Lorsqu'il s'agit de créer une base de connaissances centralisée, l'outil que vous choisissez n'est qu'un élément du puzzle. Il est important de prendre le temps (c'est-à-dire : aller lentement pour aller vite) de comprendre comment la centralisation des connaissances s'intègre à la culture, aux processus et aux personnes de votre organisation afin de trouver les meilleures pratiques en gestion du changement dont vous avez besoin pour garantir une centralisation des connaissances réussie.

Naturellement, passer par ce processus va soulever de nombreuses questions importantes auxquelles vous devrez répondre pour avancer.

En termes de culture, y a-t-il une compréhension plus large de la nécessité de centraliser les connaissances ? Est-ce qu'il y a un accompagnement de la part de la direction ? La centralisation des connaissances est-elle liée aux objectifs/valeurs de l'entreprise ? Pour les processus, quelles normes de gouvernance doivent être définies afin que cela puisse être répétable et évolutif ? Comment les connaissances sont-elles diffusées ? En ce qui concerne les personnes, y a-t-il des responsables clairement définis qui ont du temps et un budget ? La création et le partage de connaissances sont-ils récompensés ?

Décomposons quelques façons dont votre organisation peut donner un aspect de gestion du changement à votre travail de centralisation des connaissances.

Identifiez votre état actuel et idéal

Vous ne pouvez pas avancer tant que vous ne comprenez pas où vous en êtes et où vous voulez être. Pour créer un plan complet afin de centraliser vos connaissances, nous vous recommandons de prendre le temps de définir l'état actuel de votre base de connaissances et de réfléchir à ce à quoi elle ressemble dans son état futur et idéalisé.

Cet exercice peut vous aider à définir les phases de votre projet en termes d'objectifs à court et long terme. Il peut également vous aider à déterminer vos indispensables par rapport à vos options moins essentielles lorsque vous définissez les fonctionnalités et capacités de votre base de connaissances. Lorsque vous avez une vision précise pour l'avenir, il sera plus facile d'inspirer les autres à vous rejoindre dans votre stratégie de centralisation des connaissances.

Dans le cadre de l'exercice, il est utile de définir à quoi ressemble une centralisation réussie des connaissances et comment vous mesurerez ce succès. Avoir des indicateurs définis avec un plan solide axé sur la gestion du changement facilite la création du cas commercial pour la centralisation des connaissances. Cela peut être très utile pour créer un soutien, montrer l'urgence et obtenir un soutien critique de la direction. En savoir plus sur le processus de gestion du changement.

Définissez votre équipe

Il faut beaucoup de travail et de dévouement pour centraliser les connaissances, c'est pourquoi définir votre équipe centrale pour le projet est crucial. Affecter des rôles et des responsabilités donne aux gens un sens de la responsabilité et de la responsabilité personnelle. Cela garantit également que toutes les tâches nécessaires peuvent être complétées et que des propriétaires de connaissances cruciaux sont impliqués dans le processus de centralisation des connaissances. Sans une définition claire des rôles, il est très facile pour les équipes individuelles de commencer à développer leurs propres solutions de connaissances. Cela entraîne la prolifération des outils et le redouté versionnage incontrôlé qui peut se produire sans des connaissances vérifiées.

Nous recommandons de créer un Conseil des Connaissances pour nos clients. Un Conseil des Connaissances est un groupe de représentants de chacune des équipes qui utilisent Guru et qui se réunissent régulièrement pour maintenir Guru à son meilleur niveau et s'assurer qu'il répond aux besoins de chaque département.

Chez Guru, nous utilisons le modèle RACI pour soutenir notre gouvernance des connaissances. Notre responsable de l'équipe des communications internes est la personne responsable, avec des chefs d'équipe/experts désignés comme responsables. Notre entreprise entière a l'opportunité d'être consultée et informée par le biais de notre canal Slack Guru-sur-Guru où nous discutons de tout ce qui concerne la gouvernance de Guru. Nous avons également un sponsor exécutif pour garantir qu'il y a un soutien de la direction et pour faciliter la transmission d'un message descendu lors de nos réunions internes.

Créer des opportunités de croissance

Un aspect important du processus de gestion du changement est de fournir des opportunités de retour d'information. Cela peut être lié au processus de création de connaissances centralisées et/ou aux connaissances au sein de votre base de connaissances centralisée.

Il existe de nombreuses façons d'y parvenir. Chez Guru, nous avons créé une Collection de Soumissions de Connaissances où de nouvelles connaissances peuvent être créées par quiconque ; elles sont ensuite examinées, organisées et vérifiées par des experts. Nous avons également notre canal Slack #guru-sur-guru où nous avons un flux de travail intégré pour les idées et actions de connaissances et partageons les nouvelles meilleures pratiques que des équipes individuelles ont définies afin que d'autres puissent les adopter.

Mettez tout le monde à jour

Une fois que vous avez tous vos processus en place pour la centralisation des connaissances, il est temps de mettre tout le monde au courant des raisons pour lesquelles vous apportez ces changements. Nous avons eu des clients qui ont créé des vidéos incroyables pour enthousiasmer tout le monde concernant leur nouvelle base de connaissances centralisée. Nous avons également notre magnifique Guru Academy qui aide à mettre à jour les parties prenantes de manière évolutive.

Vous pouvez profiter de notre fonctionnalité d'annonces pour transmettre des processus et des meilleures pratiques à vos équipes. Chez Guru, nous utilisons nos Knewsletters pour partager de nouvelles informations et meilleures pratiques et nous complétons cela par de courtes vidéos de parties prenantes clés et de la direction pour donner un aperçu des raisons pour lesquelles nous agissons.

Enfin, intégrer cela dans votre processus d'intégration permet à vos nouvelles recrues d'adhérer à votre plan de centralisation des connaissances dès le départ. Les cartes Guru peuvent être intégrées et liées dans des systèmes LMS. Guru est alors le manuel pour expliquer comment les employés soutiennent votre base de connaissances.

Êtes-vous prêt à faire les premiers pas vers la centralisation des connaissances de l'entreprise ? Commencez à utiliser Guru pour gérer la centralisation de la bonne manière !