Tìm hiểu sự hiểu biết toàn diện về những gì là Yêu cầu Chính (hoặc RFP) là. Tìm hiểu cách tạo một RFP hiệu quả, lý do tại sao nó hoạt động và những lợi ích hàng đầu mà nó mang lại cho chủ sở hữu doanh nghiệp.

‍

Tại một thời điểm nào đó, mỗi tổ chức sẽ cần hợp tác với một công ty khác — bất kể họ cần sự giúp đỡ trên một dự án phức tạp hơn hay chỉ đơn giản là chuyển nhượng.

Nhưng làm thế nào để bạn đảm bảo rằng bạn đã chọn đúng công ty để làm việc?

RFP là một trong những công cụ hiệu quả nhất trong cuốn truyện cổ — hãy cụ thể hơn một chút!

Với RFP, các doanh nghiệp có thể sàng lọc thông tin và chọn lựa tốt nhất cho mục tiêu của mình. Nhưng điều gì là bản chất của khái niệm này và làm thế nào nó hoạt động?

Tiếp tục đọc để khám phá khái niệm về RFP, những lợi ích và hơn thế nữa.

Yêu cầu Chính (RFP) là gì?

Một RFP (tài liệu yêu cầu tham gia) đề cập đến một tài liệu chính thức, thường dưới hình thức một câu hỏi (hoặc bảng câu hỏi), mà một công ty đưa ra cho những đối tác tiềm năng cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm mà công ty đang tìm kiếm — hãy cụ thể hơn!

Với tư cách là chủ sở hữu doanh nghiệp, RFP giúp bạn tạo một quy trình thầu mượt mà bằng cách thu thập dữ liệu được tổ chức và có tiêu chuẩn từ các nhà cung cấp khác nhau để so sánh, giúp bạn đưa ra quyết định có căn cứ về nhà cung cấp được chỉ định cho dự án của mình mà không phải chấp nhận rủi ro không cần thiết.

Qua thời gian, RFP đã đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực đạt mục tiêu của mình đồng thời tối thiểu hóa rủi ro và chi phí. Ở một số lĩnh vực, nhiều người gọi quá trình này là nguồn chiến lược — hãy cụ thể hơn!

Lý do đơn giản - tài liệu RFP giúp bạn nhấn mạnh điểm mạnh và điểm yếu của các nhà cung cấp tiềm năng, giúp bạn đưa ra quyết định có căn cứ về đối tác hợp tác.

Lợi thế của RFP và RFQ là gì?

Bên cạnh đó, RFP được sử dụng khi các tổ chức muốn được những nhà cung cấp khác cung cấp các đề xuất chi tiết liên quan đến phương pháp cung cấp dịch vụ hoặc xử lý dự án phức tạp. Tóm lại, RFP tập trung vào khám phá kinh nghiệm, kỹ năng kỹ thuật và chiến lược.

Ngược lại, RFQ (được viết tắt là ‘Yêu cầu Giá Cập Nhật’) chỉ được sử dụng khi tổ chức đã biết rõ những gì họ muốn và cách họ sẽ đạt được điều đó, nhưng họ muốn biết giá cả và những điều kiện khác. Những nhà cung cấp trả lời RFI (tài liệu yêu cầu thông tin) thường chỉ đưa ra thông tin về giá cả và điều kiện giao hàng (nếu có).

Lợi thế của RFP và RFI là gì?

Một khái niệm tương tự khác dễ nhầm lẫn với RFP là RFI (hoặc yêu cầu thông tin).

Thông thường, RFI được sử dụng trước khi sử dụng RFP. Các tổ chức sử dụng RFI để thu thập thông tin chung về các nhà cung cấp và sản phẩm của họ trước khi đưa ra các yêu cầu RFP cho các công ty trong danh sách được chọn lọc.

Tóm lại, tài liệu RFI (tài liệu yêu cầu thông tin) nhằm tìm hiểu được khả năng của nhà cung cấp mà không cần phải đưa ra quyết định về việc tham gia — hãy cụ thể hơn!

Hãy tiếp tục để khám phá những lợi ích mà RFP mang lại trong kinh doanh.

Lợi ích của việc sử dụng RFP?

Sử dụng RFP là một trong những cách tuyệt vời để nâng cao thành tích của tổ chức bạn trong việc liên kết với các đối tác nhà cung cấp. Ví dụ, số liệu thống kê cho thấy rằng 33% doanh số bán hàng của công ty được tạo ra thông qua các thỏa thuận khởi phát bởi RFP.

Dưới đây là một số lợi ích chính của việc sử dụng RFPs:

• Tính toán các yếu tố phức tạp: Thường thì luôn có một số yếu tố phức tạp cần xem xét khi thực hiện dự án hoặc mua sắm có giá trị cao. Bằng cách phát hành một RFP đến các nhà cung cấp tiềm năng, bạn có thể xem xét tất cả những yếu tố cần thiết này trong quá trình lựa chọn. Sau đó, bạn có thể so sánh xem nhà cung cấp nào đáp ứng những yêu cầu ưu tiên của bạn - cho dù là về khả năng kỹ thuật, năng lực an ninh, hoặc trình độ kinh nghiệm - và đến mức độ nào. Phần tốt nhất là RFP giúp bạn biên soạn tất cả những chi tiết này vào một tài liệu duy nhất.
• Truy cập các giải pháp đã được kiểm chứng: Một lợi ích khác của RFP là nó cung cấp cho bạn cái nhìn thời gian thực vào kế hoạch hành động của từng nhà cung cấp, không chỉ là những gì trên trang web của họ. Vì các nhà cung cấp dịch vụ phải nộp một bài thuyết trình chính thức, họ thường dành thời gian để trình bày một giải pháp thực tế cho vấn đề cụ thể mà bạn đang cố gắng giải quyết - không phải là một đề xuất sao chép/dán chung chung.
• Loại bỏ định kiến: Đối với nhiều cơ quan chính phủ, việc phát hành một RFP là điều đúng quy định vì nó cung cấp một văn bản quyết định minh bạch và có thể kiểm tra của quyết định. Với tư cách doanh nghiệp tư nhân, một RFP cũng sẽ giúp bạn duy trì sự khách quan và loại bỏ định kiến. Vì bạn sẽ nhận được dữ liệu chuẩn từ các nhà cung cấp tiềm năng, việc đưa ra quyết định khách quan về ứng viên lý tưởng của bạn trở nên dễ dàng hơn.
• Danh sách nhà cung cấp lớn hơn: Một lợi ích khác của việc phát hành RFPs là nó cho phép bạn vượt ra ngoài mạng lưới nguồn cung cung hiện tại của bạn, tiềm năng mang lại cho bạn những nhà cung cấp tốt hơn và hiệu quả hơn. Trong khi vẫn giữ trong mạng lưới cũ thấy thoải mái, bạn có thể bỏ lỡ cải thiện trong các sản phẩm bạn nhận được.
• Giá cả cạnh tranh: Tài liệu RFP thường liên quan đến các dự án có giá trị cao. Kết quả là, hợp tác với công ty đúng là quyết định quan trọng để giữ chi phí của bạn thật thấp trong khi vẫn nhận được giá trị xuất sắc cho số tiền của bạn. Vì các nhà cung cấp biết rằng hệ thống RFP là cạnh tranh, họ có khả năng hơn hẳn để trình bày những đề xuất tốt nhất của mình về chiến lược, quy trình và chi phí kèm theo.
• Tiết kiệm thời gian: Cuối cùng, việc công bố một RFP có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian quý giá mà bạn đã dành cho việc tìm kiếm nhà cung cấp và sau đó liên lạc với họ. Thay vào đó, một RFP đặt bạn như một phần thưởng, cho phép nhà cung cấp đến với bạn. 

Vậy, làm thế nào để tạo ra một RFP hiệu quả để truyền đạt nhu cầu của bạn một cách hiệu quả trong khi đảm bảo bạn nhận được thông tin liên quan từ nhà cung cấp tiềm năng?

Các bước Liên quan trong Việc Tạo một RFP là gì?

Dưới đây là một hướng dẫn chi tiết từng bước để giúp bạn tạo ra một RFP hiệu quả:

1. Bao gồm thông tin về công ty liên quan

Điều đầu tiên bạn muốn bao gồm trong RFP của mình là thông tin chi tiết và liên quan về công ty của bạn để cung cấp bối cảnh cho nhà cung cấp tiềm năng. Như vậy, ứng viên có thể có cái nhìn sâu sắc về lịch sử của công ty của bạn và đề xuất những giải pháp được tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn.

Ngoài ra, bạn có thể yêu cầu thông tin về lịch sử của nhà thầu, địa điểm, cơ sở cố vấn và kinh nghiệm với các dự án tương tự với dự án bạn đề xuất.

Bạn nên lưu ý rằng mặc dù hiệu suất trước đó không phải lúc nào cũng dẫn đến thành công trong tương lai, nhưng nó đề cập đến khả năng cao của việc giao hàng đáng hài lòng.

2. Đề xuất các mục tiêu dự án

Tiếp theo, bạn muốn đảm bảo rằng mình đã trình bày một bản dự án tổng quan một cách rõ ràng. Quan trọng là phải làm cho bản tóm tắt điều hành này càng rõ ràng càng tốt để những nhà thầu đáp ứng RFP hiểu rõ ý nghĩa của thành công trong dự án của bạn và những sản phẩm mà họ nên cung cấp.
Dưới đây là một số chi tiết mà mục tiêu dự án của bạn nên có:

• Business case: Điều này bao gồm một cái nhìn tổng quan về dự án của bạn, mục đích của nó và các mục tiêu mà bạn đã đặt ra.
• Timeline: Bạn cũng nên bao gồm thông tin về lịch trình tổng thể của bạn, bao gồm các ngày bắt đầu và kết thúc cụ thể.
• Milestones: Các mốc quan trọng là các điểm kiểm tra giúp bạn xác định được bao nhiêu công việc đã được xử lý tại các điểm cụ thể trên lịch trình dự án của bạn.
• Budget: Mặc dù ngân sách chính xác có thể không thể đạt được, việc cung cấp một phạm vi cụ thể có thể giúp hướng dẫn kế hoạch và chiến lược của các nhà cung cấp nộp hồ sơ.
• Deliverables: Bạn cũng nên rõ ràng chỉ định những kết quả cụ thể mà bạn mong đợi trong quá trình dự án của bạn.

3. Đặt yêu cầu dự án

Một yếu tố chính khác của tài liệu RFP của bạn là yêu cầu dự án và phạm vi công việc của bạn. Điều này có thể bao gồm các thông tin như NDAs, giới hạn ngân sách và quy định chính phủ mà bạn sẽ cần các nhà thầu phải ký hoặc tuân thủ.

Quan trọng là phải chân thực về thông tin này để những nhà cung cấp tiềm năng có thể quyết định ngay từ đầu xem các điều khoản và điều kiện có phù hợp với họ không. Họ cũng có thể quyết định xem dự án có phải là một dự án mà họ có thể xử lý hay không.

Ví dụ, hãy tưởng tượng mua một loạt thiết bị bệnh viện chuyên biệt chỉ để phát hiện ra quá muộn rằng nhà cung cấp không có giấy phép cung cấp dịch vụ bảo trì liên tục. 

4. Thiết lập tiêu chí đánh giá

Mặc dù tiêu chí lựa chọn của bạn có vẻ như một chi tiết mà bạn không cần chia sẻ với các nhà cung cấp tiềm năng, nhưng nó có thể giúp bạn đảm bảo rằng bạn chỉ nhận các đề xuất tốt nhất và liên quan nhất. 

Bằng việc xác định rõ các tiêu chí mà bạn sẽ sử dụng để đánh giá và đánh giá các nhà cung cấp, bạn làm nổi bật những yếu tố quan trọng nhất đối với bạn, thúc đẩy người phản hồi tinh chỉnh câu trả lời của họ về các sản phẩm quan trọng. Điều này đảm bảo bạn nhận được các đề xuất từ các nhà cung cấp phù hợp mà không lãng phí thời gian, đồng thời tối ưu hóa quy trình RFP cho tất cả các bên liên quan.

Ngoài ra, nó giúp dễ dàng thu thập thông tin, so sánh các đề xuất và chọn ra danh sách ngắn những nhà cung cấp hàng đầu.

5. Lập lịch trình dự án

Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của dự án của bạn, bạn có thể cần tạo một phần dành rieng cho lịch trình dự án của bạn, cung cấp các hướng dẫn rõ ràng về những sản phẩm dự kiến tại các mốc thời gian cụ thể và quá trình tiến triển tổng thể của dự án.

Ngay cả khi lịch trình dự án của bạn không quá chật chội, việc cung cấp kỳ vọng về thời gian sẽ giúp nhà cung cấp đánh giá tài nguyên và công việc của họ để xác định xem họ có thể hoàn thành dự án cụ thể này đúng hạn không.

6. Xác định các chướng ngại vật tiềm năng

Nếu bạn dự đoán có những rủi ro trong dự án, luôn luôn là một ý tưởng tốt để bao gồm thông tin này trong RFP của bạn.

Bạn sẽ thấy, một RFP toàn diện không chỉ cho thấy và cho biết những nhà cung cấp tiềm năng bạn đang cố gắng đạt được gì. Nó cũng nhấn mạnh các rủi ro và chướng ngại vật tiềm năng. Theo cách này, nhà thầu có thể bắt đầu sớm nghĩ ra các giải pháp cho những vấn đề này, từ đó cải thiện cơ hội thành công.

Ngoài ra, việc chân thực về những thách thức tiềm năng cũng có thể là một cách tuyệt vời để cắt giảm danh sách ngắn cuối cùng của bạn và chọn đối tác hoàn hảo dựa trên những giải pháp họ cung cấp.

7. Cung cấp hướng dẫn phản hồi RFP

Cuối cùng, bạn cũng nên cung cấp hướng dẫn rõ ràng cho nhà cung cấp tiềm năng về cách họ phản hồi, thông tin bổ sung cần bao gồm và những gì họ có thể loại bỏ.

Yêu cầu RFP như sau có thể bao gồm:

• Thông tin liên hệ: Điều này nên bao gồm chi tiết về việc gửi phản hồi cho ai và cách liên lạc với họ.
• Thời hạn nộp hồ sơ: Bạn cũng nên đặt một thời hạn cho việc nộp đề xuất và thông báo điều này với khách hàng tiềm năng của bạn.
• Yếu tố bắt buộc: Ngoài ra, nhấn mạnh các thông tin quan trọng mà các nhà cung cấp phải bao gồm trong đề xuất của họ.

Các Phong Cách Tốt Nhất Khi Làm Một Đề Xuất RFP?

Sau khi bạn biết các chi tiết quan trọng cần bao gồm khi lập RFP, hãy nhấn mạnh một số phong cách tốt nhất để giúp bạn cảm thấy tự tin hơn lần sau khi đưa ra RFP:

Xác định nhu cầu dự án của bạn

RFP của bạn về cơ bản là một tài liệu mô tả mục tiêu của dự án của bạn và cách bạn muốn đạt được chúng - hoặc nói cách khác là những gì dự án của bạn cần.

Do đó, chìa khóa để tạo ra một RFP toàn diện là xác định ý nghĩa của thành công đối với bạn. Điều này bao gồm chi tiết như:

• Phạm vi dự án
• Lịch trình dự án
• Ngân sách ước lượng
• Các trở ngại tiềm tàng
• Các chỉ tiêu KPI hoặc mốc quan trọng

Xác định các bên liên quan quan trọng

Tiếp theo, bạn sẽ cần xác định và tạo danh sách các bên liên quan quan trọng trong dự án của bạn. Các bên liên quan của bạn đều là đội ngũ sẽ đánh giá các phản hồi RFP, cuối cùng chọn một nhà cung cấp và đảm bảo sự thành công của dự án.

Các bên liên quan thường bao gồm một nhóm chủ sở hữu dự án, các nhà điều hành công ty, các quan chức mua hàng, người duyệt tài chính và các đại diện pháp lý.

Xác định quy trình đánh giá của bạn

Khi bạn đã chọn đội ngũ bên liên quan và xác định nhu cầu dự án của mình, bước tiếp theo là xác định quy trình đánh giá cho các phản hồi RFP bạn nhận được. Để đảm bảo khách quan, bạn phải xác định một tiêu chuẩn hoặc một số tiêu chí mà dựa vào đó bạn sẽ loại bỏ các lựa chọn và chọn nhà cung cấp cuối cùng của mình.

Trong giai đoạn này, bạn cũng nên đặt một hạn chót cho việc nộp phản hồi (thường là hai tuần), lịch trình để đánh giá các phản hồi và một ngày mà bạn sẽ thông báo về đề xuất chiến thắng.

Chọn các công cụ phần mềm tạo RFP tốt nhất 

Cuối cùng, bạn muốn quyết định về một công cụ để tạo RFP của bạn. Hãy nhớ, phần mềm tạo RFP của bạn ảnh hưởng trực tiếp đến tính nhất quán và dễ hiểu của RFP của bạn. Do đó, luôn là ý tưởng tốt khi ưu tiên những nhà cung cấp đáng tin cậy.

Guru có thể giúp ở đây.

Kết hợp sức mạnh của việc tạo cơ sở kiến thức dựa trên trí tuệ nhân tạo của Guru và chi tiết dự án của bạn, bạn có thể đảm bảo rằng tất cả thông tin quan trọng - từ lịch sử công ty cho đến khả năng kỹ thuật - đều có mặt trong RFP của bạn.

Ngoài ra, tích hợp ChatGPT của chúng tôi có thể giúp viết ra phần nội dung ban đầu cho RFP của bạn, dựa trên thông tin chính xác và liên quan được lưu trữ trong wiki nội bộ của tổ chức được cung cấp bởi Guru.

Nói vậy, hãy xem xét cách đánh giá phản hồi cho RFP của bạn.

Những gì bạn nên tìm kiếm trong một phản hồi RFP?

Có các yếu tố cần chú ý khi đánh giá các phản hồi từ nhà cung cấp đối với RFP của bạn:

• Một bức thư giới thiệu: Bức thư giới thiệu gắn liền với một đề xuất giúp bạn hiểu rõ về tính phù hợp của một nhà cung cấp và mức độ họ hiểu về dự án của bạn.
• Tuân thủ yêu cầu: Đảm bảo các đáp ứng giải quyết tất cả các yêu cầu trong RFP của bạn vì điều này nhấn mạnh độ chú ý đến chi tiết của họ.
• Giá cả: Bạn cũng nên xem xét cấu trúc giá của nhà cung cấp để đảm bảo nó minh bạch và phù hợp với ngân sách của bạn.
• Kinh nghiệm: Một đề xuất tốt nên bao gồm các case study và tham chiếu nhấn mạnh về khả năng của một thầu thầu đáp ứng dự án của bạn.
• Cách tiếp cận kỹ thuật: Bạn cũng nên tìm kiếm các kế hoạch chi tiết, bao gồm chiến lược và quy trình, để đạt được mục tiêu dự án của bạn.
• Đổi mới và giá trị thêm: Cuối cùng, bạn nên ưu tiên các phản hồi vượt xa các yêu cầu cơ bản để cung cấp những giải pháp sáng tạo cho các trở ngại tiềm năng và thách thức cảm nhận.

Bằng cách đánh giá các khía cạnh này của các phản hồi RFP bạn nhận được, bạn cải thiện cơ hội chọn một nhà cung cấp phù hợp với mục tiêu dự án của bạn và đảm bảo một mối đối tác sản xuất.

Top 5 Ví dụ về RFP Để Truyền cảm Hứng Cho Bạn

RFPs đã trở thành một phần thiết yếu trong thế giới kinh doanh hiện nay, bất kể lĩnh vực hoặc ngành nghề. Sau tất cả, chúng là một trong những cách hiệu quả nhất để hợp tác với các nhà cung cấp bên thứ ba hàng đầu trong lĩnh vực của họ.

Dưới đây là một số ví dụ thực tế:

1. RFP Marketing 

Trong RFP này, Quỹ Bảo vệ Trẻ em, một tổ chức phi lợi nhuận, từ bỏ phong cách cứng nhắc và rất chính thức mà nhiều công ty sử dụng để chuyển sang một lưu lượng nói chuyện gần gũi và hòa mình hơn. Điều này hiệu quả trong việc truyền đạt với các nhà cung cấp tiềm năng về loại tổ chức mà họ là và trưng bày chiến lược thương hiệu họ muốn.

2. RFP Công nghệ

Các công ty công nghệ cũng không bỏ lỡ việc sử dụng RFP. Vì họ xử lý rất nhiều dữ liệu nhạy cảm, Hiệp hội Lao động Nhà nước Công nghệ Thông tin muốn có một đánh giá rủi ro của hệ thống thông tin của họ. Vì vậy, họ đăng một RFP. Trong đó, họ mô tả phạm vi các nhu cầu của họ và kết quả dự kiến trong khi làm nổi bật nhu cầu không tiết lộ thông tin.

3. RFP Vận hành Kinh doanh

RFP này đưa ra bởi Đại học Thành phố New Jersey (NJCU) ra đời từ nhu cầu hiểu rõ tác động tổng thể dựa trên dữ liệu của họ. RFP hướng các nhà cung cấp tiềm năng qua các mục tiêu mong muốn của trường đại học trong khi làm nổi bật chính sách đa dạng nhà cung cấp. Nó cũng đưa ra một số câu hỏi ưu tiên mà trường đại học muốn những người đáp ứng trả lời.

4. RFP Tài chính

Yêu cầu Đề nghị cũng phổ biến trong cảnh khung tài chính. Không ngạc nhiên, chúng thường chứa một lượng thông tin chi tiết lớn. Trong RFP này mà Văn phòng Thủ quỹ Nhà nước Delaware đưa ra cho một quản lý quỹ, bạn sẽ tìm thấy những yêu cầu về năng lực và hướng dẫn gửi. Nó cũng bao gồm bảng mà những người trả lời cần điền vào, chỉ rõ tài sản họ đã quản lý và số lượng cơ sở khách hàng.

5. Yêu cầu RFP Y tế

Cộng tác Chăm sóc Y tế CNY muốn dịch vụ hỗ trợ cho hồ sơ bệnh án điện tử của họ nên họ đã đưa ra một RFP . Nó bao gồm hướng dẫn chi tiết và toàn diện cho người trả lời, bao gồm các cuộc điều tra mở rộng vào lý lịch và kinh nghiệm của nhà cung cấp.

Đến lượt bạn!

RFP đã qua thử thách thời gian và trở thành một công cụ cơ bản giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định thông minh khi chọn nhà cung cấp và đối tác. Nhưng điều đó chưa phải là mọi thứ tốt nhất.

Nhờ sự phát triển của các giải pháp kỹ thuật, các doanh nghiệp hiện có thể tận hưởng một quá trình tạo RFP mượt mà và hiệu quả hơn khi đánh giá các câu trả lời.

Với Guru, bạn có thể nâng cấp quy trình tạo RFP từ các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và nhập dữ liệu bằng cách tích hợp hệ thống dựa trên kiến thức với thông tin công ty của bạn. Giải pháp của chúng tôi sau đó có thể giúp bạn tạo bản phác thảo tài liệu ban đầu trong khi đảm bảo thông tin luôn chính xác và có liên quan.

Đặt một phiên trình diễn ngày hôm nay và hãy để chúng tôi cho bạn thấy tương lai của việc tạo RFP.