Estamos rapidamente nos aproximando da temporada de férias! Além de passar tempo pensando em encontros e presentes, há muitas pessoas se preparando para se afastar do trabalho para celebrar.
As férias e o PTO andam de mãos dadas. Todos merecem passar seu tempo celebrando à sua maneira única, e eles também merecem desfrutar completamente do seu tempo livre e não se preocuparem com a cobertura enquanto estão fora.
Dedique essa energia a pensar sobre possíveis acidentes de jantar nas férias
Sabemos que sempre haverá um pouco de estresse que acompanha a diversão das férias, mas preferimos que esse estresse venha de presentes engraçados que não “funcionaram” muito bem em vez do trabalho. Felizmente, há algo simples que você pode fazer para reduzir a confusão e tornar este período do ano um pouco mais alegre para todos no seu trabalho.
Por que todos precisam de um plano de cobertura fora do escritório para as férias
Escrever um plano de cobertura pode parecer inútil se você nunca fez isso antes. Depois de tudo, todos na sua equipe já trabalham juntos. Eles realmente vão precisar de alguns lembretes para manter as coisas funcionando enquanto você está fora?
Seja você tirando um dia para si mesmo ou desfrutando de uma viagem de férias de mais de uma semana, um plano de cobertura é o caminho a seguir. Aqui está o porquê sempre vamos defender dedicar tempo para criar um plano simples de OOO.
Reduza a confusão
Manter controle sobre o trabalho em andamento e os prazos fica muito mais difícil quando você tem pessoas fora de férias. Criar um plano simples de cobertura para as férias pode ajudar a reduzir a confusão. Uma vez que gerentes e funcionários tenham uma visão clara dos cronogramas das pessoas, o planejamento do trabalho se torna muito mais fácil. As pessoas não precisarão adivinhar quando seus colegas estarão ou se precisam ajustar suas expectativas sobre um prazo.
Continue o bom trabalho
Algumas coisas tendem a desacelerar durante a temporada de férias, mas é raro que as coisas parem completamente. As férias podem ser o momento perfeito para finalizar as coisas, reavaliar estratégias e pensar sobre o que abordar assim que todos voltarem a um cronograma normal.
Pode ser difícil fazer qualquer tipo de trabalho quando você não tem certeza do que está em andamento e do que as pessoas estão priorizando no momento. Um plano abrangente de cobertura para as férias pode manter as pessoas informadas e ajudá-las a tomar decisões mesmo quando você estiver ausente.
Evite problemas
Não há nada melhor do que voltar de uma férias relaxante com amigos e família para e-mails irritados do seu chefe sobre o que ficou sem atenção enquanto você estava fora. Se você quiser garantir que todos evitem uma surpresa desagradável nas férias, esboce um plano abrangente antes de se ausentar para as férias.
Muito estresse e má comunicação podem resultar de não ter um plano em vigor para quando você estiver fora. Deixe seu plano falar por você quando não puder estar no trabalho. Quando você tem um plano que especifica claramente a quem recorrer para o quê, quando você estará de volta e as principais prioridades a lembrar, fica muito mais difícil que as coisas sejam esquecidas.
Crie seu próprio plano de cobertura para as férias
Já há tarefas de última hora que precisam ser feitas durante as férias. Guarde esse estresse para as compras de última hora no supermercado e para as compras de presentes e comece a elaborar seu plano de cobertura hoje!
Não pense que você precisa criar um plano longo e elaborado que descreva cuidadosamente um resumo minuto a minuto do que precisa ser feito. Na verdade, vamos tornar as coisas ainda mais fáceis para você. Temos um modelo prático de plano de cobertura OOO para você usar!
Agora que você tem o modelo perfeito para usar em seu plano OOO, vamos nos concentrar em como preenchê-lo. Aqui está o que você precisa fazer para criar um plano abrangente de cobertura para as férias.
Pense no panorama geral
Talvez sua pausa para as férias esteja chegando logo depois que você passou o mês passado concentrado em um grande projeto. Ou talvez você esteja trabalhando em tanto que é difícil identificar o que mais importa. Independentemente de como está sua programação atual, manter o controle de tudo que você é responsável pode ser complicado.
Agora é o momento perfeito para dar um passo atrás e pensar sobre todas as suas responsabilidades de trabalho. Pense em quantos projetos você está trabalhando ativamente, em projetos que você precisará se concentrar assim que voltar e em quaisquer prazos importantes que estão por vir. Uma vez que você tenha seu verdadeiro escopo de trabalho delineado à sua frente, criar um plano de cobertura OOO se torna muito mais fácil.
Delimite as necessidades de cobertura
Agora que você tem uma ideia clara de suas responsabilidades de trabalho, é hora de começar a priorizar. Qual trabalho absolutamente precisa ser feito enquanto você estiver fora, o que seria bom ter, e o que pode esperar até você voltar? Há algumas tarefas que apenas você pode lidar, ou você pode delegá-las a outra pessoa?
Obviamente
É sempre uma boa ideia falar com os líderes de projeto e outras pessoas com quem você trabalha de perto quando você está pensando nas necessidades de cobertura. Eles podem lhe dar informações úteis sobre projetos ou prazos futuros que você pode não estar ciente e podem até avisá-lo se eles precisarem de mais (ou menos) ajuda do que você planejou. Informe-os quando você estará fora e veja se eles têm algo a adicionar ao seu plano.
Seja específico
Seu gerente está de férias, mas você tem uma dúvida sobre um projeto que está trabalhando. Quando você verifica o plano OOO dele, você vê isso:
“Estou fora do escritório de meados de dezembro. Fale com Maria e Debbie se precisar de qualquer coisa relacionada ao Projeto X e ao Projeto Y!”
Sua empresa tem cerca de 6 Marias diferentes, e 3 delas estão no seu departamento. Como você sabe se está falando com a pessoa certa? Além disso, Maria e Debbie são praticamente a definição clássica de funcionários multifuncionais e têm uma ampla gama de responsabilidades. Como você sabe se está contatando-as sobre a coisa certa?
Isso teria sido muito mais útil:
“Estou fora do escritório de 12/12 a 12/18. Fale com Maria Montalvo para qualquer coisa relacionada à engenharia ou design do Projeto X. Debbie está disponível para qualquer questão de marketing do Projeto Y.”
Esse último exemplo descreve claramente a quem recorrer e para o quê, e é curto, direto e ao ponto (mais sobre isso em um minuto). Quando você descreve claramente a quem recorrer e para o quê, você deixa muito menos espaço para adivinhações
Concentre-se no que as pessoas precisam saber
Planos OOO não são a melhor hora para mostrar suas habilidades de redação criativa. Não sobrecarregue as pessoas com informações desnecessárias e faça o seu melhor para se concentrar nas informações básicas que as pessoas precisarão para entender seu plano e agir enquanto você estiver fora. Se o seu plano OOO tem essas coisas, você provavelmente abordou tudo que é importante:
Datas de entrega para entregáveis, reuniões e outras atividades dignas de nota
Links para documentos relevantes e tarefas no seu Asana/Teams/app de trabalho de preferência
Quaisquer orientações ou detalhes nuances que serão necessários para completar o trabalho
Informações de fundo sobre projetos ou clientes para pessoas que estão entrando para ajudar com a cobertura OOO
Informações de contato para verdadeiras emergências
Revisar com a gerência
Os gerentes devem estar envolvidos em seus planos OOO desde o início para garantir que você cubra todas as suas bases. Eles podem lhe dar informações importantes sobre trabalho em projeto, tarefas críticas de missão e outros fatores importantes que podem afetar seu plano. Informe-os que você está planejando criar um plano OOO para as férias e que gostaria da opinião deles antes de finalizá-lo.
Quando você estiver recebendo aquele input final do seu chefe, não se concentre apenas em se cobriu tudo. Pergunte a eles se sentiram que entenderam o plano ou se algo parecia confuso. Se o seu gerente não consegue identificar claramente o que precisa ser feito e quem precisa fazer isso no seu plano, é hora de fazer alguns ajustes.
Espalhe a palavra
Faremos!
Como dissemos, as coisas ficam agitadas durante as férias. Não conte com seu gerente ou outros membros da equipe para avisar as pessoas sobre seu tempo livre. Certifique-se de informar aos líderes de projeto, membros da equipe e outras pessoas importantes quando você estará fora e onde eles podem encontrar seu plano de cobertura OOO.
Este também é um ótimo momento para incentivar outros a criarem seus próprios planos OOO. Quanto mais transparência seu local de trabalho tiver em torno de planos de PTO, mais fácil será para todos encontrarem maneiras de trabalhar em volta das programações das pessoas. Todos nós merecemos um tempo para disfrutar das férias e descomprimir após um longo ano. Dê ao seu local de trabalho o presente da transparência nesta temporada de festas para que todos possam ter o PTO sem preocupações que merecem.
Estamos rapidamente nos aproximando da temporada de férias! Além de passar tempo pensando em encontros e presentes, há muitas pessoas se preparando para se afastar do trabalho para celebrar.
As férias e o PTO andam de mãos dadas. Todos merecem passar seu tempo celebrando à sua maneira única, e eles também merecem desfrutar completamente do seu tempo livre e não se preocuparem com a cobertura enquanto estão fora.
Dedique essa energia a pensar sobre possíveis acidentes de jantar nas férias
Sabemos que sempre haverá um pouco de estresse que acompanha a diversão das férias, mas preferimos que esse estresse venha de presentes engraçados que não “funcionaram” muito bem em vez do trabalho. Felizmente, há algo simples que você pode fazer para reduzir a confusão e tornar este período do ano um pouco mais alegre para todos no seu trabalho.
Por que todos precisam de um plano de cobertura fora do escritório para as férias
Escrever um plano de cobertura pode parecer inútil se você nunca fez isso antes. Depois de tudo, todos na sua equipe já trabalham juntos. Eles realmente vão precisar de alguns lembretes para manter as coisas funcionando enquanto você está fora?
Seja você tirando um dia para si mesmo ou desfrutando de uma viagem de férias de mais de uma semana, um plano de cobertura é o caminho a seguir. Aqui está o porquê sempre vamos defender dedicar tempo para criar um plano simples de OOO.
Reduza a confusão
Manter controle sobre o trabalho em andamento e os prazos fica muito mais difícil quando você tem pessoas fora de férias. Criar um plano simples de cobertura para as férias pode ajudar a reduzir a confusão. Uma vez que gerentes e funcionários tenham uma visão clara dos cronogramas das pessoas, o planejamento do trabalho se torna muito mais fácil. As pessoas não precisarão adivinhar quando seus colegas estarão ou se precisam ajustar suas expectativas sobre um prazo.
Continue o bom trabalho
Algumas coisas tendem a desacelerar durante a temporada de férias, mas é raro que as coisas parem completamente. As férias podem ser o momento perfeito para finalizar as coisas, reavaliar estratégias e pensar sobre o que abordar assim que todos voltarem a um cronograma normal.
Pode ser difícil fazer qualquer tipo de trabalho quando você não tem certeza do que está em andamento e do que as pessoas estão priorizando no momento. Um plano abrangente de cobertura para as férias pode manter as pessoas informadas e ajudá-las a tomar decisões mesmo quando você estiver ausente.
Evite problemas
Não há nada melhor do que voltar de uma férias relaxante com amigos e família para e-mails irritados do seu chefe sobre o que ficou sem atenção enquanto você estava fora. Se você quiser garantir que todos evitem uma surpresa desagradável nas férias, esboce um plano abrangente antes de se ausentar para as férias.
Muito estresse e má comunicação podem resultar de não ter um plano em vigor para quando você estiver fora. Deixe seu plano falar por você quando não puder estar no trabalho. Quando você tem um plano que especifica claramente a quem recorrer para o quê, quando você estará de volta e as principais prioridades a lembrar, fica muito mais difícil que as coisas sejam esquecidas.
Crie seu próprio plano de cobertura para as férias
Já há tarefas de última hora que precisam ser feitas durante as férias. Guarde esse estresse para as compras de última hora no supermercado e para as compras de presentes e comece a elaborar seu plano de cobertura hoje!
Não pense que você precisa criar um plano longo e elaborado que descreva cuidadosamente um resumo minuto a minuto do que precisa ser feito. Na verdade, vamos tornar as coisas ainda mais fáceis para você. Temos um modelo prático de plano de cobertura OOO para você usar!
Agora que você tem o modelo perfeito para usar em seu plano OOO, vamos nos concentrar em como preenchê-lo. Aqui está o que você precisa fazer para criar um plano abrangente de cobertura para as férias.
Pense no panorama geral
Talvez sua pausa para as férias esteja chegando logo depois que você passou o mês passado concentrado em um grande projeto. Ou talvez você esteja trabalhando em tanto que é difícil identificar o que mais importa. Independentemente de como está sua programação atual, manter o controle de tudo que você é responsável pode ser complicado.
Agora é o momento perfeito para dar um passo atrás e pensar sobre todas as suas responsabilidades de trabalho. Pense em quantos projetos você está trabalhando ativamente, em projetos que você precisará se concentrar assim que voltar e em quaisquer prazos importantes que estão por vir. Uma vez que você tenha seu verdadeiro escopo de trabalho delineado à sua frente, criar um plano de cobertura OOO se torna muito mais fácil.
Delimite as necessidades de cobertura
Agora que você tem uma ideia clara de suas responsabilidades de trabalho, é hora de começar a priorizar. Qual trabalho absolutamente precisa ser feito enquanto você estiver fora, o que seria bom ter, e o que pode esperar até você voltar? Há algumas tarefas que apenas você pode lidar, ou você pode delegá-las a outra pessoa?
Obviamente
É sempre uma boa ideia falar com os líderes de projeto e outras pessoas com quem você trabalha de perto quando você está pensando nas necessidades de cobertura. Eles podem lhe dar informações úteis sobre projetos ou prazos futuros que você pode não estar ciente e podem até avisá-lo se eles precisarem de mais (ou menos) ajuda do que você planejou. Informe-os quando você estará fora e veja se eles têm algo a adicionar ao seu plano.
Seja específico
Seu gerente está de férias, mas você tem uma dúvida sobre um projeto que está trabalhando. Quando você verifica o plano OOO dele, você vê isso:
“Estou fora do escritório de meados de dezembro. Fale com Maria e Debbie se precisar de qualquer coisa relacionada ao Projeto X e ao Projeto Y!”
Sua empresa tem cerca de 6 Marias diferentes, e 3 delas estão no seu departamento. Como você sabe se está falando com a pessoa certa? Além disso, Maria e Debbie são praticamente a definição clássica de funcionários multifuncionais e têm uma ampla gama de responsabilidades. Como você sabe se está contatando-as sobre a coisa certa?
Isso teria sido muito mais útil:
“Estou fora do escritório de 12/12 a 12/18. Fale com Maria Montalvo para qualquer coisa relacionada à engenharia ou design do Projeto X. Debbie está disponível para qualquer questão de marketing do Projeto Y.”
Esse último exemplo descreve claramente a quem recorrer e para o quê, e é curto, direto e ao ponto (mais sobre isso em um minuto). Quando você descreve claramente a quem recorrer e para o quê, você deixa muito menos espaço para adivinhações
Concentre-se no que as pessoas precisam saber
Planos OOO não são a melhor hora para mostrar suas habilidades de redação criativa. Não sobrecarregue as pessoas com informações desnecessárias e faça o seu melhor para se concentrar nas informações básicas que as pessoas precisarão para entender seu plano e agir enquanto você estiver fora. Se o seu plano OOO tem essas coisas, você provavelmente abordou tudo que é importante:
Datas de entrega para entregáveis, reuniões e outras atividades dignas de nota
Links para documentos relevantes e tarefas no seu Asana/Teams/app de trabalho de preferência
Quaisquer orientações ou detalhes nuances que serão necessários para completar o trabalho
Informações de fundo sobre projetos ou clientes para pessoas que estão entrando para ajudar com a cobertura OOO
Informações de contato para verdadeiras emergências
Revisar com a gerência
Os gerentes devem estar envolvidos em seus planos OOO desde o início para garantir que você cubra todas as suas bases. Eles podem lhe dar informações importantes sobre trabalho em projeto, tarefas críticas de missão e outros fatores importantes que podem afetar seu plano. Informe-os que você está planejando criar um plano OOO para as férias e que gostaria da opinião deles antes de finalizá-lo.
Quando você estiver recebendo aquele input final do seu chefe, não se concentre apenas em se cobriu tudo. Pergunte a eles se sentiram que entenderam o plano ou se algo parecia confuso. Se o seu gerente não consegue identificar claramente o que precisa ser feito e quem precisa fazer isso no seu plano, é hora de fazer alguns ajustes.
Espalhe a palavra
Faremos!
Como dissemos, as coisas ficam agitadas durante as férias. Não conte com seu gerente ou outros membros da equipe para avisar as pessoas sobre seu tempo livre. Certifique-se de informar aos líderes de projeto, membros da equipe e outras pessoas importantes quando você estará fora e onde eles podem encontrar seu plano de cobertura OOO.
Este também é um ótimo momento para incentivar outros a criarem seus próprios planos OOO. Quanto mais transparência seu local de trabalho tiver em torno de planos de PTO, mais fácil será para todos encontrarem maneiras de trabalhar em volta das programações das pessoas. Todos nós merecemos um tempo para disfrutar das férias e descomprimir após um longo ano. Dê ao seu local de trabalho o presente da transparência nesta temporada de festas para que todos possam ter o PTO sem preocupações que merecem.
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