Nous approchons rapidement de la saison des fêtes ! En plus de passer du temps à penser aux retrouvailles et aux cadeaux, il y a beaucoup de gens qui se préparent à s'éloigner du travail pour célébrer.
Les vacances et les congés payés vont de pair. Chacun mérite de passer son temps à célébrer à sa manière unique, et ils méritent également de profiter pleinement de leur temps libre sans s'inquiéter de la couverture durant leur absence.
Consacrez cette énergie à penser aux incidents potentiels pendant le dîner de fête
Nous savons qu'il y aura toujours un peu de stress qui accompagne le plaisir des vacances, mais nous préférerions que ce stress provienne de cadeaux humoristiques qui n'ont pas vraiment « trouvé leur cible » plutôt que du travail. Heureusement, il y a quelque chose de simple que vous pouvez faire pour réduire la confusion et rendre cette période de l'année un peu plus joyeuse pour tout le monde dans votre travail.
Pourquoi tout le monde a besoin d'un plan de couverture hors du bureau pour les fêtes
Rédiger un plan de couverture peut sembler inutile si vous ne l'avez pas encore fait. Après tout, tout le monde dans votre équipe travaille déjà étroitement ensemble. Ont-ils vraiment besoin de quelques rappels pour que les choses continuent pendant que vous êtes absent ?
Que vous preniez une journée pour vous ou que vous profitiez d'un week-end prolongé de vacances, un plan de couverture est la solution. Voici pourquoi nous allons toujours défendre l'idée de prendre le temps de créer un simple plan hors du bureau.
Réduisez la confusion
Suivre le travail en cours et les délais devient beaucoup plus difficile lorsque vous avez des personnes qui prennent des congés. Créer un simple plan de couverture pour les fêtes peut aider à réduire beaucoup de confusion. Une fois que les responsables et les employés ont une vision claire des emplois du temps des personnes, la planification du travail devient beaucoup plus facile. Les gens n'auront pas besoin de deviner quand leurs collègues seront présents ou s'ils doivent ajuster leurs attentes par rapport à un délai.
Continuez le bon travail
Certaines choses tendent à ralentir pendant la saison des fêtes, mais il est rare que les choses s'arrêtent complètement. Les vacances peuvent être le moment parfait pour conclure certaines choses, réévaluer les stratégies et réfléchir à ce qui doit être abordé une fois que tout le monde est de retour selon un emploi du temps normal.
Il peut être difficile d'effectuer tout travail lorsque vous n'êtes pas sûr de ce qui est en cours et de ce que les gens priorisent actuellement. Un plan de couverture complet pour les fêtes peut tenir les gens informés et les aider à prendre des décisions même lorsque vous êtes absent.
Évitez les problèmes
Il n'y a rien de tel que de revenir d'une vacances reposantes avec des amis et la famille pour des emails en colère de votre patron à propos de ce qui est resté en suspend durant votre absence. Si vous voulez vous assurer que tout le monde évite une surprise désagréable durant les fêtes, dressez un plan complet avant de sortir pour les vacances.
Beaucoup de stress et de malentendus peuvent provenir du fait de ne pas avoir de plan en place pour votre absence. Laissez votre plan parler pour vous quand vous ne pouvez pas être au travail. Lorsque vous avez un plan qui décrit clairement qui contacter pour quoi, quand vous serez de retour, et les priorités majeures à retenir, il devient beaucoup plus difficile que des choses soient négligées.
Créez votre propre plan de couverture pour les fêtes
Il y a déjà suffisamment de tâches de dernière minute à réaliser durant les fêtes. Réservez ce stress pour les courses de dernière minute et le shopping de cadeaux, et commencez à élaborer votre plan de couverture dès aujourd'hui !
Ne pensez pas que vous devez créer un plan détaillé de plusieurs pages qui décrit soigneusement un résumé minute par minute de ce qui doit être fait. En fait, nous allons vous simplifier encore plus la tâche. Nous avons un modèle pratique de plan de couverture hors du bureau que vous pouvez utiliser !
Maintenant que vous avez le modèle parfait à utiliser pour votre plan hors du bureau, concentrons-nous sur la façon de le remplir. Voici ce que vous devez faire pour créer un plan de couverture complet pour les fêtes.
Pensez à la vue d'ensemble
Peut-être que votre pause de vacances arrive juste après que vous avez passé le mois dernier à travailler sur un gros projet. Ou peut-être que vous travaillez sur tant de choses qu'il est difficile de déterminer ce qui est le plus important. Quel que soit l'état actuel de votre emploi du temps, il peut être délicat de suivre tout ce dont vous êtes responsable.
C'est le moment parfait pour faire un pas en arrière et réfléchir à toutes vos responsabilités professionnelles. Réfléchissez au nombre de projets sur lesquels vous travaillez actuellement, aux projets sur lesquels vous devrez vous concentrer une fois de retour, et à tous les délais importants à venir. Une fois que vous avez la portée réelle de votre travail devant vous, créer un plan de couverture hors du bureau devient beaucoup plus facile.
Définir les besoins en couverture
Maintenant que vous avez une idée claire de vos responsabilités professionnelles, il est temps de commencer à prioriser. Quel travail doit absolument être fait pendant votre absence, ce qui serait un plus, et ce qui peut attendre jusqu'à ce que vous soyez de retour ? Y a-t-il certaines tâches que vous êtes le seul à pouvoir gérer ou pouvez-vous les déléguer à quelqu'un d'autre ?
Évidemment
C'est toujours une bonne idée de parler aux responsables de projet et à d'autres personnes avec qui vous travaillez étroitement lorsque vous pensez à des besoins en couverture. Ils peuvent vous donner des informations utiles sur les projets à venir ou les délais dont vous n'êtes peut-être pas au courant et peuvent même vous faire savoir s'ils ont besoin de plus (ou moins) d'aide que ce que vous avez prévu. Faites-leur savoir quand vous serez absent et voyez s'ils ont quelque chose à ajouter à votre plan.
Soyez précis
Votre responsable est en congés pour les fêtes, mais vous avez une question sur un projet sur lequel vous travaillez. Lorsque vous vérifiez leur plan hors du bureau, vous voyez cela :
« Je suis hors du bureau à la mi-décembre. Parlez à Maria et Debbie si vous avez besoin de quelque chose lié aux projets X et Y ! »
Votre entreprise compte environ 6 Maria, et 3 d'entre elles sont dans votre service. Comment savez-vous si vous parlez à la bonne personne ? De plus, Maria et Debbie sont pratiquement la définition même des employés interfonctionnels et ont un large éventail de responsabilités. Comment savez-vous si vous les contactez au sujet de la bonne chose ?
Cela aurait été beaucoup plus utile :
« Je suis hors du bureau du 12/12 au 12/18. Parlez à Maria Montalvo pour tout ce qui concerne l'ingénierie ou le design pour le projet X. Debbie est disponible pour toute question de marketing pour le projet Y. »
Cet dernier exemple décrit clairement à qui s'adresser et pour quoi, et c'est court, concis et précis (plus d'informations là-dessus dans un instant). Lorsque vous décrivez clairement qui contacter et pour quoi, vous laissez beaucoup moins de place à la devinette
Concentrez-vous sur ce que les gens ont besoin de savoir
Les plans hors du bureau ne sont pas le meilleur moment pour faire preuve de vos compétences en écriture créative. Ne surchargez pas les gens avec des informations inutiles et faites de votre mieux pour vous concentrer sur les informations de base dont les gens auront besoin pour comprendre votre plan et agir pendant votre absence. Si votre plan hors du bureau comprend ces éléments, vous avez probablement abordé tout ce qui est important :
Dates limites pour les livrables, les réunions et autres activités remarquables
Liens vers des documents pertinents et des tâches dans votre application de choix Asana/Teams
Toute direction ou détail nuancé qui sera nécessaire pour accomplir le travail
Informations générales sur les projets ou les clients pour les personnes prenant en charge la couverture OOO
Coordonnées en cas d'urgence réelle
Révision avec la direction
Les responsables doivent être impliqués dans vos plans OOO dès le départ pour s'assurer que vous couvrez tous vos besoins. Ils peuvent vous donner des aperçus importants sur les travaux de projet, les tâches cruciales pour la mission et d'autres facteurs importants qui peuvent affecter votre plan. Faites-leur savoir que vous envisagez de faire un plan OOO pour les vacances et que vous aimeriez leur avis avant de le finaliser.
Lorsque vous obtenez ce dernier retour de votre patron, ne vous concentrez pas seulement sur le fait que vous ayez tout couvert. Demandez-leur s'ils estiment avoir compris le plan ou si quelque chose leur paraît confus. Si votre responsable ne peut pas clairement identifier ce qui doit être fait et qui doit le faire dans votre plan, il est temps de faire des ajustements.
Diffusez l'information
Nous le ferons !
Comme nous l'avons dit, les choses deviennent mouvementées autour des fêtes. Ne comptez pas sur votre responsable ou d'autres membres de l'équipe pour faire savoir aux gens que vous serez absent. Assurez-vous d'informer les responsables de projet, les membres de l'équipe et d'autres personnes clés de vos dates d'absence et où elles peuvent trouver votre plan OOO.
C'est aussi un bon moment pour encourager les autres à créer leurs propres plans OOO. Plus il y a de transparence autour des plans de congés, plus il sera facile de trouver des moyens de s'adapter aux emplois du temps des gens. Nous méritons tous un peu de temps pour profiter des vacances et décompresser après une longue année. Offrez à votre lieu de travail le cadeau de la transparence cette saison des fêtes pour que tout le monde puisse profiter d'un congé sans souci qu'il mérite.
Nous approchons rapidement de la saison des fêtes ! En plus de passer du temps à penser aux retrouvailles et aux cadeaux, il y a beaucoup de gens qui se préparent à s'éloigner du travail pour célébrer.
Les vacances et les congés payés vont de pair. Chacun mérite de passer son temps à célébrer à sa manière unique, et ils méritent également de profiter pleinement de leur temps libre sans s'inquiéter de la couverture durant leur absence.
Consacrez cette énergie à penser aux incidents potentiels pendant le dîner de fête
Nous savons qu'il y aura toujours un peu de stress qui accompagne le plaisir des vacances, mais nous préférerions que ce stress provienne de cadeaux humoristiques qui n'ont pas vraiment « trouvé leur cible » plutôt que du travail. Heureusement, il y a quelque chose de simple que vous pouvez faire pour réduire la confusion et rendre cette période de l'année un peu plus joyeuse pour tout le monde dans votre travail.
Pourquoi tout le monde a besoin d'un plan de couverture hors du bureau pour les fêtes
Rédiger un plan de couverture peut sembler inutile si vous ne l'avez pas encore fait. Après tout, tout le monde dans votre équipe travaille déjà étroitement ensemble. Ont-ils vraiment besoin de quelques rappels pour que les choses continuent pendant que vous êtes absent ?
Que vous preniez une journée pour vous ou que vous profitiez d'un week-end prolongé de vacances, un plan de couverture est la solution. Voici pourquoi nous allons toujours défendre l'idée de prendre le temps de créer un simple plan hors du bureau.
Réduisez la confusion
Suivre le travail en cours et les délais devient beaucoup plus difficile lorsque vous avez des personnes qui prennent des congés. Créer un simple plan de couverture pour les fêtes peut aider à réduire beaucoup de confusion. Une fois que les responsables et les employés ont une vision claire des emplois du temps des personnes, la planification du travail devient beaucoup plus facile. Les gens n'auront pas besoin de deviner quand leurs collègues seront présents ou s'ils doivent ajuster leurs attentes par rapport à un délai.
Continuez le bon travail
Certaines choses tendent à ralentir pendant la saison des fêtes, mais il est rare que les choses s'arrêtent complètement. Les vacances peuvent être le moment parfait pour conclure certaines choses, réévaluer les stratégies et réfléchir à ce qui doit être abordé une fois que tout le monde est de retour selon un emploi du temps normal.
Il peut être difficile d'effectuer tout travail lorsque vous n'êtes pas sûr de ce qui est en cours et de ce que les gens priorisent actuellement. Un plan de couverture complet pour les fêtes peut tenir les gens informés et les aider à prendre des décisions même lorsque vous êtes absent.
Évitez les problèmes
Il n'y a rien de tel que de revenir d'une vacances reposantes avec des amis et la famille pour des emails en colère de votre patron à propos de ce qui est resté en suspend durant votre absence. Si vous voulez vous assurer que tout le monde évite une surprise désagréable durant les fêtes, dressez un plan complet avant de sortir pour les vacances.
Beaucoup de stress et de malentendus peuvent provenir du fait de ne pas avoir de plan en place pour votre absence. Laissez votre plan parler pour vous quand vous ne pouvez pas être au travail. Lorsque vous avez un plan qui décrit clairement qui contacter pour quoi, quand vous serez de retour, et les priorités majeures à retenir, il devient beaucoup plus difficile que des choses soient négligées.
Créez votre propre plan de couverture pour les fêtes
Il y a déjà suffisamment de tâches de dernière minute à réaliser durant les fêtes. Réservez ce stress pour les courses de dernière minute et le shopping de cadeaux, et commencez à élaborer votre plan de couverture dès aujourd'hui !
Ne pensez pas que vous devez créer un plan détaillé de plusieurs pages qui décrit soigneusement un résumé minute par minute de ce qui doit être fait. En fait, nous allons vous simplifier encore plus la tâche. Nous avons un modèle pratique de plan de couverture hors du bureau que vous pouvez utiliser !
Maintenant que vous avez le modèle parfait à utiliser pour votre plan hors du bureau, concentrons-nous sur la façon de le remplir. Voici ce que vous devez faire pour créer un plan de couverture complet pour les fêtes.
Pensez à la vue d'ensemble
Peut-être que votre pause de vacances arrive juste après que vous avez passé le mois dernier à travailler sur un gros projet. Ou peut-être que vous travaillez sur tant de choses qu'il est difficile de déterminer ce qui est le plus important. Quel que soit l'état actuel de votre emploi du temps, il peut être délicat de suivre tout ce dont vous êtes responsable.
C'est le moment parfait pour faire un pas en arrière et réfléchir à toutes vos responsabilités professionnelles. Réfléchissez au nombre de projets sur lesquels vous travaillez actuellement, aux projets sur lesquels vous devrez vous concentrer une fois de retour, et à tous les délais importants à venir. Une fois que vous avez la portée réelle de votre travail devant vous, créer un plan de couverture hors du bureau devient beaucoup plus facile.
Définir les besoins en couverture
Maintenant que vous avez une idée claire de vos responsabilités professionnelles, il est temps de commencer à prioriser. Quel travail doit absolument être fait pendant votre absence, ce qui serait un plus, et ce qui peut attendre jusqu'à ce que vous soyez de retour ? Y a-t-il certaines tâches que vous êtes le seul à pouvoir gérer ou pouvez-vous les déléguer à quelqu'un d'autre ?
Évidemment
C'est toujours une bonne idée de parler aux responsables de projet et à d'autres personnes avec qui vous travaillez étroitement lorsque vous pensez à des besoins en couverture. Ils peuvent vous donner des informations utiles sur les projets à venir ou les délais dont vous n'êtes peut-être pas au courant et peuvent même vous faire savoir s'ils ont besoin de plus (ou moins) d'aide que ce que vous avez prévu. Faites-leur savoir quand vous serez absent et voyez s'ils ont quelque chose à ajouter à votre plan.
Soyez précis
Votre responsable est en congés pour les fêtes, mais vous avez une question sur un projet sur lequel vous travaillez. Lorsque vous vérifiez leur plan hors du bureau, vous voyez cela :
« Je suis hors du bureau à la mi-décembre. Parlez à Maria et Debbie si vous avez besoin de quelque chose lié aux projets X et Y ! »
Votre entreprise compte environ 6 Maria, et 3 d'entre elles sont dans votre service. Comment savez-vous si vous parlez à la bonne personne ? De plus, Maria et Debbie sont pratiquement la définition même des employés interfonctionnels et ont un large éventail de responsabilités. Comment savez-vous si vous les contactez au sujet de la bonne chose ?
Cela aurait été beaucoup plus utile :
« Je suis hors du bureau du 12/12 au 12/18. Parlez à Maria Montalvo pour tout ce qui concerne l'ingénierie ou le design pour le projet X. Debbie est disponible pour toute question de marketing pour le projet Y. »
Cet dernier exemple décrit clairement à qui s'adresser et pour quoi, et c'est court, concis et précis (plus d'informations là-dessus dans un instant). Lorsque vous décrivez clairement qui contacter et pour quoi, vous laissez beaucoup moins de place à la devinette
Concentrez-vous sur ce que les gens ont besoin de savoir
Les plans hors du bureau ne sont pas le meilleur moment pour faire preuve de vos compétences en écriture créative. Ne surchargez pas les gens avec des informations inutiles et faites de votre mieux pour vous concentrer sur les informations de base dont les gens auront besoin pour comprendre votre plan et agir pendant votre absence. Si votre plan hors du bureau comprend ces éléments, vous avez probablement abordé tout ce qui est important :
Dates limites pour les livrables, les réunions et autres activités remarquables
Liens vers des documents pertinents et des tâches dans votre application de choix Asana/Teams
Toute direction ou détail nuancé qui sera nécessaire pour accomplir le travail
Informations générales sur les projets ou les clients pour les personnes prenant en charge la couverture OOO
Coordonnées en cas d'urgence réelle
Révision avec la direction
Les responsables doivent être impliqués dans vos plans OOO dès le départ pour s'assurer que vous couvrez tous vos besoins. Ils peuvent vous donner des aperçus importants sur les travaux de projet, les tâches cruciales pour la mission et d'autres facteurs importants qui peuvent affecter votre plan. Faites-leur savoir que vous envisagez de faire un plan OOO pour les vacances et que vous aimeriez leur avis avant de le finaliser.
Lorsque vous obtenez ce dernier retour de votre patron, ne vous concentrez pas seulement sur le fait que vous ayez tout couvert. Demandez-leur s'ils estiment avoir compris le plan ou si quelque chose leur paraît confus. Si votre responsable ne peut pas clairement identifier ce qui doit être fait et qui doit le faire dans votre plan, il est temps de faire des ajustements.
Diffusez l'information
Nous le ferons !
Comme nous l'avons dit, les choses deviennent mouvementées autour des fêtes. Ne comptez pas sur votre responsable ou d'autres membres de l'équipe pour faire savoir aux gens que vous serez absent. Assurez-vous d'informer les responsables de projet, les membres de l'équipe et d'autres personnes clés de vos dates d'absence et où elles peuvent trouver votre plan OOO.
C'est aussi un bon moment pour encourager les autres à créer leurs propres plans OOO. Plus il y a de transparence autour des plans de congés, plus il sera facile de trouver des moyens de s'adapter aux emplois du temps des gens. Nous méritons tous un peu de temps pour profiter des vacances et décompresser après une longue année. Offrez à votre lieu de travail le cadeau de la transparence cette saison des fêtes pour que tout le monde puisse profiter d'un congé sans souci qu'il mérite.
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