הנה הקדמה מפורטת למסמך בקשת מידע והיתרונות שלו. גלה כיצד RFIs פועלים, למה עסקים צריכים להשתמש בהם, וכיצד ליצור אחד.

\

אף אחד לא קונה מוצר יקר מבלי לשאול תחילה למי ישנו מלאי במוצרים הללו ולקבל ביקורות מלקוחות קודמים. בתהליך רכש, פעולה זו ידועה כבקשת המידע (RFI) והיא מכינה עסקים להצלחה שיתופית.

RFI היא השלב הראשון לוודא שיש לך את כל הפרטין שנחוצים כדי לקבל החלטות מושכלות במהלך ההשקעה והרכישה.

באופן רב, זה עשוי להיות השלב החשוב ביותר מאחר שהוא קובע אילו חברות יכללו אותה בבריכת המוכרים הפוטנציאליים שלך כשהפרויקט שלך מתקדם.

המשך לקרוא כשאנו חוקרים הכול על בקשות מידע, כולל כיצד הן פועלות, היתרונות שלהן ומקרי שימוש.

מהו RFI?

בקשת מידע היא מסמך רשמי שעסקים משתמשים בו לאיסוף מידע מספקי פוטנציאליים על מוצרים או שירותים ספציפיים.

חשוב לחשוב על RFI כהשלב הראשון בהערכת יכולתם של ספקים לספק את המוצרים או השירותים שאתה צריך.

על ידי שליחת RFIs למוכרים המזמינים, תוכל להבין טוב יותר מה זמין בשוק, כולל מומחיות, יכולות, רמות ניסיון, ועוד.

צריך לשים לב שבקשת המידע היא ספק רק המסמך הראשון העוסק בהליך הרכישה ובדרך כלל אינו מקיף. זה מכיוון שמסמכי ההצעה למינימום והבקשת ההצעה שמתעקכים יכסו בדרך כלל את הפרטים המורכבים יותר שאתה צריך.

עם זאת, התגובות שתקבל ל-RFI ידגיש את החברות שצריך ליישם איתן שותפות.

RFI נגד RFP: מה ההבדל?

בקשת ההצעה (RFP) היא מסמך נוסף שעסקים נוהגים להשתמש בו במהלך תהליך הרכישה. מכיוון אחר, זה שונה מאופן ניכר מRFI בתוכן, פונקציה, וכמה יסודות נוספים.

RFP היא בדרך כלל המורכבת ביותר משלושת מסמכי הבקשת מידע בתהליך הרכישה. מכיוון זה מבקשת את הפרטים המורכבים ביותר לגבי איך הספק מתכוון למלא את הפרויקט או החוזה.

לשון אחרת, בקשת ההצעה תשאל בדרך כלל על אסטרטגיה, תהליכים, מחסומים אפשריים, ושיטות לפתור בעיות.

בקשות הצעה הן מאוד רציניות ויצירת אחת יוצרת ייקח זמן. בדרך כלל נעשה שימוש בהן לפרויקטים גדולים, מורכבים ויקרים יותר.

RFI נגד RFQ: מה ההבדל?

מסמך נוסף שנדרש לשקול בתהליך הרכישה הוא בקשת ציטוט (RFQ).

RFQ נהוגה כאשר השאילתה שלך בעיקר על עלות. במקרה זה, כבר יש לך תמונה מלאה של דרישות הפרויקט שלך ואיך להשיג את המטרות שלך. הכל שאתה צריך כעת הם אפשרויות מחיר

על-ידי שליחת בקשת הצעת מחיר לספקי המועמדים שלך, תוכל להבהיר את המחיר ולבחור באפשרות הטובה ביותר שמשלבת בין יעילות עלות למטרות הפרויקט שלך. 

במסמך ה-RFQ שלך, אתה צריך לכלול פרטים בסיסיים, כגון איכות הפרויקט, כמות, עלויות משלוח, גרגר לוחות זמן ועוד.

אמרנו זאת, בואו נבחן מה הופך את ה-RFI לקריטי בתהליך הרכש.

מהו תפקיד של RFI בתהליך הרכש?

פשוט לומר, התפקיד של מסמך בקשת מידע הוא לקבל מידע כללי בנוגע ליכולתם של ספקי פוטנציאל לספק מוצרים או שירותים ספציפיים.

RFI יכול גם לעזור לך לרכוש תובנות בטח ישנות בתעשייה, טכנולוגיות חדשות ותנאים שוקיים כלליים.

לכן הוא בדרך כלל נחשב כצעד הראשון בתכנון רכש.

במקרים רבים, התגובות ל-RFI ששוחרר, יקבעו האם עסק ממשיך או לא עם פרויקט או חוזה מוצע. לכן, עליך לכלול פרטי פרויקט כלליים כמו דרישות משלוח, גרגר צפייה, ועוד.

אבל זכור, לא כדאי לחפוף לפרטים מלאים ב-RFI שלך מאחר שזה רק מסמך ראשוני.

אז למה יש לך לשלוח RFI עבור הפרויקט שלך? המשך לקרוא כדי לגלות.

מהם ההיתרויות של בקשת מידע?

סטטיסטיקה מראה כי 43% מהארגונים משתמשים במסמכי RFI כחלק מתהליך הרכש שלהם. להלן כמה מן הסיבות שבגללן חברות אלה משתמשות בבקשת מידע:

• הבהרה: RFI יכול לעזור לארגונך להעריך את יכולתם של ספקי הפוטנציאל לספק את דרישות הפרויקט שלך. זה עוזר לך ליצור רשימה קצרה של ספקי מוצרים או שירותים מסוגלים. 
• תובנה שוקית: שליחת RFIs עשויה גם לאתן לך הבנה רחבה יותר של מה שזמין בשוק — כולל ספקים, פתרונות פופולריים וטרנדים חדשים.
• הפחתת סיכונים: אחד מהיתרונות של מסמכי בקשת מידע הוא שהם יכולים לעזור להפחית סיכונים וטעויות יקרות הקשורות לתהליך הרכש. למשל, תוכל לרכוש תובנות מהירות בנסיון אודות ניסיון ספק והיסטורית פרויקט.
• הבטחת החלטות משופרת: התגובות שתקבל מ-RFIs יכולות לספק לך מידע ערך כדי לסייע לך לקבל החלטות טובות יותר בזמן שאתה מצרף לרשימת ספקים פוטנציאלית.

עכשיו שאתה יודע למה RFI הוא כלי יקר ברכש, הנה כמה ממקרי השימוש הפופולריים שלו בענפים שונים.

מהם מקרים נפוצים של שימוש ב-RFI?

הסיבה הנפוצה ביותר שחברות משתמשות ב-RFIs היא כאשר הן צריכות להעריך מספר ספקים וצריכות מידע מהיר לאינפורם החלטות שלהן. זה נפוץ במיוחד במקרים של רכישות.

הנה כמה מקרי שימוש נפוצים שלארגונים בענפים שונים עשוים לשחרר RFI:

• חברות טכנולוגיה מידע: אם אתה מחפש לרכוש מוצרים חדשים או להטמיע תוכנה מעל, שחרור RFI לספקי פוטנציאל עשוי להימצא שיקובי עבורך בהשוואת אפשרויות כגון עלויות הקמה, אפשרויות אינטגרציה ותמיכה מובנית.
• תעשיית הבניין: בקשות מידע פוטנציאליות נמצאות גם בתעשיית הבניין, עם לקוחים ששוחררים לקבלנים וקבלנים ששוחררים לקבלני תת-קבלן לקבלת מידע בנוגע לפרויקטים, חומרים וגרגרי צפיה.

• תעשיית הבריאות: ספקי שירות בריאות נדרשים לרכוש מכשירים ותוכנה חדשים או לשדרג את סט הקיים שלהם. במקרה זה, שליחת RFIs יכולה להעניק לך תובנות לגבי ההצעות הזמינות בשוק, כולל מחירים ותמיכה לאחר הרכישה.

• קמעונאות: חברות קמעונאות עשויות גם הן להשתמש ב-RFIs כדי לבחון ספקים של הפריטים או מוצרים שהן משווקות על מנת לאשר פרטים שונים, כגון זמינות, ממדים של המוצר, איכות, ועוד.

• שירותי כספים: בסצנת הכספים, חברות משתמשות לפעמים ב-RFIs כדי לבקש מידע על ספקים שמציעים את הפלטפורמות שהן זקוקות אליהן — כגון מעקב אחר עסקאות, ניהול נתונים, קידמה, וסוגיות של שלילות.

על פי זאת, אילו פרטים כדאי שיכללו בבקשת המידע שלך?

מה לכלול ב-RFI

גם אם המידע הכללי לגבי RFIs בחברות שונות בדרך כלל ישונה לפי התעשייה ותיאורי הפרויקט, בקשת מידע נכונה כוללת אלמנטים מפתחיים מסוימים:

1. חוות דעת על הצורך

השלב הראשון ליצירת RFI שמעבירה כהה את השאילתות שלך הוא כתיבת דיכוי שלך. מדוע, מספר זה מספק לספקים לצורך זרימה על הבעיה שהם צריכים לפתור והקריטריונים שהם צריכים לעמוד בהם.

המטרה כאן היא לספק לספק הפוטנציאלי שלך מידע מספיק כדי להבין את הבעיה שיש לך אפילו אם אין להם ידע קודם על החברה שלך.

לדוגמא, אם היית שולח RFIs לחברות שיווק, עליך לתת להם סקירה כללית על המותג שלך והמוצרים או השירותים שאתה מציע. לאחר מכן, עבור לציין את הפתרונות שאתה מחפש, לדוגמא, הגברת מודעות למותג או למירמור שירותים.

2. מידע על החברה

בהתאם לתעשייתך או לתחום שלך, ייתכן שהייתרון לרכוש מידע נוסף על החברה שלך ועל מודל העסק שלה היה רעיון טוב. הוספת מידע התואם לחברה את השלב הבקרתי בו עשוי להיות כדאי להוסיף מידע נוסף על החברה ואת הדגם העסקי שלה.

בנוסף, שיתוף פרטים ארגוניים כמו ערכים ארגוניים, קהל יעד, ועוד יכול לעזור לספקים ליישר את תגובות ה-RFI שלהם בצורה טובה יותר.

3. פרטים קשורים לפרויקט

זהו חלק קריטי בקשת ההצעה שלך. סופסוף, ספקים פוטנציאליים צריכים להבין בעומק את הבעיה שלך כדי להציע פתרון. לכן, חשוב לכלול כל מידע שהספק שלך צריך כדי לצייר תוכנית פעולה אפקטיבית.

הנה רשימת משימות מהירה לעזור לך כאן:

• מטרות הפרויקט: ספק מידע מפורט על מטרות הפרויקט שלך.
• מבחני הערכה: עליך גם לשתף את דרישות הבחירה שלך עם ספקים פוטנציאליים כדי לעזור להם לקבוע האם יש להם את מה שנדרש כדי למלא את הפרויקט שלך.
• מועד הגשת התשובות: ציין כמה זמן יש כףי ספקים או ספקים כדי להגיע עם הפתרון שלהם והזמן המתאים להגשתו.
• פרטי הגשה: הקפידו לציין מפורשות איך ואיפה על הספקים לשלוח את תגובותיהם אל RFI שלך.

4. חלק התשובה

לבסוף, עליך גם לכלול פרק המפרט את התבנית של תגובות שאתה מצפה מנמען הבקשה שלך למידע. זה מבטיח שתקבל תגובות רלוונטיות ומתקנות שיגרילו את תהליך ההערכה שלך ככל הניתן פשוט.

בנוסף, תוכל גם לבקש ממגיבים לספר לך מדוע הם הטובים ביותר עבור התפקיד. זה יכול לעזור לך לקבוע אילו חברות מועמדות לרשימת השורט שלך לשלב הבא של התהליך; בקשת הצעות מחיר.

בחלק התשובה שלך, ישנם שני שדות ספציפיים שצריך לספק להם מרחבים מיוחדים - חלק למידע הספציפי שאתה מבקש וחלק לזיקה של ספקים.

בפסקאות הבאות, אנו נדגיש שיטות הפעולה הטובות האחרות שלך עבור RFI שלך.

מהם כמה משיטות הפעולה הטובות של RFI?

ככל שמידע בקשתך למידע יותר טוב, כך יהיה איכות תגובות גבוהה יותר שתקבל ותהיה החלטתך מעודכנת יותר. 

אלה הן מעצות התעשייה הטובות ביותר שיסייעו לך ליצור RFIים אפקטיביים:

• תמיד ציין את המידע שצריך לך בצורה ברורה. חשוב לשמור על שאלותיך בצורה ברורה ככל האפשר כדי למנוע קבלת תגובות לא ברורות ולא מועילות. ככל ששאלותיך יהיו ברורות, כך תרוויח תגובות ערך יותר.
• שמור על RFI שלך כמה שיותר ישר וקצר. בדרך כלל, בקשות למידע לא צריכות להיות ארוכות או מעוצמות. לכן, עליך לבקש רק מידע שקשור לפתרון הספציפי שאתה צריך.
• תן לספקים זמן מספיק להגיב. אמנם RFIs לרוב לא אמורים להיות כהנים כמו RFPs או RFQs, אך אתה רוצה גם שהשייכים שלך יהיו עם מספיק פרטים כדי להכין תגובה. שבועיים עד ארבעה שבועות הן חלון הטיפולי הנפוץ ביותר לתגובת RFI.
• השתמש בתבנית RFI זהה לכל פרויקט. שימוש בתבנית אחת לכל ה-RFIs שלחת במהלך פרויקט יגרום להשוואה קלה ולהערכה קלה יותר מכיוון שתקבל תגובות מוסכמות. 
• שקול להשתמש בעזרים חזותיים ב-RFI שלך. בהתאם לתחום התיק או לרמת הקושי של הפרויקט שלך, שימוש באמצעי חזותיים ב-RFI שלך עשוי לעזור לספקים פוטנציאליים להבין את פרויקטך בצורה יותר טובה ולקבל תגובות נוספות. נפוץ במיוחד בתעשיית הבנייה.

בכך אמרנו, בוא נרוץ מהר דרך תהליך RFI טיפי.

איך עובדת תהליך RFI עובד?

שלב בקשת המידע במקרה רגיל יתרחש בארבע שלבים:

1. הלקוח יוצר את מסמך הRFI

השלב הוא יצירת המסמך RFI עצמו. במהלך שלב זה, הלקוח יוסיף בדרך כלל פרטים חיוניים אודות החברה שלהם, הבעיה שהם מנסים לפתור, ודרישות הפרויקט שלהם בRFI. המטרה היא לספק לספקים פוטנציאליים את המידע שהם זקוקים כדי ליצור תגובות מושכות.

במהלך זה, גורו יכול לעזור לכם עם תהליך איסוף הנתונים.

עם וויקי ברשת הפנימית המופעלת ב AI של Guru, שאילות מידע מכל מקום במסד הנתונים או ביישומים משולבים של הארגון שלך מתקלטת הרבה יותר קלה. זה אומר שאתם לא צריכים לבזבז זמן בחיפוש אחר הפרטים שאתם זקוקים להם.

בנוסף, גורו יכול גם להמליץ על מידע על סמך הקשר, ולוודא שאתם כוללים את כל הפרטים הרלוונטיים שספקים עשויים לצטרך במסמך ה-RFI שלכם. העוזר המלמד המובנה גם יכול לעזור לכם בכתיבת תוכן ה-RFI שלכם.

2. ספקים יכולים לכתוב ולשחרר את תגובות ה-RFI שלהם

כאשר ספקים מקבלים את מסמך 'בקשת מידע' שלך, נהוג שימשיכו לכתוב את תגובתם. זה צריך לקרות במסגרת הזמן שקובעת לתת תשובה, בדרך כלל כשלושה שבועות.

חשוב עבורך להוציא תבנית להדרכת תשובות הספקים המגן עליך. על ידי התאמת תשובותיהם, תקבל סיכויים טובים יותר שתקבל תשובות רלוונטיות ביותר שמספקות את המידע שאתה צריך.

זה גם מבטיח שתקבל תשובות שקל להשוות ולהעריך.

3. ביקורת הלקוח

כאשר עבר מועד ההגשה של 'בקשת המידע' ואיספת את כל התגובות שקיבלת, השלב הבא הוא לסקור את כל תגובה ולהחליט אם היא עונה על הדרישות המינימליות שלך.

המפתח כאן הוא לחפש מידע שמציין את יכולת הספק לעמוד בציפיות הפרויקט שלך. פרטים כמו היסטוריה שלהם, רמות ניסיון, ושירותים המוצעים יכולים לתת לך את התובנה שאתה צריך.

עליך לשים לב שפרטי הפרויקט המסוימים, כגון מחירים, תקציבים, וקווי זמנים למסירה, רגילים שלא יהיו בדרך כלל בתשובת RFI.

4. הלקוח ממשיך לשלב רכישה הבא (ה-RFP)

בהתבסס על התגובות שקיבלת, אתה יכול לקבוע אילו ספקים עונים על דרישות ההגשה הראשוניות שלך ולהכניסם לרשימה הקצרה. לאחר מכן, תוכל להמשיך לשלב הבא בתהליך הרכישות, שהוא 'בקשת הצעות מחיר'.

עליך לשים לב שזוהי מועילה טובה ליידיע לספקים שקיבלו את מסמך 'בקשת מידע' על ההחלטה שלך, למרות מה שתחליט.

דוגמאות ל-RFI למרץ אותך

רוצה לרענן את רוחך ל-RFI הבא שלך? הנה שתי דוגמאות ממותגים לכדי תובנה ערך בעת כתיבת בקשת המידע הבאה שלך:

עיר פינקס CCMS RFI

עיר פינקס רצתה לקבל מערכת ניהול תיקי פלילים (CCMS). אז, יצרו מסמך בקשת מידע כדי לזהות ספקים פוטנציאלים. בהתאם לדרישות הייחודיות לפתרון כזה, ה-RFI הכיל תקני מוצר מוחמצים ומבחני ערכה עבור ספקים פוטנציאליים שתכננו לשלוח תשובה.

ארה"ב רשות השירותים הכלליים בארה"ב (GSA) RFI

רשות השירותים הכלליים של ארה"ב רצתה להפחית זיהויים חמצניים ממבני מסחריים והיתה זקוקה לפתרונות חדשניים לבעיה. לכן, הגישה הייתה להוציא RFI בקשה לטכנולוגיות חדשות ובר מגיעות לשפר את יעילות האנרגיה ולהפחית את הפליטות שלפחית במבנים מסחריים. ה-RFI דרש גם מספקי השירותים הפוטנציאליים להציע קריטריוני הצלחה מדידים במספר תחומים.

עליך!

אות עצמך ככל שתהלל תהליך הרכישות בדרך כלל בא בקשיות מרובות וגורמים סיכונים, תוך ניצול כלים כמו מסמך 'בקשת מידע' לעזור להפוך את התהליך לכה חלקה שאפשרי. מאחר ו-RFIs תמיד עוזרים לך לקבל מידע חיוני על ספקים המועמדים שלך, אתה יכול ליצור רשימת ספקים מושכלת ולשפר משמעותית את הסיכויים שלך לבחור בשותף האידיאלי לפרויקט שלך.

עם Guru, אתה יכול להפחית עוד יותר את המרווח שלך  על ידי יצירת מסמכי RFI שמכילים מידע בעל קשר גבוה על חברתך ודרישות הפרויקט שלך.

יותר מזה, הפלטפורמה יכולה לעזור לך לחתוך את הזמן שצריך כדי להכין מסמכי RFI תקינים וממוקדים מאוד, ולוודא פירוק תוצריות ויעילות תפעולית רבה.

הירשמו ל-Guru היום וגלו את הפוטנציאל המלא של ניהול מידע לארגונכם.

‍