Una intranet es una red privada y segura que permite la comunicación interna y colaboración dentro de las organizaciones, lo cual es crucial considerando que los trabajadores de oficina pasan el 42% en promedio de su tiempo colaborando. Esta guía cubre qué son las intranets, sus principales beneficios, usos prácticos y mejores prácticas para una implementación exitosa.

¿Qué es una intranet?

Significado y definición de intranet

Una intranet es una red informática privada accesible únicamente para el personal de una organización. Utiliza tecnología de internet para compartir de manera segura la información de la empresa, habilitar la colaboración y centralizar la comunicación dentro de la organización.

Algunas de las cosas clave que una intranet puede proporcionar son:

• Una forma de compartir información interna de forma segura

• Mejora de la comunicación entre la dirección y los empleados

• Mayor alineación entre equipos multifuncionales

• Una base de operaciones para que las empresas almacenen y organicen políticas, directrices y procedimientos operativos estándar

En esencia, una intranet actúa como la sede digital de una empresa y el recurso clave para que los empleados se mantengan informados. Es una herramienta invaluable para mantener conectados a los equipos entre sí, así como con la cultura y la misión de la empresa.

Tradicionalmente, muchas organizaciones utilizan SharePoint o plataformas personalizadas como sus intranets. Pero a medida que el mundo del trabajo ha cambiado, han surgido nuevas soluciones amigables para el usuario, con beneficios para satisfacer las necesidades en evolución de los empleados.

Beneficios de una intranet

Las intranets modernas ofrecen un valor comercial medible a través de una comunicación, colaboración y productividad mejoradas. Los beneficios clave incluyen:

• Comunicación mejorada: Las intranets facilitan la comunicación efectiva en toda la organización, permitiendo a los empleados compartir noticias, actualizaciones y anuncios de manera sencilla.

• Colaboración mejorada: Con herramientas como calendarios compartidos, software de gestión de proyectos y compartición de documentos, permiten a los equipos trabajar juntos de manera más eficiente, independientemente de su ubicación.

• Productividad aumentada: Las intranets proporcionan un lugar centralizado para la información y los recursos, reduciendo el tiempo que los empleados pasan buscando información, lo cual puede ocupar casi el 20 por ciento de la semana laboral, y permitiéndoles concentrarse en su trabajo.

• Ahorro de costos: Al utilizar una intranet para la comunicación interna y la colaboración, las organizaciones pueden reducir los costos asociados con la impresión, el envío postal y otros métodos tradicionales de intercambio de información.

• Procesos optimizados: Las intranets pueden automatizar y optimizar varios procesos empresariales, como tareas de recursos humanos, informes de gastos y adquisiciones, ahorrando tiempo y reduciendo errores.

• Mejor gestión del conocimiento: Una intranet puede servir como una base de conocimiento, capturando y almacenando el conocimiento y la experiencia colectiva de la organización, facilitando su acceso a todos los empleados.

• Compromiso de los empleados aumentado: Las intranets pueden fomentar un sentido de comunidad y pertenencia entre los empleados, y la investigación muestra que mayores niveles de compromiso del equipo pueden resultar en un 21% más de rentabilidad.

• Seguridad mejorada: Con controles de acceso adecuados y medidas de seguridad, las intranets garantizan que la información sensible permanezca confidencial y accesible solo para el personal autorizado.

• Escalabilidad: Las intranets pueden crecer y evolucionar con la organización, adaptándose a nuevos usuarios, contenido y funciones según sea necesario.

• Integración con otros sistemas: Las intranets pueden integrarse con otros sistemas empresariales, como software de gestión de relaciones con el cliente (CRM) o planificación de recursos empresariales (ERP), proporcionando una plataforma unificada para acceder a información y herramientas.

¿Por qué es importante la intranet de una empresa?

En 2024, los empleados luchan por encontrar información, mantenerse conectados y alinearse con la dirección de la empresa. Un estudio de HBR encontró que solo un 23% de los empleados están alineados con las estrategias de sus empresas.

Una intranet proporciona funcionalidades críticas para abordar esta brecha de alineación:

1. Proporcionar visibilidad a través de equipos

Una intranet es una excelente manera de hacer que la información esté disponible para toda la empresa. Dado que cada empleado tiene acceso automático, es fácil compartir actualizaciones de liderazgo de la empresa que se aplican a todos.

Muchas soluciones tienen secciones para diferentes equipos. Esto facilita ver en qué están trabajando los demás. También ayuda a estar alineado con los objetivos del equipo.

2. Ofrecer un lugar centralizado para el almacenamiento y recuperación de documentos y contenido

Una intranet es un lugar central para que los empleados almacenen documentos e información importantes. Es buscable para cualquiera que necesite acceso a ellos. Este sistema ayuda a los empleados a encontrar fácilmente la información que necesitan.

La intranet es una herramienta conveniente para organizar y compartir recursos importantes dentro de una empresa. En lugar de encontrar y compartir documentos de sistemas como Microsoft Office o Google Drive, los usuarios pueden subirlos a un portal y hacerlos ampliamente disponibles.

3. Simplificar el permiso de acceso

Cuando se usa con SSO o como parte de un conjunto de software, los administradores pueden gestionar fácilmente a los usuarios autorizados. Pueden agregar o eliminar usuarios con solo unos pocos clics.

Usos de una intranet

Una intranet es una herramienta versátil y poderosa que puede cambiar la forma en que opera una organización. Pueden ayudar con la comunicación, colaboración, automatización de tareas y apoyo al trabajo remoto, proporcionando muchos beneficios para las organizaciones. Aquí hay solo algunas de las formas en que las empresas utilizan una intranet:

• Comunicación interna: Compartir noticias de la empresa, anuncios y actualizaciones

• Directorio de empleados: Proporcionar una base de datos buscable de perfiles de empleados e información de contacto

• Gestión de documentos: Almacenar, organizar y compartir documentos importantes y archivos

• Colaboración: Facilitar el trabajo en equipo a través de espacios de trabajo compartidos, herramientas de gestión de proyectos y foros de discusión

• Gestión del conocimiento: Crear un lugar centralizado para el conocimiento de la empresa, las mejores prácticas y las preguntas frecuentes

• Recursos humanos y autoservicio del empleado: Gestionar procesos de recursos humanos, como la integración de empleados, inscripción en beneficios y solicitudes de tiempo libre

• Formación y desarrollo: Impartir cursos de formación en línea y materiales para el desarrollo de habilidades de los empleados

• Soporte de TI: Ofrecer un servicio de asistencia y recursos para solucionar problemas técnicos comunes

• Distribución de políticas y procedimientos: Garantizar un fácil acceso a las políticas de la empresa, manuales y directrices

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de usar software de intranet?

Las ventajas de una intranet

Una intranet moderna puede ofrecer enormes ventajas para la mayoría de las empresas. Aquí hay solo algunos:

• Mejora de la comunicación: Proporciona una plataforma centralizada para que los empleados se comuniquen y colaboren en proyectos, lo que lleva a un aumento de productividad y eficiencia.

• Compartición de información simplificada: Las intranets ayudan a las organizaciones a compartir políticas de la empresa, procedimientos y actualizaciones con facilidad, manteniendo a todos los empleados informados y alineados.

• Mayor seguridad de los datos: Proporcionan una plataforma segura para compartir información sensible dentro de una organización, reduciendo el riesgo de violaciones de datos y otras amenazas de seguridad.

• Aumento del compromiso de los empleados: Al proporcionar acceso a materiales de capacitación, programas de reconocimiento de empleados y otros recursos, una intranet puede ayudar a mantener a los empleados comprometidos y motivados.

• Ahorro de costos: Pueden reducir los costos de impresión y distribución al proporcionar una plataforma sin papel para compartir información, lo que puede resultar en ahorros significativos para las organizaciones.

Las desventajas de una intranet

Las ofertas tradicionales de intranet suelen tener importantes inconvenientes en comparación con las soluciones modernas:

• Se requiere cambiar de contexto: Los empleados deben navegar a otro destino para acceder a la información, causando pérdida de productividad y distracción en el enfoque; por el contrario, el uso de tecnologías sociales para mejorar la colaboración puede aumentar la productividad de los trabajadores en un 20 a 25 por ciento.

• Administración pesada de TI: Las actualizaciones, escalado y mantenimiento requieren conocimientos especializados de TI, lo que a menudo resulta en una experiencia de usuario obsoleta y una seguridad insuficiente.

• Sobrecarga de información: Los portales tradicionales añaden ruido en lugar de reducirlo, abrumando a los empleados con otro destino que revisar.

• Contenido obsoleto: La información se vuelve obsoleta rápidamente y poco confiable, lo que lleva a los empleados a abandonar el sistema.

• Integración deficiente: Capacidad limitada para conectarse con herramientas modernas de colaboración donde realmente trabajan los empleados, lo cual es un problema importante ya que los empleados que utilizan más de 10 aplicaciones reportan problemas de comunicación a una tasa mucho más alta.

Afrontémoslo, la plaza digital del pasado ya no funciona. Son tanto un espacio de comunicación como ese triste centro comercial de los años 90 que cerró en tu ciudad el año pasado. Hoy en día, la comunicación interna, colaboración y coordinación ocurren donde los empleados ya se conectan: en su "sede virtual" ubicada en Slack o Microsoft Teams.

Mejores prácticas de intranet

Siga estas prácticas recomendadas de software de intranet intranet para maximizar la adopción y el ROI:

1. Alcanza a los trabajadores donde estén

Todo el mundo está trabajando en línea ahora. Es importante que todos se comuniquen de manera efectiva. Esto es especialmente crucial en un entorno de trabajo remoto o híbrido. Utiliza tu portal para fomentar el compromiso de los empleados publicando actualizaciones e información regularmente.

Una intranet, cuando se usa correctamente, puede ser una herramienta para que todos en la empresa colaboren, junto con tu sistema de chat. ¿Por qué no ver si puedes integrar los dos? Cuando te conectas a Slack o Teams, puedes enviar información y documentos a cualquiera cuando sea necesario.

2. Reducir el tiempo perdido buscando información importante

La mejor manera de aprovechar tu configuración es tratarla como una única fuente de verdad para todos los empleados. No deje que su intranet se desordene con información antigua, ya que hará que sea difícil para las personas encontrar lo que necesitan; de hecho, la mala gestión de la información puede llevar a que más de un tercio de los empleados enfrenten archivos perdidos.

Si tu configuración cuenta con un sistema de gestión de contenidos que indica claramente cuándo se actualizó por última vez un documento, o incluso mejor, si puede detectar posibles contenidos duplicados, los buscadores tendrán mucho más fácil encontrar lo que necesitan.

3. Mantén a tu equipo productivo evitando interrupciones que consumen tiempo para empleados clave

Sucede en todas las empresas: unos pocos expertos en la materia (SMEs) que tienen mucha información son interrumpidos con frecuencia por colegas que necesitan respuestas. Un estudio de la Universidad de California y la Universidad Humboldt encontró que a los trabajadores les lleva hasta 23 minutos recuperar la concentración después de ser interrumpidos.

Los expertos pueden evitar estas interrupciones, las cuales pueden costarle a una empresa 6.2 horas al día, al agregar su conocimiento a un único punto de verdad para que sea accesible por cualquier persona que lo necesite, cuando lo necesite. Un poco más de esfuerzo al principio puede tener enormes implicaciones en la gestión del tiempo a largo plazo.

4. Evite el desperdicio de cambiar de contexto para mantener a los empleados productivos en las herramientas que usan todos los días

Integrarse con su plataforma de chat es genial, pero ¿integrarse con todas las demás herramientas que los empleados necesitan para hacer su trabajo? Mucho mejor. Investigue soluciones de próxima generación que puedan servir información en cualquier herramienta basada en la web.

¿Cómo se crea una intranet empresarial que mejore la productividad y fomente el compromiso de los empleados?

Si su intranet actual está experimentando una baja adopción, ¡no entre en pánico! Echa un vistazo a este ciclo de acción específico diseñado para ayudarte a ganar aceptación, identificar un reemplazo (si lo necesitas), implementar el nuevo enfoque y crear una solución sostenible. Obtén más información sobre crear urgencia en la gestión del cambio.

1. Haga un plan para la adopción

Primero, descubra qué cree que salió mal la primera (o la 47ª) vez. ¿Cuáles fueron los principales factores que impidieron la adopción a largo plazo y generalizada, y cuáles son algunas formas específicas de resolverlos?

2. Establezca objetivos

Algunos ejemplos de objetivos a establecer son:

• Cronogramas

• "La retroalimentación de los empleados recopilada para el 1 de junio"

• "Decide si mantener o reemplazar nuestra intranet para el 31 de julio"

• "Implementar nuevas directrices/herramientas para el 1 de octubre"

• Medidas para el éxito

• Incluya objetivos regulares y de estiramiento

• Objetivo regular: Las personas usan la intranet al menos 1 vez/semana durante 6 meses en promedio

• Objetivo ambicioso: Las personas usan la intranet al menos 1 vez/día durante 6 meses).

3. Busque la opinión de los empleados

Pregunta a las personas cómo se sienten acerca de la solución que están utilizando. ¿Les gusta en teoría, pero lo encuentran demasiado complicado para usar? ¿Han utilizado diferentes soluciones o enfoques en otras empresas? ¿Desearían poder utilizar lo que usan los amigos en otras empresas? Aprende cómo crear una pila tecnológica eficiente.

4. Seleccione una plataforma de intranet

Si los problemas de tu plataforma actual no se pueden resolver, realiza tu debida diligencia y encuentra un nuevo proveedor de intranet. Investiga las recomendaciones de los empleados y busca en sitios de reseñas como G2 y TrustRadius.

5. Asigne la propiedad de la herramienta

Determina quién será responsable del éxito general y la implementación de tu nueva intranet (o enfoque). Aprende por qué podría ser útil usar un gerente de conocimientos.

6. Configura tu herramienta seleccionada

¡Es hora de aclarar la configuración del equipo, los espacios y los permisos!

7. Desarrolle el contenido

Esto podría implicar la importación de documentación de otros lugares, la creación de recursos completamente nuevos o la reescritura total de contenido existente. Aprende por qué la información en pequeñas cantidades es mejor.

8. Iniciativas de los empleados para mejorar la adopción

Evite capacitaciones largas y tediosas. Si necesita entrenamiento, considere usar módulos de autoservicio en lugar de sesiones tradicionales de todo el día. ¡Para más opciones emocionantes, ofrezca regalos promocionales o realice una fiesta!

9. Medir el éxito

No olvide verificar sus metas.

Características importantes del software de intranet

El software de intranet moderno va más allá de los portales tradicionales para ofrecer experiencias de usuario superiores. Busca estas características esenciales:

• Experiencia de usuario intuitiva: Interfaz moderna y limpia que los empleados realmente desean usar, diseñada para ofrecer respuestas confiables en cualquier lugar donde los empleados trabajen.

• Capacidades de búsqueda avanzada: Búsqueda de IA empresarial que encuentra información sin conocer detalles exactos, trabajando en cualquier aplicación o herramienta.

• Integraciones fluidas: Conexiones nativas con Slack, Microsoft Teams y extensiones de navegador que eliminan los cambios de contexto.

• Accesibilidad universal: Entrega de conocimiento específico según el contexto a través de Disparadores de Conocimiento y aplicaciones móviles para acceder a la información en cualquier lugar.

• Análisis exhaustivo: Información detallada sobre brechas de conocimiento, interacción con el contenido y patrones de uso para mejorar continuamente tu sistema.

• Seguimiento de cumplimiento: Entrega de anuncios y seguimiento de confirmaciones para garantizar que las actualizaciones críticas no se pierdan.

Una gran solución de intranet debería hacer que los empleados quieran usarla. Después de implementar Guru, no solo se ha convertido en una respuesta estándar el decir "¿Lo Guruaste?", sino que las empresas ven un retorno de inversión a largo plazo gracias a una alta adopción.

¿Qué es una extranet?

Una extranet es una subsección de la intranet de una empresa. Una red privada como una intranet donde los proveedores, socios y clientes autorizados pueden acceder a información de la red de una empresa.

El término "extranet" se hizo popular a principios de la década del 2000. Se utilizaba por organizaciones para referirse a un lugar central para compartir datos. Estos datos solo podían ser accedidos por grupos de trabajo específicos.

Dado que la extranet está estructurada como una intranet, depende del IP y TCP para el intercambio de datos. Las extranets también tienen características de seguridad como cortafuegos y detalles de inicio de sesión protegidos por contraseña para evitar el acceso no autorizado.

Ejemplos de extranets

• Una red de distribución para mantener la comunicación entre proveedores y distribuidores

• Una herramienta de colaboración central para que una franquicia se comunique a través de numerosas ubicaciones.

• Colaboración cruzada entre agencias gubernamentales

• Integración de sitios de comercio electrónico para intercambiar datos de inventario a través de una red segura

• Una herramienta de gestión de proyectos donde un gerente de proyecto puede compartir documentos y contratos con subcontratistas y otras partes interesadas

• Un portal de la junta donde los miembros de una asociación pueden acceder a actas de reuniones y documentos de la junta

• Documentos de incorporación para subcontratistas o contratados independientes que no tienen acceso a su intranet de empleados

¿Intranet vs. extranet: cuál es la diferencia?

Una intranet y una extranet son ambas redes privadas que utilizan tecnologías de internet, pero difieren en términos de acceso y propósito.

Intranet:

• Una intranet es una red privada accesible solo para los empleados de una organización.

• Se utiliza para compartir información, recursos y herramientas de la empresa internamente.

• El acceso a una intranet está restringido a usuarios autorizados dentro de la organización y normalmente requiere un inicio de sesión.

Extranet:

• Una extranet es una extensión de una intranet que permite el acceso controlado a usuarios externos autorizados, como clientes, proveedores o socios comerciales.

• Permite a una organización compartir información de forma segura y colaborar con partes externas específicas.

• El acceso a una extranet se concede a usuarios externos específicos a través de métodos de autenticación como nombres de usuario y contraseñas.

Básicamente, una intranet está limitada a uso interno dentro de una organización, mientras que una extranet puede ser accedida por partes externas. Ambos tipos de redes tienen como objetivo facilitar la comunicación segura, la colaboración y el intercambio de información utilizando tecnologías de internet.
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