Considere esta guía del comprador como la única que necesita para decidir cuál es el mejor software de gestión de contenido empresarial (ECM) para su negocio.

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Según la investigación, el 73% de las organizaciones tienen una estrategia de marketing de contenidos en su lugar. Pero, ¿pueden realmente manejar la ENORME biblioteca de información con solo eso?

Algunos probablemente lo hagan. Pero para aquellos que luchan con ello, hay una mejor manera de agilizar la gestión de documentos.

A través del ECM, puede organizar y editar contenido no estructurado rápidamente, mejorando la eficiencia empresarial y reduciendo costos. De hecho, las organizaciones en todo el mundo pierden un promedio del 21% de su productividad debido a una gestión de contenido ineficiente.

Pero nos estamos adelantando. No somos fanáticos de los spoilers. Así que adelante y comience a leer sobre qué es ECM, las mejores opciones para su negocio y consejos clave para elegir su solución.

¿Qué es el software de gestión de contenido empresarial (ECM)?

El software de Gestión de Contenido Empresarial (ECM) es un sistema integral que ayuda a las organizaciones a capturar, almacenar, gestionar y entregar contenido no estructurado y documentos a lo largo de su ciclo de vida, permitiendo acceso seguro, colaboración y cumplimiento en toda la empresa.

Permite a los usuarios autorizados acceder a diferentes tipos de contenido como notas de reuniones, páginas web, imágenes, PDFs, correos electrónicos y facturas desde una plataforma centralizada.

Las plataformas de ECM son particularmente valiosas para industrias reguladas como la atención médica, que deben cumplir con más de 600 requisitos regulatorios, servicios financieros y fabricación donde los registros y el cumplimiento son críticos.

Existen algunos tipos comunes de ECM:

• Sistemas de Gestión de Documentos (DMS) que se centran en almacenar y gestionar contenido digital.

• Sistemas de Gestión de Registros para gestionar el ciclo de vida de los registros, incluida la creación y retención.

• Sistemas de Gestión de Activos Digitales (DAM) que ayudan a cuidar el contenido digital como imágenes, videos o archivos de audio.

Con el mercado global de ECM estimado en crecer en ingresos ($114 mil millones para fines de 2035) este es el momento adecuado para invertir en ECM.

Pero, ¿cómo funciona exactamente?

Tipos de software de ECM

Si bien ECM es una categoría amplia, a menudo incluye varios sistemas especializados. Comprender estos tipos puede ayudarlo a identificar sus necesidades exactas. Los tipos comunes incluyen:

• Sistemas de Gestión de Documentos (DMS): Estos se centran en la gestión diaria de documentos digitales, incluido el control de versiones, almacenamiento y recuperación.

• Sistemas de Gestión de Registros (RMS): Las plataformas de RMS están diseñadas para gobernar, administrando todo el ciclo de vida de los registros oficiales de la empresa desde su creación hasta su archivo o eliminación, asegurando el cumplimiento de las políticas de retención.

• Sistemas de Gestión de Activos Digitales (DAM): Los DAM se especializan en almacenar, organizar y recuperar contenido multimedia como imágenes, videos y archivos de audio.

Muchas plataformas de ECM modernas combinan características de los tres para ofrecer una solución integral.

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¿Cuáles son los beneficios de usar software ECM?

Desafortunadamente, el trabajador promedio pasa alrededor del 20% de su semana laboral buscando la información que necesita o molestando a sus ocupados colegas.

Si tan solo tuvieran una solución que pudiera aumentar significativamente su productividad y permitir una colaboración más eficaz...

Espera, ¡sí hay una! ¡Su nombre es gestión de contenido! Y te ayuda:

• Mejorar la eficiencia de la empresa: Elimina los documentos de papel y proporciona acceso instantáneo a los datos para flujos de trabajo más rápidos. La investigación muestra que el uso de tecnologías colaborativas como ECM puede aumentar la productividad de los trabajadores del conocimiento en un 20 a 25 por ciento.

• Acceder a tus datos más rápido: La búsqueda centralizada significa que ya no tendrás que buscar en múltiples sistemas para obtener información.

• Mejorar las experiencias de los clientes: Permite la recuperación rápida de información de clientes, pedidos y detalles de productos.

• Reducir los costos laborales: Automatiza tareas manuales y elimina la necesidad de personal especializado en gestión documental.

• Crear una fuente única de verdad: Consolida toda la información empresarial para tomar decisiones basadas en datos.

Quizás estos beneficios te convencieron de que ECM es la solución adecuada para tu negocio. ¡Eso es genial! El problema es, ¿por dónde empezar? ¿Qué características debes tener en cuenta? 👀

Veamos juntos las funciones esenciales de un ECM.

¿Cómo funciona la gestión de contenido empresarial?

El propósito de ECM es simple. Elimina la necesidad de documentos en papel y ayuda a agilizar tus procesos empresariales.

Piénsalo como tu repositorio central para toda la información de tu empresa. Esta solución trabaja día y noche para automatizar el flujo de tus datos y organizar la información fuera de tus bases de datos estructuradas.

Los sistemas de ECM siguen un flujo de trabajo estructurado:

• Recopilación de Datos: Captura automáticamente contenido de correos electrónicos, PDF, imágenes y otras fuentes.

• Almacenamiento e Indexación: Centraliza todo el contenido con metadatos y categorización personalizable.

• Control de Acceso: Gestiona quién puede ver, editar o eliminar contenido específico basado en permisos.

• Gestión de Versiones: Registra cambios y mantiene el historial del documento con auditorías claras.

Otra gran manera en que ECM simplifica tu vida es a través de la automatización de flujos de trabajo. Automatiza tareas aburridas como la entrada de datos. Tus empleados se centrarán más en tareas críticas mientras reciben la información correcta cuando más la necesitan. Un registro buscable del conocimiento puede reducir, hasta un 35 por ciento, el tiempo que los empleados pasan buscando información empresarial.

Todo suena muy bien, pero ¿cuál es la recompensa? Míralo por ti mismo.

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ECM vs. Otros Sistemas de Gestión de Contenidos

Gestión de Contenido Empresarial (ECM) a menudo se confunde con otros tipos de sistemas de contenido, pero cada uno sirve un propósito distinto y gestiona diferentes tipos de información.

GAE

Enfoque Principal: Contenido no estructurado en toda la empresa
Alcance del Contenido: Documentos, correos electrónicos, contratos y multimedia

Los sistemas GAE gestionan todo el ciclo de vida del contenido organizacional, desde la creación y colaboración hasta el archivo y cumplimiento, asegurando acceso seguro y gobierno en todos los departamentos.

GC

Enfoque Principal: Publicación de contenido web
Alcance del Contenido: Páginas web, blogs y publicaciones digitales

Un Sistema de Gestión de Contenidos (GC) está diseñado para gestionar y publicar contenido para sitios web y experiencias digitales, siendo ideal para marketing y comunicaciones externas.

ERP

Enfoque Principal: Transacciones comerciales estructuradas
Alcance del Contenido: Registros financieros, inventario y datos de RRHH

Un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) gestiona datos transaccionales estructurados que apoyan funciones comerciales centrales como contabilidad, cadena de suministro y recursos humanos.

En resumen, GAE se centra en contenido empresarial no estructurado, GC maneja contenido web de cara al público y ERP gestiona datos operativos estructurados. Cada uno desempeña un papel vital en el ecosistema de información de una empresa.

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¿Qué características clave debe tener una solución ECM?

Al evaluar una solución de GAE, hay muchas cosas que considerar, como la facilidad de uso o si ofrece pruebas gratuitas o no.

Mientras conozcas tus necesidades y requisitos, es bastante fácil encontrar la solución adecuada.

Pero hay algunas características imprescindibles que no deberías pasar por alto:

• Capacidades de Integración: Se conecta con herramientas existentes a través de APIs para crear un centro de información unificado.

• Búsqueda Avanzada: Proporciona búsqueda rápida e inteligente en todos los tipos y fuentes de contenido.

• Seguridad y Cumplimiento: Aplica controles de acceso basados en roles y cumple con los requisitos reglamentarios de la industria.

• Control de Versiones: Registra cambios en documentos, mantiene el historial de ediciones y permite la funcionalidad de reversión.

• Automatización de Flujos de Trabajo: Automatiza el enrutamiento de documentos, aprobaciones y procesos de gestión del ciclo de vida.

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• Análisis Poderosos: Tu GAE elegido necesita herramientas poderosas de análisis que puedan medir y evaluar tus datos rápidamente. Te proporciona información relevante, como sugerencias para mejorar y tendencias del cliente, para una mejor toma de decisiones.

Ahora que sabes qué buscar en tu solución de GAE, es hora de la sección principal de este artículo.

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Las 10 mejores soluciones de software ECM en 2024

Tantos herramientas, tan poco tiempo para evaluarlas todas. 😮‍💨

Según un informe de Forrester, hay 14 productos de GAE con >$20 millones en ingresos. Pero eso son cuatro demasiados — nos aseguramos de que nuestra lista solo incluyera lo mejor de lo mejor.

Exploraremos estas opciones juntos.

1. Guru

Guru es el Oráculo de la Información (IA) de tu empresa — una plataforma de conocimiento regulada que conecta todas tus herramientas, documentos y conversaciones en una capa de verdad confiable. Proporciona respuestas verificadas, con permiso previo directamente dentro de tus flujos de trabajo existentes, para que tus equipos siempre tengan la información correcta exactamente cuando la necesitan.

En lugar de cambiar entre aplicaciones, Guru te brinda su apoyo donde trabajas, con integraciones profundas para Slack, Microsoft Teams, Chrome, Salesforce, Box y más. Cada respuesta proviene de conocimiento empresarial verificado, asegurando precisión y conformidad a escala.

Los flujos de trabajo de verificación integrados de Guru automáticamente señalan y archivan contenido obsoleto, manteniendo tu conocimiento actualizado sin la necesidad de una actualización manual. Y con la autoría y resumen impulsados por IA , los equipos pueden capturar nuevo conocimiento, redactar contenido o explicar temas complejos en segundos, todo basado en el contexto verificado de tu empresa.

Detrás de escena, Guru aprende continuamente de los patrones de uso para mostrar las respuestas, percepciones y vacíos más relevantes, ayudando así a tu organización a mejorar la calidad del conocimiento con el tiempo. Con comentarios, reacciones y funciones de colaboración en equipo, Guru convierte el conocimiento de tu empresa en un sistema activo y confiable que se vuelve más inteligente con cada interacción.

¿Listo para verlo en acción? Mira nuestro video de demostración a pedido para aprender cómo Guru conecta todo lo que tus equipos saben y lo hace accesible en cualquier lugar donde ocurra el trabajo.

2. DocuWare

DocuWare proporciona una solución de gestión de documentos digitales fácil de usar para pequeñas empresas y grandes empresas en múltiples sectores.

Fuente: Capterra

Es una herramienta de software de automatización de flujos de trabajo que asegura tus documentos comerciales y optimiza tus procesos operativos, sin importar dónde estés o qué dispositivo estés usando. Lo que lo convierte en una buena solución para equipos remotos que desean mejorar su productividad.

DocuWare se enorgullece de su archivo seguro de documentos. Todos tus datos de empleados, registros financieros y contratos están a salvo de daños. Así evitas el riesgo de que alguien robe tus datos o los pierda.

Este ECM también admite implementaciones tanto en la nube como en sitio, por lo que se adapta a cualquier tipo de sistema. Además, DocuWare organiza de manera rigurosa todos los datos, permitiendo un espacio de trabajo mejor y más productivo.

Dado que es tan flexible, se integra con 500 aplicaciones comerciales diferentes, incluidas Oracle, SharePoint y QuickBooks.

3. M-Files

M-Files es una herramienta de gestión de conocimientos impulsada por IA que ayuda a los equipos a encontrar información de manera más rápida y eficiente.

Fuente: G2

Esta plataforma tiene una característicá única llamada arquitectura impulsada por metadatos. En resumen, facilita el intercambio de archivos. Tu equipo puede encontrar cualquier documento que necesite sin realizar largas búsquedas.

Además, M-Files te brinda controles de acceso sobre tus documentos (incluso para diferentes versiones del mismo archivo) basados en el rol o grupo.

Pero también automatiza tus flujos de trabajo. Los metadatos de documentos de M-Files hacen un seguimiento de tus tareas y te ayudan a comunicarte mejor con las partes interesadas internas o externas sobre lo que necesitan hacer.

La herramienta no-code tiene escalabilidad en la automatización de documentos, lo que significa que puede estar en funcionamiento rápidamente. Y no te preocupes, se integra con muchas herramientas que utilizas diariamente, como Adobe, DocuSign, Google Workspace, SAP y carpetas de red.

4. Laserfiche

Laserfiche es una plataforma ECM basada en la nube que dice 'adiós' a los documentos en papel y da la bienvenida a la automatización de procesos.

Fuente: G2

Con esta solución moderna, puedes centralizar tu contenido y potenciar la productividad de tu equipo. Todo mientras mantienes tus datos seguros y protegidos de violaciones cibernéticas. Además, Laserfiche mantiene el cumplimiento normativo.

Dado que utilizas una única fuente de verdad, todos están usando los mismos datos, sin importar su nivel de acceso. A través del seguimiento de versiones y la búsqueda avanzada, disfrutas de una colaboración más intuitiva y mejor entre tus equipos.

Laserfiche te ayuda a retener y gestionar documentos a lo largo de todo el ciclo de vida del contenido. Mediante registros de auditoría detallados y permisos estrictos, solo el personal autorizado puede ver, editar o acceder a los archivos.

Esta herramienta también cuenta con funcionalidades rápidas de búsqueda y recuperación, lo que se traduce en una mayor productividad y procesos mejorados.

Laserfiche ofrece diferentes opciones de integración, incluidas DocuSign, Microsoft Office 365 y herramientas de gestión de relaciones con los clientes (CRM).

5. OnBase

OnBase de Hyland ofrece herramientas de gestión de casos y procesos empresariales que te ayudan a administrar y organizar eficientemente tu contenido.

Origen: G2

OnBase es una solución ECM inteligente que recopila datos de fuentes multicanal. La buena parte es que también verifica y clasifica la información para que puedas usarla tan pronto como se asimile.

Además, OnBase analiza tu contenido en tiempo real a través de informes visuales y paneles de control. ¿Qué obtienes? La visibilidad necesaria para tomar decisiones mejores y más informadas.

Pero esta solución también automatiza tareas repetitivas a través de formularios personalizables y flujos de trabajo integrados.

A través de coautoría, tareas y notificaciones, OnBase hace que compartir archivos sea muy fácil. Además, todo es seguro, por lo que tienes una colaboración mejor y sin preocupaciones entre compañeros de equipo.

OnBase se lleva bien con muchos sistemas existentes. Piensa en Google, PeopleSoft, Epic y MuleSoft, por ejemplo.

6. Box

Box, una plataforma segura de servicios de contenido en la nube, se enfoca en mantener tus archivos seguros a través de la detección inteligente de amenazas, seguridad avanzada y control de acceso granular.

Pero dado que el cumplimiento y la seguridad van de la mano, Box también tiene estrictas políticas de privacidad de datos y cumplimiento industrial. Eso no es todo — aprovechando el poder del aprendizaje automático, Box puede detectar amenazas y establecer políticas.

Origen: G2

Esta plataforma fácil de usar también permite una colaboración fluida entre tus equipos. A través de la anotación de archivos, firmas electrónicas y flujos de trabajo automatizados, puedes trabajar desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo.

Además, Box trabaja proactivamente para simplificar los flujos de trabajo manuales para ahorrarte tiempo. Cosas como la captura de documentos y la incorporación de nuevos empleados, que son vitales para tu negocio (pero tan aburridas), se vuelven más rápidas y fáciles de manejar.

Box te permite mantenerte conectado con todas tus herramientas favoritas, ya que se integra con aplicaciones como Adobe, Oracle, Okta, IBM, Slack y Zoom.

7. OpenText

OpenText es una forma más inteligente de gestionar y obtener información valiosa de tu contenido.

Origen: OpenText

En esencia, OpenText es una plataforma de gestión de información adecuada para muchas industrias, incluidas la automotriz, bancaria, aseguradora, de ciencias biológicas y legal.

Por eso es una gran solución para manejar información legal. Centraliza todos los documentos privados dispersos a través de sistemas desconectados en una única fuente de verdad. Como resultado, tienes datos de alto valor a tu alcance, lo que mejora enormemente tu productividad.

Pero OpenText también tiene una plataforma de servicios de contenido flexible ideal para manejar grandes volúmenes de datos de manera eficiente. Además, a través de sus servicios ECM, puedes ofrecer más excelencia operativa. Y construye un puente entre tu espacio de trabajo y herramientas importantes como CRM, planificación de recursos empresariales (ERP) y gestión del capital humano (HCM).

OpenText tiene soluciones de integración para Microsoft, Salesforce y SAP.

8. Hyland

La plataforma de solución de contenido de Hyland conecta diversos tipos de datos con todos tus sistemas empresariales, flujos de trabajo y herramientas.

Origen: G2

Hyland es una solución llena de características útiles. Primero que nada, tiene captura de contenido inteligente que utiliza inteligencia artificial para recopilar información entrante de la empresa. Además, hace que esos datos sean útiles y accesibles, independientemente de la fuente, el tipo o el estado.

En segundo lugar, Hyland tiene funciones nativas de automatización de procesos que conectan tus flujos de trabajo y sistemas en un único punto de información sin interrupciones.

Con el gobierno seguro de los datos, esta solución asegura que tus datos cumplan con las leyes de cumplimiento más estrictas (en industrias como salud, educación, seguros, etc.). Hyland protege tus datos críticos de amenazas y pérdidas cibernéticas.

Por último, pero no menos importante, Hyland está disponible en 500+ aplicaciones únicas, incluidas Workday, SharePoint, Cognizant, DocuSign, Accela, etc.

9. SharePoint de Microsoft

Microsoft SharePoint es una plataforma de intranet y una herramienta de gestión de documentos que se ocupa de contenido tradicional, web y social.

Origen: Microsoft

Una de sus mejores características es que puedes acceder a ella desde diferentes dispositivos como computadoras, teléfonos y tabletas. Tienes toda la información y archivos que necesitas en un solo lugar para potenciar el trabajo en equipo y la colaboración.

Pero también encuentra la información que necesitas rápidamente a través de poderosas funciones de búsqueda. De esta manera, SharePoint aumenta tu productividad al cambiar la forma en que trabajas, desde tareas simples como la aprobación de documentos hasta flujos más complejos.

Cuando se trata de documentos, esta herramienta te permite descargar, editar y compartir tus archivos. Pero también registra quién realizó cambios, además de permitirte descargar diferentes versiones del mismo documento.

SharePoint se integra con la suite de Microsoft 365, incluyendo Field Service, Customer Service, Marketing y Project Service Automation.

10. IBM Business Automation Workflow

Por último en nuestra lista (¡pero vale la pena echarle un vistazo!) está IBM, una herramienta de ECM con IA que automatiza sus procesos comerciales.

Fuente: G2

A través de Watson, el asistente de IA de IBM, puede resolver cualquier desafío que se le presente. Y obtener una visión de 360 grados de sus operaciones comerciales.

Además, IBM le ayuda a construir soluciones de gestión de contenido para manejar casos de uso, diseñar flujos de trabajo mejorados y capturar ideas valiosas que conducen a mejores resultados comerciales.

Este programa ECM une tu información desconectada en una única solución de flujo de trabajo ideal para implementación en la nube, híbrida y en sitio. ¿Cómo? A través de funciones de gestión de procesos y colaboración que facilitan la administración de datos y la hacen más conveniente.

IBM ofrece servicios básicos de biblioteca que pueden manejar documentos y archivos de manera más eficiente. Además, cuenta con intercambio seguro de archivos y una potente búsqueda que facilita encontrar las ideas que necesita.

Cómo elegir un sistema ECM para tu organización

Como cualquier otra herramienta en tu negocio, un sistema ECM debe ser considerado cuidadosamente. Podría ser más fácil elegir algo que suene bien, pero no querrá terminar con una solución que no le guste. Y que simplemente no cumple con su trabajo.

Por lo tanto, después de evaluar sus objetivos, metas y necesidades actuales, busque una herramienta de ECM que:

• Almacene contenido de forma segura: Hemos resaltado a lo largo del artículo la importancia de mantener seguros sus datos. No debería comprometerse al buscar una herramienta que tome en serio la seguridad, privacidad y cumplimiento, especialmente si trabaja en industrias altamente reguladas donde la falta de cumplimiento es costosa, como por ejemplo, en los EE. UU. El Departamento de Salud y Servicios Humanos ha impuesto multas monetarias que ascienden a más de $135 millones por violaciones.

• Se integre con sistemas existentes: Es tedioso estar cambiando constantemente de una herramienta a otra. Su plataforma ECM elegida debería integrarse sin problemas con sus herramientas existentes y hacerlo sin interrumpir sus otras operaciones.

• Sea flexible y escalable: La herramienta ECM debe ayudarlo a encontrar la información que busca siempre que la necesite, sin importar dónde almacene sus datos. Pero, más importante aún, debería ajustarse a tus flujos de trabajo como un guante y ser capaz de adaptarse a tus crecientes necesidades.

• Ofrezca un acceso fácil: No debería ser difícil encontrar la información que busca. La plataforma ECM adecuada es fácil de usar e intuitiva, lo que significa que necesita tener una interfaz de arrastrar y soltar para mejorar las experiencias de usuario y flujos de trabajo personalizables que apoyen la colaboración.

• Tenga herramientas de análisis poderosas: Necesita saber si la herramienta está cumpliendo su función o no. Es mejor buscar un ECM que tenga informes visuales, paneles y análisis que brinden una buena visión de sus procesos comerciales. Y que te ayude a tomar decisiones basadas en datos.

La línea de fondo

Depende de usted decidir cuál es el mejor software de ECM para su negocio. Esperamos que esta guía para compradores lo haya orientado en la dirección correcta. Y que se sienta más preparado para afrontar este desafío directamente.

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