Kiến thức quản lý là gì?

Quản lý kiến thức (KM) là quá trình tổ chức, tạo ra, sử dụng và chia sẻ kiến thức tổng hợp trong tổ chức. Quản lý kiến thức thành công bao gồm việc duy trì thông tin ở một nơi dễ tiếp cận, như một wiki hoặc employee intranet.

Bất kể công cụ bạn chọn, chỉ có một số dự án thực sự có khả năng thay đổi cách tổ chức hoạt động, và quản lý kiến thức là một trong số đó.

Các loại quản lý kiến thức

Kiến thức là một trong những tài sản quý giá nhất của tổ chức bạn. Việc lưu trữ, phát triển và chia sẻ kiến thức đó là rất quan trọng đối với doanh nghiệp.

Khi nhìn vào từ góc độ này, ý nghĩa của quản lý kiến thức bao gồm quá trình giúp bạn học, tổ chức và chia sẻ:

• Kiến thức rõ ràng (kiến thức dễ viết và chia sẻ)
• ‍Kiến thức không rõ ràng (kiến thức áp dụng)
• Kiến thức tácit (kiến thức được học từ kinh nghiệm cá nhân)
• Kiến thức công khiếu (kiến thức tĩnh cố định chuyên về một chủ đề)
• Kiến thức thủ tục (kiến thức tập trung vào 'cách')
• Kiến thức A Posteriori (kiến thức chủ quan từ trải nghiệm cá nhân)
• Kiến thức A Priori (kiến thức độc lập với bằng chứng)

‍Tìm hiểu thêm về các loại quản lý kiến thức.

Quy trình quản lý kiến thức

Cấp độ cao nhất, quy trình quản lý kiến thức là cách mà một doanh nghiệp quản lý kiến thức, từ quá trình tạo ra nó đến phương pháp tổ chức, đến cách mà nó tiếp tục đảm bảo rằng nó được chia sẻ ra ngoài.

1. Tạo kiến thức. Việc tạo kiến thức bắt đầu bằng việc thu thập kiến thức. Kiến thức này có thể đến từ nhiều nguồn, bao gồm nhân viên trong tổ chức hoặc cá nhân bên ngoài được mời vào vì kiến thức hoặc chuyên môn về một chủ đề cụ thể. Khi kiến thức được thu thập, bước tiếp theo là hiểu kiến thức sẽ được sử dụng làm gì, cách nó sẽ được áp dụng và nó áp dụng ở đâu.
2. Tổ chức kiến thức. Sau đó, kiến thức phải được cấu trúc trong hệ thống quản lý kiến thức cho việc sử dụng trong tương lai. Kiến thức không chỉ cần được tổ chức, mà còn cần bao gồm tính năng bảo mật để kiến thức có thể được truy cập bởi nhân viên được ủy quyền khi cần thiết. Quá trình tổ chức kiến thức này là một phần quan trọng của quản lý kiến thức vì nếu thiếu nó, kiến thức sẽ trở nên lộn xộn và không có cấu trúc, làm cho việc tìm kiếm trong tương lai khi cần kiến thức trở nên khó khăn hoặc không thể thực hiện.
3. Chia sẻ kiến thức. Quá trình tổ chức kiến thức được hoàn thành thông qua chia sẻ kiến thức. Chia sẻ kiến thức này bao gồm mọi thứ từ đào tạo kiến thức đến trao đổi kiến thức, nơi mà kiến thức có thể được tiếp nhận hoặc được tăng cường thông qua các cuộc trao đổi kiến thức với các nhân viên khác trong tổ chức.

Tất cả những khía cạnh này cùng hoạt động cùng nhau để tạo nên một quy trình quản lý kiến thức, thúc đẩy sự hợp tác và chia sẻ thông tin.

​

Hiểu sâu hơn về các quy trình KM và tìm hiểu cách bắt đầu quá trình quản lý kiến thức.‍

Cách mà một hệ thống quản lý kiến thức giúp các tổ chức

Khi một tổ chức có khả năng truy cập, chia sẻ và cập nhật kiến thức kinh doanh một cách dễ dàng, nó có thể trở nên hiệu quả hơn và tiết kiệm chi phí. Khả năng truy cập vào kiến thức đúng đúng thời điểm, thông qua một hệ thống quản lý kiến thức mạnh mẽ, là cơ sở quan trọng cho việc ra quyết định chính xác và kích thích sự hợp tác và sáng tạo.

Lợi ích của một hệ thống quản lý kiến thức

Càng hiệu quả và hiệu suất một công ty chia sẻ thông tin với nhân viên, thì càng tốt cho hoạt động kinh doanh của họ. Các lợi ích của quản lý kiến thức bao gồm:

• Ra quyết định nhanh hơn
• Truy cập hiệu quả vào kiến thức và thông tin
• Tăng cường sự hợp tác và tạo ra ý tưởng mới
• Nâng cao sự giao tiếp trong toàn bộ tổ chức của bạn
• Cải thiện chất lượng thông tin và dữ liệu
• Bảo vệ thông tin tài sản trí tuệ hơn
• Tối ưu hóa đào tạo

Liệu quản lý kiến thức có cải thiện hiệu suất làm việc?

Một Báo cáo Học viện Toàn cầu McKinsey cho thấy rằng một hệ thống quản lý kiến thức mạnh mẽ có thể giảm thời gian tìm kiếm thông tin lên đến 35% và tăng năng suất toàn cầu của tổ chức lên 20 đến 25%. Những khám phá được thu thập từ Viện Dữ liệu Quốc tế cũng xác nhận giá trị của một hệ thống quản lý kiến thức, nhấn mạnh rằng các công ty trong Fortune 500 mất khoảng $31.5 tỷ mỗi năm bằng cách không chia sẻ kiến thức.

Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, nhu cầu truy cập vào một cơ sở dữ liệu kiến thức đáng tin cậy cũng sẽ tăng để có thể vận hành hiệu quả hoạt động kinh doanh, phục vụ khách hàng và tăng doanh số. Mà không có hệ thống quản lý kiến thức, nhân viên của bạn sẽ phải học và học lại các quy trình và thông tin. Đó là một thực hành không hiệu quả và tốn kém chi phí. Ngoài ra, bạn cũng có thể đối mặt với nguy cơ mất quy trình hoặc thông tin nếu một người lãnh đạo kiến thức hoặc nhân viên cốt lõi rời bỏ công ty của bạn.

Một người quản lý kiến thức làm gì?

Một người quản lý kiến thức chịu trách nhiệm đảm bảo nhân viên dễ dàng truy cập vào thông tin cần thiết để tăng năng suất. Họ đảm bảo bộ nhớ tổ chức vẫn ở lại với công ty và cung cấp thời gian giá trị nhanh hơn cho những người đảm nhận trách nhiệm mới. Quản lý tri thực cải thiện lợi nhuận và người quản lý tri thực xác lập các quy trình và quy định về cách tri thực được lưu trữ và chia sẻ trong toàn bộ tổ chức. Trong nhiều trường hợp, họ cũng duy trì một phần mềm nguồn tri thức duy nhất. 

Người quản lý tri thực đóng vai trò quan trọng trong các công ty vận hành dữ liệu và tri thực. Họ đứng đầu trong việc cung cấp cho từng nhân viên các thông tin cần thiết để làm việc hiệu quả và tăng cượng hiệu suất toàn bộ. Thường xuất hiện với người quản lý tri thức đã đặt tiếng nói cho văn hóa lưu trữ tri thức và chia sẻ trong toàn bộ tổ chức của họ, đảm bảo rằng tri thức phù hợp đến tay người đúng mà không có nguy cơ người khác nhận quá trình tràn thông tin.

Tại sao quản lý tri thực quan trọng?

Làm tốt, quản lý tri thực tối ưu hóa tri thực công ty, làm cho nó truy cập và hành động được cho mọi người trong tổ chức. Với một hệ thống quản lý tri thực tốt, toàn bộ công ty của bạn có thể nói tạm biệt với thông tin mất mạt hoặc xoay tháp. Một công ty tạo môi trường chia sẻ tri thực là một công ty tạo ra một nhóm linh hoạt, phù hợp, cam kết, có khả năng chống chịu, và hoạt động của mình. 

1. Tăng cường hiệu suất và năng xuất

Suy nghĩ về tất cả các giờ bị lãng phí khi tìm kiếm qua nhiều hệ thống để tìm thông tin bạn cần. Nó ở trong trò chuyện, tài liệu, hoặc thư điện tử? Khi bạn tìm thấy thông tin đó, làm sao để biết rằng nó chính xác khi tri thức công ty phản xạ một label mang lại ánh xạ thông tin trên tất cả những hệ thống này? Và khi những người bị gián đoạn liên tục thực sự thực hiện các công việc quan trọng? 

Hệ thống quản lý tri thực nhằm tạo nên một nguồn thông tin đúng đắn duy nhất nơi mọi ngườ̀i có thể truy cập để tìm thông tin mà họ cần mà không cần tiến hành nhiều tìm kiếm tại nhieều nguồn khác nhau hoạ̣c gián đoạn người không thể thiếu với mọi câu hỏi được lặp đi lặp lại. Một công cụ quản lý tri thức tốt tạo ra một khoảng chênh lệch giữa ngày và đêm trong hiệu suất vận hành, tiết kiệm thời gian và đa dạng hơn về doanh thu cho tổ chức.

2. Làm cho viẹ̣c ra quyết định có căn cứ

Quyết định không bao giờ nên được thực hiện trong các đơn vị thông tin khép kín. Một công ty có độ minh bạch trong tri thực trên toàn bộ tổ chức đảm bảo rằng tất cả mọi người đều làm việc với cùng một thông tin và về cùng một mục tiêu. Nó kêt hợp tất cả nhân viên, đảm bảo rằng họ có tất cả các thông tin cần thiết để ra các quyết định tốt nhất có thể. 

3. Giảm thông tin trùng lặp hoặc lỗi cũ

Sau khi bạn đã dành thời gian tìm kiếm thông tin và cuối cùng tìm ra nó, làm sao bạn xác định rằng đó là thông tin đáng tin cậy và mới nhất? Khi thông tin công ty lưu trữ trong nhiều hệ thống, bạn đứng trước nguy cơ ra quyết định hoặc tham chiếu đến thông tin không chính xác. Một nguồn tri thức duy nhất như Guru tạo ra một không gian cho thông tin đáng tin cậy tồn tại để bạn có thể thích nghi nhanh hơn và giữ được sự dai dẳng mà không có nguy cơ sử dụng thông tin cũ.

4. Ngăn chặn các đơn vị thông tin của công ty

Quản lý tri thực tốt loại bỏ nguy cơ thông tin đóng bụi và khuyến khích môi trường minh bạch và giao tiếp. Một đơn vị thông tin là khi thông tin chỉ biết một người hoặc đội ngũ, có khả năng ngăn cản các bộ phận khác không biết thông tin mà họ cần để hợp tác hiệu quả. Quản lý tri thực hiệu quả đảm bảo tất cả mọi người có truy cập đến thông tin mà họ cần để làm việc phù hợp với mục tiêu công ty và duy trì năng suất.

{{cta}}

Loại thông tin nào được ghi lại trong quản lý tri thực?

Thông tin được ghi lại như một phần của quản lý tri thực có thể bao gồm:

‍

Tài liệu

• Sổ tay công ty
• Phân tích lợi ích
• Câu hỏi thường gặp về sản phẩm
• Lịch nghỉ
• Ghi chú phát hành

Dữ liệu nhóm

• Chiến lược
• Thông tin về đối thủ
• Kế hoạch phát triển sản phẩm
• Chiến lược trình bày
• Công việc đang trong quá trình thực hiện
• Thực hành tốt nhất (như cách đội của bạn sử dụng Asana hoặc quy trình quản lý thay đổi)

Dữ liệu tổ chức

• Biểu đồ tổ chức
• Quy trình mua hàng
• Thông tin hợp đồng cá nhân
• Vị trí văn phòng và thông tin liên hệ
• Thông tin thương hiệu

Tin tức tổ chức

• Thông tin truyền thông công ty
• Cập nhật công nghệ thông tin (IT)
• Cập nhật thông tin toàn công ty
• Các chương trình khuyến mãi sắp tới
• Điểm NPS và thông tin chi tiết
• Cập nhật khuyến mãi

‍

Tại sao quản lý kiến thức thất bại

Trong một bài viết năm 2015 cho Wall Street Journal, Thomas H. Davenport, một chuyên gia phân tích kinh doanh, giải thích rằng có nhiều lý do tại sao KM thất bại lịch sử, nhưng nguyên nhân chủ yếu là ba:

1. Giữ thông tin. Một số nhân viên có thể muốn tích trữ thông tin để duy trì một vị trí hay mức độ quan trọng trong công ty, trong khi người khác có thể chỉ không có thời gian, quan tâm hoặc nơi để chia sẻ. Trong tất cả các trường hợp này, thông tin không được ghi chép, điều này có nghĩa là nó không thể được phổ biến rộng rãi.
2. Tìm kiếm tốn thời gian. Khi các công ty thiếu một nguồn thông tin\u00a0duy nhất, thông tin có thể lan rộng qua quá nhiều ứng dụng khác nhau. Nếu một nhân viên không biết nơi để tìm kiếm hoặc phải tìm kiếm ở quá nhiều nơi để có câu trả lời, họ có thể đơn giản là ngừng tìm kiếm và bắt đầu phụ thuộc vào đồng nghiệp để có câu trả lời nhanh chóng.
3. Thông tin đã lỗi thời. Nếu quy trình quản lý kiến thức chủ yếu được sử dụng cho việc lưu trữ tài liệu thay vì ứng dụng kiến thức, thông tin cũ lan rộng khiến việc tìm kiếm câu trả lời đúng trở nên vô cùng khó khăn. Trong trường hợp này, một lần nữa, nhân viên đơn giản là ngừng phụ thuộc vào cơ sở kiến thức.

Câu hỏi thường gặp về quản lý kiến thức

Làm thế nào quản lý kiến thức có thể thúc đẩy việc học tập tổ chức?

Quản lý kiến thức có thể thúc đẩy việc học tập tổ chức bằng cách tạo ra một\u00a0

Làm thế nào để triển khai quản lý kiến thức?

Quản lý kiến thức có thể được triển khai bằng cách sử dụng các phương pháp quản lý thay đổi để chọn một cơ sở kiến thức, đặt các tiêu chí thành công và khuyến khích việc áp dụng cao.

Ai sở hữu quản lý kiến thức?

Người sở hữu quản lý kiến thức phụ thuộc vào cấu trúc và quy mô của công ty. Ở các công ty nhỏ, có thể là trách nhiệm của mọi người để duy trì cơ sở kiến thức và khuyến khích việc sử dụng tốt, trong khi các doanh nghiệp lớn có thể quyết định tuyển dụng một quản lý kiến thức chuyên nghiệp.

Chu kỳ quản lý kiến thức là gì?

Chu kỳ quản lý kiến thức là quá trình bắt dữ liệu, xử lý và phân phối kiến thức.

Tác động của quản lý kiến thức đối với hiệu suất tổ chức là gì?

Khi triển khai đúng cách, tác động của quản lý kiến thức đối với hiệu suất tổ chức có thể rất có lợi. Ví dụ, trong nghiên cứu về các công ty dựa trên kiến thức, mà giữ KM ở lõi văn hóa của họ, 94% đạt hoặc vượt qua kỳ vọng tăng trưởng năm 2019 của họ.

Công cụ quản lý kiến thức

Dưới đây là một số ví dụ tuyệt vời về hệ thống quản lý kiến thức:

Hệ thống quản lý tài liệu

Các hệ thống này hoạt động như các tủ tài liệu kỹ thuật số tập trung cho tài liệu của công ty. Chúng giúp việc truy xuất tài liệu dễ dàng, hỗ trợ tuân thủ quy định và tăng cường quy trình làm việc. Ngoài ra, khi một hệ thống quản lý tài liệu được cải thiện bằng mật khẩu và các quy trình sao lưu, an ninh tài liệu được tăng cường, nhưng không hoàn toàn bảo vệ khỏi truy cập bên ngoài. Nhiều hệ thống quản lý tài liệu thông thường có hạn chế về chức năng vì vậy việc nâng cấp tùy chỉnh có thể tăng chi phí. Loại hệ thống này không tự động bắt dữ liệu hoặc phân tích nó.

Hệ thống quản lý nội dung

‍Hệ thống quản lý nội dung tương tự với hệ thống quản lý tài liệu, nhưng lưu trữ âm thanh, video và các loại phương tiện khác ngoài tài liệu.

Cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu là một ứng dụng máy tính cho phép mọi người bắt dữ liệu, lưu trữ, phân tích và tương tác với dữ liệu. Cơ sở dữ liệu được chỉ mục để làm cho thông tin trở nên dễ truy cập hơn. Dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu có thể rất an toàn vì hệ thống ngăn chặn sự can thiệp. Tuy nhiên, chúng có thể biến động và thường tốn kém để thiết kế và cài đặt. Chúng cũng yêu cầu một mức độ kỹ năng cao để sử dụng và bảo trì.

Các kho dữ liệu

Những hệ thống toàn doanh nghiệp này thu thập dữ liệu từ các phần khác nhau của tổ chức của bạn và có thể rất hiệu quả cho việc báo cáo và phân tích. Chúng lưu trữ dữ liệu hiện tại cũng như lịch sử và biến đổi dữ liệu thành thông tin có ý nghĩa. Tuy nhiên, các kho dữ liệu thường là các hệ thống cần được bảo trì một cách chặt chẽ yêu cầu tích hợp phức tạp để cung cấp một cái nhìn thống nhất về các dữ liệu.

Intranet

Các mạng máy tính riêng tư này được xây dựng trên các nền tảng có thể tìm kiếm có thể cung cấp một nguồn thông tin dễ tiếp cận giúp tăng cường sự hợp tác và mạng xã hội trong tổ chức của bạn. Nhưng mạng Intranet truyền thống có một số rủi ro, bao gồm việc dễ truy cập bởi nhân viên không được ủy quyền. Để biết tại sao Guru là lựa chọn tốt nhất cho mạng Intranet cho nhân viên hiện đại.

Wikis

Những trang web này là công cụ cộng tác dễ sử dụng cho phép bất kỳ ai đăng và lưu trữ thông tin tại một vị trí trung tâm. Chúng có thể là những nơi tốt để duy trì tài liệu kinh doanh hoặc danh mục sản phẩm. Tuy nhiên, do có khả năng chỉnh sửa mở, wikis thường chứa thông tin sai. Ngoài ra, chúng không tối ưu hóa để hiển thị thông tin bên trong chúng đang được xem hoặc sử dụng hoặc nơi mà chỗ trống kiến thức tồn tại.

Mạng xã hội

Mạng xã hội cho phép mọi người kết nối với nhau, tham gia nhóm, đóng góp thông tin và thảo luận về các vấn đề họ quan tâm. Mạng xã hội có thể ảnh hưởng đến kiến thức tổ chức. Các hệ thống quản lý kiến thức có thể áp dụng mạng xã hội để xác định, tài liệu hóa và chuyển giao kiến thức.

‍

‍

Các chiến lược quản lý kiến thức thúc đẩy năng suất

Có ba chiến lược quản lý kiến thức chính để thúc đẩy năng suất:

Tạo điều kiện dễ chia sẻ kiến thức

Tạo ra một nền văn hóa trong đó nhân viên chia sẻ kiến thức một cách tự do với nhau thay vì giữ cho riêng mình. Điều này được thực hiện bằng cách triển khai các công cụ quản lý kiến thức cho phép dễ dàng tìm thấy và tiếp cận kiến thức.

Tạo quy trình có thể lặp lại

Đừng khiến nhân viên phải chế tạo lại từ đầu mỗi khi họ có kiến thức quan trọng để chia sẻ. Dựa vào các mẫu và các tài liệu dễ chia sẻ và chỉnh sửa khác giúp việc chia sẻ kiến thức trở nên hiệu quả và đơn giản hơn.

Khuyến khích sáng tạo kiến thức

Thưởng cho những người đóng góp nhiều kiến thức nhất. Việc triển khai các công cụ quản lý kiến thức giúp người đóng góp dễ dàng nhận được sự công nhận có thể giúp kích thích nhiều người hơn tham gia đóng góp kiến thức.

Khuyến khích sử dụng nhiều

Hỏi câu hỏi là tốt, nhưng nếu nhân viên chỉ gián đoạn đồng nghiệp để có câu trả lời thay vì kiểm tra cơ sở kiến thức, hãy bắt đầu tạo nhắc nhở nhẹ nhàng để kiểm tra cơ sở kiến thức trước khi hỏi. Việc này không chỉ giúp họ tiết kiệm thời gian mà còn tăng hiệu suất chung.

Cùng nhau, những chiến lược này cải thiện việc truy cập thông tin cho tất cả nhân viên và bộ phận, dẫn đến một văn hóa mở cửa và tò mò.

Cơ sở kiến thức của công ty của bạn có làm bạn năng suất hơn - hay không? Nhận theo sát sơ đồ này để biết bạn rơi vào đâu trong phạm vi, và  sau đó khám phá ý nghĩa của kết quả.

Các trường hợp sử dụng quản lý kiến thức

Dưới đây là một số trường hợp sử dụng quản lý kiến thức phổ biến nhất:

Nhân viên mới

Nhân viên mới cần rất nhiều thông tin một cách nhanh chóng để trở thành những thành viên hiệu quả của tổ chức. Hệ thống quản lý kiến thức có thể cung cấp câu trả lời ngay lập tức, đảm bảo mọi người cùng một trang từ ngày đầu tiên, giảm sự chán chường và giảm thời gian đào tạo. Xem cách Guru tăng tốc quá trình dạy nhân viên mới.

Giao tiếp nội bộ và cập nhật

Quản lý kiến thức tốt có thể nâng cao sự hợp tác bằng cách giảm tiếng ồn trong trò chuyện. Bằng cách sử dụng KM để tạo ra một nơi dành riêng để đặt câu hỏi và trả lời và cung cấp cập nhật, bạn đang giải phóng thời gian của mọi người để trở nên hiệu quả hơn. Xem cách Guru giải quyết các vấn đề giao tiếp nội bộ.

Dịch vụ khách hàng được tối ưu hóa

Vì một trong những chỉ số dịch vụ khách hàng chính là thời gian hoàn thành yêu cầu, việc đảm bảo các nhà đại diện có truy cập vào thông tin mà họ cần chính xác vào thời điểm và nơi mà họ cần là cần thiết cho quản lý kiến thức tốt. Dừng việc giữ khách hàng đợi hoặc để lại yêu cầu mở trong nhiều ngày (hoặc tuần) trong khi các nhà đại diện theo dõi người có câu trả lời đúng bằng cách để người đó cung cấp một lần cho tất cả. Xem cách Guru giúp các thương hiệu tạo trải nghiệm khách hàng tốt nhất trong ngành.

Kích hoạt sản phẩm

Để mọi người đều cập nhật với các thay đổi và cập nhật mới nhất của sản phẩm, cần có một giải pháp thông minh mà mọi người đều có thể truy cập. Hệ thống quản lý kiến thức của bạn nên được sẵn có cho toàn công ty để đảm bảo mọi người biết sản phẩm có gì và khi nào có sẵn. Xem cách Guru giữ cho mọi người cùng nắm bắt với sự phát triển sản phẩm.

‍

‍