Unternehmens-Wiki vs. Wissensdatenbank

Obwohl sie oft synonym verwendet werden, erfüllen ein Unternehmens-Wiki und eine Wissensdatenbank unterschiedliche, aber manchmal überlappende Zwecke. Ein Unternehmens-Wiki ist in der Regel ein gemeinsamer Raum, in dem jedes Teammitglied Inhalte erstellen und bearbeiten kann, was es ideal für die Erfassung von sich entwickelndem Wissen und teamorientierter Dokumentation macht. Eine Wissensdatenbank hingegen ist in der Regel strukturierter und zentralisierter und wird häufig zum Speichern von verifizierten, autoritativen Inhalten verwendet - wie Produkt-FAQs, Prozessdokumentationen oder Kundensupportressourcen. Der Hauptunterschied liegt darin, wer den Inhalt erstellt, wie er gepflegt wird und wie er verwendet werden soll: Wikis legen Wert auf Flexibilität und Zusammenarbeit, während Wissensdatenbanken sich auf Genauigkeit und Kontrolle konzentrieren.

Wenn Sie mit der Funktionsweise von Wikipedia vertraut sind (offen für neue Inhalte und Bearbeitungen von jedermann), haben Sie die Grundlagen davon, was ein Unternehmens-Wiki ist - abgesehen davon, dass nur Mitarbeiter des Unternehmens darauf zugreifen und es bearbeiten können. Auch bekannt als internes Wiki oder Unternehmens-Wiki, ist es eine zentrale Datenbank, in der eine Gemeinschaft von Mitarbeitern Inhalte zu Unternehmensprozessen, Projekten, Produkten und Dienstleistungen beitragen oder bearbeiten kann. Die Idee hinter einem Unternehmen, das Wiki-Software nutzt, besteht darin, einen Raum für Experten zu verschiedenen Themen bereitzustellen: von Kundendaten über spezifische Schulungsprozesse bis hin zu vergangenen und aktuellen Preisgestaltungsmodellen, um Informationen kontinuierlich hinzuzufügen und zu aktualisieren, sodass sie von anderen Mitarbeitern leicht durchsucht werden können. Dies reduziert die Zeit, die Teammitglieder mit der Suche oder dem Fragen verbringen, um Antworten auf ihre Fragen zu finden.

Vorteile von Corporate-Wikis

Ein Corporate-Wiki ermöglicht es den Mitarbeitern, Informationen schnell und einfach zu teilen, zu aktualisieren und zu suchen, zum Nutzen des gesamten Unternehmens. Wenn Einzelpersonen ihr Fachwissen zu einem bestimmten Thema beitragen, sind diese Kenntnisse für die nächste Person verfügbar, die sie benötigt, ohne eine zeitaufwändige Suche. Weitere Vorteile sind:

• Bewahrtes Wissen — Je mehr Wissen Ihre Mitarbeiter haben, desto effektiver können sie Kunden bedienen und ihre Aufgaben erfüllen. Ein Bezugspunkt in einem Unternehmenswiki für ein bestimmtes Kundenproblem, eine Prozessfrage oder ein Preisdetail kann den Mitarbeitern viel Zeit und Frustration ersparen. 
• Ein zentraler Suchpunkt — Wichtige Unternehmensinformationen sind inhärent über Handbücher, Websites, Handbücher, E-Mails, aufgezeichnete Gespräche und sogar in den Köpfen Ihrer Mitarbeiter verstreut. Ein Unternehmenswiki kann all dieses Wissen an einem durchsuchbaren Ort zusammenbringen.
• Zeitersparnis — Die Informationsbereitstellung optimieren und einen einzigen Wissensspeicher kann nicht nur die Mitarbeiter befähigen, eigenständig zu handeln, sondern ihnen auch Zeit sparen. Anstatt verschiedene Kanäle durchzugehen und mehrere Mitarbeiter zu fragen, was die offizielle Richtlinie Ihres Unternehmens ist, wenn ein allgemeines oder spezifisches Problem auftritt, kann ein Unternehmens-Wiki die Antworten auf häufig gestellte Fragen sammeln und Ihrem Team ermöglichen, mit Zuversicht schnell fortzufahren.
• Verwirrung beseitigen — Wenn Ihr Unternehmen wächst, hilft Ihnen ein gut gepflegtes Unternehmens-Wiki dabei, Verwirrung über veraltete Dokumentversionen zu beseitigen. Wachsende Unternehmen ändern oft die Art und Weise, wie sie Dinge tun, oder sammeln mehr Wissen in bestimmten Bereichen. Ein Unternehmenswiki als einzige Wahrheitsquelle zu verwenden, kann helfen sicherzustellen, dass Ihr Team zu jeder Zeit Zugriff auf die genauesten, aktuellsten Informationen zu einem bestimmten Thema hat.
• Erhöhte Zusammenarbeit — Ein Unternehmens-Wiki ermutigt Teammitglieder, das Gelernte zu teilen, um Ihr Unternehmen zu verbessern. Mitarbeiter können inspiriert werden, zu diesem gemeinsamen Erfolg beizutragen, und Einzelpersonen, die potenziell verknüpfte Inhalte beitragen, können zu Mitarbeitern bei zukünftigen Projekten werden.
• Verknüpfte Ressourcen — Die Möglichkeit, benutzergenerierte Inhalte innerhalb des Unternehmens-Wikis zu verknüpfen, bietet zusätzliche Tiefe für die Suchenden. Sie können mehr über ein bestimmtes Thema lernen oder Informationen verifizieren, die in mehr als einem Bereich besprochen wurden.

Herausforderungen traditioneller Unternehmenswikis

Um ein effektives Unternehmenswiki zu erstellen, ist die Zustimmung des Teams erforderlich. Warum? Weil Sie regelmäßige Mitwirkende benötigen, um genügend nützliche Informationen in das zentrale Repository hinzuzufügen und Personen, die den Inhalt aktualisieren und bearbeiten, wenn er aufgefrischt werden muss. Einige Herausforderungen, denen Unternehmen bei dieser Zustimmung mit traditionellen Wikis gegenüberstehen, sind:

• Der zusätzliche Arbeitsaufwand — Von den Mitarbeitern wird erwartet, dass sie Wissen zum Wiki beitragen, obwohl es nicht Teil ihrer Kernarbeit ist. Inhalte für ein Wiki zu erstellen oder zu bearbeiten, benötigt Zeit, daher könnte ein Mitarbeiter zögern, seine wertvolle Zeit für diesen Zweck zu verwenden. Die Kommunikation von Anfang an, dass ein starkes, funktionierendes Unternehmens-Wiki letztlich Zeit für alle spart und dass ein wenig Arbeit jetzt die Menge an später benötigter Arbeit reduziert, ist entscheidend. ‍
• Zu viel Aufsicht — Während Führungskräfte die Gesamtqualität des Unternehmens-Wikis im Auge behalten sollten, soll es kollaborativ sein. Wenn eine Führungskraft den Mitarbeitern genau sagt, was sie beitragen oder bearbeiten dürfen oder nicht, geht der Zweck eines internen Wikis verloren.
• Navigationsprobleme — Einige Unternehmenswikis, insbesondere diejenigen, die auf älteren Softwaresystemen beruhen, sind zu komplex und für Benutzersuchen nicht intuitiv. Neuere Software und kollaborative Eingaben in Ihre Organisationsstrategie können helfen.
• Außerhalb der Arbeitsabläufe — Traditionelle Wikis existieren typischerweise außerhalb Ihres täglichen Arbeitsablaufs. Das bedeutet, dass eine weitere Webanwendung hinzugefügt wird, die Sie aus Ihrem Arbeitsbereich herausführt. Inhaltsverwaltungssysteme, die keine Integrationen mit Ihren vorhandenen Apps haben, schädigen die Produktivität Ihrer Teams. Der Zugriff auf Echtzeitwissen unterwegs ist unerlässlich, insbesondere für moderne Kundenserviceteams und Vertriebsteams. 
• Mangel an Analysen — Traditionelle Unternehmenswikis bieten in der Regel keinen Einblick darüber, wie Mitarbeiter Inhalte konsumieren. Das führt zu Inhaltslücken. Eine Wissensdatenbank mit einem integrierten Analysetool ermöglicht es Ihnen zu verstehen, wonach Ihre Teammitglieder häufig suchen. Indem Sie diese unbeantworteten Fragen aufdecken, können Sie das interne Wissensaustausch stärken und diese Inhaltslücken schließen.

Wie man ein internes Unternehmenswiki erstellt

Ein internes Wiki für Ihr Unternehmen einzurichten, kann relativ einfach sein, wenn Sie das richtige Tool verwenden. Traditionelle Wikis haben zahlreiche Einschränkungen: sie können übermäßig komplex, unintuitiv oder erfordern zu viel Zeit, um vom Benutzer nach Inhalten zu suchen. Glücklicherweise sind bessere Optionen verfügbar.

Mit einem benutzerfreundlichen internen Wiki-Tool können Sie ein Unternehmenswiki erstellen, das einfach zu durchsuchen, zu bearbeiten und mit einer sinnvollen Inhaltsstruktur zu navigieren ist. Ihr internes Wiki sollte Verknüpfungen zwischen Ihren Seiten zulassen, sich mit Ihren anderen Wissensmanagement-Tools integrieren und Berechtigungen sowie Zugriffsrechte verwalten.

Hier sind einige einfache Schritte, die Sie befolgen sollten, um Ihr ideales internes Wiki umzusetzen:

1. Wählen Sie Ihre Software 

Sie möchten ein Tool, das alle oben genannten Funktionen bietet. In den meisten Fällen suchen Sie auch nach Software, die sehr einfach zu installieren oder zu konfigurieren ist oder diese Schritte überspringt und direkt von Ihrem Browser aus funktioniert. Die Integration mit den anderen Tools Ihres Unternehmens ist entscheidend, um Ihr internes Wiki auf dem neuesten Stand zu halten und einen Mehrwert für Ihr Team zu bieten. Erfahren Sie mehr über die Auswahl einer Wissensmanagement-Software.

2. Importieren Sie Inhalte oder beginnen Sie mit der Erstellung

Mit Software, die Integrationen unterstützt, können Sie den Inhalt Ihres Unternehmens einfach in Ihr neues internes Wiki importieren. Das richtige Tool macht auch die Erstellung und Bearbeitung neuer Inhalte zu einem leicht verständlichen, benutzerfreundlichen Prozess.

3. Implementieren Sie interne Links

Das Hinzufügen interner Links zu verwandten, ähnlichen oder ergänzenden Inhalten auf internen Wiki-Seiten kann es den Teammitgliedern erleichtern, das zu finden, was sie benötigen. Das Hinzufügen interner Links zu zusätzlichen Inhalten im Wiki ermöglicht es Ihren Benutzern, ihr Verständnis eines bestimmten Themas oder Prozesses zu vertiefen. 

4. Entscheiden Sie über Berechtigungen und Zugriffsrechte

Sie müssen die Berechtigungen und Zugriffsrechte Ihres internen Wikis basierend darauf konfigurieren, welcher Inhalt mit allen in Ihrem Unternehmen geteilt werden soll und welcher privat oder nur für bestimmte Teams verfügbar sein soll. Berechtigungen können festgelegt werden, um zu bestimmen, wer berechtigt ist, Ihren Inhalt zu bearbeiten, sowie welche Mitarbeiter auf Ihre Kontoeinstellungen und Rechnungsinformationen zugreifen sollten. 

5. Begrüßen Sie Ihr Team im Wiki und bitten Sie um Mitwirkung 

Eine gut gestaltete Willkommensseite für das Wiki kann ihre beabsichtigten Vorteile für die Mitarbeiter erklären und Hinweise zur Nutzung geben. Sie kann auch Fragen zu Suchen, Bearbeitungsberechtigungen und wichtigen Kontakten beantworten. Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen den größten Nutzen aus einem internen Wiki zieht, ermutigen Sie die Teammitglieder, regelmäßig beizutragen, indem Sie auf ihre Fachgebiete aufmerksam machen und Anreize für das Hinzufügen und Bearbeiten von Inhalten anbieten, wenn dies angebracht ist.

Was ist eine Wissensdatenbank?

Eine Wissensdatenbank ist ein Online-Repository von Informationen, auf das Ihr Team jederzeit zugreifen kann, um mehr über die Angebote, Richtlinien, Dienstleistungen und mehr Ihres Unternehmens zu erfahren. In der Regel online angesiedelt, hilft eine Wissensdatenbank, Informationen effektiv zu sammeln, zu organisieren und abzurufen, für die interne Nutzung – oder für die Nutzung durch Kunden oder die Allgemeinheit. Unternehmenswissensdatenbank-Software hilft Unternehmen bei der Selbstbedienung ihrer Kunden, damit Mitarbeiter weniger Zeit mit der Beantwortung standardmäßiger Fragen und mehr Zeit mit komplexen Problemen verbringen können. 

Es gibt mehrere Arten von Wissensdatenbanken. Eine interne Wissensdatenbank ermöglicht es Mitarbeitern, mission-kritische Informationen, wichtige Schulungen, detaillierte Produkt-FAQs, Onboarding-Verfahren für neue Mitarbeiter und mehr zu erfassen und zu teilen. Erfahren Sie mehr über Wissensdatenbanken mit unserem Referenzhandbuch.

Vorteile von Wissensdatenbanken

Moderne Wissensdatenbank-Software bietet einige wesentliche Vorteile für Mitarbeiter — und Ihr gesamtes Unternehmen — im Vergleich zu einem Unternehmenswiki.

• Eine schnelle und zuverlässige Suchfunktion — Wissensdatenbank-Software bietet oft fortschrittlichere Dokumentsuchmaschinen und Verknüpfungsmöglichkeiten im Vergleich zu einem Unternehmenswiki.
• Benutzerfreundliche Bearbeitungstools — Die Wissensdatenbank-Software ermöglicht es Benutzern, Inhalte zu aktualisieren, ohne eine spezielle Markup-Sprache verwenden zu müssen. Ihr Team für Inhaltsaufsicht wird von dieser Art der Kuratierung und Anpassungskontrolle profitieren. Darüber hinaus, wenn Ihre Teammitglieder Inhalte bearbeiten können, haben sie die Möglichkeit, sie verdaulicher und benutzerfreundlicher zu gestalten. 
• Die Fähigkeit, Rollen und Berechtigungen zu definieren — Mit einer Wissensdatenbank können Sie Berechtigungen festlegen, um bestimmten Personen das Erstellen und Bearbeiten von spezifischen Arten und Themen von Inhalten zu ermöglichen. Dies verbessert die Inhaltsqualität und vereinfacht die Verifizierung. Es ermöglicht den Benutzern auch zu vertrauen, dass die Informationen, die sie finden, aktuell und genau sind. 
• Analytics-Integration — Erhalten Sie eine bessere Vorstellung davon, welche Ihrer beliebtesten und hilfreichsten Inhalte und wo Benutzer als nächstes navigieren. Die in die Wissensdatenbank integrierte Analyse kann Ihnen Einblicke geben, wo Sie mehr Inhalt und intuitive Links benötigen. ‍
• Integration in Workflows — Traditionelle Wikis existieren typischerweise außerhalb Ihres täglichen Workflows. Inhaltsverwaltungssysteme, die keine Integrationen mit Ihren vorhandenen Apps haben, schädigen die Produktivität Ihrer Teams. Der Zugriff auf Echtzeitwissen unterwegs ist unerlässlich, insbesondere für moderne Kundenserviceteams und Vertriebsteams. Ein starkes Wissensdatenbank sollte Ihnen die Informationen liefern, die Sie benötigen, wo Sie bereits sind.
• Inhaltsüberprüfung und Verifizierung — Die Funktionalität der Wissensdatenbank-Software unterstützt die automatisierte Identifizierung von Duplikaten, veralteten oder widersprüchlichen Inhalten, damit Benutzer diese leichter löschen oder ändern und ein optimiertes Sucherlebnis bereitstellen können. 

Herausforderungen von Wissensdatenbanken

Obwohl es viele Vorteile gibt, eine Wissensdatenbank im Vergleich zu einem Unternehmenswiki zu etablieren, wird die Einrichtung einer Wissensdatenbank Herausforderungen mit sich bringen, die durch durchdachte Implementierungsplanung gelöst werden können:

• Mitarbeiter-Buy-in – Werden Mitarbeiter Ihre neue Wissensdatenbank nur als das nächste neue Protokoll in einer langen Reihe von heute-da-morgen-weg-Initiativen wahrnehmen? Werden sie den Ersatz für ihre eigenen Möglichkeiten, Wissen zu finden und zu teilen, missbilligen? Ihr Implementierungsplan für die Wissensdatenbank sollte Möglichkeiten beinhalten, wie Sie Erwartungen an die Nutzung der Wissensdatenbank festlegen, alle Mitarbeiter im Umgang damit schulen und positives Verhalten belohnen.
• Plattformsicherheit – Ihr Wissensspeicher ist genau das – Ihrer. Es müssen sichere Berechtigungen festgelegt werden, damit Wissen mit geeigneten Mitarbeitenden geteilt wird und nicht mit Ihrer Konkurrenz.‍
• Wissensgenauigkeit – Achten Sie darauf, dass Ihr Wissensspeicher über integrierte Regeln verfügt, um alle Inhalte zu moderieren und validieren und Inhalte zur Aktualisierung zu kennzeichnen.

Fazit

Die Wahl zwischen einem Unternehmenswiki und einem Wissensspeicher hängt davon ab, wie Ihr Team arbeitet, wer Zugriff benötigt und wie viel Kontrolle Sie über Ihre Inhalte haben. Wenn Sie sehen möchten, wie eine moderne, integrierte Wissenslösung in Aktion aussieht, sehen Sie sich unsere Demo an und erkunden Sie, wie Guru helfen kann.

‍