Compartir el conocimiento es la fuerza vital de cualquier equipo exitoso, con investigaciones que muestran que el 75% de las organizaciones creen que preservar el conocimiento es importante para su éxito en los próximos 12-18 meses. Pero a medida que una empresa crece, ya no puede confiar en que los conocimientos se compartan por ósmosis. Y cuando esto sucede, podría ser el momento de contratar a un gestor del conocimiento. Este es un rol dedicado a crear una cultura impulsada por el conocimiento y asegurar que todos los empleados estén preparados para tener éxito en sus roles.

¿Qué es un gestor del conocimiento?

Un gestor de conocimiento es un profesional que garantiza el acceso en toda la empresa a información precisa y organizada. Gobiernan bases de conocimientos y wikis, tomando decisiones estratégicas sobre la arquitectura de la información, la estructura del contenido y la integración tecnológica.

¿Quién hace un buen gestor del conocimiento?

Cualquier persona cuyo trabajo sea promover el uso de un base de conocimientos puede ser un gestor de conocimiento, pero aquellos que asumen formalmente el rol y responsabilidades tienden a incluir:

• Gerentes de habilitación (incluyendo habilitación de ingresos, ventas y CX)

• Gerentes de TI

• Gerentes de operaciones

• Gerentes de programas

• Gerentes de aprendizaje y desarrollo

Por qué los gestores de conocimiento son una inversión valiosa para tu equipo

Los gestores de conocimiento ofrecen un valor medible más allá de la organización básica. Los beneficios clave incluyen:

• Mejor acceso a la información: Los equipos encuentran respuestas rápidamente

• Decisiones optimizadas: Un experto toma decisiones informadas

• Innovación mejorada: Una mejor colaboración impulsa nuevas ideas

• Mayor eficiencia: Menos tiempo buscando, más tiempo trabajando. Estudios muestran que los empleados pasan casi el 20 por ciento buscando información interna, un drenaje significativo en la productividad.

Mejorar el acceso a la información y el conocimiento

Los gestores de conocimiento transforman los sistemas existentes de funcionales a excepcionales. Optimizan la organización, mejoran la capacidad de búsqueda y convierten la información dispersa en recursos accesibles y compartibles.

También es importante saber que la gestión del conocimiento no se limita solo a producir contenido para compartir. Un verdadero gestor de conocimiento puede ayudar a facilitar otros tipos de intercambio de conocimientos y mentorizar a otros sobre la forma correcta de difundir información.

¿No está seguro de lo que queremos decir? Dejaremos que Aprill Allen de Knowledge Bird explique:

Pienso en la gestión del conocimiento como una capacidad general con el gestor del conocimiento como entrenador y facilitador, empujando a los equipos y a los individuos hacia la mejora de sus prácticas de intercambio de conocimiento.

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Hacen esto al permitir un flujo de información más fluido entre las herramientas, pero también al crear las condiciones para que el conocimiento fluya entre las personas. Esas condiciones podrían ser oportunidades informales de reunión así como estructuras formales como el aprendizaje entre pares y el mentoría.

Simplificar el proceso de toma de decisiones

Decisiones comunes de gestión del conocimiento incluyen estándares de formato, sistemas de etiquetado y organización de contenido. Sin una propiedad clara, estas discusiones pueden prolongarse indefinidamente.

Un gestor de conocimiento proporciona:

• Autoridad clara: Una persona toma decisiones informadas

• Experiencia en el tema: Decisiones basadas en las mejores prácticas de gestión del conocimiento

• Resolución más rápida: No más reuniones de planificación interminables

Promover la innovación y el cambio en la organización

¿Hay alguna empresa que no quiera ser más innovadora? Todos quieren decir que su empresa creó la siguiente "gran" cosa en su industria. La gestión del conocimiento es un pilar crucial para la innovación, y la persona adecuada puede ayudarte a alcanzar tus metas. De hecho, en las empresas que priorizan la transferencia de conocimiento, el 53% de los trabajadores perciben a su organización como más innovadora.

Recuerda, la gestión del conocimiento es más que simplemente recopilar y organizar información importante. También ayuda a fomentar el intercambio de ideas y la colaboración entre empleados y equipos. Cuando contratas un gestor de conocimientos, estás contratando a alguien que puede ayudar a fomentar la innovación. Tu gestor de conocimientos puede ayudar a facilitar discusiones, organizar un conocimiento importante y fomentar la colaboración entre equipos.

Mejorar la eficiencia en todos los departamentos

Te sorprendería cuánto más eficientes pueden ser las cosas cuando todos tienen la información que necesitan para trabajar. Según McKinsey, el uso de las tecnologías sociales adecuadas puede aumentar la productividad de los trabajadores del conocimiento en un 20 a 25 por ciento. Entonces, de repente, toma mucho menos tiempo hacer tareas esenciales porque todo lo que necesitas está fácilmente disponible. Según Gartner, el 47% de los empleados tienen dificultades para encontrar la información que necesitan para realizar sus trabajos.

Considera lo que tus equipos realmente podrían hacer si tuvieran suficiente tiempo y recursos para trabajar en diferentes cosas. Se pueden iniciar nuevos proyectos, las sesiones de lluvia de ideas se convierten en la norma y todos trabajan en sincronía porque la oficina está mucho más organizada y eficiente.

Habilidades y cualificaciones para los gestores de conocimientos

Un exitoso gestor de conocimientos combina experiencia técnica con sólidas habilidades interpersonales. Si bien los requisitos exactos varían, la mayoría de los roles buscan una combinación de pensamiento estratégico y ejecución práctica.

Las habilidades esenciales incluyen:

• Comunicación y liderazgo: Evangelizando el intercambio de conocimientos y fomentando el cambio cultural entre equipos

• Arquitectura de la información: Estructurando y etiquetando contenido para una fácil búsqueda

• Gestión de proyectos: Definiendo estrategias y liderando la implementación interdepartamental

• Análisis de datos: Midiendo el impacto del conocimiento e identificando lagunas en el contenido

• Proficiencia técnica: Gestionando sistemas de conocimiento e integraciones de tecnología

Salario y perspectivas profesionales del gestor de conocimientos

El papel de un gestor de conocimientos es cada vez más crítico, y la compensación refleja esta creciente demanda. Si bien los salarios pueden variar según la ubicación, el tamaño de la empresa y la industria, son competitivos.

En los Estados Unidos, los salarios de los gestores de conocimientos generalmente oscilan entre $66,000 y más de $120,000 anualmente. Para ponerlo en contexto, la Oficina de Estadísticas Laborales informa que la mediana de pago para roles relacionados como Gerentes de Sistemas de Información y Computadoras en 2024 fue de $171,200 al año. Las posiciones senior o líder en grandes empresas pueden alcanzar una compensación aún mayor. Este rol ofrece un claro camino profesional, progresando frecuentemente hacia posiciones de liderazgo senior en operaciones, TI o habilitación a medida que las organizaciones reconocen el valor estratégico de una empresa bien gestionada. Ya sea contratando internamente o externamente, el éxito comienza con una descripción clara del puesto.

Ejemplo de descripción de trabajo para un gestor del conocimiento

Utiliza esta plantilla como punto de partida: Resumen:

La responsabilidad principal del gestor de conocimientos es fomentar el uso correcto y generalizado de la base de conocimientos de la empresa.

Trabajarás en estrecha colaboración con los principales interesados ​​de la empresa para mantener la consistencia a escala global y alinear la estrategia de contenido con su visión. Deberían crear pautas sobre qué información se captura, por quién, cómo se integra con el resto de la infraestructura tecnológica y cómo evitar que se vuelva obsoleta.

Un candidato ideal prospera en un entorno dinámico y acelerado y tiene experiencia liderando estrategias de contenido y arquitectura de información en una organización. Como gestor del conocimiento, usted definirá la estrategia de gestión de contenido/conocimiento y liderará la arquitectura de contenido y estrategia. El rol se centrará en desarrollar, auditar y mantener contenido de alta calidad para los empleados.

Aprovecha las analíticas de Guru para evaluar el impacto comercial, rastrear el uso y definir la eficiencia del contenido de la base de conocimientos. Jugará un papel significativo en el desarrollo de una base de conocimiento exitosa y efectiva y tendrá un impacto directo en el día a día de los empleados.

Las responsabilidades principales incluyen:

• Definir la estrategia de gestión del conocimiento para nuestra base de conocimiento y mantener contenido de alta calidad, actualizado y buscable para audiencias de diferentes niveles de habilidad

• Trabajar de manera efectiva en toda la organización con partes interesadas, gestión del cambio, equipos de servicio, capacitadores, desarrolladores de currículos y expertos en la materia para desarrollar y apoyar nuevos y existentes productos, características y servicios.

• Aproveche la analítica del Guru para evaluar el impacto comercial, hacer un seguimiento del uso y definir la eficiencia del contenido de la base de conocimientos.

• Liderar, entrenar y desarrollar un equipo de autores de cada departamento

• Establecer pautas de escritura basadas en las mejores prácticas de la base de conocimiento y desarrollar al equipo para asegurarse de que estén cumpliendo o superando esas expectativas.

Cómo configurar a tu gestor de conocimientos para el éxito

Cuando finalmente encuentres a tu gestor de conocimientos, es el momento perfecto para hablar sobre cómo puedes prepararlos para un verdadero éxito.

Preparar a tu gestor de conocimientos para el éxito requiere una preparación intencional:

Considera la documentación

Una gran parte de la gestión del conocimiento es tener la documentación correcta. Antes de contratar a tu nueva incorporación, ayúdalos a obtener las herramientas que necesitarán para comenzar a organizar y mantener el conocimiento interno a través de procesos y plantillas repetibles.

Las plantillas agilizan la creación de conocimiento y aseguran la consistencia. Considera el desarrollo de formatos estándar para procedimientos, materiales de integración y contenido específico del departamento.

Determina tus objetivos finales

Dar a todos objetivos concretos es esencial para el éxito en el trabajo, y su futuro gestor del conocimiento no es diferente. Dar el paso a este rol en organizaciones que son nuevas en entender el valor de la gestión del conocimiento puede sentirse un poco como hervir el océano. Entonces, antes de incorporarlos, piensa en lo que quieres que tu gestor de conocimientos logre.

Muchos de los resultados sobresalientes que verá de su gestor del conocimiento pueden ser difíciles de cuantificar en términos de resultados tangibles para el negocio. En lugar de pensar en términos de objetivos de ingresos y ventas, piensa en cómo pueden mejorar la estructuración y el intercambio de conocimientos.

Haga que sea un objetivo identificar a los expertos en la materia y tenerlos completamente integrados en su sistema de gestión del conocimiento dentro de los seis meses de haber contratado a su gestor del conocimiento. Asigne a su gestor del conocimiento la tarea de proponer una nueva estructura de contenido para las tarjetas para su revisión de 90 días. Independientemente de lo que se te ocurra, asegúrate de darles objetivos alcanzables y accionables para cumplir.

Comprende qué pueden y qué no pueden hacer

Su trabajador del conocimiento puede hacer mucho para ayudar a recopilar, organizar y distribuir información vital entre su personal. Pueden ser vistos como comunicadores expertos, arquitectos de información y maestros de la organización y distribución.

Los gestores de conocimientos pueden ser muchas cosas, pero desafortunadamente, no son obreros milagrosos.

Recuerda, la gestión del conocimiento es responsabilidad de todos en el trabajo, pero el papel del gestor de conocimientos es asegurarse de que todos puedan cumplir con esa responsabilidad. Pueden ayudar con los principios básicos para mantener el conocimiento organizado y distribuido. Sin embargo, para que eso funcione, los gerentes y otros empleados deben estar dispuestos a contribuir con los bloques de construcción de esa información.

Es totalmente posible que, para que eso ocurra, necesites hacer algunos cambios en tu organización. Pero no te preocupes, abordaremos eso en un momento.

Hable con los miembros del equipo sobre sus necesidades de gestión del conocimiento

¿Qué quieren ver sus equipos del gestor del conocimiento? Por ejemplo, Recursos Humanos puede querer renovar la jerarquía de contenidos de las colecciones, y Ventas puede querer una mejor manera de organizar sus prospectos. Independientemente de lo que quieran, la única forma de saberlo es preguntar.

Como dijimos anteriormente, queremos evitar que tu nuevo gestor de conocimientos sienta que está hirviendo el océano, por lo que la priorización es clave. Piensa en los cambios más efectivos que un gestor de conocimientos puede hacer al hacerles las preguntas correctas al equipo.

¿Qué haría más fácil el día para sus agentes de soporte? ¿Hay algo que pueda hacer internamente para mejorar la experiencia del cliente? ¿Qué ayudaría al equipo de ingeniería a enviar código más rápido? Cuando te enfocas en cosas que pueden tener el mayor impacto, es más fácil comenzar con buen pie tu gestor de conocimientos.

Crea un ambiente acogedor

Será difícil contribuir a la base de conocimientos de tu empresa cuando estés ocupado durante la semana y recibas miradas desaprobatorias de tu gerente cuando vean que no estás trabajando en proyectos. Muchas veces, cambiar a un lugar de trabajo más impulsado por el conocimiento implica más cambios culturales que cualquier otra cosa. La investigación confirma que las principales barreras están en el lado humano de la ecuación de gestión del conocimiento, incluidos los silos organizativos y la falta de incentivos. Si realmente quieres preparar a tu gestor de conocimientos para el éxito, haz que sea más fácil para todos trabajar juntos.

Establece la expectativa con los gerentes y miembros del equipo de que la gestión del conocimiento no es una actividad opcional. Para que funcione de manera efectiva, todos deben tomarse el tiempo y el esfuerzo para contribuir.

Dé a todos el tiempo que necesitan para crear y organizar conocimiento. No es necesario reservar horas cada día para animar a las personas a agregar y mejorar la base de conocimientos. Simplemente darles a todos 15-30 minutos para hacer cambios y agregar nueva información puede ser más que suficiente.

¿Quieres hacer realmente más fácil el día de tu gestor de conocimientos? Ayúdales a identificar a tus campeones del conocimiento en diferentes temas y equipos. Jugarán un papel integral en ayudar a tu gestor de conocimientos y en desarrollar tu base de conocimientos.

Proporciónales la tecnología adecuada

Contar con la pila tecnológica adecuada es esencial para cualquier trabajador, y eso es especialmente cierto para su gerente de conocimiento. Tómese un tiempo para aprender cómo tener las herramientas adecuadas puede preparar a los empleados para el éxito antes de comenzar su búsqueda de herramientas.

Tu gestor de conocimiento va a tener mucho conocimiento antiguo que clasificar. Facilítales las cosas haciéndoles saber sobre todas las diferentes áreas en las que actualmente existe conocimiento en tu empresa. Involucra a gerentes de diferentes equipos para asegurarte de que no dejas piedra sin mover.

Saber dónde existe tu conocimiento puede facilitar la búsqueda de las herramientas e integraciones correctas. Una vez que sepas eso, podrías empezar a usar una base de conocimientos realmente excelente.

Construyendo la capa de verdad de confianza de tu organización

Contratar a un gerente de conocimiento es un paso fundamental hacia la transformación de cómo tu organización utiliza la información. Son los arquitectos y campeones de la única fuente de verdad de tu empresa, asegurando que cada empleado—y cada asistente de IA—tenga acceso a respuestas verificadas y con permisos donde trabajan.

Al conectar el conocimiento de la empresa, permitir a los equipos interactuar con él a través de un Agente de Conocimiento de confianza y crear un proceso para que los expertos lo corrijan y mejoren, un gerente de conocimiento convierte una maraña caótica de información en una capa de verdad en constante mejora. Esto es gestión del conocimiento sin la gestión, y es el camino más rápido hacia la confianza y eficiencia en toda la empresa. Para ver cómo Guru capacita a los gerentes de conocimiento para construir una Fuente de Verdad de IA, mira una demostración.