Das Problem

Das Wissensmanagement innerhalb von Organisationen kann oft chaotisch und ineffizient werden. Ohne einen strukturierten Ansatz kann wichtige Informationen veraltet, inkonsistent oder unzugänglich werden. Dieser Mangel an Organisation kann zu geringerer Produktivität, Missverständnissen und Frustration unter den Mitarbeitern führen.

Die Lösung

Die Einrichtung eines Wissensrates kann die Prozesse des Wissensmanagements rationalisieren und sicherstellen, dass Informationen genau, relevant und leicht zugänglich bleiben. Ein Wissensrat ist eine Gruppe von Personen, die für die Erstellung, Pflege und Verwaltung des Wissens innerhalb einer Organisation verantwortlich ist. Mit einem Tool wie Guru und den richtigen Stakeholdern, die sich um eine gemeinsame Vision versammeln, wird Ihre Organisation sofortige Effizienz- und Effektivitätsgewinne durch Ihr Wissensprogramm sehen.

Hier sind die besten Praktiken für die Bildung eines Wissensrates und die Erstellung von Governance-Standards, mit Tipps von unseren Kunden aus dem Feld.‍

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1. Zweck und Ziele definieren

• Formulieren Sie klar die Mission und die Ziele des Wissensrates.
• Richten Sie die Ziele des Rates auf die Gesamtausrichtung der strategischen Ziele der Organisation aus.
• Stellen Sie sicher, dass der Zweck allen Stakeholdern gut kommuniziert wird.

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2. Das richtige Team zusammenstellen

• Identifizieren Sie wichtige Stakeholder, Befähigungsmitarbeiter und Fachexperten aus verschiedenen Abteilungen. In formellen oder inoffiziellen Befähigungsrollen ist das Wissensmanagement entscheidend, um die Kontinuität von Erfahrung und Informationen über Teams hinweg zu gewährleisten.
• Sorgen Sie für eine diverse Vertretung von Rollen und Fachwissen, um alle Aspekte der Wissensverwaltung abzudecken.
• Ernennen Sie einen engagierten Leiter oder Koordinator für den Rat, um Initiativen voranzutreiben und den Fokus auf die Ziele aufrechtzuerhalten.

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3. Verantwortlichkeiten definieren

Jeder Rat ist anders, mit unterschiedlichen Perspektiven und Anwendungsfällen, daher ist die Liste der Verantwortlichkeiten stark situativ. Typische Beispiele sind:

• Erstellen Sie eine Wissensrats-Charta
• Regelmäßig (d. h. monatlich) treffen, um sich zu koordinieren über Strategien und Projekte des Wissensmanagements.
• Erstellen, überwachen und aufrechterhalten von Governance-Standards (d. h. dem Set von Rollen, Regeln und Workflows, die das gesamte Team befolgt, wenn es Guru verwendet).
• Überprüfen Sie die Karten gemeinsam.
• Schaffen Sie individuelle "Sammlungs-Champions", die Verantwortung und Verantwortung für die Gesundheit und Wartung ihrer Sammlung übernehmen können (d. h. Vertrauenswerte, Guru-Adoption, Kartentemplate-Erstellung usw.).
• Gehen Sie die Beispiel-Wissensrat Wartungscheckliste durch, die Folgendes enthalten kann: Überprüfung neuer/unkategorisierter Tags, den Überprüfungsfortschritt, Suchen, die Ergebnisse produzieren/nicht produzieren, beliebte Karten, Kartentemplates usw.
• Posten Sie Guru "Tipps" in den Teamkommunikationstools.
• Heben Sie großartige Wissensbeitragsleister und -verbraucher auf Slack oder in einer Bekanntmachung hervor.
  

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4. Governance-Standards etablieren

• Implementieren Sie klare Richtlinien für die Erstellung, Überprüfung und Genehmigungsprozesse von Inhalten.
• Definieren Sie die Versionskontrolle durch Überprüfungs- und Dokumentationsstandards.
• Richten Sie regelmäßige Audits ein, um die Einhaltung zu gewährleisten und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

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Beispiele für Governance-Standards

• Vertrauenswürdigkeit nicht unter 80% pro Sammlung.
• Durchschnittliches Überprüfungsintervall: vierteljährlich oder häufiger.
• >> 90% monatliche Adoption.
• Karten, die 60 Tage unverifiziert geblieben sind, werden archiviert.
• Karten, die in den letzten 180 Tagen keine Ansichten hatten, werden archiviert.
• Überprüfer müssen immer ein individuelles Fachwissen oder eine kleine „[TEAM] Experten“-Gruppe sein.
• Karten müssen mindestens ein Tag haben, jedoch nicht mehr als vier Tags.
• Es darf keine Karte erstellt werden, ohne dass sie zu mindestens einem Ordner hinzugefügt wird. Falls Ausnahmen gelten, klären Sie das klar.
• Setzen Sie die Erwartung bei den Nutzern, dass Guru der erste Platz für die Suche nach Wissen ist.

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5. Schulung und Ressourcen bereitstellen

• Bieten Sie Schulungen und Ressourcen an, die den unterschiedlichen Bedürfnissen Ihrer Ratsmitglieder und Mitarbeiter gerecht werden. Diese Werkzeuge, kombiniert mit klaren, dokumentierten Verantwortlichkeiten, helfen den Ratsmitgliedern, sich in ihren Rollen unterstützt zu fühlen.
  

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6. Feedback und kontinuierliche Verbesserung fördern

• Transparenz ist der Schlüssel – veröffentlichen Sie regelmäßig Berichte über die Leistung der Sammlung, heben Sie Bereiche hervor, die Verbesserungen benötigen, und feiern Sie Erfolge.
• Verwenden Sie Wettbewerbe oder Anreize, um Freiwillige zur Aufrechterhaltung hoher Standards zu motivieren, mit kleinen Belohnungen wie Gutscheinen oder Firmenartikeln, um die Motivation hoch zu halten. Dies erkennt nicht nur ihre Bemühungen an, sondern ermutigt auch andere, aktiv an der Aufrechterhaltung der Inhaltsgenauigkeit teilzunehmen.
• Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig die Praktiken des Wissensmanagements basierend auf Feedback und sich ändernden Bedürfnissen.
• Fördern Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und des Lernens.
• Beziehen Sie hochrangige Stakeholder ein, um die Vorteile der Teilnahme am Rat zu zeigen und somit das Profil der beteiligten Personen zu heben. 

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Kunden-Highlight: Ocado Technologies

Ocado Technologies ist der Technologiebereich von Ocado Group, einem in Großbritannien ansässigen Unternehmen, das hochmoderne Software, Robotik und Automatisierungslösungen für die Lebensmittelindustrie entwickelt. Sie betreiben ihr eigenes Online-Lebensmittelgeschäft und lizenziert ihre fortschrittliche Technologie auch an große Einzelhändler weltweit, darunter Kroger in den USA. und Coles in Australien. Mit ihren End-to-End, hochautomatisierten Fulfillment-Systemen transformiert Ocado Technologies die Art und Weise, wie Lebensmittel weltweit geliefert werden.

In Anerkennung des kritischen Bedarfs an Innovation und Konsistenz in den globalen Betrieben von Ocado erkannte Knowledge Managerin Helen Bedi die Wichtigkeit eines strukturierten Ansatzes für das Wissensmanagement. Nach der Empfehlung des Customer Solutions-Teams von Guru richtete Helen einen Wissensrat ein, um sicherzustellen, dass das schnell wachsende und komplexe technische Fachwissen von Ocado effektiv erfasst, geteilt und bewahrt wird.

Ocados Ansatz

1. Zweck und Ziele definieren: Laut Helen „hat uns ein Rat als Administratoren geholfen, Benutzer und Autoren einzuarbeiten, Befähigungen, Ankündigungen neuer Funktionen bereitzustellen und die Gesundheit des Wissens in jeder Sammlung aufrechtzuerhalten.“ 

2. Das richtige Team zusammenstellen: Der Wissensrat von Ocado setzt sich aus Mitarbeitern verschiedener Abteilungen an verschiedenen Standorten zusammen, die jeweils für bestimmte Teile ihres Wissensspeichers verantwortlich sind.

3. Verantwortlichkeiten definieren & Standards festlegen: Sie halten Engagement durch regelmäßige Initiativen und Wettbewerbe aufrecht. Helen bemerkte: „Wir haben diese Initiative mit einem Wettbewerb für jeden Champion der Sammlung gestartet, um die Vertrauenswürdigkeit ihrer Sammlung auf 80% oder mehr zu bringen, um in die Verlosung aufgenommen zu werden.“

4. Schulung anbieten: Helen richtete einen speziellen Slack-Kanal ein und bot kontinuierliche Befähigung durch Tipps und Ankündigungen neuer Funktionen an. Diese Werkzeuge, kombiniert mit klaren, dokumentierten Verantwortlichkeiten, halfen den Ratsmitgliedern, sich in ihren Rollen unterstützt zu fühlen.‍

5. Feedback fördern: Helen führte auch einen Preis „Champion des Monats“ für hochleistende Ratsmitglieder ein. Das erkennt nicht nur ihre Bemühungen an, sondern ermutigt auch andere, aktiv an der Aufrechterhaltung der Inhaltsgenauigkeit teilzunehmen.

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Vorlagen: Wissensrats-Charta

Verwenden Sie diese Vorlage, um die Stakeholder des Wissensrates um den Zweck des Rates und wie Sie zusammenarbeiten werden, zu konzentrieren. 

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Einführung von [dem Namen Ihres Unternehmens] Wissensrat

Dokumentieren Sie die Mission Ihres Wissensrates in einer Guru-Karte.

Ein Wissensrat ist eine Gruppe von Vertretern aus den einzelnen Abteilungen oder Teams, die Guru verwenden, die sich regelmäßig treffen, um zu kollaborieren, bewährte Verfahren auszutauschen und Guru auf dem höchsten Niveau aufrechtzuhalten, um sicherzustellen, dass es den Bedürfnissen jeder einzelnen Abteilung dient. Dieser Artikel umfasst:

• Ziele für die Guru-Wartung
• Governance-Standards
• Verantwortlichkeiten des Rates
• Mitglieder des Wissensrates
• Kommunikationsmethoden

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Ziele für die Guru-Wartung

Es ist nützlich, eine klare Erwartungshaltung dafür festzulegen, wie Sie möchten, dass Ihr Content-Team mit dem Wissen Ihres Teams in Guru umgeht. Hier listen wir ein Beispielset von Standards auf (fühlen Sie sich frei, diese für Ihr Team anzupassen).

Um vertrauensvolle Materialien und Inhalte in Guru aufrechtzuerhalten, werden wir die folgenden Standards für alle Karten und Inhalte einhalten:

• Vertrauenswürdigkeit nicht unter 80%.
• Durchschnittliches Überprüfungsintervall: vierteljährlich +.
• 80% der Karten sind zum leichteren Suchen getaggt.
• Nutzerakzeptanz: >90%.

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Guru Governance-Standards

Die Governance-Standards sind die festgelegten Rollen, Regeln und Arbeitsabläufe, die von einem Wissensrat erstellt und umgesetzt werden, an die sich das gesamte Team bei der Nutzung von Guru hält. Kartenersteller und Sammlungsbesitzer folgen den Governance-Standards, um Wissen in Guru zu erstellen und zu verwalten. Hinweis: Wenn Sie entscheiden, dass jedes einzelne Team, das Guru verwendet, seine eigene Governance-Strategie haben sollte, dokumentieren Sie dies entsprechend in Guru!

• Karten, die 30 Tage lang nicht verifiziert wurden, werden archiviert.
• Karten, die in den letzten 180 Tagen keine Ansichten hatten, werden archiviert.
• Inhalte müssen von einem Eigentümer/Überprüfer sein
  • Team (vs. individuell) Nützlich, um die Verantwortung zu verteilen und die Verifizierung schneller zu machen (viele Hände machen der Arbeit leicht); jedoch Vorsicht, dass die Benutzer nicht denken, dass „jemand anders in der Gruppe das tun wird“.
  • Individuell (vs. team) Nützlich, um die Verantwortung auf den tatsächlichen Experten zu legen und die aktive Teilnahme zu gewährleisten, da "es voll auf dir liegt".
• Es darf keine Karte ohne mindestens ein Tag erstellt werden.
• Es darf keine Karte erstellt werden, die nicht zu mindestens einem Ordner hinzugefügt wird, einige Ausnahmen können gelten.
• Alle Sammlungsbesitzer sind verantwortlich für Karten und Ordner, die unter ihrer Teamverantwortung liegen, einschließlich der oben genannten Standards.

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Verantwortlichkeiten des Wissensrates

Überprüfen und Maßnahmen ergreifen, um die Governance-Standards aufrechtzuerhalten (Beispiele unten aufgeführt).

• Zuweisung von Wissensdomänenbesitzern und deren Verantwortung für Punkte wie Vertrauenswürdigkeit, Adoption und Kartentemplategestaltung.
• Durchgehen der vorgeschlagenen Wartungscheckliste und kohärente und konsistente Maßnahmen bei der Analyse des Wissens ergreifen.
• Regelmäßig treffen (d. h. monatlich), um sich über Projekte des Wissensmanagements abzustimmen und die internen Vertrauenswerte/Adoption zu steigern.
• Mit Ihrem Guru CSM kommunizieren oder sich mit der Guru-Community für Beratung befassen.
• Helfen Sie, eine Teamkultur rund um Wissen aufzubauen, indem Sie betonen, dass Guru der erste Platz für die Suche nach Informationen ist.

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Mitglieder des Wissensrates

Identifizieren Sie die Stakeholder des Wissensrates und die verantwortlichen Personen, damit die Teammitglieder wissen, wer für die Wartungsbemühungen verantwortlich ist und wo sie Fachexperten finden können.

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Sammlungs-Champion: Die Person, die letztendlich für die Gesundheit und Organisation einer Sammlung verantwortlich ist und sicherstellt, dass die Sammlung die Standards des Wissensrates erfüllt. Champions können aktive Mitglieder des Wissensrates sein oder vom Rat zugewiesen werden.

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Ordner-Level-Fachexperten: Wahrscheinlich keine Teilnehmer an den Sitzungen des Wissensrates, aber erstellen und/oder verwalten den Inhalt von Karten. In erster Linie verantwortlich für die Beantwortung von Fragen zu ihrem Inhaltsbereich über "Fragen Sie einen Experten" oder Slack und dafür zu sorgen, dass ihr Ordner den Standards des Wissensrates entspricht.

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Kommunikationsmethoden

Halten Sie Ihren Wissensrat engagiert, indem Sie persönliche (oder virtuelle) und asynchrone Möglichkeiten zur Zusammenarbeit definieren. Empfehlungen für automatisierte Arbeitsabläufe anbieten, um die Wartung verwaltbar zu machen.

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Haben Sie Feedback für unseren Wissensrat?

Teilen Sie Ihre Ideen in [Beispiel Slack-Kanalnamen und Link einfügen].

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Verwandte Links

d.h. ein Link zu diesem Projekt in Ihrer Projektmanagement-Software.

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Vorlage: Wartungs-Checkliste des Wissensrats

Verwenden Sie diese Vorlage als Gruppe für Ihren Rat, um die Gesundheit des Wikis zu überwachen und das Wissen Ihrer Organisation in Guru zu erhalten.

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Gesundheit der Sammlung

Um die Wartung zu erleichtern, überlegen Sie:

• Automatisierte Guru-Arbeitsabläufe mit Zapier oder Workato einrichten (d.h. Vertrauenspunktaktualisierungen an Slack senden oder Aufgaben für nicht verifizierte Karten in der Projektmanagement-Software erstellen)
• Einen Kartenmanagerfilter speichern, um Ihre Sammlung einfach zu überprüfen.
• Guru-Analyseberichte planen, um Einblicke in Ihre Sammlung zu erhalten.

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Wöchentliche Wartung

Vertrauen Sie der Sammlung Trust Score

• Gibt es unbestätigte Karten?
  • Wenn eine Karte nicht verifiziert ist:
    • Klicken Sie, um das Verifizierungsintervall der Karte zu sehen.
    • Überprüfen Sie den Verifier: Wer ist der Verifier der Karte und ist diese Person noch der richtige Fachexperte?
      • Wenn der Verifier korrekt ist, sprechen Sie mit ihm und verstehen Sie, welche Unterstützung er benötigt, um seine Karten zeitnah zu verifizieren.
      • Wenn der Verifier nicht korrekt ist, weisen Sie ihn dem Experten in Ihrer jeweiligen Sammlung zu
    • Wenn Sie sich nicht sicher sind, wer die Karte verifizieren sollte, verwenden Sie die Kartenkommentarfunktion, um mit dem Autor, Experten oder neuen Verifier zu kommunizieren, um alle auf denselben Stand zu bringen.
• Überprüfen Sie den Inhalt der Karte
  • Wenn der Verifier korrekt ist (und Sie es sind!)—überprüfen Sie den Inhalt. Ist alles in dieser Karte noch aktuell und genau? Müssen Sie bestimmte Teile der Karte bearbeiten?
• Überprüfen Sie das Verifizierungsintervall
  • Wenn das Wissen auf der Karte immer gültig ist und sich nicht oft ändert (z.B. Lieblingsorte zum Mittagessen im Büro), können Sie das Intervall auf einen längeren Zeitraum einstellen (dies wird die Karte automatisch verifizieren).
  • Im Kartenmanager Karten filtern nach: Verifizierungsstatus > ist > Nicht vertraut UND Datum der letzten Überprüfung > mehr als > 90 Tage her.
• Sehen sich Menschen diese Karte an?
  • Klicken Sie auf die horizontalen Punkte ("⋯") oben auf der Karte, um das Mehr Optionen-Menü zu öffnen und auf Nutzung und Analysen zu klicken. um "Kartenansichten im Laufe der Zeit" zu sehen. Wenn sich niemand diese Karte ansieht, ziehen Sie in Betracht, sie zu archivieren.
  • Im Kartenmanager ungenutztes Wissen finden, indem Sie die Karten nach filtern: Zuletzt angesehen > Mehr als > 180 Tage her. Finden Sie statisches Wissen, indem Sie die Karten nach filtern: Letztes Änderungsdatum > mehr als > 180 Tage her.

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Inhalte organisieren

• Überprüfen Sie "[Legacy]-Karten, die sich nicht auf einem Board befinden" im Kartenmanager – entscheiden Sie, ob es sinnvoll ist, diesen Ordner umzubenennen oder die Karten in einen anderen Ordner zu verschieben. (Dieser Ordner kann nur in Guru-Arbeitsbereichen gefunden werden, die vor Juni 2023 erstellt wurden.)
• Stellen Sie sicher, dass es keinen doppelten Inhalt gibt, indem Sie die Duplikaterkennung verwenden.
• Verwenden Sie den Tag-Manager, um nach neuen/unkategorisierten Tags zu suchen.

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Fördern Sie die Nutzung von Guru

• Überprüfen Sie Analysen für Ihre beliebtesten (gesehenen) Karten und bewerben Sie sich im Team (in Slack posten oder eine Ankündigung verwenden).
• Feiern Sie die besten Kartenbenutzer in Slack.

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Monatliche Wartung

Inhalte strukturieren

• Gehen Sie durch Ihre Sammlungserfahrung – Macht die Ordnerstruktur in Ihrer Sammlung Sinn für jemanden, der Ihre Sammlung zum ersten Mal sieht?

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Berechtigungen aktualisieren

• Sind die Fachexperten, die Inhalte in Ihren Sammlungen erstellen, in den entsprechenden Guru-Gruppen mit den entsprechenden Rollen?
• Gibt es privates Wissen, auf das andere Gruppen zugreifen müssen? Wenn ja, passen Sie die Ordnerberechtigungen an.

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Wissenlücken füllen

• Überprüfen Sie die Analysen zur Wissensnutzung, insbesondere Suchanfragen, die keine Ergebnisse liefern. Gibt es eine Karte, die auf Grundlage dieser Lücken erstellt werden könnte?
  • Weisen Sie Autoren zu, um Inhalte zu erstellen, um diese Lücken zu füllen.