Quando se trata de criar uma base de conhecimento centralizada, a ferramenta que você escolhe é apenas uma parte do quebra-cabeça. É importante dedicar tempo (ou seja: ir devagar para ir rápido) para entender como a centralização do conhecimento se encaixa na cultura, processos e pessoas da sua organização, a fim de encontrar as melhores práticas de gerenciamento de mudanças que você precisa aproveitar para garantir a centralização do conhecimento bem-sucedida.

Naturalmente, passar por esse processo vai levantar muitas questões importantes que você precisará responder para seguir em frente.

Em termos de cultura, há uma compreensão mais ampla da necessidade de conhecimento centralizado? Há apoio da liderança? A centralização do conhecimento está ligada aos objetivos / valores da empresa? Quanto aos processos, quais padrões de governança precisam ser definidos para que isso possa ser repetível e escalável? Como o conhecimento é disseminado? Para as pessoas, existem proprietários claros definidos que têm tempo e orçamento? A criação e o compartilhamento de conhecimento são recompensados?

Vamos detalhar algumas maneiras pelas quais sua organização pode colocar uma abordagem de gerenciamento de mudanças em seu trabalho de centralização de conhecimento.

Identifique seu estado atual e ideal

Você não pode avançar até entender onde está e onde deseja estar. Para criar um plano abrangente para centralizar seu conhecimento, recomendamos dedicar tempo para definir o estado atual de sua base de conhecimento e pensar sobre como ela se parece em seu estado idealizado futuro.

Esse exercício pode ajudá-lo a definir as fases do seu projeto em termos de metas de curto e longo prazo. Ele também pode ajudá-lo a determinar o que é imprescindível versus agradável ao determinar os recursos e capacidades de sua base de conhecimento. Quando você tem uma visão específica para o futuro, será mais fácil inspirar os outros a se juntarem a você enquanto você avança com sua estratégia de centralização de conhecimento.

Como parte do exercício, é útil definir como é uma centralização de conhecimento bem-sucedida e como você vai medir esse sucesso. Ter métricas definidas juntamente com um plano sólido focado em gerenciamento de mudanças facilita a criação do caso de negócios para centralizar o conhecimento. Isso pode ser muito útil para criar apoio, demonstrar urgência e obter suporte crítico da liderança. Saiba mais sobre o processo de gerenciamento de mudanças.

Defina sua equipe

Requer muito trabalho e dedicação para centralizar o conhecimento, por isso é crítico definir sua equipe central para o projeto. Atribuir funções e responsabilidades dá às pessoas um senso de propriedade e responsabilidade pessoal. Isso também garante que todas as tarefas necessárias possam ser concluídas e que os proprietários de conhecimento cruciais estejam envolvidos no processo de centralização de conhecimento. Sem uma definição clara de funções, é muito fácil para as equipes individuais começarem a criar suas próprias soluções de conhecimento. Isso leva à proliferação de ferramentas e à temida versão descontrolada que pode ocorrer sem um conhecimento verificado.

Recomendamos criar um Conselho de Conhecimento para nossos clientes. Um Conselho de Conhecimento é um grupo de representantes de cada uma das equipes que estão usando o Guru, que se reúnem regularmente para manter o Guru no mais alto nível e garantir que ele atenda às necessidades de cada departamento.

No Guru, usamos o modelo RACI para apoiar nossa Governança do Conhecimento. Nosso líder da equipe de Comunicações Internas é o Indivíduo Responsável, com líderes de equipe designados/especialistas como Responsáveis. Toda a nossa empresa tem a oportunidade de ser consultada e informada através do nosso canal Slack Guru-on-Guru, onde discutimos tudo relacionado à Governança do Guru. Temos também um Sponsor Executivo para garantir que haja apoio da liderança e facilitar a comunicação de cima para baixo em nossas reuniões internas.

Crie oportunidades de crescimento

Uma parte importante do processo de gerenciamento de mudanças é proporcionar oportunidades para feedback. Isso pode estar relacionado ao processo de criação de conhecimento centralizado e/ou ao conhecimento dentro de sua base de conhecimento centralizada.

Há muitas maneiras de realizar isso. No Guru, criamos uma Coleta de Submissões de Conhecimento onde novos conhecimentos podem ser criados por qualquer um; eles são então revisados, organizados e verificados por especialistas. Temos também nosso canal Slack #guru-on-guru, onde temos um fluxo de trabalho integrado para ideias e ações de conhecimento e compartilhamos novas melhores práticas que equipes individuais definiram para que outras possam adotá-las.

Coloque todos a par

Uma vez que você tenha todos os seus processos em vigor para a centralização do conhecimento, é hora de colocar todos a par sobre o porquê dessas mudanças. Já tivemos clientes que criaram vídeos incríveis para animar todos sobre sua nova base de conhecimento centralizada. Temos também nossa bela Guru Academy que apoia a atualização de partes interessadas de uma forma escalonável.

Você pode aproveitar nosso recurso de anúncios para comunicar processos e melhores práticas para suas equipes. No Guru, usamos nossos Knewsletters para compartilhar novas informações e melhores práticas e complementamos isso com vídeos curtos de partes interessadas e liderança para dar contextos sobre por que estamos agindo.

Por fim, integrar isso ao seu processo de integração permite que suas novas contratações se comprometam com seu plano de conhecimento centralizado desde o início. As Cartas do Guru podem ser incorporadas e vinculadas a sistemas LMS. O Guru é então o manual sobre como os funcionários suportam sua base de conhecimento.

Você está pronto para dar os primeiros passos em direção à centralização do conhecimento da empresa? Comece a usar o Guru para que você possa lidar com a centralização do conhecimento da maneira certa!