Cuando se trata de crear una base de conocimiento centralizada, la herramienta que elijas es solo una pieza del rompecabezas. Es importante tomarse el tiempo (es decir: ir despacio para ir rápido) para entender cómo la centralización del conocimiento se ajusta a la cultura, procesos y personas de tu organización para encontrar las mejores prácticas de gestión del cambio que necesitas aprovechar para asegurar una exitosa centralización del conocimiento.

Naturalmente, pasar por este proceso va a generar muchas preguntas importantes que necesitarás responder para avanzar.

En términos de cultura, ¿hay una comprensión más amplia de la necesidad de conocimiento centralizado? ¿Hay apoyo por parte de la dirección? ¿La centralización del conocimiento está alineada con los objetivos/valores de la empresa? Para los procesos, ¿qué estándares de gobernanza necesitan definirse para que esto sea repetible y escalable? ¿Cómo se disemina el conocimiento? En cuanto a las personas, ¿hay propietarios claros definidos que tengan tiempo y presupuesto? ¿Se recompensa la creación y el compartir conocimiento?

Desglosemos algunas formas en que tu organización puede darle un giro a la gestión del cambio en tu trabajo de centralización del conocimiento.

Identifica tu estado actual e ideal

No puedes avanzar hasta que entiendas dónde estás y dónde quieres estar. Para crear un plan integral para centralizar tu conocimiento, recomendamos tomarte el tiempo para definir el estado actual de tu base de conocimiento y pensar en cómo se verá en su futuro estado idealizado.

Este ejercicio te puede ayudar a definir las fases de tu proyecto en términos de objetivos a corto y largo plazo. También puede ayudarte a determinar tus elementos indispensables versus los deseables al definir las características y capacidades de tu base de conocimiento. Cuando tienes una visión específica para el futuro, será más fácil inspirar a otros a unirse a ti mientras avanzas con tu estrategia de centralización del conocimiento.

Como parte del ejercicio, es útil definir cómo se ve una centralización del conocimiento exitosa y cómo medirás ese éxito. Tener métricas definidas junto con un sólido plan enfocado en la gestión del cambio hace que sea más fácil crear el caso de negocio para centralizar el conocimiento. Esto puede ser muy útil para generar apoyo, mostrar urgencia y obtener el apoyo crítico de la dirección. Aprende más sobre el proceso de gestión del cambio.

Define tu equipo

Se necesita mucho trabajo y dedicación para centralizar el conocimiento, por eso definir tu equipo principal para el proyecto es crítico. Asignar roles y responsabilidades da a las personas un sentido de propiedad y responsabilidad personal. También asegura que todas las tareas necesarias puedan completarse y que los propietarios de conocimiento crucial estén involucrados en el proceso de centralización del conocimiento. Sin una definición central de roles, es muy fácil para los equipos individuales comenzar a crear sus propias soluciones de conocimiento. Eso lleva a la proliferación de herramientas y a la temida versionado incontrolado que puede ocurrir sin conocimiento verificado.

Recomendamos crear un Consejo de Conocimiento para nuestros clientes. Un Consejo de Conocimiento es un grupo de representantes de cada uno de los equipos que están utilizando Guru, que se reúne regularmente para mantener Guru en el más alto nivel y asegurar que esté atendiendo las necesidades de cada departamento.

En Guru, aprovechamos el modelo RACI para apoyar nuestra Gobernanza del Conocimiento. Nuestro líder del equipo de Comms Internos es la Persona Responsable, con líderes de equipo/experts designados como Responsables. Toda nuestra empresa tiene la oportunidad de ser consultada e informada a través de nuestro canal de Slack Guru-on-Guru donde discutimos todo lo relacionado con la Gobernanza de Guru. También tenemos un Patrocinador Ejecutivo para asegurar que haya apoyo de la dirección y facilitar el envío de mensajes de arriba hacia abajo en nuestros Town Halls internos.

Crea oportunidades para el crecimiento

Una parte importante del proceso de gestión del cambio es proporcionar oportunidades para dar retroalimentación. Eso puede estar relacionado con el proceso de creación de conocimiento centralizado y/o con el conocimiento dentro de tu base de conocimiento centralizada.

Hay muchas maneras de lograr esto. En Guru, hemos creado una Colección de Envíos de Conocimiento donde cualquiera puede crear nuevo conocimiento; luego es revisado, curado y verificado por expertos. También tenemos nuestro canal de Slack #guru-on-guru donde tenemos un flujo de trabajo integrado para ideas y acciones de conocimiento y compartimos nuevas mejores prácticas que los equipos individuales han definido para que otros puedan adoptarlas.

Haz que todos se pongan al día

Una vez que tengas todos tus procesos en su lugar para la centralización del conocimiento, es hora de que todos comprendan por qué estás haciendo estos cambios. Hemos visto a clientes crear videos increíbles para emocionar a todos sobre su nueva base de conocimiento centralizada. También tenemos nuestra hermosa Academia Guru que apoya la capacitación de las partes interesadas de una manera escalable.

Puedes aprovechar nuestra función de anuncios para impulsar procesos y mejores prácticas a tus equipos. En Guru, usamos nuestros Knewsletters para compartir nueva información y mejores prácticas y lo complementamos con videos cortos de partes interesadas clave y liderazgo para dar contexto sobre por qué estamos tomando medidas.

Finalmente, incorporar esto en tu proceso de incorporación permite que tus nuevos empleados se conecten con tu plan de conocimiento centralizado desde el principio. Las tarjetas de Guru se pueden incrustar y vincular en sistemas LMS. Guru es entonces el texto de referencia sobre cómo los empleados apoyan tu base de conocimiento.

¿Estás listo para dar los primeros pasos hacia la centralización del conocimiento de la empresa? ¡Empieza a usar Guru para poder manejar la centralización de la manera correcta!