Ein Wiki ist eine kollaborative, webbasierte Plattform, die es Benutzern ermöglicht, Inhalte in Echtzeit zu veröffentlichen, zu bearbeiten und zu organisieren. Während die meisten Menschen Wikipedia als das weltweit berühmteste Wiki kennen, gibt es viele verschiedene Arten, einschließlich interner, externer und unternehmensspezifischer Wikis. In diesem Leitfaden werden wir definieren, was ein Wiki ist, seine Arten, Vorteile und Anwendungsfälle untersuchen und erklären, wie man eins erstellt.

Was ist ein Wiki?

Wiki-Definition

Ein Wiki ist eine webbasierte Anwendung, die es Nutzern ermöglicht, Informationen einfach zu veröffentlichen, zu bearbeiten, zu verwalten, zuzugreifen und zu teilen. Unternehmen nutzen Wikis, um ihren Mitarbeitern den Zugang zu Informationen zu ermöglichen, die sie benötigen, um ihre Aufgaben zu erledigen, und um ihr eigenes Wissen mühelos zu dokumentieren.

Das Wort 'Wiki' stammt aus dem hawaiianischen Wort "wiki wiki", was "schnell" bedeutet. Es ist ein passender Name, da einer der Hauptvorteile eines Wikis die Geschwindigkeit ist, mit der es Teammitgliedern ermöglicht, Informationen miteinander zu dokumentieren und zu teilen.

Nun, da wir definiert haben, was ein Wiki ist, werfen wir einen Blick auf einige der verschiedenen Arten von Wikis, die heute verfügbar sind.

Internes Wiki vs externes Wiki

Ein internes Wiki ist eine Art von Software, die Unternehmen verwenden, um sensible Informationen zu speichern, zu organisieren und zu teilen. Es handelt sich um sichere interne Websites, die nur von Personen mit spezifischen Berechtigungen – in der Regel den Mitarbeitern eines Unternehmens – zugänglich sind. Ein Unternehmenswiki wird verwendet, um Teams eine einzige, verlässliche Informationsquelle zur Verfügung zu stellen und letztlich die Effizienz zu verbessern.

Ein externes Wiki ist eine Softwareanwendung, die von der Öffentlichkeit genutzt werden kann, um Informationen anzusehen, zu veröffentlichen und zu bearbeiten. Es handelt sich um öffentliche Websites, die von jedem aufgerufen werden können. Einige externe Wikis bieten unterschiedlichen Personen unterschiedliche Berechtigungen. Zum Beispiel könnten Sie in einigen Fällen ein Konto benötigen, um Inhalte auf einem externen Wiki zu bearbeiten. Unternehmen verwenden externe Wikis, um Inhalte wie Produktspezifikationen und Unternehmensupdates mit der Öffentlichkeit zu teilen. Sowohl Geschäfts- als auch Nicht-Gemeinschaften verwenden externe Wikis, um relevante Informationen weit verbreitet verfügbar zu machen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Hauptunterschied zwischen einem internen Wiki und einem externen Wiki darin besteht, wer Zugriff hat. Interne Wikis sind speziell dafür ausgelegt, den Zugang auf bestimmte Gruppen von Personen zu beschränken, während externe Wikis für die Öffentlichkeit weit zugänglich sind.

Was ist ein Unternehmenswiki?

Ein Unternehmens-Wiki, auch als Unternehmenswiki oder Unternehmenswiki bezeichnet, ist eine private Website, die von internen Teams genutzt wird, um Wissen zu erfassen, zu finden und zu teilen. Es fungiert als zentrales Repository, in dem Mitarbeiter gemeinsam Informationen erstellen, bearbeiten und entfernen können. Die meisten Unternehmenswikis haben strenge Berechtigungssteuerungen und Datenschutzfunktionen, die sicherstellen, dass nur Mitarbeiter auf Inhalte zugreifen und diese anpassen können. Der Hauptzweck eines Unternehmenswikis besteht darin, den Wissensaustausch zwischen Teams zu ermöglichen, die Ausrichtung zu verbessern und die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern.

Werfen wir nun einen Blick auf einige Beispiele beliebter Wikis.

Was sind einige Beispiele für Wikis?

Das erste Wiki wurde in den 90er Jahren von Ward Cunningham entwickelt, einem amerikanischen Programmierer, der das Manifest für Agile Softwareentwicklung mitgeschrieben hat. Das von ihm entwickelte Wiki hieß WikiWikiWeb und legte den Standard für all die Wiki-Software fest, die folgen würde. 

Wikis werden in einer Vielzahl von Umgebungen eingesetzt – von globalen Gemeinschaften bis hin zu privaten Teams. Hier sind einige Beispiele:

Beispiele für interne Wikis

• Notion: Beliebt bei Startups und Tech-Teams, wird Notion als internes Wiki verwendet, um Unternehmensdokumentation und Projektplanung zu verwalten. Es ermöglicht Teams, ihre Prozesse zu zentralisieren und asynchron zusammenzuarbeiten.
• Guru: Ein KI-gestütztes Unternehmenswiki, das verifiziertes Wissen in Tools wie Slack und Chrome bringt, damit Teams darauf zugreifen können, egal wo sie arbeiten. Es ist besonders nützlich, um Informationen in Echtzeit an die Oberfläche zu bringen, ohne den Kontext zu wechseln.
• Confluence: Ein Wiki- und Kollaborationstool von Atlassian, das von vielen Unternehmen genutzt wird, um Dokumentationen, SOPs und Teamwissen zu organisieren. Es bietet robuste Berechtigungen und Versionierung für größere Organisationen.
• SharePoint: Wird häufig als internes Wiki und Intranet verwendet, insbesondere in Microsoft-basierten Unternehmensumgebungen. Es integriert sich gut mit anderen Microsoft-Tools und bietet eine flexible Inhaltsverwaltung.

Beispiele für externe Wikis

• Wikipedia: Die größte Online-Enzyklopädie der Welt, die von Freiwilligen gemeinsam editiert wird. Es behandelt praktisch jedes erdenkliche Thema und basiert auf Beiträgen der Community.
• iFixit: Eine Community-editierbare externe Wiki für Reparaturanleitungen und Hardware-Fehlersuche. Es ermöglicht Benutzern, Geräte zu reparieren, indem sie crowdgesourcten Anweisungen folgen.
• Wikivoyage: Ein Reisewiki, das gemeinsam verfasste Reiseführer bereitstellt. Es hilft Reisenden, aktuelle Tipps zu finden und neue Orte zu erkunden.

Was sind die Vorteile eines Wikis?

Unternehmenswikis werden zunehmend ein Standardbestandteil des Technologie-Stacks der meisten Organisationen, von kleinen Startups bis hin zu großen Unternehmen. Immerhin können sie viele universelle Geschäftsprobleme lösen und bieten eine Reihe von Vorteilen. Schauen wir uns jetzt einige davon an.

Informationen einfach finden

Ein Wiki erleichtert es den Mitarbeitern, Informationen zu finden. Einfach ausgedrückt: Wikis geben jedem Mitglied eines Teams einen Ort, um die Informationen zu finden, die sie benötigen, um ihre Aufgaben zu erledigen. Ob sie nach einem Veröffentlichungsdatum für ein Produkt, einem genehmigten Firmenlogo oder HR-Richtlinien suchen, sie können es in ihrem Firmenwiki finden. Und zunehmend fügen einige moderne Wikis Integrationen hinzu, die es den Mitarbeitern ermöglichen, nach Informationen direkt innerhalb der App zu suchen, mit der sie in einem bestimmten Moment arbeiten.

Wissen schnell teilen 

Ein Wiki gibt den Mitarbeitern eine Möglichkeit, Informationen schnell zu teilen. Mit einem Unternehmenswiki haben die Mitarbeiter einen einzigen Standort, um die Informationen zu dokumentieren, auf die ihre Kollegen zugreifen können. Ob es sich um ein Projektstatus-Update, eine Notiz, in der die Go-to-Market-Strategie erläutert wird, oder ein Standardarbeitsverfahren handelt, Mitarbeiter können wertvolle Informationen in ihrem Wiki veröffentlichen und sicher sein, dass sie von Teammitgliedern gefunden werden, die sie benötigen.

Reduzierte Anwendungsüberlastung

Die Anzahl der Apps, die ein durchschnittliches Unternehmen in den letzten zehn Jahren verwendet hat, ist dramatisch angewachsen. Obwohl jede App eine Rolle zu spielen hat, kann eine große Anzahl von Softwaretools Informationssilos schaffen, die Produktivität verringern und die betriebliche Effizienz vermindern. Eine neue Art von KI-unterstützten Wikis hilft Unternehmen, dieses Problem zu lösen, indem es möglich wird, über mehrere Quellen hinweg von einer einzigen Benutzeroberfläche aus zu suchen – ein Workflow, der manchmal als Unternehmenssuche bezeichnet wird. Einige KI-unterstützte Wikis ermöglichen es den Nutzern auch, Inhalte zu erstellen, zu bearbeiten und anzupassen, um sie für bestimmte Gruppen von Mitarbeitern relevant zu machen. Mit Funktionen wie diesen ermöglichen Wikis Unternehmen, Werkzeuge zu konsolidieren, wie beispielsweise ein Intranet. 

Steigerung der Effizienz der Mitarbeiter 

Eine Studie von McKinsey ergab, dass Mitarbeiter durchschnittlich 20% ihrer Zeit damit verbringen, nach den Informationen zu suchen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Das entspricht dem Verlust eines Tages pro Woche für eine Aufgabe, die sowohl ineffizient als auch zutiefst frustrierend ist! Mit einem Unternehmenswiki haben die Mitarbeiter eine einzige, verlässliche Informationsquelle. Dies reduziert drastisch die Zeit, die jeder Mitarbeiter für die Suche nach Informationen aufwenden muss, und hilft, die Effizienz im gesamten Unternehmen erheblich zu steigern. 

Zur Verbesserung der Unternehmenskultur

Forschung von Gallup ergab, dass die Mitarbeiterbindung in den letzten Jahren stagniert, da Mitarbeiter angeben, sich von ihren Teammitgliedern und der Unternehmensmission entfremdet zu fühlen. Dies hat Auswirkungen auf die Teamkultur, die Produktivität und die Gesamtleistung eines Teams. Allerdings können Unternehmensführungskräfte mit einem Wiki wichtige Aktualisierungen mit ihren Teams einfacher teilen und Mitarbeiter können täglich mit den Inhalten anderer interagieren. Das kann viel dazu beitragen, dass die Mitarbeiter sich mehr mit ihrem Unternehmen verbunden fühlen und sich stärker in ihre Arbeit einbringen.

Was sind die wichtigsten Funktionen von Wikis?

Wikis teilen einige wesentliche Funktionen, die sie besonders effektiv machen, um Wissen in Teams zu erfassen, zu organisieren und zu teilen.

• Kollaboratives Bearbeiten: Mehrere Benutzer können in Echtzeit zum Inhalt beitragen und ihn verfeinern und so das Wissen frisch und genau halten.
• Versionskontrolle: Die meisten Wikis verfolgen Änderungen im Laufe der Zeit, sodass Benutzer vorherige Versionen des Inhalts anzeigen oder darauf zurückgreifen können.
• Berechtigungsverwaltung: Administratoren können kontrollieren, wer bestimmten Inhalt anzeigen, bearbeiten oder verwalten darf und so den richtigen Zugriff für jedes Team gewährleisten.
• Suchfunktion: Eine robuste Suchmaschine erleichtert das Auffinden von Seiten, Schlüsselwörtern oder verwandten Inhalten innerhalb von Sekunden.
• Verknüpfungen und Hierarchie: Interne Verknüpfungen und Seiteneingliederung helfen, Informationen logisch zu organisieren und die Navigation zu verbessern.
• Vorlagen und Formatierungswerkzeuge: Integrierte Vorlagen und Texteditoren ermöglichen eine konsistente, professionell aussehende Inhaltserstellung.
• Integrationen: Viele moderne Wikis integrieren sich mit Tools wie Slack, Teams und Google Workspace, um Workflows und den Zugriff auf Wissen zu optimieren.

Top-Wiki-Anwendungsfälle

Unternehmen verwenden Wikis typischerweise in einer Reihe von Anwendungsfällen. Immerhin ist ein Wiki am effektivsten, wenn es über mehrere Teams hinweg genutzt wird und verschiedene Arten von Inhalten beinhaltet. Hier sind einige der wichtigsten Anwendungsfälle von Wikis.

• Materialien zur Mitarbeiterintegration: Ein Unternehmenswiki ist ein großartiger Ort, um die Dokumente, Aufgaben und Handbücher zu speichern, die von neuen Mitarbeitern während der Einarbeitung benötigt werden.
• Standardbetriebsverfahren: Für viele Unternehmen ist der häufigste Inhaltstyp in einem Wiki Standardbetriebsverfahren, die beschreiben, wie bestimmte Aufgaben am besten erledigt werden können, z. B. das Einreichen eines Tickets bei der IT, das Ausfüllen eines Spesenberichts oder das Empfehlen von jemandem für eine offene Stelle.
• HR-Richtlinien: Ob es sich um Leistungsdaten, PTO-Richtlinien oder Schulungsmaterialien handelt, werden Wikis von HR-Teams häufig genutzt, um Materialien zu speichern, die für alle Mitarbeiter eines Unternehmens relevant sind.
• Produkt-FAQs: Ein Wiki bietet kundenorientierten Teams eine einzige Informationsquelle für Produktinformationen, um ihnen zu helfen, Kundenfragen schnell und genau zu beantworten.
• Markenmaterialien: Firmenlogos, Mitarbeiterporträts und Produktbilder werden häufig in Unternehmenswikis gespeichert, um es den Mitarbeitern zu erleichtern, die neuesten Versionen wichtiger Markenmaterialien zu finden.

Wie man ein Wiki erstellt

An diesem Punkt fragen Sie sich vielleicht: 'Wie kann ich ein Wiki erstellen?' Ob Sie ein Unternehmens-Wiki, ein externes Wiki für eine Online-Community oder einen anderen Typ von Wiki erstellen möchten, hier sind die wesentlichen Schritte, die Sie befolgen sollten.

Wählen Sie eine Wiki-Plattform

Der erste Schritt besteht darin, ein Wiki-Tool auszuwählen, das Ihren Zielen entspricht. Wenn Sie ein persönliches Wiki erstellen möchten, könnte eine kostenlose Open-Source-Lösung wie DokuWiki eine gute Wahl sein. Wenn Sie ein Unternehmens-Wiki implementieren möchten, müssen Sie Faktoren wie Kosten, Benutzerfreundlichkeit, Berechtigungssteuerung, Integrationen und KI-gestützte Funktionen berücksichtigen. Es könnte hilfreich sein, mehr über die besten Wiki-Software-Tools zu lesen.

Richten Sie Ihr Wiki ein

Sobald Sie eine Plattform ausgewählt haben, besteht der nächste Schritt darin, sie einzurichten. Dies könnte die Erstellung eines Kontos, die Zuweisung von Rollen an verschiedene Teammitglieder, die Anpassung einer Homepage und die Konfiguration von Berechtigungseinstellungen umfassen. Viele Wiki-Tools bieten Vorlagen an, um Ihnen den schnellen Einstieg zu erleichtern.

Inhalt hinzufügen und organisieren

Der nächste Schritt ist ein Spaß: Inhalt hinzufügen. Es ist wichtig, die Struktur und das Layout Ihrer Wiki-Seiten zu berücksichtigen, um sicherzustellen, dass es für die Benutzer so einfach wie möglich ist, zu navigieren. Erstellen Sie Seiten für übergeordnete Themen und fügen Sie detaillierte Unterseiten darunter hinzu. Es ist auch wichtig, interne Verknüpfungen zwischen verwandten Wiki-Seiten hinzuzufügen.

Aussehen anpassen

Bevor Sie Ihr neues Wiki weit verbreiten, ist es wichtig, es anzupassen – insbesondere, wenn es sich um ein Unternehmens-Wiki handelt, das von einer großen Anzahl von Mitarbeitern genutzt wird. Viele Wikis ermöglichen es Ihnen, Farben, Schriftarten, Layouts und andere Designelemente anzupassen, um dem Stil Ihrer Marke zu entsprechen. Dies kann viel dazu beitragen, dass die Mitarbeiter bei jedem Gebrauch des Wikis eine vertraute und ansprechende Erfahrung haben.

Prozesse einrichten, um Inhalte aktuell zu halten

Der letzte Schritt besteht darin, Richtlinien und Prozesse zu erstellen, die sicherstellen, dass das Wiki weit angenommen und auf lange Sicht gut gepflegt wird. Historisch gesehen wurde ein Großteil der Arbeit zur Pflege eines Wikis manuell erledigt, aber mit dem Aufkommen der KI-Technologie ist die Aufgabe heutzutage viel einfacher. Unabhängig von der verwendeten Wiki-Software ist es wichtig, dass alte Inhalte archiviert werden, beliebte Inhalte immer auf dem neuesten Stand sind und Analysen kontinuierlich genutzt werden, um die Nutzung zu fördern.

Beste Wiki-Software

Die Welt der Wikis hat sich seit Ward Cunninghams Einführung von WikiWikiWeb in den 1990er Jahren dramatisch verändert. Heutzutage sind einige der beliebtesten Websites des Internets externe Wikis, während Unternehmen auf der ganzen Welt interne Wikis als wichtigen Bestandteil ihres technischen Stacks betrachten.

In diesem Artikel haben wir erklärt, was ein Wiki ist, Beispiele für beliebte Wikis geteilt, die vielen Vorteile eines Unternehmenswikis diskutiert und umrissen, wie man ein Wiki erstellt. Jetzt fragen Sie sich vielleicht, welche die beste Wiki-Software für Ihr Unternehmen ist. Die gute Nachricht ist, dass es heute viele Optionen gibt, von denen viele die neueste KI-Technologie nutzen, um es den Mitarbeitenden leichter denn je zu machen, die Informationen zu finden, die sie benötigen, um ihre beste Arbeit zu leisten. Um mehr zu erfahren, lesen Sie über die besten Wiki-Software-Tools.

Fazit

Wikis spielen eine wichtige Rolle dabei, Unternehmenswissen zugänglicher, kollaborativer und handlungsfähiger zu machen. Ob Sie Onboarding-Inhalte, Richtlinien verfolgen oder Echtzeit-Kollaboration ermöglichen, die richtige Wiki-Plattform kann transformieren, wie Ihr Team arbeitet und Informationen teilt.

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