Guru se enorgullece de asociarse con Ka'ana Solutions como parte de nuestro programa sin fines de lucro Guru for Good. Este artículo apareció originalmente en el blog de Ka'ana.

Cuando lideraba el equipo de Servicios Técnicos de una gran empresa editorial educativa, una de las cosas en las que pasamos un tiempo considerable fue en buscar información que necesitábamos para responder preguntas y resolver problemas. La información que necesitábamos estaba dispersa en una variedad de sistemas y repositorios diferentes y gran parte de ella estaba desactualizada o incompleta. Mi equipo pasaba más de un cuarto de su tiempo buscando la información correcta, a menudo con un cliente esperando.

Implementar Slack fue un paso importante hacia adelante porque permitió un nivel de colaboración sin fricción que nuestras herramientas existentes, como el correo electrónico, no podían proporcionar. Pero no resolvió el problema raíz: que era demasiado difícil y tomaba demasiado tiempo encontrar la información que necesitábamos sin un sistema de gestión del conocimiento.

Descubriendo una nueva herramienta

Entonces, un día, uno de mis más creativos solucionadores de problemas del equipo vino a mí con una sugerencia de que probáramos una nueva herramienta que prometía resolver este problema de gestión del conocimiento. Esta nueva herramienta se llamaba Guru, de una empresa fundada en Filadelfia por Rick Nucci y Mitchell Stewart.

Resultó que conocía a Rick de una etapa anterior en Dell; la primera startup exitosa de Rick, Boomi, fue comprada por Dell en 2010, así que acepté un piloto que se convirtió en un despliegue completo seis meses después. Fue un gran éxito.

La calidad del conocimiento disponible para mi equipo aumentó mientras que el tiempo dedicado a buscarlo se redujo a más de la mitad. Guru también transformó nuestra base de conocimientos de un montón de repositorios estáticos a un ecosistema de conocimiento dinámico que estaba integrado directamente en nuestros flujos de trabajo. Uno de los miembros de mi equipo lo resumió bien cuando me dijo que Guru "le dio superpoderes." En toda mi carrera, no creo que haya visto otro producto de software tener una adopción tan rápida y un impacto dramático en la productividad.

Cuando decidí dejar el mundo corporativo para comenzar Ka'ana Solutions, sabía que Guru tendría un papel importante que desempeñar. Al igual que un negocio, las escuelas y los distritos escolares tienen los mismos desafíos con la gestión del conocimiento, y tal vez más, dadas las limitaciones de recursos con las que luchan los equipos de TI. Es por eso que una de las funciones principales en las que los estudiantes del programa Ka'ana Solutions se están centrando es en construir el mismo tipo de base de conocimientos dinámica para brindar apoyo a profesores, estudiantes y familias y dar "superpoderes" al equipo de apoyo. A medida que hemos ido pilotando esta solución, ha quedado cada vez más claro cuán aplicable es el modelo de Guru a la educación. Las escuelas pueden no tener un equipo de "ventas", pero una función primaria de una escuela es brindar éxito en el aprendizaje.

El  SaaS: Escuela como Servicio

En su esencia, la educación es una industria de servicios, con administradores y profesores brindando servicios a los clientes: estudiantes y sus familias, y una función crítica de la entrega de servicios de alta calidad es la gestión del conocimiento. En las escuelas, la gestión del conocimiento está más asociada con la enseñanza y el aprendizaje y el contenido y lecciones que los profesores utilizan para brindar instrucción a los estudiantes.

Sin embargo, hay otros aspectos en la gestión del conocimiento que también tienen un impacto significativo en el éxito del cliente (aprendiz), como proporcionar un excelente apoyo a todos los interesados en el proceso de aprendizaje: profesores, estudiantes y familias—especialmente en relación con el uso de herramientas que apoyan procesos importantes (es decir, accesando tareas, documentando proyectos, usando laptops y revisando calificaciones).

Los estudiantes que trabajan para Ka'ana Solutions están construyendo una base de conocimientos que es dinámica y adaptada a las necesidades de las escuelas a las que servimos, facilitando la colaboración y brindando a los estudiantes la oportunidad de innovar utilizando los mismos tipos de herramientas transformadoras utilizadas por empresas de rápido crecimiento como Slack, Intercom y Duolingo. No tengo dudas de que nuestros estudiantes también encontrarán nuevas formas de utilizar este tipo de tecnología, y estoy emocionado de ver a dónde va.

Gestión del conocimiento en una cultura de conocimiento

Toda esta experiencia con Guru también me ha hecho pensar profundamente sobre el concepto de gestión del conocimiento y su papel en la enseñanza y el aprendizaje. Guru puede haber sido diseñado para apoyar a los “equipos de ingresos” orientados al cliente, pero presenta un marco que es mucho más amplio en alcance. Por ejemplo, estamos utilizando Guru para gestionar los tipos de conocimiento tradicionales que podría interesar a un equipo de soporte técnico, pero también se está utilizando para transferir otros tipos de conocimiento a las personas. Aprende lo que significa ser una cultura impulsada por el conocimiento.

En la implementación corporativa que mencioné, lo utilizamos para difundir información relacionada con RRHH y proporcionar visibilidad a los programas de marketing que se estaban implementando. Por ejemplo, cuando implementamos cambios organizacionales para uno de nuestros equipos, pusimos la información en una tarjeta de Guru y la publicamos en Slack. Esto facilitó que todos encontraran la información y pudimos asegurarnos de que todos la revisaran. Y cualquier pregunta sobre esto podría ser manejada directamente en Slack.

En Ka'ana Solutions, además de la función principal de gestión del conocimiento, estamos utilizando Guru para gestionar programas de capacitación para los estudiantes trabajadores y para desarrollar habilidades de comunicación colaborativa asincrónica. Cuando los estudiantes se integran, tienen una serie de Tarjetas para revisar que les proporcionan información sobre la empresa y el trabajo que realizarán, y los guiarán a través de actividades que los ayudarán a comenzar a desarrollar habilidades básicas.

Cuanto más lo usamos, más aplicaciones encontramos para él. En realidad, no es una exageración imaginar que se utilizará un día como un repositorio para el contenido de lecciones de los profesores y para la síntesis y creación de conocimiento de los estudiantes.

En este momento, tenemos estudiantes utilizando Guru para construir un “portal de éxito estudiantil” para su escuela, donde se está recopilando, validando y organizando el conocimiento que apoyará a los estudiantes al inicio del año escolar para facilitar su acceso. Durante el año escolar, también estaremos creando colecciones de conocimiento similares para profesores y padres.

El equipo de Guru ha sido un excelente socio para nosotros en toda esta empresa, pero nuestro éxito con la plataforma también se ha debido a lo simple que es comenzar y lo intuitiva que es. A medida que tengamos más uso, también comenzaremos a explorar la funcionalidad de IA que promete expandir aún más la propuesta de valor—y dar a nuestros estudiantes un ejemplo del mundo real del papel que la IA puede desempeñar en la industria. Nuestros estudiantes estarán creando nuevo contenido de conocimiento y gestionándolo para nuestros usuarios finales. Proporcionaremos actualizaciones a lo largo del año escolar a medida que nuestro trabajo avance.