A medida que las empresas han comenzado a hacer la transición de que el trabajo remoto sea una necesidad temporal a un estilo de vida, se ha dicho mucho sobre el tema de la productividad.

“¿Cómo podemos estar seguros de que todos son tan productivos como cuando trabajaban en la oficina?” se preguntan, casi arrancándose el cabello por la ansiedad. “¿Qué pueden hacer los gerentes para asegurar que todos se mantengan enfocados y completen su trabajo?”

Resulta que una forma fácil de ayudar a las personas a trabajar es (redoble de tambores, por favor) darles más tiempo para trabajar.

“Miércoles sin reuniones” “Viernes libres de reuniones” “Días libres de reuniones”. No importa cómo lo llames. Muchas oficinas se están subiendo a la tendencia de declarar ciertos días o períodos como “libres de reuniones”, ¡y nosotros somos uno de ellos!

Días sin reuniones: qué son y cómo funcionan

Un concepto con un nombre como “días sin reuniones” es bastante sencillo. Los días sin reuniones son días laborales en los que las personas pueden esperar una falta de reuniones. Pero… ¿por qué haría eso una empresa?

Créelo o no, muchos lugares de trabajo están implementando días sin reuniones como una forma de aumentar la productividad de dos maneras:

• Dar a los empleados tiempo para concentrarse en tareas importantes de “trabajo profundo” sin preocuparse por ser interrumpidos
• Forzar a las reuniones regulares a trabajar un poco más duro

Algunas tareas laborales van a requerir un poco más de tiempo y concentración que otras. Puede ser increíblemente raro que las personas encuentren suficiente tiempo para estar “enfocadas” durante su jornada laboral habitual. Los días sin reuniones se están convirtiendo rápidamente en una forma de dar a las personas más tiempo para concentrarse en su trabajo.

Piensa en cuánto podrías lograr si tuvieras un día en el que sabes que no enfrentarías interrupciones. Podrías concentrarte en trabajo estratégico, desarrollar nuevas ideas o simplemente ponerte al día ya que no tendrás que preocuparte por ser arrastrado a otra cosa.

Algunas empresas llevan los días sin reuniones a un nivel completamente diferente. Permiten a los empleados apagar sus teléfonos y silenciar notificaciones para que puedan concentrarse por completo. Después de todo, un mensaje de texto sobre los planes de almuerzo de mañana puede esperar si estás dedicando tiempo a idear y resolver problemas complejos.

En cuanto al comentario de “forzar a las reuniones a trabajar más duro”… ¿puedes decir honestamente que cada reunión que tienes en tu calendario es un buen uso de tu tiempo? Hay una razón por la que la investigación muestra que el 40% de las personas encuentran que sus reuniones no son productivas.

Las reuniones sin sentido han reclamado otra víctima más

Podríamos decir mucho sobre la cultura que rodea las reuniones interminables. Hay muchos gerentes y compañeros de trabajo que piensan que las reuniones son automáticamente productivas solo por el hecho de ser reuniones. En lugar de hacer algo significativo, simplemente pasarás otros 30-45 minutos en un tema que podría haberse resuelto con un DM.

Las personas tienden a esforzarse un poco más en planificar reuniones efectivas cuando saben que no tendrán tanto tiempo para hacerlo. Cuando implementas días sin reuniones, esencialmente estás obligado a asegurarte de que tus reuniones regulares sean más eficientes y orientadas a objetivos.

Cómo hacemos días sin reuniones: miércoles sin (reuniones internas)

Hay una razón por la que somos grandes defensores de los días sin reuniones: tenemos uno propio.  Hemos echado un vistazo largo a la forma en que manejamos las comunicaciones internas en Guru y queríamos encontrar maneras de ayudar a todos a trabajar de manera más eficiente. Implementamos nuestra propia versión de los miércoles sin reuniones donde animamos a los empleados a no programar reuniones internas. Se permitieron reuniones con clientes, pero los gerentes también fueron alentados a encontrar fechas alternativas siempre que fuese posible.

Hasta ahora, debemos decir que nos encantan los resultados. Nuestra encuesta más reciente de empleados muestra que el 75% de los encuestados dicen que el miércoles sin reuniones ha sido efectivo para aumentar el tiempo de enfoque y reducir el número de reuniones. Considerando que la mayor parte de esta publicación se escribió en un miércoles sin reuniones, parece que todo está funcionando según lo planeado.

Cómo implementar un día sin reuniones propio

Te encanta la idea de tener un día libre de reuniones, pero no estás seguro de cómo lograr que los que toman decisiones estén de acuerdo. No te preocupes, estamos aquí para ayudarte.

Para que los días sin reuniones funcionen, vas a necesitar dos cosas. Una es tener un sólido entendimiento de cuán bien están funcionando tus reuniones actuales para el equipo. Recomendamos encarecidamente realizar una auditoría de reuniones para ayudar a reducir el tiempo dedicado a reuniones improductivas. Si necesitas un poco de ayuda para determinar qué tan bien van las cosas, recomendamos seguir nuestra regla de las 4 P’s.

También necesitarás que todos estén de acuerdo sobre cuándo sucederá el tiempo de enfoque. Afortunadamente para ti, sabemos cómo hacer eso. Cada empresa puede tener diferentes políticas y necesidades, pero hay algunos principios básicos para los días sin reuniones que los hacen exitosos. Si quieres hacer realidad tu sueño de días libres de reuniones, aquí tienes lo que necesitas hacer.

Justificar

No vamos a endulzarlo. Habrá algunas resistencias por parte de la gerencia y de los compañeros empleados en un día sin reuniones. Las reuniones son prácticamente sinónimas con trabajo en algunas oficinas, así que los empleados pueden ser un poco sorprendidos cuando anuncies que los días libres de reuniones se convertirán en la norma.

Ten una razón clara sobre por qué quieres que las personas participen en los días sin reuniones. No dudes en mencionar algunos de nuestros puntos de conversación de arriba y enfatizar cómo esto puede darle a las personas un poco más de control sobre su horario.

Comunicar

Para que los días sin reuniones funcionen, tú y tus compañeros de equipo necesitan comunicarse tanto como sea posible. Los días sin reuniones solo funcionarán (y se mantendrán) si las personas pueden hacer cosas importantes. Asegúrate de enfatizar la importancia de la comunicación, independientemente de si es un día sin reuniones o no.

Esta es una razón por la que somos grandes fans de la comunicación asíncrona en el trabajo. Mantiene abiertas las líneas de comunicación y permite a las personas trabajar cuando lo necesiten. Implementar algo tan simple como un boletín regular que recopile contenido importante para compartir y leer en lugar de ocupar tiempo de reuniones puede ser un gran ahorro de tiempo.

Establecer tus reglas básicas

¿Los días sin reuniones también son días de “sin correo electrónico” y “sin Slack”? ¿Las reuniones permanentes con los clientes siguen siendo válidas en los días sin reuniones, o necesitas reprogramar? ¿Qué pasa si tienes un incendio que necesita que algunas personas se unan a una llamada?

No dejes que la gente adivine

Cada empresa manejará los días sin reuniones como lo considere. Establecer reglas básicas para las expectativas sobre ciertas cosas puede hacer que tus días sin reuniones sean más efectivos y menos confusos. Asegúrate de que todos estén en la misma página sobre lo que se puede hacer en estos días y lo que necesita esperar.

La atención plena es clave para hacer que los días sin reuniones funcionen. Los candidatos a empleo pueden ser capaces de reunirse con el equipo solo en tu día libre de reuniones. El mejor momento para ti y un colega para reunirse y generar ideas puede ser solo en tu viernes libre de reuniones. Siempre habrá excepciones a la regla. Solo asegúrate de hacer tu parte para seguir los protocolos establecidos, usar tu tiempo libre de reuniones sabiamente y respetar que es un día sin reuniones para todos en tu equipo también.

Recuerda, para que esto funcione, todos deben seguir las reglas, y eso incluye a las personas en liderazgo. Asegúrate de que las personas en la gerencia tengan claro las reglas de los días sin reuniones y aborda cualquier preocupación que puedan tener por anticipado.

Cambia la forma en que manejas las reuniones

Declarar un día sin reuniones no hará que las necesidades laborales desaparezcan. La mayor parte del tiempo, la gente simplemente se encoge de hombros y mueve sus reuniones a otro día. Ese movimiento puede tener sentido, pero podría perjudicar más la productividad.

Recuerda, agregar otra reunión a un día completo no es el objetivo de tener días libres de reuniones.

Mencionamos que uno de los mejores efectos secundarios de los días libres de reuniones es que esencialmente obligan a las personas a planificar mejores reuniones. Tenemos algunos consejos básicos para las personas que desean mejorar y reducir su número de reuniones:

• Asegúrate de que cada reunión tenga una agenda establecida y termine con resultados accionables.
• Asigna roles para reuniones con grandes grupos de personas para ayudar a mantener a todos en el camino y productivos.
• No dudes en cancelar reuniones si no piensas que sean el mejor uso del tiempo.
• Envía correos electrónicos de seguimiento que resuman lo que sucede durante las reuniones y recuerda a las personas los próximos pasos que necesitan tomar.

¿Quieres profundizar en algunos de estos conceptos? Consulta nuestra tarjeta sobre nuestras mejores prácticas para reducir reuniones.

Aumentar la productividad, disminuir reuniones

Estamos lejos de ser la única empresa que está implementando días sin reuniones, y no seremos la última. A medida que más empresas cambian a horarios híbridos y las fuerzas laborales se vuelven más distribuidas, la productividad y la flexibilidad importan más que nunca. Te sorprendería cuánto más pueden lograr las personas en el trabajo cuando tienen tiempo para concentrarse en, bueno… su trabajo.

A medida que más oficinas hacen el cambio a modelos híbridos, es importante estar abiertos a probar cosas nuevas para mejorar la experiencia laboral. Hoy, la mayor tendencia son los días sin reuniones, y mañana podría ser algo completamente diferente. Mantener una mente abierta puede ayudar a que tu lugar de trabajo evolucione y permanezca competitivo en un panorama que cambia constantemente.

Las reuniones siempre tendrán un lugar en el trabajo, solo queremos que el lugar que tengan tenga sentido para todos. Únete al movimiento para recuperar la jornada laboral y toma un poco más de tiempo para ti mismo para concentrarte en lo que realmente importa. Nos encantaría decírselo a tu jefe personalmente, pero resulta que actualmente están en una reunión de 2 horas donde la gente ya ha pasado los primeros 45 minutos preguntándose cuál debería ser el resultado de la reunión.