Guru tem orgulho de fazer parceria com Ka'ana Solutions como parte do nosso programa sem fins lucrativos Guru for Good. Este artigo apareceu originalmente em o blog da Ka'ana.

Quando eu estava liderando a equipe de Serviços Técnicos de uma grande empresa de publicação educacional, uma das coisas em que passamos um tempo considerável foi a busca por informações que precisávamos para responder perguntas e resolver problemas. As informações de que precisávamos estavam espalhadas por uma variedade de sistemas e repositórios diferentes, e muitas delas estavam desatualizadas ou incompletas. Minha equipe gastou mais de um quarto do seu tempo procurando as informações certas, muitas vezes com um cliente esperando.

Implementar o Slack foi um passo importante, pois permitiu um nível de colaboração sem atrito que nossas ferramentas existentes - como o e-mail - não conseguiam proporcionar. Mas isso não resolveu o problema raiz - que era difícil e demorava muito para encontrar as informações que precisávamos sem um sistema de gerenciamento de conhecimento.

Descobrindo uma nova ferramenta

Então, um dia, um dos meus solucionadores de problemas mais criativos da equipe veio até mim com a sugestão de que experimentássemos uma nova ferramenta que prometia resolver esse problema de gerenciamento de conhecimento. Essa nova ferramenta chamava-se Guru, de uma empresa fundada na Filadélfia por Rick Nucci e Mitchell Stewart.

Descobri que conhecia Rick de uma experiência anterior na Dell - a primeira startup bem-sucedida de Rick, a Boomi, foi comprada pela Dell em 2010 - então concordei com um piloto que se tornou um rollout completo seis meses depois. Foi extremamente bem-sucedido.

A qualidade do conhecimento disponível para minha equipe aumentou enquanto a quantidade de tempo gasto procurando-o foi reduzida em mais da metade. Guru também transformou nossa base de conhecimento de um conjunto de repositórios estáticos para um ecossistema de conhecimento dinâmico que estava integrado diretamente em nossos fluxos de trabalho. Um dos membros da minha equipe resumiu bem quando me disse que o Guru "deu a ela superpoderes." Em toda a minha carreira, não acho que nunca vi outro produto de software ter uma adoção tão rápida e impacto dramático na produtividade.

Quando decidi deixar o mundo corporativo para fundar a Ka'ana Solutions, eu sabia que o Guru teria um papel importante a desempenhar. Assim como uma empresa, escolas e distritos escolares enfrentam os mesmos desafios na gestão do conhecimento, e talvez mais ainda, dado as restrições de recursos com as quais as equipes de TI lidam. É por isso que uma das funções centrais em que os alunos do programa da Ka'ana Solutions estão se concentrando é na construção do mesmo tipo de base de conhecimento dinâmica para fornecer apoio a professores, alunos e famílias e dar "superpoderes" à equipe de suporte. À medida que temos pilotado essa solução, tornou-se cada vez mais aparente o quão aplicável o modelo do Guru é para a educação. As escolas podem não ter uma equipe de "vendas", mas uma função primária de uma escola é entregar sucesso na aprendizagem.

O  SaaS: Escola como Serviço

Em sua essência, a educação é uma indústria de serviços, com administradores e professores prestando serviços aos clientes: alunos e suas famílias, e uma função crítica de uma entrega de serviço de alta qualidade é o gerenciamento de conhecimento. Nas escolas, o gerenciamento de conhecimento está mais tipicamente associado ao ensino e à aprendizagem e ao conteúdo e aulas que os professores usam para fornecer instrução aos alunos.

No entanto, há outros aspectos do gerenciamento de conhecimento que também têm um impacto significativo no sucesso do cliente (aprendiz), como fornecer suporte excelente a todas as partes interessadas no processo de aprendizagem - professores, alunos e famílias - especialmente no que diz respeito ao uso de ferramentas que apoiam processos importantes (ou seja, acessando tarefas, documentando projetos, usando laptops e verificando notas).

Os alunos que trabalham para a Ka'ana Solutions estão construindo uma base de conhecimento que é dinâmica e adaptada às necessidades das escolas que atendemos, facilitando a colaboração e dando aos alunos a oportunidade de inovar usando os mesmos tipos de ferramentas transformacionais utilizadas por empresas de rápido crescimento como Slack, Intercom e Duolingo. Não tenho dúvida também de que nossos alunos encontrarão novas maneiras de utilizar esse tipo de tecnologia, e estou empolgado para ver aonde isso vai.

Gerenciamento de conhecimento em uma cultura de conhecimento

Toda essa experiência com o Guru também me fez pensar profundamente sobre o conceito de gerenciamento de conhecimento e seu papel no ensino e na aprendizagem. O Guru pode ter sido projetado para apoiar "equipes de receita" voltadas para o cliente, mas apresenta uma estrutura que é muito mais ampla em escopo. Por exemplo, estamos usando o Guru para gerenciar os tipos tradicionais de conhecimento que uma equipe de suporte técnico pode se importar, mas também está sendo usado para transferir outros tipos de conhecimento para as pessoas. Descubra o que significa ser uma cultura orientada ao conhecimento.

Na implementação corporativa que mencionei, usamos o Guru para divulgar informações relacionadas ao RH e fornecer visibilidade aos programas de marketing em execução. Por exemplo, quando implementamos mudanças organizacionais para uma de nossas equipes, colocamos as informações em um cartão Guru e o postamos no Slack. Isso facilitou a localização para todos, e pudemos garantir que todos realmente o revisassem. E quaisquer perguntas sobre isso poderiam ser tratadas diretamente no Slack.

Na Ka'ana Solutions, além da função principal de gerenciamento de conhecimento, estamos usando o Guru para gerenciar programas de treinamento para os trabalhadores estudantes e para construir habilidades de comunicação colaborativa assíncronas. Quando os alunos se juntam, eles têm uma série de Cartões para revisar que fornecem informações sobre a empresa e o trabalho que farão, e os guiarão por atividades que os ajudam a começar a desenvolver habilidades essenciais.

Quanto mais o usamos, mais aplicações encontramos para ele. Na verdade, não é difícil imaginar que um dia seja usado como um repositório para o conteúdo das aulas dos professores e para a síntese e criação do conhecimento dos alunos.

Atualmente, temos alunos usando o Guru para construir um "portal de sucesso do aluno" para sua escola, onde o conhecimento que apoiará os alunos no início do ano letivo está sendo coletado, validado e organizado para fácil acesso. Durante o ano letivo, também estaremos criando coleções de conhecimento semelhantes para professores e pais.

A equipe do Guru tem sido uma excelente parceira para nós em todo esse esforço, mas nosso sucesso com a plataforma também se deve a quão simples é começar a usá-la e quão intuitiva ela é. À medida que temos mais uso, também começaremos a explorar a funcionalidade de IA que promete expandir ainda mais a proposta de valor - e dar aos nossos alunos um exemplo do mundo real do papel que a IA pode desempenhar na indústria. Nossos alunos estarão tanto criando novo conteúdo de conhecimento quanto gerenciando-o para nossos usuários finais. Estaremos fornecendo atualizações ao longo do ano letivo à medida que nosso trabalho avança.