What is an intranet?

Intranet meaning and definition

An intranet is an internal communications and collaboration platform used by companies of all sizes and industries. Це безпечна мережа для працівників компанії та довірених партнерів для обміну інформацією, успішного спілкування та ефективної співпраці.

Декотрі з ключових речей, які може надати інтранет:

• A way to safely share internal information
• Improved communication between leadership and employees
• Increased alignment between cross-functional teams
• A home base for companies to store and organize policies, guidelines, and standard operating procedures

У суті, інтранет виступає як цифрове Центральне Керівництво компанії та головний ресурс для працівників, щоб бути в курсі подій. Це невартісний інструмент для зближення команд між собою, а також з культурою та місією своєї компанії.

Традиційно багато організацій використовують SharePoint або власні платформи як свій інтранет. Але оскільки світ роботи змінився, з'явилися нові користувацькі рішення з перевагами для задоволення зростаючих потреб працівників.

Benefits of an intranet

Впровадження інтранету не лише допомагає працівникам залишатися на зв'язку та організованими - воно фактично може перетворити ефективність та продуктивність всієї організації. Ось деякі з найбільших користей від інтранету:

• Покращення комунікації: Інтранет сприяє ефективному спілкуванню в усій організації, дозволяючи працівникам легко ділитися новинами, оновленнями та оголошеннями.
• Покращення співпраці: За допомогою інструментів, таких як загальні календарі, програмне забезпечення для управління проектами та обмін документами, вони дозволяють командам працювати разом більш ефективно, незалежно від їх місцезнаходження.
• Збільшення продуктивності: Інтранети надають централізоване місце для інформації та ресурсів, скорочуючи час, який працівники витрачають на пошук інформації, і дозволяючи їм фокусуватися на своїй роботі.
• Економія коштів: Використання інтранету для внутрішнього комунікації та співпраці дозволяє організаціям скоротити витрати, пов'язані з друкуванням, відправленням пошти та іншими традиційними методами обміну інформацією.
• Оптимізація процесів: Інтранети можуть автоматизувати та оптимізувати різні бізнес-процеси, такі як завдання HR, звітність про витрати та закупівлі, що заощаджує час і зменшує помилки.
• Покращений управління знаннями: Інтранет може служити як база знань, збираючи та зберігаючи загальні знання та експертизу організації, роблячи їх легко доступними для всіх працівників.
• Покращення залучення працівників: Інтранет може сприяти відчуттю спільноти та приналежності серед співробітників, надаючи платформу для обміну успішними історіями, визнанням досягнень та стимулюванням зворотного зв'язку.
• Покращене забезпечення безпеки: З належними контрольними обмеженнями та заходами безпеки, інтранети гарантують, що конфіденційна інформація лишається конфіденційною та доступною лише уповноваженому персоналу.
• Масштабованість: Інтранети можуть зростати та розвиватися разом з організацією, адаптуючись до нових користувачів, контенту та функцій за потреби.
• Інтеграція з іншими системами: Інтранети можуть інтегруватися з іншими корпоративними системами, такими як управління відносинами з клієнтами (CRM) або програмне забезпечення планування ресурсів підприємства (ERP), надаючи єдину платформу для доступу до інформації та інструментів.

Чому корпоративний інтранет є важливим?

У 2024 році працівникам стало складніше, ніж коли-небудь, знаходити інформацію, яка їм потрібна для роботи, залишатися на зв'язку один з одним та бути в курсі стратегії своєї компанії. Фактично, дослідження компанії HBR показало, що лише 23% працівників дійсно орієнтовані на стратегії своєї компанії.

Корпоративний інтранет надає наступні важливі функціональні можливості, які можуть допомогти компаніям вирішити цю невідповідність відносно стратегій:

1. Забезпечувати видимість у всіх команд

Корпоративний інтранет - це відмінний спосіб робити інформацію доступною всій компанії. Оскільки кожен працівник автоматично має доступ, легко публікувати новини лідерства компанії, які стосуються усіх.

У багатьох рішеннях є розділи для різних команд. Це допомагає легко бачити, над чим працюють інші. Також допомагає у вирівнюванні цілей команди.

2. Надавати централізоване місце для зберігання та пошуку документів та контенту

Корпоративний інтранет є центральним місцем для співробітників для зберігання важливих документів та інформації. Цю систему можна шукати всіх, хто має до них доступ. Ця система допомагає співробітникам легко знаходити інформацію, яка їм потрібна.

Інтранет - це зручний інструмент для організації та обміну важливими ресурсами всередині компанії. Замість того, щоб знаходити та ділитися документами з систем, таких як Microsoft Office або Google Drive, користувачі можуть завантажити їх на портал і надавати широкий доступ.

3. Спрощення надання дозволів

При використанні з SSO або як частина програмного комплексу адміністратори можуть легко керувати авторизованими користувачами. Вони можуть додавати або видаляти користувачів всього кількома клацаннями.

Використання корпоративного інтранету

Інтранет - це універсальний і потужний інструмент, який може змінити спосіб роботи організації. Вони можуть допомогти з комунікацією, співпрацею, автоматизацією завдань та підтримкою віддаленої роботи, надаючи багато переваг для організацій. Ось лише деякі способи, якими компанії використовують інтранет:

• Внутрішні комунікації: Поділ компанійних новин, оголошень та оновлень.
• Довідник співробітників: Надання пошукової бази даних профілів співробітників та контактної інформації.
• Управління документами: Зберігання, організація та обмін важливими документами та файлами.
• Співпраця: Забезпечення роботи в команді через спільні робочі простори, інструменти управління проектами та форуми для обговорень.
• Управління знаннями: Створення централізованого місця для знань компанії, кращих практик та часто заданих питань
• HR та самообслуговування працівників: Управління процесами у сфері HR, такими як адаптація працівників, реєстрація на вигіди та запити на відпустку
• Навчання та розвиток: Надання онлайн-навчальних курсів та матеріалів для розвитку навичок працівників
• Підтримка ІТ: Надання сервісу десктопної підтримки та ресурсів для усунення поширених технічних проблем
• Розподіл політики та процедур: Забезпечення легкого доступу до корпоративних політик, посібників та керівництва

Переваги та недоліки використання програмного забезпечення для інтранету?

Переваги інтранету

Сучасний інтранет може запропонувати величезні переваги для більшості компаній. Ось лише декілька:

• Покращений комунікаційний процес: Він надає централізовану платформу для співробітників для спілкування та співпраці над проектами, що призводить до збільшення продуктивності та ефективності.
• Оптимізований обмін інформацією: Інтранети допомагають організаціям легко ділитися політикою компанії, процедурами та оновленнями, тримаючи всіх співробітників інформованими та згловленними.
• Покращене забезпечення безпеки даних: Вони надають безпечну платформу для обміну чутливою інформацією всередині організації, зменшуючи ризик порушення даних та інших загроз безпеці.
• Збільшена залученість співробітників: Надаючи доступ до навчальних матеріалів, програм визнання співробітників та інших ресурсів, інтранет може сприяти залученості та мотивації співробітників.
• Заощадження коштів: Вони можуть зменшити витрати на друк та розповсюдження, надаючи паперову платформу для обміну інформацією, що може призвести до значних економічних вигід для організацій.

Недоліки інтранету

Як ми бачили, є багато переваг використання інтранету. Однак вони не всі створені рівно. На відміну від сучасних рішень, традиційні пропозиції інтранетів часто мають наступні недоліки:

Традиційним інтранетам потрібно, щоб співробітники переходили на іншу платформу, щоб мати доступ до інформації

Реальні дані не підтверджують твердження, що інтранети призначені для легкого доступу. Багато робітників почуваються переобтяженими від вкладок, додатків, каналів та інформації, що може призвести до зміни контексту та втрати уваги. Традиційні пропозиції діють як портали, які є ще однією платформою, яку співробітники відвідують.

Традиційним інтранетам часто потрібно адміністратор ІТ для оновлення, масштабування та підтримки

Традиційні інтранети важкі в адмініструванні. Для їх підтримання потрібні спеціалізовані знання ІТ. Це іноді призводить до того, що вони відстають від UX та безпекової кривої.

Навіть щось таке просте, як оновлення "домашньої сторінки", може потребувати кількох кроків, а розгортання нового розділу для тільки що сформованої команди може зайняти досить багато часу, якщо інтранет не має вбудованого розділу вікі. Ідеально, інтранетова CMS дозволяє легко оновлювати комунікації працівників та документацію.

Традиційні інтранети не пробиваються через шум інформаційного перенавантаження

Співробітники відчувають стрес від швидкої обміну інформацією в чаті та відеоаплікаціях, таких як Slack або Teams. Це відбувається незалежно від того, чи вони в офісі, чи працюють з дому.

Швидкість комунікації може бути для них приголомшливою. Інтранети можуть бути неефективними як заміна або додаток до деяких застосувань. Вони також можуть погіршувати перенавантаження інформацією замість поліпшення його.

Традиційні інтранети стають застарілими практично з того моменту, як контент опубліковано

Інтранетам потрібен хороший контент, щоб привернути співробітників. Команди контенту іноді використовують прийоми клікбейту, щоб заохотити співробітників використовувати інтранет.

Інша проблема з застарілим змістом полягає в тому, що він часто ненадійний. Це може призвести до того, що співробітники ігнорують знайдену інформацію, і врешті-решт припиняють взагалі шукати.

Традиційні інтранети не сприяють координації між компаніями

Давайте будемо чесні, цифровий ринковий майданчик минулого вже не підходить. Вони так само технічен простір для спілкування, як той сумний торговий центр 90-х років, який закрився в вашому місті минулого року. Сьогодні, внутрішнє спілкування, співпраця та координація відбуваються там, де працівники вже спілкуються: в їх "віртуальній головній квартирі" на Slack або Microsoft Teams.

Найкращі практики інтранетів

Якщо ви впроваджуєте програмне забезпечення для інтранету, є кілька способів, які дозволять всім отримати максимум користі. Щоб отримати максимальну виручку з вкладення, дотримуйтесь цих найкращих практик:

1. Досягайте працівників там, де вони є

Зараз ми всі працюємо онлайн. Важливо, щоб всі ефективно спілкувалися. Це особливо важливо в умовах віддаленої або гібридної роботи. Використовуйте свій портал для підтримки залучення співробітників шляхом регулярного публікування оновлень та інформації.

Інтранет, якщо використовується правильно, може бути інструментом для співпраці всіх працівників компанії, разом із вашою системою чату. Чому б не спробувати інтегрувати їх? Коли ви підключаєтеся до Slack або Teams, ви можете надсилати інформацію та документи будь-кому, коли це необхідно.

2. Зменшуйте час, витрачений на пошук важливої інформації

Найкращий спосіб отримати максимум з вашої настройки - розглядайте її як єдине джерело правди для всіх співробітників. Не дозволяйте вашому інтранету розгубитися зі старою інформацією. Важко буде людям знайти те, що їм потрібно.

Якщо ваша система має систему управління контентом, яка чітко вказує час останнього оновлення документа, або, що ще краще, якщо вона може позначати потенційно дубльований вміст, пошукачам буде набагато простіше знаходити потрібне.

3. Зберігайте продуктивність вашої команди, уникаючи витрат часу на перерви для ключових співробітників

Це трапляється у кожній компанії: кілька фахівців (SMEs), які мають багато інформації, часто перериваються колегами, які потребують відповідей. Дослідження Університету Каліфорнії та Гумбольдтського університету виявило, що працівникам потрібно до 23 хвилин, щоб знову сфокусуватися після переривання.

Фахівці можуть уникнути перебоїв, додаючи свої знання до єдиного джерела правди для того, щоб будь-хто міг ним користуватися тоді, коли це необхідно. Трохи більше зусиль на початку можуть мати великі наслідки для управління часом у майбутньому.

4. Уникайте марнотратного перемикання контексту, щоб зберігати продуктивність працівників у інструментах, якими вони користуються щодня.

Інтегрування з вашою платформою чатів - це чудово, але інтегрування з усіма іншими інструментами, які потрібні працівникам для виконання їх робіт? Набагато краще. Досліджуйте рішення наступного покоління, які можуть надавати інформацію в будь-якому веб-інструменті.

Як створити корпоративну інтранет-мережу, яка покращує продуктивність та підвищує залученість співробітників?

Якщо ваш інтранет має низький рівень прийняття, не панікуйте! Ознайомтеся з циклом конкретних дій, призначених для допомоги вам отримати підтримку, визначити заміну (якщо це потрібно), впровадження нового підходу та створення сталого рішення. Дізнайтеся більше про створення терміновості в управлінні змінами.

1. Розробіть план адопції

Спочатку визначте, що, на вашу думку, пішло не так в перший (або 47-й) раз. Які були основні чинники, які перешкоджали довгостроковій, широкій адопції, і які є деякі конкретні шляхи їх вирішення?

2. Встановіть цілі

Деякі приклади цілей для встановлення:

• Терміни
• “Збір відгуків працівників до 1 червня”
• “Вирішіть, чи тримати або замінити наш інтранет до 31 липня”
• “Запуск нового керівництва/інструменту до 1 жовтня”
• Показники успіху
• Включіть регулярні та розтяжні цілі
• Звичайна мета: Люди використовують корпоративну мережу принаймні 1 раз/тиждень протягом 6 місяців у середньому
• Амбіційна мета: Люди використовують корпоративну мережу принаймні 1 раз/день протягом 6 місяців)

3. Шукайте відгуки співробітників

Питайте людей, як вони відчувають рішення, якими вони користуються. Чи сподобався їм теоретично, але їм занадто важко користуватися? Чи вони користувалися різними рішеннями або підходами в інших компаніях? Чи хочуть вони використовувати те, що користуються друзі у інших компаніях? Навчіться як створити ефективний стек технологій

4. Виберіть платформу для інтранету

Якщо проблеми вашої поточної платформи є невирішені, виконайте свої зобов'язання та знайдіть нового постачальника корпоративної мережі. Дізнайтеся, хто буде відповідальним за загальний успіх та впровадження вашої нової корпоративної мережі (або підходу). Дізнайтеся, чому вам може знадобитися менеджер знань.

5. Призначте власника інструменту

Це може включати імпорт документації з інших джерел, створення зовсім нових ресурсів або повне переписування існуючого вмісту. Дізнайтеся, чому краще використовувати інформацію невеликих порцій.

6. Налаштуйте вибраний інструмент

Час налаштувати параметри команди, простори та дозволи!

7. Розробіть вміст

Для більш захоплюючих варіантів, запропонуйте товаришча або організуйте вечірку! ‍

8. Ініціативи співробітників для покращення ухвалення

Уникайте довгих, нудних тренувань. Якщо вам потрібно навчання, розгляньте використання модулів самообслуговування замість традиційних цілоденних сеансів. Для отримання більш захоплюючих варіантів, пропонуйте подарунки або проведіть вечірку!

9. Вимірюйте успіх

Не забудьте перевірити свої цілі.

Важливі функції програмного забезпечення для корпоративного порталу

Якщо ви готові створити дійсно великий досвід для співробітників, ви знаєте, що вам потрібно знайти найкраще корпоративне програмне забезпечення — інструмент, який може робити більше, ніж традиційні. Останні рішення у галузі управління знаннями та корпоративних вікі створюють усе велике про інтранети та ще краще. Ось на що ви можете розраховувати:

Дивовижний користувацький інтерфейс

Статичний, переповнений, '90-х (і не в цікавий спосіб) вигляд традиційної корпоративної мережі краще швидше забути. Guru має простий, але інтуїтивно зрозумілий досвід користувача, спрямований на надання перевірених відповідей коли завгодно та де завгодно, де працюють співробітники.

Міцні можливості пошуку

Ви повинні мати можливість знайти потрібне, не знаючи всіх деталей. У платформі Guru це означає розширений підприємницький пошук штучного інтелекту, який працює в будь-якому додатку або інструменті, яким ви в даний час користуєтеся.

Можливості інтеграції

Змінювання контексту знищує продуктивність. Саме тому Guru охоплює кожен веб-сайт через розширення для браузера та має вбудовані інтеграції з Slack, Microsoft Teams та іншими додатками спілкування та співпраці, які вже використовує ваша команда, щоб ви не зупинялися у її використанні.

Зберігайте інформацію доступною скрізь

Не важливо, де перебувають ваші співробітники або які інструменти вони використовують, отримання відповіді повинно бути простим. Отримуйте контекст-специфічні знання, перш ніж ви навіть зрозумієте, що вам це потрібно з Knowledge Triggers або беріть знання з собою за допомогою мобільного додатка Guru.

Аналітика

Глибокі аналітичні можливості Guru дозволяють адміністраторам та авторам безперервно оцінювати налаштування корпоративної бази знань на наявність прогалин у знаннях та недоліки, а також надають детальну аналітику використання продукту.

Відстежуйте, як користувачі спілкуються з контентом

Найгірше відчуття - вкладати зусилля в щось, а потім навіть ніхто не бачить цього. Guru дозволяє вам бачити не лише хто прочитав вашу картку, але й скільки разів люди скопіювали або вподобали її. Не знаєте, що люди шукають? Використовуйте аналітику пошуку, щоб побачити, за що шукають люди, та усунути ці прогалини в контенті.

Переконайтеся, що вимоги щодо відповідності виконані та організовані

Не зупиняйтеся на тому, що прочитав картку один раз. Надішліть оголошення в Guru, коли щось змінюється та відстежуйте, хто бачив і підтвердив це. Це легкий спосіб переконатися, що ніщо не загублено в справному поштовому ящику або довгому документі.

Просте прийняття

Відмінне рішення корпоративної мережі повинно спонукати співробітників хотіти користуватися нею. Після впровадження Guru, не тільки фраза 'Чи зробив ти гуру?' стала стандартною відповіддю, але компанії бачать довгостроковий повернення з інвестицій завдяки високій увазі.

Що таке екстранет?

Екстранет - підсекція корпоративної мережі компанії. Приватна мережа, подібна до інтранету, де постачальники, партнери і авторизовані клієнти можуть отримувати доступ до інформації з мережі компанії.

У вираженні "екстранет" набуло популярності на початку 2000-х років. Це використовувалося організаціями для посилання на центральне місце обміну даними. Ці дані могли бути доступні лише конкретним робочим групам.

Оскільки екстранет структурований, як внутрішня мережа, він ґрунтується на IP та TCP для обміну даними. Екстранети мають також функції безпеки, такі як брандмауери та захищені паролем дані для запобігання несанкціонованому доступу.

Приклади екстранетів

• Мережа розподілу для підтримки спілкування між постачальниками та дистриб'юторами
• Центральний інструмент співпраці для франшизи для спілкування в численних місцях.
• Міжустанові співробітництво між урядовими органами
• Інтеграція сайту електронної торгівлі для обміну даними про запаси через захищену мережу
• Інструмент управління проектами, де керівник проекту може ділитися документами та контрактами з підрядниками та іншими зацікавленими сторонами
• Портал ради, де члени асоціації можуть мати доступ до протоколів засідань та документів ради
• Документи по прийняттю на роботу для підрядників або фрілансерів, які не мають доступу до внутрішньої корпоративної мережі працівників

Інтранет проти екстранету: в чому різниця?

Інтранет та екстранет - це обидві приватні мережі, які використовують технології Інтернету, але вони відрізняються за доступом та призначенням.

Інтранет:

• Інтранет - це приватна мережа, доступна лише співробітникам організації.
• Він використовується для обміну інформацією, ресурсами та інструментами компанії внутрішньо.
• Доступ до інтранету обмежений для авторизованих користувачів організації та зазвичай вимагає входу в систему.

Екстранет:

• Екстранет - це продовження інтранету, яке надає контрольований доступ авторизованим зовнішнім користувачам, таким як клієнти, постачальники або бізнес-партнери.
• Він дозволяє організації безпечно обмінюватися інформацією та співпрацювати з конкретними зовнішніми сторонами.
• Доступ до екстранету надається конкретним зовнішнім користувачам через методи аутентифікації, такі як імена користувачів і паролі.

Зазвичай, інтранет обмежений внутрішнім використанням в організації, тоді як екстранет може бути доступний для зовнішніх сторін. Обидва типи мереж створені для забезпечення безпечного спілкування, співпраці та обміну інформацією за допомогою технологій Інтернету.
‍

Висновок

Чи Ви модернізуєте застарілий інтранет чи будуєте його з нуля, правильна платформа може істотно покращити спосіб, яким команда спілкується, співпрацює та отримує доступ до знань. Перегляньте наш демо, щоб переконатися, як Guru допомагає будувати інтранет, який дійсно працює - там, де вже працює ваша команда.

\\u200d