung cấp nhận tài liệu Yêu cầu Thông tin của bạn, họ thường sẽ tiếp tục soạn thảo phản hồi của mình. Việc này nên xảy ra trong khung thời gian quy định của bạn cho việc nộp phản hồi, thường khoảng ba tuần.

Quan trọng với bạn là cung cấp một mẫu để hướng dẫn các câu trả lời của các nhà cung cấp bảo vệ của bạn. Bằng cách điều chỉnh các phản hồi của họ, bạn có thể cải thiện khả năng nhận các câu trả lời liên quan mà cung cấp thông tin bạn cần.

Điều này cũng đảm bảo bạn nhận được các phản hồi dễ so sánh và đánh giá.

3. Khách hàng xem xét phản hồi

Khi hạn chót nộp RFI đã qua và bạn đã tổng hợp tất cả các phản hồi bạn nhận được, bước tiếp theo là xem xét mỗi phản hồi và xác định xem nó có đáp ứng yêu cầu tối thiểu của bạn hay không.

Chìa khóa ở đây là tìm thông tin chỉ ra khả năng của nhà cung cấp đáp ứng kỳ vọng dự án của bạn. Chi tiết như lịch sử, trình độ kinh nghiệm và dịch vụ được cung cấp có thể mang lại cái nhìn bạn cần.

Bạn nên lưu ý rằng thông tin cụ thể cho dự án, chẳng hạn như giá cả, ngân sách và thời gian giao hàng, thường sẽ không xuất hiện trong một phản hồi RFI.

4. Khách hàng tiến tới giai đoạn mua sắm tiếp theo (RFP)

Dựa vào các phản hồi bạn nhận được, sau đó bạn có thể xác định những nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu sơ bộ của dự án của bạn và chọn danh sách ngắn họ. Sau đó, bạn có thể chuyển sang giai đoạn tiếp theo trong quy trình mua sắm, đó là Yêu cầu Đề Nghị.

Bạn nên nhớ rằng việc thông báo cho các nhà cung cấp nhận tài liệu RFI về quyết định của bạn, bất kể bạn quyết định thế nào, là một thực hành tốt.

Các Ví Dụ RFI để Truyền Cảm Hứng Cho Bạn

Bạn muốn truyền cảm hứng cho Yêu cầu Thông tin tiếp theo của bạn? Dưới đây là hai ví dụ thực tế để cung cấp thông tin quý giá khi soạn thảo Yêu Cầu Thông Tin tiếp theo của bạn:

Thành Phố Phoenix CCMS RFI

Thành Phố Phoenix muốn một hệ thống quản lý các vụ án hình sự (CCMS). Vì vậy, họ đã tạo ra một Văn Bản Yêu Cầu Thông Tin để xác định các nhà cung cấp tiềm năng. Dựa vào các yêu cầu đặc biệt cho một giải pháp như vậy, RFI bao gồm các thông số kỹ thuật sản phẩm nghiêm ngặt và tiêu chí đánh giá cho các nhà cung cấp tiềm năng dự định gửi phản hồi.

U.S. Chi Cục Dịch vụ Hành Chánh Quốc Gia (GSA) RFI

Ủy Ban Dịch vụ Cao cấp Hoa Kỳ muốn giảm lượng khí thải nhà kính từ các tòa nhà thương mại và cần các giải pháp sáng tạo cho vấn đề này. Vì vậy, cách tiếp cận là phát hành một RFI tìm kiếm các công nghệ mới nổi và bền vững để cải thiện hiệu quả năng lượng và giảm khí carbon trong các tòa nhà thương mại. RFI cũng yêu cầu các nhà cung cấp tiềm năng đề xuất các tiêu chí thành công có thể đo được trong nhiều hạng mục.

Đến Lượt Bạn!

Mặc dù quy trình mua sắm thường đi kèm với một số rủi ro và yếu tố nguy cơ, việc tận dụng các công cụ như tài liệu Yêu Cầu Thông Tin có thể giúp làm cho quy trình trở nên mượt mà nhất có thể. Khi các RFI thường giúp bạn có được thông tin cần thiết về các nhà cung cấp tiềm năng của bạn, bạn có thể tạo danh sách các nhà cung cấp thông tin và cải thiện đáng kể khả năng chọn đối tác lý tưởng cho dự án của bạn.

Với Guru, bạn có thể giảm thiểu lỗi bằng cách tạo tài liệu RFI chứa thông tin về công ty của bạn và yêu cầu dự án có liên quan một cách cụ thể và hiệu quả.

Hơn nữa, nền tảng này có thể giúp bạn giảm thời gian cần thiết để chuẩn bị tài liệu RFI ngắn gọn và được hướng đến mục tiêu, đảm bảo năng suất và hiệu quả vận hành tăng lên.

Đăng ký thành viên cho Guru ngay hôm nay và mở khóa toàn bộ tiềm năng quản lý thông tin cho tổ chức của bạn.

‍