Guru est fier de s'associer à Ka'ana Solutions dans le cadre de notre programme à but non lucratif Guru for Good. Cet article est apparu à l'origine sur le blog de Ka'ana.

Lorsque je dirigeais l'équipe des services techniques pour une grande maison d'édition éducative, l'une des choses sur lesquelles nous passions un temps considérable était de chercher les informations dont nous avions besoin pour répondre aux questions et résoudre les problèmes. Les informations dont nous avions besoin étaient dispersées sur une variété de systèmes et de référentiels différents, et beaucoup d'entre elles étaient obsolètes ou incomplètes. Mon équipe passait plus d'un quart de son temps à chercher les bonnes informations, souvent avec un client en attente.

Mettre en œuvre Slack était une étape importante car cela permettait un niveau de collaboration sans friction que nos outils existants, comme l'email, ne pouvaient pas fournir. Mais cela n'a pas résolu le problème de fond : qu'il était trop difficile et que cela prenait trop de temps de trouver les informations dont nous avions besoin sans un système de gestion des connaissances.

Découverte d'un nouvel outil

Puis un jour, l'un de mes résolveurs de problèmes les plus créatifs de l'équipe est venu me faire la suggestion d'essayer un nouvel outil qui promettait de résoudre ce problème de gestion des connaissances. Cet nouvel outil s'appelait Guru, d'une société fondée à Philadelphie par Rick Nucci et Mitchell Stewart.

Il s'est avéré que je connaissais Rick d'un précédent passage chez Dell - le premier start-up réussi de Rick, Boomi, avait été acheté par Dell en 2010 - alors j'ai accepté un pilote qui a abouti à un déploiement complet six mois plus tard. Cela a été un énorme succès.

La qualité des connaissances disponibles pour mon équipe a augmenté pendant que le temps consacré à leur recherche a été réduite de plus de moitié. Guru a également transformé notre base de connaissances d'un ensemble de référentiels statiques en un écosystème de connaissances dynamique intégré directement dans nos flux de travail. L'un de mes collègues a bien résumé la situation lorsqu'elle m'a dit que Guru lui "avait donné des super pouvoirs." Au cours de toute ma carrière, je ne pense pas avoir vu un autre produit logiciel avoir une adoption aussi rapide et un impact aussi dramatique sur la productivité.

Lorsque j'ai ensuite décidé de quitter le monde des entreprises pour fonder Ka'ana Solutions, je savais que Guru jouerait un rôle important. Tout comme une entreprise, les écoles et les districts scolaires ont les mêmes défis en matière de gestion des connaissances, et peut-être plus, compte tenu des contraintes de ressources auxquelles les équipes informatiques sont confrontées. C'est pourquoi l'une des fonctions essentielles sur lesquelles les élèves du programme Ka'ana Solutions se concentrent est de construire le même type de base de connaissances dynamique pour soutenir les enseignants, les élèves et les familles et donner des "super pouvoirs" à l'équipe de soutien. Au fur et à mesure que nous avons testé cette solution, il est devenu de plus en plus évident à quel point le modèle Guru est applicable à l'éducation. Les écoles peuvent ne pas avoir une équipe de "vente", mais une fonction essentielle d'une école est de réussir à apprendre.

Le  SaaS : École en tant que service

Au cœur de l'éducation, il s'agit d'une industrie de services, où les administrateurs et les enseignants fournissent des services aux clients : élèves et leurs familles, et une fonction critique d'une prestation de services de haute qualité est la gestion des connaissances. Dans les écoles, la gestion des connaissances est généralement associée à l'enseignement et à l'apprentissage et au contenu et aux leçons que les enseignants utilisent pour donner des instructions aux élèves.

Cependant, il y a d'autres aspects de la gestion des connaissances qui ont également un impact significatif sur le succès des clients (apprenants), comme fournir un excellent soutien à toutes les parties prenantes du processus d'apprentissage : enseignants, élèves et familles - en particulier en ce qui concerne l'utilisation d'outils qui soutiennent des processus importants (par exemple, accès aux devoirs, documentation de projets, utilisation d'ordinateurs portables et vérification des notes).

Les élèves travaillant pour Ka'ana Solutions construisent une base de connaissances qui est dynamique et adaptée aux besoins des écoles que nous servons, facilitant la collaboration et donnant aux élèves l'occasion d'innover en utilisant les mêmes types d'outils transformateurs utilisés par des entreprises à croissance rapide comme Slack, Intercom et Duolingo. Je n'ai aucun doute également que nos élèves trouveront de nouvelles façons d'utiliser ce type de technologie, et je suis impatient de voir où cela va les mener.

Gestion des connaissances dans une culture de la connaissance

Cette expérience avec Guru m'a également amené à réfléchir profondément au concept de gestion des connaissances et à son rôle dans l'enseignement et l'apprentissage. Guru a peut-être été conçu pour soutenir des "équipes de revenus" tournées vers les clients, mais il présente un cadre beaucoup plus large. Par exemple, nous utilisons Guru pour gérer les types traditionnels de connaissances qui pourraient intéresser une équipe de support technique, mais il est également utilisé pour transférer d'autres types de connaissances aux gens. Apprenez ce que signifie être une culture orientée vers la connaissance.

Dans l'implémentation d'entreprise que j'ai mentionnée, nous l'avons utilisé pour diffuser des informations liées aux ressources humaines et fournir de la visibilité sur les programmes marketing déployés. Par exemple, lorsque nous avons mis en œuvre des changements organisationnels pour l'une de nos équipes, nous avons mis les informations dans une carte Guru et l'avons publiée sur Slack. Cela a facilité la recherche pour tout le monde, et nous pouvions nous assurer que tout le monde l'avait effectivement passé en revue. Et toutes les questions à ce sujet pouvaient être traitées directement dans Slack.

Chez Ka'ana Solutions, en plus de la fonction principale de gestion des connaissances, nous utilisons Guru pour gérer des programmes de formation pour les étudiants travailleurs et pour développer des compétences de communication collaborative asynchrones. Lorsque les élèves commencent, ils ont une série de cartes à consulter qui leur fournissent des informations sur l'entreprise et le travail qu'ils vont faire, et les guident à travers des activités qui les aident à commencer à développer des compétences de base.

Plus nous l'utilisons, plus nous trouvons d'applications pour cela. Ce n'est pas vraiment exagéré d'imaginer qu'il sera un jour utilisé comme un référentiel pour le contenu des leçons des enseignants et pour la synthèse et la création de connaissances des élèves.

Pour l'instant, nous avons des élèves utilisant Guru pour construire un "portail de réussite étudiant" pour leur école, où les connaissances qui soutiendront les élèves au début de l'année scolaire sont collectées, validées et organisées pour un accès facile. Au cours de l'année scolaire, nous créerons également des collections de connaissances similaires pour les enseignants et les parents.

L'équipe de Guru a été un excellent partenaire pour nous dans cette entreprise, mais notre succès avec la plateforme a également été dû à sa simplicité d'utilisation et à son caractère intuitif. Avec un usage accru, nous commencerons également à explorer la fonctionnalité AI qui promet d'élargir encore l'offre de valeur et de donner à nos élèves un exemple réel du rôle que l'IA peut jouer dans l'industrie. Nos élèves créeront à la fois de nouveaux contenus de connaissances et les géreront pour nos utilisateurs finaux. Nous fournirons des mises à jour tout au long de l'année scolaire au fur et à mesure de l'avancement de notre travail.