Комплексне розуміння того, що таке Запит на пропозицію (або RFP). Дізнайтеся, як створити ефективний RFP, чому він працює та які переваги він пропонує власникам бізнесу.

‍

На певному етапі кожна організація буде потребувати співпрацювати з іншою компанією - чи то для отримання допомоги з більш складним проєктом, чи для простого аутсорсингу.

Але як ви забезпечите те, що ви вибрали правильну компанію для співпраці?

RFP - один із найдавніших та найефективніших інструментів у книзі!

За допомогою RFP бізнеси можуть відсівати шум і вибирати найкращий варіант для досягнення своїх цілей. Проте що це за концепція та як вона працює?

Продовжуйте читати, коли ми досліджуємо концепцію RFP, її переваги та багато іншого.

Що таке Запит на пропозицію (RFP)?

RFP відноситься до офіційного документу, зазвичай у формі анкети, яку компанія розсилає потенційним постачальникам послуг або продуктів, які компанія має намір купити.

Як власник бізнесу, RFP допомагають вам створити безшовний торговий процес, збираючи стандартизовані та організовані дані від різних постачальників для порівняння, тим самим допомагаючи прийняти обґрунтоване рішення щодо оптимального кваліфікованого постачальника для вашого проєкту, не ризикуючи зайво.

Протягом років RFP відіграли важливу роль у допомозі компаніям в різних галузях досягти своїх цілей, мінімізуючи ризики та витрати. У деяких колах багато посилаються на цей процес як на стратегічне джерело постачання.

Причина проста - документ RFP допомагає виділити сильні та слабкі сторони потенційних постачальників, допомагаючи вам зробити більш точне партнерське рішення.

В чому різниця між RFP та RFQ?

З одного боку, RFP використовується, коли організації хочуть детальні пропозиції від інших сторін щодо їхнього підходу до надання пов'язаних послуг або управління складними проєктами. Іншими словами, RFP спрямовані на дослідження досвіду, технічних можливостей та стратегії.

З іншого боку, RFQ (скорочено від 'Запит на котирування') використовується, коли організація вже знає, чого хоче і як планує це робити, але хоче знати, скільки це буде коштувати. Постачальники, які відповідають на RFQ, як правило, включають лише інформацію про ціни та умови поставки (якщо це актуально).

В чому різниця між RFP та RFI?

Інша схожа концепція, яку легко сплутати з RFP - це RFI (або запит на інформацію).

Зазвичай RFI йде перед RFP. Організації використовують RFI для збору загальної інформації про потенційних постачальників та їх продукти або послуги, перед виданням RFP компаніям, які знаходяться в їхньому списку на короткий список.

Іншими словами, документ RFI спрямований на розуміння можливостей постачальника без утримання від рішення про залучення.

Зазначивши це, давайте розглянемо переваги використання RFP в бізнесі.

Які переваги використання RFP?

Використання RFP - це відмічний спосіб підвищити успішність вашої організації у партнерствах з постачальниками. Наприклад, статистика показує, що 33% доходу компанії від продажів генерується через угоди, ініційовані RFP.

Ось деякі ключові переваги використання RFPs:

• Враховуйте складні обставини: Зазвичай завжди є кілька складних факторів, які слід враховувати при виконанні проекту або закупівлі високої вартості. Видавши запит на пропозиції потенційним постачальникам, ви можете розглянути всі ці важливі елементи в процесі вибору. Потім ви можете порівняти, який постачальник забезпечує ваші пріоритети - чи то технічні можливості, компетентність у сфері безпеки чи рівень досвіду - і на якій мірі. Найцікавіша частина полягає в тому, що RFP допомагає вам укласти всі ці деталі в один документ.
• Отримайте перевірені рішення: Ще однією перевагою RFP є те, що вона надає вам реальний вплив на плани кожного постачальника, а не лише інформацію на їхньому веб-сайті. Оскільки постачальники послуг повинні подати формальну пропозицію, вони зазвичай витрачають час на висвітлення практичного рішення для конкретної проблеми, яку ви намагаєтеся вирішити - не просто загальний копіювати/вставити торговий заявлення.
• Усунення упередженості: Для багатьох урядових установ видання RFP є регулятивним, оскільки воно представляє прозорий і аудитований документ ухвалення рішень. Як приватне підприємство, RFP також допоможе вам залишатися об'єктивними та усувати упередженість. Оскільки ви будете отримувати стандартизовані дані від потенційних постачальників, зробити об'єктивне рішення про ідеального кандидата стає простіше.
• Ширший вибір постачальників: Ще однією перевагою видання RFP є можливість виходу за межі вашої існуючої мережі постачальників, що потенційно відкриває вас для кращих і більш ефективних постачальників. Хоча залишаючись в межах вашої мережі ви почуваєтеся комфортно, ви можете упустити можливість покращення отримуваних результатів.
• Конкурентоспроможні ціни: Документи RFP зазвичай пов'язані з проектами великої вартості. Як результат, партнерство з правильною компанією є ключовим для збереження ваших витрат як можна нижче, отримуючи відмінну вартість за свої гроші. Оскільки постачальники знають, що система RFP є конкурентною, вони більш схильні представити свої найкращі пропозиції у термінах стратегії, процесів та пов'язаних витрат.
• Економія часу: Нарешті, публікація RFP може допомогти вам зекономити цінний час, який б ви витратили на пошук постачальників і підходили до них. Замість цього RFP робить вас призом, дозволяючи постачальникам звертатися до вас. 

Отже, як створити RFP, який ефективно комунікує ваші потреби, забезпечуючи одночасно отримання відповідної інформації від потенційних постачальників?

Які кроки потрібно виконати для створення RFP?

Ось докладний крок за кроком посібник, який допоможе вам створити працюючий RFP:

1. Включіть відповідну інформацію про компанію

Першим, що ви хочете включити в свій RFP, є докладна та відповідна інформація про вашу компанію для надання контексту потенційним постачальникам. Таким чином, кандидати можуть отримати глибоке розуміння історії вашої компанії та запропонувати рішення, які відповідають вашим потребам.

Крім того, ви можете запросити інформацію про минулі здійснені роботи підрядника, розташування, зацікавлених сторін та досвід роботи над проектами, аналогічними до того, який ви пропонуєте.

Важливо відзначити, що в хід минулої діяльності не завжди віддзеркалюється майбутній успіх, але вказує на більш високі шанси задовільної поставки.

2. Сформулюйте мету проекту

Далі, ви хочете впевнитися, що чітко сформульовано загальний опис проекту. Важливо надати цьому виконавчому резюме максимальну ясність, щоб підрядники, які відповідають на RFP, розуміли, що успіх на вашому проєкті означає та які повинні бути їхні виконавчі роботи.
Ось деякі деталі, які повинні бути у ваших цілях проєкту.

• Діловий випадок: Це включає повний огляд вашого проєкту, його мету та поставлені цілі.
• Графік: Також слід включити деталі щодо загальних строків, включаючи конкретні дати початку та закінчення.
• Віхи: Віхи - це контрольні пункти, які допомагають вам визначити, як багато роботи виконано на конкретних етапах на графіку вашого проєкту.
• Бюджет: Навіть якщо точні бюджети можуть бути недосяжними, надання конкретного діапазону може допомогти вирішити плани та стратегії постачальників, які подають відповіді.
• Виконавчі роботи: Також слід чітко визначити матеріальні результати, які ви очікуєте в ході вашого проєкту.

3. Визначте вимоги проєкту

Ще один ключовий компонент вашої документації RFP - це вимоги до вашого проєкту та обсяг робіт. Сюди можуть входити деталі, такі як NDA, ліміти бюджету та урядові регуляції, які вам потрібно, щоб учасники могли підписати або виконувати.

Важливо бути відкритими щодо цієї інформації, так що потенційні постачальники можуть заздалегідь вирішити, чи відповідають умови їм. Вони також можуть вирішити, чи це проєкт, який вони можуть впоратися або ні.

Наприклад, уявіть, що ви купуєте флот спеціалізованого госпітального обладнання лише для того, щоб виявити занадто пізно, що постачальник не має ліцензії на надання послуг з постійного обслуговування. 

4. Встановіть критерії перевірки структури

Хоча критерії вашого вибору, схоже, деталь, яку вам не потрібно розкривати потенційним постачальникам, вони можуть допомогти забезпечити, що ви отримаєте тільки найкращі та найбільш актуальні пропозиції. 

Чітко визначаючи критерії, за якими ви будете перевіряти та оцінювати постачальників, ви виділяєте ті елементи, які для вас є найважливішими, що спонукає відповідачів вдосконалити свої відповіді на критичні виконавчі роботи. Це гарантує, що ви отримаєте пропозиції від правильних постачальників, які не витрачають ваш час, а також спрощує процес RFP для всіх задіяних сторін.

Крім того, це полегшує збір інформації, порівняння пропозицій та складання переліку найкращих пропозицій.

5. Складіть графік проєкту

Залежно від складності вашого проєкту, можливо, вам доведеться створити окремий розділ для графіку вашого проєкту, надаючи чіткі вказівки щодо очікуваних результатів на конкретних віхах та загального прогресу проєкту.

Навіть якщо ваш графік проєкту не дуже тісний, надання очікувань щодо графіку допоможе постачальникам оцінити їхні ресурси та робоче навантаження для визначення, чи вони зможуть завершити цей конкретний проєкт вчасно.

6. Визначте потенційні перешкоди

Якщо ви передбачаєте потенційні перешкоди у вашому проєкті, завжди гарна ідея включити цю інформацію в ваш RFP.

Коли ви бачите, добре продуманий RFP не лише показує та розповідає потенційним постачальникам, що ви намагаєтеся досягнути. Він також підкреслює потенційні ризики та перешкоди. Таким чином, підрядники можуть вже мати стартовий варіант виходу на рішення цих питань, покращуючи тим самим шанси на успіх.

Крім того, відвертість стосовно потенційних викликів також може бути відмінним способом скоротити ваш кінцевий перелік та вибрати ідеального партнера на основі пропозицій, які вони пропонують.

7. Надайте вказівки щодо відповіді на прохання RFP

На завершення, вам також слід надати зрозумілі вказівки потенційним постачальникам щодо того, як вони відповідають, яку додаткову інформацію включити та що вони можуть виключити.

Такі вимоги до RFP можуть включати:

• Контактна інформація: Це повинно включати відомості про те, кому надсилати відповіді та як їх досягти.
• Терміни подачі заявок: Вам також слід встановити термін подання пропозицій та сповіщати про це своїх перспективних партнерів.
• Необхідні елементи: Також виокремте основну інформацію, яку повинні включити постачальники у свої пропозиції.

Які є деякі найкращі практики щодо RFP?

Тепер, коли ви знаєте основні деталі, які слід включити при складанні вашого RFP, давайте висвітлимо деякі найкращі практики, які допоможуть вам набути більше впевненості наступного разу, коли ви запустите RFP:

Визначте свої потреби проєкту

Ваш RFP в основному є документом, який визначає ваші цілі проєкту та те, як ви хочете досягти їх — іншими словами, чого потребує ваш проєкт.

Тому ключем до створення всебічного RFP є визначення, що означає успіх для вас. Це включає такі деталі, як:

• Обсяг проєкту
• Термін реалізації проєкту
• Приблизний бюджет
• Потенційні перешкоди
• KPI або віхи

Визначте ключових зацікавлених сторін

Далі вам потрібно буде визначити та створити список ключових зацікавлених сторін у вашому проєкті. Ключові зацікавлені сторони, в основному, це команда, яка оцінить відповіді на RFP, остаточно вибере постачальника та візьме на себе відповідальність за забезпечення успіху проєкту.

Зацікавлені сторони, як правило, включають команду власників проєкту, виконавчих директорів компанії, службу закупівель, фінансових рецензентів та юридичних представників.

Визначте процес оцінки

Коли ви вибрали свою команду зацікавлених сторін і визначили потреби вашого проєкту, наступним кроком є визначення процесу оцінки відповідей на RFP, які ви отримаєте. Для забезпечення об'єктивності вам необхідно встановити стандарт або список критеріїв, за якими ви відсієте варіанти та виберете свого кінцевого постачальника.

Під час цього етапу ви також повинні встановити термін для подання відповідей (зазвичай два тижні), графік оцінки відповідей та дату, коли ви оголосите переможну пропозицію.

Виберіть найкращі інструменти для створення RFP 

Нарешті, ви хочете визначити інструмент для створення вашого RFP. Пам'ятайте, що ваше програмне забезпечення для створення RFP має прямий вплив на те, наскільки послідовним та зрозумілим буде ваш RFP. Тому завжди варто надавати перевагу надійним постачальникам.

Guru може допомогти в цьому.

Комбінувавши силу штучного інтелекту Guru при створенні бази знань та ваші деталі проєкту, ви можете забезпечити, що всі важливі відомості — від історії вашої компанії до технічних можливостей — присутні у вашому RFP.

Крім того, наша інтеграція ChatGPT може допомогти скласти початковий контент для вашого RFP, підтриманий точною та відповідною інформацією, яка зберігається внутрішньою вікі вашої внутрішньою вікі, яка працює за допомогою Guru.

Зазначено, давайте розглянемо, як оцінити відповіді на ваш RFP.

На що слід звернути увагу у відповіді на запит на отримання пропозицій?

Є кілька аспектів, на які варто звернути увагу при оцінці відповідей вендорів на ваш запит на отримання пропозицій:

• Супровідний лист: Супровідний лист, долучений до пропозиції, дозволяє вам побачити, наскільки вендор відповідає потребам і наскільки він розуміє ваш проект.
• Відповідність вимогам: Переконайтеся, що відповідачі враховують всі вимоги вашого запиту на отримання пропозицій, оскільки це підкреслює їх увагу до деталей.
• Вартість: Також слід переглянути цінову структуру вендора, щоб переконатися, що вона є прозорою та відповідає вашому бюджету.
• Досвід: Гарна пропозиція повинна містити вказівки та посилання на випадки успіху, які підкреслюють здатність підрядника до досягнення вашого проекту.
• Технічний підхід: Слід також звертати увагу на докладні плани, включаючи стратегії та процеси для досягнення цілей вашого проекту.
• Інновації та додана вартість: У кінцевому підсумку, ви повинні віддавати перевагу відповідям, які виходять за межі базових вимог та пропонують новаторські рішення для потенційних перешкод і відчуваних викликів.

Оцінюючи ці аспекти відповіді на запит на отримання пропозицій, ви підвищуєте ймовірність вибору вендора, який відповідає цілям вашого проекту та гарантує продуктивне партнерство.

Топ-5 прикладів запитів на отримання пропозицій, щоб вас надихнути

RFP стали необхідністю у світі сучасного бізнесу, незалежно від сфери або галузі. На жаль, вони стали одними з найефективніших способів співпраці з провідними постачальниками з третіх сторін у межах їхніх сфер діяльності.

Отож, наведені нижче - це реальні приклади:

1. Маркетингові RFP 

У цьому RFP, Фонд захисту дітей, неприбуткова організація, відмовляється від напруженого і дуже офіційного тону, яким користуються багато компаній, на користь більш зрозумілого та розмовного потоку. Це ефективно сповіщало потенційних вендорів про те, якою організацією вони були і показувало стратегію бренду, яку вони хотіли.

2. RFP технологій

Технологічні компанії також не залишаються осторонь у використанні RFP. Оскільки вони працюють з великою кількістю конфіденційних даних, Національна асоціація агентств зайнятості штату хотіла провести оцінку ризиків їхніх інформаційних систем. Тож вони опублікували RFP. У ньому їм подано детальну специфікацію їхніх потреб та очікуваних результатів, підкреслюючи потребу в нерозголошенні.

3. RFP з операційного бізнесу

Цей RFP, випущений Чиказьким університетом штату Нью-Джерсі (NJCU), виник внаслідок потреби зрозуміти їхній загальний вплив на основі їх даних. RFP вводить потенційних вендорів у бажані цілі університету, підкреслюючи політику різноманітності постачальників. Також він пропонує декілька пріоритетних питань, на які університет хоче, щоб відповідачі відповіли.

4. Фінансовий RFP

Запити на отримання пропозицій також популярні в фінансовому середовищі. Не дивно, що вони зазвичай містять багато докладної інформації. У цьому RFP, який видала Канцелярія казначея штату Делавер для менеджера фонду, ви знайдете вичерпні кваліфікації та інструкції по поданню. Це також включає таблиці, які потрібно заповнити респондентам, вказуючи на керовані ними активи і кількість клієнтів.

5. Охоронне заявка на пропозицію

CNY Care Collaborative шукала послуги підтримки для своїх електронних медичних записів, тому вони подали RFP. Вона включала докладні та всебічні керівництво для відповідачів, включно з широкими запитаннями щодо досвіду та досвіду постачальника.

На вас!

Охоронні заявки стоять на випробуванні часу як основний інструмент для допомоги підприємствам робити обґрунтовані рішення при виборі постачальників і партнерів. Але це навіть найкраща частина.

Завдяки розвитку технічних рішень підприємства тепер можуть насолоджуватися більш плавним і ефективним процесом створення RFP та оцінки відповідей.

З Guru ви можете оновити ваш процес створення RFP від рутиної та введення даних, інтегруючи нашу систему на основі штучного інтелекту з інформацією вашої компанії. Наше рішення може допомогти вам створити початкові чернетки документів, забезпечуючи при цьому точність та актуальність інформації.

Запишіться на демонстрацію сьогодні та дозвольте нам вам показати майбутнє у створенні RFP.