Giới thiệu

Operations Executive là người chơi chính trong việc tăng cường hiệu quả hoạt động của bất kỳ tổ chức nào. Vai trò này liên quan đến quản lý và tối ưu hóa các quy trình khác nhau để đảm bảo rằng doanh nghiệp hoạt động một cách mượt mà và hiệu quả. Operations Executive làm việc trong nhóm hoạt động để tối ưu hóa các hoạt động, giảm chi phí và nâng cao hiệu suất hoạt động chung của công ty. Vai trò của họ rất quan trọng trong việc điều hòa các bộ phận, tài nguyên và công nghệ khác nhau để đạt được mục tiêu chiến lược của công ty.

​

Trách nhiệm

Operations Executive chịu trách nhiệm với một loạt các chức năng nhằm mục tiêu cải thiện hiệu suất hoạt động. Một số trách nhiệm chính bao gồm:

​

• Quản lý Quy trình: Thiết kế và triển khai các quy trình hiệu quả để tối ưu hóa hoạt động. Điều này bao gồm tự động hoá quy trình, ánh xạ quy trình và cải tiến liên tục.

​

• Phân bổ tài nguyên: Đảm bảo rằng các tài nguyên như lao động, vật liệu và công nghệ được phân phối và sử dụng một cách hiệu quả. Điều này bao gồm quản lý ngân sách và kế hoạch về tài nguyên.

​

• Phân tích Dữ liệu: Phân tích dữ liệu hoạt động để xác định các chướng ngại vật, không hiệu quả và các lĩnh vực cần cải thiện. Điều này thường liên quan đến việc sử dụng các công cụ thống kê và phần mềm khác nhau để ra quyết định dựa trên dữ liệu.

​

• Quản lý Tuân thủ: Đảm bảo rằng tất cả các hoạt động hoạt động tuân thủ theo quy định của địa phương và quốc tế. Điều này bao gồm việc hiểu và áp dụng các tiêu chuẩn ngành và duy trì kiến thức cập nhật về các thay đổi về quy định.

​

• Quản lý Nhà cung cấp: Quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp để đảm bảo chất lượng và hiệu quả về chi phí. Điều này bao gồm đàm phán hợp đồng, đánh giá hiệu suất và phối hợp vận chuyển.

​

• Lãnh đạo Nhóm: Dẫn dắt các nhóm hoạt động để đạt được các chỉ tiêu đã đề ra. Điều này bao gồm đào tạo, hướng dẫn và đánh giá hiệu suất của các thành viên nhóm.

​

• Quản lý Dự án: Giám sát các dự án khác nhau nhằm cải thiện các quy trình hoạt động. Điều này bao gồm xác định khung thời gian dự án, phối hợp với các bộ phận khác nhau và đảm bảo dự án hoàn thành trong ngân sách và kế hoạch.

​

• Quản lý Khủng hoảng: Chuẩn bị và phản ứng với các gián đoạn hoạt động hoặc tình huống khẩn cấp. Điều này bao gồm phát triển kế hoạch dự phòng và phối hợp nỗ lực phục hồi.

​

Kỹ năng cần thiết

Để xuất sắc trong vai trò của Operations Executive, một số kỹ năng then chốt là cần thiết:

​

• Kỹ năng Phân tích: Khả năng phân tích dữ liệu phức tạp và rút ra những thông tin có thể hành động là rất quan trọng. Điều này giúp xác định những vấn đề không hiệu quả và những lĩnh vực cần cải thiện.

​

• Kỹ năng Lãnh đạo: Kỹ năng lãnh đạo mạnh mẽ là cần thiết để quản lý nhóm hiệu quả, truyền cảm hứng cho họ đạt mục tiêu và cải thiện tinh thần chung.

​

• Kỹ năng Giải quyết Vấn đề: Các Chuyên viên Hoạt động phải giỏi trong việc xác định vấn đề và triển khai các giải pháp hiệu quả nhanh chóng.

​

• Kỹ năng Giao tiếp: Giao tiếp rõ ràng và ngắn gọn là quan trọng để phối hợp với các bộ phận khác nhau và các bên liên quan bên ngoài. Điều này bao gồm cả giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói.

​

• Quản lý Thời gian: Có khả năng quản lý thời gian hiệu quả đảm bảo rằng các nhiệm vụ được ưu tiên phù hợp và đáp ứng các hạn chót.

​

• Chú ý đến Chi tiết: Bộ mắt tinh tường đảm bảo rằng hoạt động diễn ra suôn sẻ và các vấn đề tiềm ẩn được xác định sớm.

​

• Kỹ năng Kỹ thuật: Sự thuần thục với các công cụ và công nghệ hoạt động khác nhau là quan trọng để quản lý quy trình và dữ liệu một cách hiệu quả.

​

• Quản lý dự án: Kỹ năng quản lý dự án mạnh mẽ giúp trong lập kế hoạch, thực hiện và giám sát dự án để hoàn thành thành công.

​

Công cụ và công nghệ

Các chuyên gia trong vai trò của Operations Executive nên thành thạo với nhiều công cụ và công nghệ, bao gồm:

​

• Hệ thống ERP (Quản lý nguồn lực doanh nghiệp): Công cụ như SAP, Oracle và Microsoft Dynamics giúp quản lý các quy trình kinh doanh qua các bộ phận khác nhau.

​

• Phần mềm quản lý dự án: Ứng dụng như Asana, Trello và Jira hỗ trợ trong lập kế hoạch, thực hiện và theo dõi tiến độ dự án.

​

• Công cụ phân tích dữ liệu: Phần mềm như Microsoft Excel, Tableau và Google Analytics là quan trọng để phân tích dữ liệu vận hành.

​

• Công cụ giao tiếp: Các nền tảng như Slack, Microsoft Teams và Zoom giúp việc giao tiếp trơn tru trong tổ chức.

​

• Công cụ tự động hóa quy trình: Ứng dụng như Zapier và Automate.io giúp tự động hóa các nhiệm vụ lặp để cải thiện hiệu quả.

​

• Phần mềm CRM (Quản lý mối quan hệ khách hàng): Công cụ như Salesforce và HubSpot hữu ích trong việc quản lý tương tác và dữ liệu khách hàng.

​

• Phần mềm quản lý tuân thủ: Phần mềm như MetricStream và ComplianceQuest hỗ trợ đảm bảo tuân thủ quy định trên toàn bộ hoạt động.

​

Đường sự nghiệp và phát triển

Quá trình tiến cử nghề nghiệp cho một Operations Executive thường bao gồm việc tiến lên trong bộ phận hoạt động, với cơ hội phát triển và thăng tiến trên đường đi. Các con đường nghề nghiệp điển hình bao gồm:

​

• Nhân viên thực hiện vận hành Junior: Vị trí cấp dưới tập trung vào việc học hỏi và hỗ trợ các nhà quản lý cấp cao.

​

• Quản lý vận hành: Một bước tiến với trách nhiệm lớn hơn trong quản lý các khía cạnh rộng hơn của quá trình vận hành và các đội ngũ lớn hơn.

​

• Quản lý vận hành cấp cao: Vai trò này bao gồm giám sát nhiều chức năng vận hành và đóng góp vào quy hoạch chiến lược.

​

• Director of Operations: At this level, individuals are responsible for the overall direction and management of the company's operations.

​

• Giám đốc vận hành chính (COO): Đỉnh cao của cấp bậc nghề nghiệp vận hành, COO là một phần của nhóm quản lý cấp cao và định hướng chiến lược vận hành của toàn bộ tổ chức.

​

Thực hành tốt nhất

Để thành công trong vai trò của Operations Executive, cân nhắc những thực hành tốt sau:

​

• Học hỏi liên tục: Làm mới với những xu hướng và phương pháp tốt nhất mới nhất trong ngành. Việc theo đuổi các chứng chỉ và đào tạo bổ sung có thể mang lại lợi thế cạnh tranh.

​

• Mạng lưới: Xây dựng mối quan hệ với các chuyên gia khác trong lĩnh vực. Mạng lưới có thể cung cấp thông tin quý giá và cơ hội.

​

• Focus on Data-Driven Decisions: Rely on data to make informed decisions rather than intuition.

​

• Ấm áp Công Nghệ Mới: Giữ kiỷ năng với các công cụ và công nghệ mới giúp cải thiện hiệu suất hoạt động.

​

• Phát triển Kĩ Năng Mềm: Làm việc với giao tiếp, lãnh đậo, và kiến thức nhóm, vì đây rất quan trọng trong quản lý nhóm và dự án hiệu quả.

​

• Cơ chế Phản hồi: Áp dụng một cơ chế phản hồi chặt chẽ để liên tục thu nhập thông tin từ các thành viên nhóm và các bên liên quan để cải thiện các quy trình.

​

• Tư duy Chiến Luộc: Luôn đồng bộ hoạt động vận hành của bạn với các mục tiêu chiến lược của tổ chức.

​

Kết luận

Vai trò của một Operations Executive quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ tổ chức nào, yêu cầu một bộ kỹ năng đa dạng và sự quen thuộc với loạt công cụ và công nghệ. Bằng cách vượt qua các trách nhiệm và kỹ năng cần thiết, và tuân theo những thực hành tốt, các chuyên gia trong vai trò này có thể ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả hoạt động và thúc đẩy công ty về mục tiêu chiến lược của mình. Đối với những người quan tâm đến con đường nghề nghiệp này, chấp nhận việc học liên tục và linh hoạt đối với các tiến bộ về công nghệ có thể dẫn đến sự phát triển nghề nghiệp đáng sống và đa chiều. Khám phá cơ hội nghề nghiệp dưới tư cách là một Giám đốc Vận hành để trở thành một phần quan trọng của sự thành công của tổ chức.