Start the No Meeting Day Revolution at Your Office

Alors que les entreprises ont commencé à passer du télétravail comme nécessité temporaire à un mode de vie, beaucoup de choses ont été dites sur la question de la productivité.

« Comment pouvons-nous être sûrs que tout le monde est aussi productif qu'il l'était lorsqu'il travaillait au bureau ? » demandent les gens, presque à s'arracher les cheveux d'anxiété ? « Que peuvent faire les managers pour s'assurer que tout le monde reste concentré et termine son travail ? »

Il s'avère qu'un moyen facile d'aider les gens à travailler est de (roulements de tambour s'il vous plaît) leur donner en fait plus de temps pour travailler !

« Mercredis sans réunion » « Vendredis sans réunion » « Journées sans réunion ». Peu importe comment vous l'appelez. Beaucoup de bureaux s'engagent dans la tendance de déclarer certains jours ou périodes de temps comme « sans réunion », et nous en faisons partie !

Journées sans réunion : ce que c'est et comment ça fonctionne

Un concept avec un nom comme « journées sans réunion » est assez simple. Les journées sans réunion sont des jours de travail où les gens peuvent anticiper l'absence de réunions. Mais... pourquoi une entreprise ferait-elle cela ?

Croyez-le ou non, de nombreux lieux de travail mettent en œuvre des journées sans réunion comme moyen d'augmenter la productivité de deux manières :

• Donner aux employés le temps de se concentrer sur des tâches importantes de « travail profond » sans avoir à se soucier d'être interrompus
• Forcer les réunions régulières à travailler un peu plus

Certaines tâches de travail nécessiteront un peu plus de temps de concentration et de réflexion que d'autres. Il peut être incroyablement rare que les gens trouvent suffisamment de temps pour être « concentrés » pendant leur journée de travail habituelle. Les journées sans réunion deviennent rapidement un moyen de donner aux gens plus de temps pour se concentrer sur leur travail.

Pensez à tout ce que vous pourriez accomplir si vous aviez une journée où vous saviez que vous ne seriez pas interrompu. Vous pourriez vous concentrer sur le travail stratégique, développer de nouvelles idées ou simplement rattraper votre retard puisque vous n'aurez pas à vous inquiéter d'être entraîné dans autre chose.

Certaines entreprises portent des journées sans réunion à un tout autre niveau. Elles permettent aux employés d'éteindre leurs téléphones et de couper les notifications afin qu'ils puissent avoir une concentration totale. Après tout, un message pour vérifier les plans de déjeuner de demain peut attendre si vous passez du temps à réfléchir et à résoudre des problèmes complexes.

Quant au commentaire « forcer les réunions à travailler plus »... pouvez-vous honnêtement dire que chaque réunion que vous avez sur votre calendrier est un bon usage de votre temps ? Il y a une raison pour laquelle des recherches montrent que 40% des gens trouvent leurs réunions peu productives.

Les réunions inutiles ont encore une fois fait une autre victime

Nous pourrions dire beaucoup de choses sur la culture qui entoure les réunions sans fin. Il y a beaucoup de managers et de collègues qui pensent que les réunions sont automatiquement productives par le simple fait qu'elles sont des réunions. Au lieu de vraiment accomplir quelque chose de significatif, vous passerez juste 30 à 45 minutes de plus sur un problème qui aurait pu être résolu par un message direct.

Les gens ont tendance à mettre un peu plus d'efforts dans la planification de réunions efficaces lorsqu'ils savent qu'ils n'auront pas autant de temps pour les faire. Lorsque vous mettez en œuvre des journées sans réunion, vous êtes essentiellement contraint de vous assurer que vos réunions régulières sont plus efficaces et axées sur des objectifs.

Comment nous faisons des journées sans réunion : pas de réunions (internes) le mercredi

Il y a une raison pour laquelle nous sommes de grands partisans des journées sans réunion : nous en avons une de notre propre.  Nous avons pris le temps d'examiner la façon dont nous gérons les communications internes chez Guru et voulu trouver des moyens d'aider tout le monde à travailler plus efficacement. Nous avons mis en œuvre notre propre version des mercredis sans réunion où nous encourageons les employés à ne pas planifier de réunions internes. Des réunions clients debout étaient autorisées, mais les managers étaient également encouragés à trouver d'autres dates chaque fois que c'était possible.

Pour l'instant, nous devons dire que nous adorons les résultats. Notre dernière enquête auprès des employés montre que 75 % des répondants disent que le mercredi sans réunion a été efficace pour augmenter le temps de concentration et réduire le nombre de réunions. Considérant que la plus grande partie de ce post a été écrite un mercredi sans réunion, il semble que tout fonctionne comme prévu !

Comment mettre en œuvre un jour sans réunion de votre propre

Vous aimez l'idée d'avoir une journée sans réunion, mais vous n'êtes pas sûr de comment faire accepter cela aux pouvoirs décisionnels. Ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous aider.

Pour que les journées sans réunion fonctionnent, vous allez avoir besoin de deux choses. L'une est une compréhension solide de la manière dont vos réunions actuelles fonctionnent pour l'équipe. Nous recommandons fortement de réaliser un audit des réunions pour aider à réduire le temps passé en réunions improductives. Si vous avez besoin d'un petit coup de main pour déterminer à quel point les choses fonctionnent bien, nous vous recommandons de suivre notre règle des 4 P.

Vous devez également convenir avec tout le monde de quand le temps de concentration aura lieu. Heureusement pour vous, nous savons exactement comment faire cela. Chaque entreprise peut avoir des politiques et des besoins différents, mais il existe quelques principes de base pour les journées sans réunion qui les rendent efficaces. Si vous voulez réaliser votre rêve de journées sans réunion, voici ce que vous devez faire.

Justifier

Nous n'allons pas vous cacher la vérité. Il y aura des réticences de la part de la direction et des autres employés concernant un jour sans réunion. Les réunions sont pratiquement synonymes de travail dans certains bureaux, donc les gens peuvent être un peu surpris lorsque vous annoncez que les journées sans réunion vont devenir la norme.

Ayez des raisons claires sur pourquoi vous voulez que les gens participent aux journées sans réunion. N'hésitez pas à mentionner quelques-uns de nos points de discussion ci-dessus et à souligner comment cela peut donner aux gens un peu plus de contrôle sur leur emploi du temps.

Communiquer

Pour que les journées sans réunion fonctionnent, vous et vos collègues devez communiquer autant que possible. Les journées sans réunion ne fonctionneront (et ne seront maintenues) que si les gens peuvent faire avancer des choses importantes. Assurez-vous de souligner l'importance de la communication que ce soit un jour sans réunion ou non.

C'est une des raisons pour lesquelles nous sommes de grands fans de la communication asynchrone au travail. Elle maintient les canaux de communication ouverts et permet aux gens de travailler quand ils en ont besoin. Mettre en œuvre quelque chose d'aussi simple qu'une newsletter régulière qui récapitule le contenu important à partager et à lire au lieu de prendre du temps de réunion peut être un énorme gain de temps.

Définir vos règles

Les journées sans réunion font-elles aussi office de journées « sans e-mail » et « sans Slack » ? Les réunions debout avec des clients sont-elles toujours possibles les jours sans réunion, ou devez-vous redéfinir ? Que se passe-t-il si vous avez un incident qui nécessite que quelques personnes participent à un appel ?

Ne laissez pas les gens deviner

Chaque entreprise gérera les journées sans réunion à sa manière. Établir des règles de base pour les attentes concernant certaines choses peut rendre vos journées sans réunion plus efficaces et moins confuses. Assurez-vous que tout le monde est sur la même longueur d'onde concernant ce qui peut être fait ces jours-là et ce qui doit attendre.

La pleine conscience est essentielle pour faire fonctionner des journées sans réunion. Les candidats à un emploi ne pourront peut-être rencontrer l'équipe que lors de votre journée sans réunion. Le meilleur moment pour vous et un collègue pour se rencontrer et échanger des idées pourrait ne fonctionner que pendant votre vendredi sans réunion. Il y aura toujours des exceptions à la règle. Assurez-vous simplement de faire votre part pour suivre les protocoles établis, utilisez votre temps de réunion sans réunion judicieusement et respectez qu'il s'agit d'un jour sans réunion pour tout le monde dans votre équipe aussi.

N'oubliez pas, pour que cela fonctionne tout le monde doit respecter les règles, et cela inclut les personnes en position de leadership. Assurez-vous que les personnes de la direction soient claires sur les règles des journées sans réunion et abordez toute préoccupation qu'elles pourraient avoir à l'avance.

Changez la façon dont vous gérez les réunions

Déclarer un jour sans réunion ne fera pas disparaître les besoins de travail. La plupart du temps, les gens haussent juste les épaules et reportent leurs réunions à un autre jour. Ce geste peut avoir du sens, mais il pourrait nuire davantage à la productivité.

N'oubliez pas, ajouter une autre réunion à une journée déjà chargée n'est pas l'objectif des journées sans réunion.

Nous avons mentionné que l'un des meilleurs effets secondaires des journées sans réunion est qu'elles forcent essentiellement les gens à planifier de meilleures réunions. Nous avons quelques conseils de base pour les personnes qui souhaitent améliorer et réduire leur nombre de réunions :

• Assurez-vous que chaque réunion ait un ordre du jour établi et se termine par des résultats exploitables.
• Attribuez des rôles pour les réunions avec de grands groupes de personnes pour aider à garder tout le monde sur la bonne voie et productif.
• N'hésitez pas à annuler des réunions si vous pensez qu'elles ne sont pas la meilleure utilisation de votre temps.
• Envoyez des e-mails de suivi qui récapitulent ce qui se passe pendant les réunions et rappellent aux gens les prochaines étapes qu'ils doivent suivre.

Vous voulez explorer ces concepts plus en profondeur ? Consultez notre carte sur nos meilleures pratiques pour réduire les réunions.

Augmentez la productivité, réduisez les réunions

Nous ne sommes pas la seule entreprise à mettre en œuvre des journées sans réunion et nous ne serons pas les dernières. Alors que de plus en plus d'entreprises passent à des horaires hybrides et que la main-d'œuvre devient plus distribuée, la productivité et la flexibilité comptent plus que jamais. Vous seriez surpris de voir à quel point les gens peuvent être plus accomplis au travail lorsqu'ils ont le temps de se concentrer sur... leur travail.

Alors que de plus en plus de bureaux passent aux modèles hybrides, il est important d'être ouvert à essayer de nouvelles choses pour améliorer l'expérience au travail. Aujourd'hui, la plus grande tendance est celle des journées sans réunion, et demain cela pourrait être quelque chose de totalement différent. Garder un esprit ouvert peut aider votre lieu de travail à évoluer et à rester compétitif dans un paysage en constante évolution.

Les réunions auront toujours une place au travail, nous voulons juste que l'endroit qu'elles occupent ait du sens pour tout le monde. Rejoignez le mouvement pour reprendre votre journée de travail et prendre un peu plus de temps pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment. Nous le dirions à votre patron nous-mêmes, mais apparemment, il se trouve actuellement dans une réunion de 2 heures où les gens ont déjà passé les 45 premières minutes à se demander quel devrait être le résultat de la réunion.