À medida que as empresas começaram a fazer a transição do trabalho remoto de uma necessidade temporária para um estilo de vida, muito se falou sobre a questão da produtividade.

“Como podemos ter certeza de que todos estão tão produtivos quanto eram quando trabalhavam no escritório?” as pessoas perguntam, quase arrancando os cabelos de ansiedade? “O que os gerentes podem fazer para garantir que todos estejam cumprindo suas tarefas e completando seu trabalho?”

Acontece que uma maneira fácil de ajudar as pessoas a trabalhar é (por favor, tamborileme) fazer com que elas realmente tenham mais tempo para trabalhar!

“Quartas sem reuniões” “Sextas livres de reuniões” “Dias sem reuniões”. Não importa como você o chama. Muitos escritórios estão aderindo à tendência de declarar certos dias ou períodos como “livres de reuniões”, e nós somos um deles!

Dias sem reuniões: o que são e como funcionam

Um conceito com um nome como “dias sem reuniões” é bastante direto. Os dias sem reuniões são dias de trabalho em que as pessoas podem esperar uma falta de reuniões. Mas... por que uma empresa faria isso?

Acredite ou não, muitos locais de trabalho estão implementando dias sem reuniões como uma forma de aumentar a produtividade de duas maneiras:

• Dar aos funcionários tempo para se concentrar em tarefas importantes de “trabalho profundo” sem se preocupar em ser interrompido
• Forçar reuniões regulares a trabalharem um pouco mais duro

Algumas tarefas de trabalho vão exigir um pouco mais de tempo e pensamento focados do que outras. Pode ser incrivelmente raro que as pessoas encontrem tempo suficiente para estar “com a cabeça baixa” durante o seu dia de trabalho habitual. Os dias sem reuniões estão rapidamente se tornando uma maneira de dar às pessoas mais tempo para se concentrarem em seu trabalho.

Pense em quanto você poderia realizar se tivesse um dia em que soubesse que não teria interrupções. Você poderia se concentrar no trabalho estratégico, desenvolver novas ideias ou simplesmente colocar as coisas em dia, já que não precisaria se preocupar em ser puxado para outra coisa.

Algumas empresas levam os dias sem reuniões a um outro nível completamente diferente. Elas permitem que os funcionários desliguem seus telefones e silenciar as notificações para que possam ter concentração total. Depois de tudo, um texto de verificação sobre os planos para o almoço de amanhã pode esperar se você estiver passando tempo pensando e resolvendo problemas complexos.

Quanto ao comentário “forçar reuniões a trabalharem mais duro”… você pode realmente dizer que cada uma das reuniões que você tem em sua agenda é um bom uso do seu tempo? Há uma razão pela qual pesquisas mostram que 40% das pessoas acham que suas reuniões são improdutivas.

Reuniões sem sentido já reivindicaram mais uma vítima

Poderíamos dizer muito sobre a cultura que rodeia reuniões sem fim. Há muitos gerentes e colegas que acham que reuniões são automaticamente produtivas só por serem reuniões. Em vez de realmente fazer algo significativo, você apenas passará mais 30-45 minutos em um problema que poderia ter sido resolvido com uma mensagem direta.

As pessoas tendem a se esforçar um pouco mais para planejar reuniões eficazes quando sabem que não terão tanto tempo para isso. Quando você implementa dias sem reuniões, você está essencialmente forçado a garantir que suas reuniões regulares sejam mais eficientes e orientadas para metas.

Como realizamos os dias sem reuniões: quartas (internas) sem reuniões

Há uma razão pela qual somos grandes defensores dos dias sem reuniões: temos um por conta própria.  Fizemos uma longa análise da forma como lidamos com comunicações internas na Guru e queríamos encontrar maneiras de ajudar todos a trabalhar de forma mais eficiente. Implementamos nossa própria versão das quartas sem reuniões, onde incentivamos os funcionários a não agendar reuniões internas. Reuniões com clientes estavam permitidas, mas os gerentes também foram incentivados a encontrar datas alternativas sempre que possível.

Até agora, devemos dizer que estamos adorando os resultados. Nossa pesquisa mais recente com os funcionários mostra que 75% dos entrevistados dizem que a quarta sem reuniões tem sido eficaz em aumentar o tempo de foco e reduzir o número de reuniões. Considerando que a maior parte deste post foi escrita em uma quarta sem reuniões, parece que tudo está funcionando conforme o planejado!

Como implementar um dia sem reuniões por conta própria

Você ama a ideia de ter um dia sem reuniões, mas não tem certeza de como conseguir que as autoridades concordem com isso. Não se preocupe, nós temos seu apoio.

Para que os dias sem reuniões funcionem, você precisará de duas coisas. Uma é uma compreensão sólida de como suas reuniões atuais estão funcionando para a equipe. Recomendamos fortemente realizar uma auditoria de reuniões para ajudar a reduzir o tempo gasto em reuniões improdutivas. Se você precisar de um pouco de ajuda para determinar quão bem as coisas estão indo, recomendamos seguir nossa regra dos 4 P’s.

Você também precisará ter todos de acordo sobre quando o tempo de foco acontecerá. Felizmente para você, sabemos exatamente como fazer isso. Cada empresa pode ter políticas e necessidades diferentes, mas há alguns princípios básicos para os dias sem reuniões que os tornam um sucesso. Se você quiser tornar seu sonho de dias sem reuniões uma realidade, aqui está o que você precisa fazer.

Justificar

Não vamos encobrir isso. Haverá alguma resistência da gestão e de outros funcionários em um dia sem reuniões. Reuniões são praticamente sinônimas de trabalho em alguns escritórios, então as pessoas podem ficar um pouco surpresas quando você anunciar que os dias livres de reuniões se tornarão a norma.

Tenha uma razão clara sobre por que você quer que as pessoas participem dos dias sem reuniões. Sinta-se à vontade para mencionar alguns dos nossos pontos de discussão acima e enfatizar como isso pode dar às pessoas um pouco mais de controle sobre sua programação.

Comunicar

Para que os dias sem reuniões funcionem, você e seus colegas precisam se comunicar o máximo possível. Os dias sem reuniões só funcionarão (e se manterão) se as pessoas conseguirem fazer coisas importantes. Certifique-se de enfatizar a importância da comunicação, independentemente de ser um dia sem reuniões ou não.

Essa é uma das razões pelas quais somos grandes fãs de comunicação assíncrona no trabalho. Isso mantém as linhas de comunicação abertas e permite que as pessoas trabalhem sempre que precisarem. Implementar algo tão simples quanto um boletim regular que reúne conteúdo importante para compartilhar e ler em vez de ocupar tempo de reunião pode ser um grande economizador de tempo.

Defina suas regras básicas

Os dias sem reuniões também funcionam como dias de “sem e-mail” e “sem Slack”? As reuniões fixas com clientes ainda estão liberadas em dias sem reuniões, ou você precisa reagendar? O que acontece se você tiver um incêndio que precise de algumas pessoas para entrar em uma chamada?

Não deixe as pessoas adivinhando

Cada empresa lidará com os dias sem reuniões da maneira que achar mais adequada. Definir regras básicas sobre expectativas em torno de certas coisas pode tornar seus dias sem reuniões mais eficazes e menos confusos. Certifique-se de que todos estejam na mesma página sobre o que pode ser feito nesses dias e o que precisa esperar.

A atenção plena é a chave para fazer os dias sem reuniões funcionarem. Candidatos a emprego podem só conseguir se reunir com a equipe no seu dia sem reuniões. O melhor momento para você e um colega se reunirem e brainstormer ideias pode funcionar apenas no seu dia sem reuniões. Sempre haverá exceções à regra. Apenas certifique-se de que você está fazendo sua parte para seguir os protocolos estabelecidos, usar seu tempo livre de reuniões com sabedoria e respeitar que é um dia sem reuniões para todos da sua equipe também.

Lembre-se, para que isso funcione todos precisam seguir as regras, e isso inclui pessoas em liderança. Certifique-se de que as pessoas na gestão estejam claras sobre as regras dos dias sem reuniões e aborde quaisquer preocupações que possam ter antecipadamente.

Mude a forma como você lida com reuniões

Declarar um dia sem reuniões não fará com que as necessidades de trabalho desapareçam. Na maioria das vezes, as pessoas simplesmente encolhem os ombros e empurram suas reuniões para outro dia. Esse movimento pode fazer sentido, mas pode prejudicar ainda mais a produtividade.

Lembre-se, adicionar outra reunião a um dia cheio não é o objetivo de ter dias sem reuniões.

Mencionamos que um dos melhores efeitos colaterais dos dias sem reuniões é que eles essencialmente forçam as pessoas a planejar melhores reuniões. Temos algumas dicas básicas para pessoas que desejam melhorar e reduzir o número de reuniões:

• Certifique-se de que cada reunião tenha uma agenda estabelecida e termine com ações claras.
• Atribua funções para reuniões com grandes grupos de pessoas para ajudar a manter todos no caminho certo e produtivos.
• Não tenha medo de cancelar reuniões se você não achar que elas são o melhor uso do tempo.
• Envie e-mails de acompanhamento que recapitulam o que acontece durante as reuniões e lembre as pessoas dos próximos passos que precisam tomar.

Quer mergulhar mais fundo em alguns desses conceitos? Confira nosso cartão sobre nossas melhores práticas para reduzir reuniões.

Aumente a produtividade, diminua as reuniões

Estamos longe de ser a única empresa que está implementando dias sem reuniões, e não seremos a última. À medida que mais empresas mudam para horários híbridos e as forças de trabalho se tornam mais distribuídas, a produtividade e a flexibilidade são mais importantes do que nunca. Você ficaria surpreso com o quanto mais as pessoas podem realizar no trabalho quando têm tempo para se concentrar no seu... trabalho.

À medida que mais escritórios fazem a mudança para modelos híbridos, é importante estar aberto a experimentar novas coisas para melhorar a experiência no local de trabalho. Hoje a maior tendência é dias sem reuniões, e amanhã pode ser algo completamente diferente. Manter a mente aberta pode ajudar seu local de trabalho a evoluir e permanecer competitivo em um cenário em constante mudança.

As reuniões sempre terão um lugar no trabalho, só queremos que o lugar que tenham faça sentido para todos. Junte-se ao movimento para retomar o dia de trabalho e pegar um pouco mais de tempo para se concentrar no que realmente importa. Nós diríamos ao seu chefe pessoalmente, mas parece que eles estão atualmente em uma reunião de 2 horas onde as pessoas já passaram os primeiros 45 minutos se perguntando qual deveria ser o resultado da reunião.