¡Nos estamos acercando rápidamente a la temporada festiva! Además de pasar tiempo pensando en reuniones y regalos, hay muchas personas que se están preparando para alejarse del trabajo para celebrar.
Las vacaciones y el tiempo libre van de la mano. Todos merecen pasar su tiempo celebrando de su manera única, y también merecen disfrutar plenamente de su tiempo libre y no preocuparse por la cobertura mientras están fuera.
Dedica esa energía a pensar en posibles contratiempos de la cena navideña
Sabemos que siempre habrá un poco de estrés que viene junto con la diversión de las vacaciones, pero preferiríamos que ese estrés provenga de regalos chistosos que no dieron en el clavo en lugar de del trabajo. Afortunadamente, hay algo simple que puedes hacer para reducir la confusión y hacer que esta temporada sea un poco más alegre para todos en tu trabajo.
Por qué todos necesitan un plan de cobertura fuera de la oficina para las vacaciones
Escribir un plan de cobertura puede parecer inútil si no lo has hecho antes. Después de todo, todos en tu equipo ya trabajan juntos de cerca. ¿Realmente van a necesitar algunos recordatorios para seguir adelante mientras estás fuera?
Ya sea que estés tomando un día para ti o disfrutando de unas vacaciones de más de una semana, un plan de cobertura es el camino a seguir. Aquí tienes por qué siempre vamos a abogar por dedicar tiempo a crear un simple plan OOO.
Reducir la confusión
Mantener un registro del trabajo y los plazos en curso se vuelve mucho más difícil cuando tienes personas fuera de vacaciones. Crear un plan simple de cobertura para las vacaciones puede ayudar a reducir mucha confusión. Una vez que los gerentes y empleados tienen una visión clara de los programas de las personas, planificar el trabajo se vuelve mucho más fácil. La gente no tendrá que adivinar cuándo estarán sus compañeros en el trabajo o si necesitan ajustar sus expectativas sobre un plazo.
Continúa con el buen trabajo
Algunas cosas tienden a desacelerarse durante la temporada navideña, pero es raro que las cosas se detengan por completo. Las vacaciones pueden ser el momento perfecto para cerrar cosas, reevaluar estrategias y pensar en lo que se debe abordar una vez que todos regresen a un horario regular.
Puede ser difícil hacer cualquier tipo de trabajo cuando no estás seguro de lo que está en vuelo y de qué están priorizando las personas en ese momento. Un plan exhaustivo de cobertura para las vacaciones puede mantener a las personas informadas y ayudarles a tomar decisiones incluso cuando estés ausente.
Evita problemas
No hay nada como volver de unas vacaciones relajantes con amigos y familiares para encontrar correos electrónicos molestos de tu jefe sobre lo que se quedó pendiente mientras estabas fuera. Si quieres asegurarte de que todos eviten una sorpresa desagradable durante las vacaciones, esboza un plan integral antes de salir para las vacaciones.
Mucho estrés y mala comunicación pueden deberse a no tener un plan preparado para cuando estás fuera. Deja que tu plan hable por ti cuando no puedes estar en el trabajo. Cuando tienes un plan que describe claramente a quién acudir por qué, cuándo volverás y cuáles son las principales prioridades a recordar, se vuelve mucho más difícil que las cosas se caigan por el camino.
Crea tu propio plan de cobertura para vacaciones
Ya hay suficientes tareas de última hora que necesitan ser realizadas durante las vacaciones. ¡Reserva ese estrés para las compras de última hora en el supermercado y comienza a hacer tu plan de cobertura hoy!
No pienses que necesitas crear un plan extenso de muchas páginas que describa cuidadosamente un resumen minuto a minuto de lo que necesita hacerse. De hecho, haremos las cosas aún más fáciles para ti. ¡Tenemos una plantilla de plan de cobertura OOO muy práctica para que uses!
Ahora que tienes la plantilla perfecta para usar en tu plan OOO, centrémonos en cómo rellenarla. Aquí tienes lo que necesitas hacer para crear un plan de cobertura exhaustivo para las vacaciones.
Piensa en la imagen general
Quizás tu descanso navideño llegue justo después de haber trabajado intensamente en un gran proyecto durante el mes pasado. O tal vez estés trabajando en tanto que es difícil señalar lo que más importa. Independientemente de cómo luzca tu horario actual, llevar un registro de todo lo que eres responsable puede ser complicado.
Ahora es el momento perfecto para dar un paso atrás y pensar en todas tus responsabilidades laborales. Piensa en cuántos proyectos estás trabajando activamente, proyectos en los que necesitarás enfocarte una vez que regreses y cualquier plazo importante que se avecine. Una vez que tengas tu verdadero alcance de trabajo delineado frente a ti, crear un plan de cobertura OOO se vuelve mucho más fácil.
Esboza las necesidades de cobertura
Ahora que tienes una idea clara de tus responsabilidades laborales, es hora de comenzar a priorizar. ¿Qué trabajo necesita hacerse absolutamente mientras estás fuera, qué sería bueno tener y qué puede esperar hasta que regreses? ¿Hay algunas tareas que solo tú puedes manejar, o puedes delegarlas a otra persona?
Obviamente
Siempre es una buena idea hablar con los líderes de proyecto y otras personas con las que trabajas estrechamente cuando piensas en las necesidades de cobertura. Ellos pueden darte información útil sobre proyectos o plazos próximos de los que quizás no estés al tanto y podrían incluso hacerte saber si necesitan más (o menos) ayuda de la que has planeado. Hazles saber cuándo estarás fuera y ve si tienen algo que añadir a tu plan.
Sé específico
Tu gerente está fuera por su PTO vacacional, pero tienes una pregunta sobre un proyecto en el que estás trabajando. Cuando revisas su plan OOO, ves esto:
“Estoy OOO de mediados de diciembre. Habla con María y Debbie si necesitas algo relacionado con el Proyecto X y el Proyecto Y!”
Tu empresa tiene alrededor de 6 Marias diferentes, y 3 de ellas están en tu departamento. ¿Cómo sabes si estás hablando con la persona correcta? Además, María y Debbie son prácticamente la definición de empleados interfuncionales y tienen una amplia gama de responsabilidades. ¿Cómo sabes si las estás contactando sobre lo correcto?
Esto habría sido mucho más útil:
“Estoy OOO del 12/12 al 12/18. Habla con María Montalvo para cualquier cosa relacionada con ingeniería o diseño para el Proyecto X. Debbie está disponible para cualquier pregunta de marketing para el Proyecto Y.”
Ese último ejemplo describe claramente a quién contactar y para qué, y es corto, conciso y directo al grano (más sobre eso en un minuto). Cuando describes claramente a quién acudir y para qué, dejas mucho menos espacio para la adivinanza
Enfócate en lo que la gente necesita saber
Los planes OOO no son el mejor momento para mostrar tus habilidades creativas de escritura. No sobrecargues a las personas con información innecesaria y haz tu mejor esfuerzo para enfocarte en la información básica que las personas necesitarán para entender tu plan y tomar acción mientras estés fuera. Si tu plan OOO incluye estas cosas, probablemente hayas abordado todo lo importante:
Fechas de entrega para entregables, reuniones y otras actividades notables
Enlaces a documentos relevantes y tareas en tu app de elección Asana/Teams/trabajo
Cualquier dirección o detalles matizados que serán necesarios para completar el trabajo
Información de fondo sobre proyectos o clientes para las personas que entran a ayudar con la cobertura OOO
Información de contacto para verdaderas emergencias
Revisar con la gerencia
Los gerentes deben estar involucrados en tus planes OOO desde el principio para asegurarte de cubrir todas tus bases. Pueden darte información importante sobre el trabajo del proyecto, tareas críticas y otros factores importantes que pueden afectar tu plan. Hazles saber que planeas hacer un plan OOO para las vacaciones y que te gustaría su opinión antes de finalizarlo.
Cuando estés recibiendo esa opinión final de tu jefe, no te enfoques solo en si cubriste todo. Pregúntales si sienten que entendieron el plan o si algo les parece confuso. Si tu gerente no puede identificar claramente qué necesita hacerse y quién debe hacerlo en tu plan, es hora de hacer algunos ajustes.
Difunde la palabra
¡Lo haremos!
Como dijimos, las cosas se vuelven de locura durante las vacaciones. No cuentes con que tu gerente u otros miembros del equipo le digan a la gente sobre tu tiempo libre. Asegúrate de que le hagas saber a los líderes de proyecto, a los miembros del equipo y a otras personas clave cuándo estarás fuera y dónde pueden encontrar tu plan de cobertura OOO.
Este también es un gran momento para alentar a otros a crear sus propios planes OOO. Cuanta más transparencia tenga tu lugar de trabajo sobre los planes de PTO, más fácil será para todos encontrar maneras de trabajar alrededor de los horarios de las personas. Todos merecemos un tiempo para disfrutar de las vacaciones y descomprimirnos después de un largo año. Dale a tu lugar de trabajo el regalo de la transparencia esta temporada navideña para que todos puedan tener el tiempo libre sin preocupaciones que se merecen.
¡Nos estamos acercando rápidamente a la temporada festiva! Además de pasar tiempo pensando en reuniones y regalos, hay muchas personas que se están preparando para alejarse del trabajo para celebrar.
Las vacaciones y el tiempo libre van de la mano. Todos merecen pasar su tiempo celebrando de su manera única, y también merecen disfrutar plenamente de su tiempo libre y no preocuparse por la cobertura mientras están fuera.
Dedica esa energía a pensar en posibles contratiempos de la cena navideña
Sabemos que siempre habrá un poco de estrés que viene junto con la diversión de las vacaciones, pero preferiríamos que ese estrés provenga de regalos chistosos que no dieron en el clavo en lugar de del trabajo. Afortunadamente, hay algo simple que puedes hacer para reducir la confusión y hacer que esta temporada sea un poco más alegre para todos en tu trabajo.
Por qué todos necesitan un plan de cobertura fuera de la oficina para las vacaciones
Escribir un plan de cobertura puede parecer inútil si no lo has hecho antes. Después de todo, todos en tu equipo ya trabajan juntos de cerca. ¿Realmente van a necesitar algunos recordatorios para seguir adelante mientras estás fuera?
Ya sea que estés tomando un día para ti o disfrutando de unas vacaciones de más de una semana, un plan de cobertura es el camino a seguir. Aquí tienes por qué siempre vamos a abogar por dedicar tiempo a crear un simple plan OOO.
Reducir la confusión
Mantener un registro del trabajo y los plazos en curso se vuelve mucho más difícil cuando tienes personas fuera de vacaciones. Crear un plan simple de cobertura para las vacaciones puede ayudar a reducir mucha confusión. Una vez que los gerentes y empleados tienen una visión clara de los programas de las personas, planificar el trabajo se vuelve mucho más fácil. La gente no tendrá que adivinar cuándo estarán sus compañeros en el trabajo o si necesitan ajustar sus expectativas sobre un plazo.
Continúa con el buen trabajo
Algunas cosas tienden a desacelerarse durante la temporada navideña, pero es raro que las cosas se detengan por completo. Las vacaciones pueden ser el momento perfecto para cerrar cosas, reevaluar estrategias y pensar en lo que se debe abordar una vez que todos regresen a un horario regular.
Puede ser difícil hacer cualquier tipo de trabajo cuando no estás seguro de lo que está en vuelo y de qué están priorizando las personas en ese momento. Un plan exhaustivo de cobertura para las vacaciones puede mantener a las personas informadas y ayudarles a tomar decisiones incluso cuando estés ausente.
Evita problemas
No hay nada como volver de unas vacaciones relajantes con amigos y familiares para encontrar correos electrónicos molestos de tu jefe sobre lo que se quedó pendiente mientras estabas fuera. Si quieres asegurarte de que todos eviten una sorpresa desagradable durante las vacaciones, esboza un plan integral antes de salir para las vacaciones.
Mucho estrés y mala comunicación pueden deberse a no tener un plan preparado para cuando estás fuera. Deja que tu plan hable por ti cuando no puedes estar en el trabajo. Cuando tienes un plan que describe claramente a quién acudir por qué, cuándo volverás y cuáles son las principales prioridades a recordar, se vuelve mucho más difícil que las cosas se caigan por el camino.
Crea tu propio plan de cobertura para vacaciones
Ya hay suficientes tareas de última hora que necesitan ser realizadas durante las vacaciones. ¡Reserva ese estrés para las compras de última hora en el supermercado y comienza a hacer tu plan de cobertura hoy!
No pienses que necesitas crear un plan extenso de muchas páginas que describa cuidadosamente un resumen minuto a minuto de lo que necesita hacerse. De hecho, haremos las cosas aún más fáciles para ti. ¡Tenemos una plantilla de plan de cobertura OOO muy práctica para que uses!
Ahora que tienes la plantilla perfecta para usar en tu plan OOO, centrémonos en cómo rellenarla. Aquí tienes lo que necesitas hacer para crear un plan de cobertura exhaustivo para las vacaciones.
Piensa en la imagen general
Quizás tu descanso navideño llegue justo después de haber trabajado intensamente en un gran proyecto durante el mes pasado. O tal vez estés trabajando en tanto que es difícil señalar lo que más importa. Independientemente de cómo luzca tu horario actual, llevar un registro de todo lo que eres responsable puede ser complicado.
Ahora es el momento perfecto para dar un paso atrás y pensar en todas tus responsabilidades laborales. Piensa en cuántos proyectos estás trabajando activamente, proyectos en los que necesitarás enfocarte una vez que regreses y cualquier plazo importante que se avecine. Una vez que tengas tu verdadero alcance de trabajo delineado frente a ti, crear un plan de cobertura OOO se vuelve mucho más fácil.
Esboza las necesidades de cobertura
Ahora que tienes una idea clara de tus responsabilidades laborales, es hora de comenzar a priorizar. ¿Qué trabajo necesita hacerse absolutamente mientras estás fuera, qué sería bueno tener y qué puede esperar hasta que regreses? ¿Hay algunas tareas que solo tú puedes manejar, o puedes delegarlas a otra persona?
Obviamente
Siempre es una buena idea hablar con los líderes de proyecto y otras personas con las que trabajas estrechamente cuando piensas en las necesidades de cobertura. Ellos pueden darte información útil sobre proyectos o plazos próximos de los que quizás no estés al tanto y podrían incluso hacerte saber si necesitan más (o menos) ayuda de la que has planeado. Hazles saber cuándo estarás fuera y ve si tienen algo que añadir a tu plan.
Sé específico
Tu gerente está fuera por su PTO vacacional, pero tienes una pregunta sobre un proyecto en el que estás trabajando. Cuando revisas su plan OOO, ves esto:
“Estoy OOO de mediados de diciembre. Habla con María y Debbie si necesitas algo relacionado con el Proyecto X y el Proyecto Y!”
Tu empresa tiene alrededor de 6 Marias diferentes, y 3 de ellas están en tu departamento. ¿Cómo sabes si estás hablando con la persona correcta? Además, María y Debbie son prácticamente la definición de empleados interfuncionales y tienen una amplia gama de responsabilidades. ¿Cómo sabes si las estás contactando sobre lo correcto?
Esto habría sido mucho más útil:
“Estoy OOO del 12/12 al 12/18. Habla con María Montalvo para cualquier cosa relacionada con ingeniería o diseño para el Proyecto X. Debbie está disponible para cualquier pregunta de marketing para el Proyecto Y.”
Ese último ejemplo describe claramente a quién contactar y para qué, y es corto, conciso y directo al grano (más sobre eso en un minuto). Cuando describes claramente a quién acudir y para qué, dejas mucho menos espacio para la adivinanza
Enfócate en lo que la gente necesita saber
Los planes OOO no son el mejor momento para mostrar tus habilidades creativas de escritura. No sobrecargues a las personas con información innecesaria y haz tu mejor esfuerzo para enfocarte en la información básica que las personas necesitarán para entender tu plan y tomar acción mientras estés fuera. Si tu plan OOO incluye estas cosas, probablemente hayas abordado todo lo importante:
Fechas de entrega para entregables, reuniones y otras actividades notables
Enlaces a documentos relevantes y tareas en tu app de elección Asana/Teams/trabajo
Cualquier dirección o detalles matizados que serán necesarios para completar el trabajo
Información de fondo sobre proyectos o clientes para las personas que entran a ayudar con la cobertura OOO
Información de contacto para verdaderas emergencias
Revisar con la gerencia
Los gerentes deben estar involucrados en tus planes OOO desde el principio para asegurarte de cubrir todas tus bases. Pueden darte información importante sobre el trabajo del proyecto, tareas críticas y otros factores importantes que pueden afectar tu plan. Hazles saber que planeas hacer un plan OOO para las vacaciones y que te gustaría su opinión antes de finalizarlo.
Cuando estés recibiendo esa opinión final de tu jefe, no te enfoques solo en si cubriste todo. Pregúntales si sienten que entendieron el plan o si algo les parece confuso. Si tu gerente no puede identificar claramente qué necesita hacerse y quién debe hacerlo en tu plan, es hora de hacer algunos ajustes.
Difunde la palabra
¡Lo haremos!
Como dijimos, las cosas se vuelven de locura durante las vacaciones. No cuentes con que tu gerente u otros miembros del equipo le digan a la gente sobre tu tiempo libre. Asegúrate de que le hagas saber a los líderes de proyecto, a los miembros del equipo y a otras personas clave cuándo estarás fuera y dónde pueden encontrar tu plan de cobertura OOO.
Este también es un gran momento para alentar a otros a crear sus propios planes OOO. Cuanta más transparencia tenga tu lugar de trabajo sobre los planes de PTO, más fácil será para todos encontrar maneras de trabajar alrededor de los horarios de las personas. Todos merecemos un tiempo para disfrutar de las vacaciones y descomprimirnos después de un largo año. Dale a tu lugar de trabajo el regalo de la transparencia esta temporada navideña para que todos puedan tener el tiempo libre sin preocupaciones que se merecen.
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