¿Buscas el mejor software de colaboración que existe? Aquí hay algunos consejos geniales para empezar por el camino correcto.

Slack, Microsoft Teams, Google Workspace — seguramente has oído hablar de ellos hasta ahora e incluso podrías estar usando uno en la actualidad. Estas plataformas de colaboración tienen un único objetivo: mejorar la productividad de tu equipo.

Ya sea que tengas un equipo completamente remoto o híbrido, este software es útil para comunicarte con clientes, stakeholders y miembros del equipo. Con datos de finales de 2021 que muestran que el 13 por ciento de los trabajos del sector privado en EE. UU. invuelven teletrabajo a tiempo completo y otro 9 por ciento a tiempo parcial, estas herramientas son esenciales para ayudar a los empleados a hacer más trabajo.

Pero ¿qué pasa si Slack realmente no resuelve tus problemas de comunicación? ¿Se ajusta a tu estilo de trabajo o necesitas una solución más integral?

Si tienes estas dudas, es probable que necesites una nueva herramienta de colaboración. Pero, ¿cómo eliges la adecuada? Bueno, tienes suerte — esta guía del comprador tiene todo lo que necesitas para tomar la mejor decisión para tu negocio.

¿Qué es el software de colaboración?

El software de colaboración es una plataforma digital que permite a los equipos comunicarse, compartir archivos y coordinar proyectos en tiempo real desde cualquier ubicación. Estas herramientas típicamente incluyen mensajería, videoconferencia, intercambio de documentos y funciones de gestión de proyectos.

Para enfatizar este punto, los trabajadores de Europa eran un 17% más satisfechos con la cultura de su lugar de trabajo cuando tenían acceso a herramientas digitales de colaboración.

El software de colaboración permite a los miembros del equipo trabajar desde cualquier ubicación, mejorando con éxito la productividad. Además, asegura que todos estén en la misma página, fortalece las relaciones en equipo y aumenta la eficiencia.

¿Cuáles son los beneficios de usar herramientas de colaboración en línea?

Según la investigación de Microsoft, el 85% de los empleados consideran que el software de colaboración es esencial para la transformación digital. Estas son las ventajas clave:

• Comunicación mejorada: Mensajería en tiempo real, videoconferencias y canales organizados que reducen la confusión y mejoran la coordinación del equipo.

• Mayor flexibilidad: Soluciones escalables que se adaptan a los cambios en el tamaño del equipo y apoyan los arreglos de trabajo remoto, un impulsor clave para la adopción del teletrabajo, ya que el 57% de las empresas que ofrecen horarios de trabajo flexibles también aumentaron su uso del teletrabajo.

• Mejor transparencia: El progreso visible del proyecto y la actividad del equipo permiten identificar problemas tempranamente y establecer responsabilidades.

• Mayor productividad: Flujos de trabajo simplificados y tareas automatizadas liberan tiempo para tareas de alto valor.

• Ahorro de costos: Reducción de la necesidad de espacio de oficina físico, viajes y procesos basados en papel, una tendencia respaldada por datos que muestran que el 63% de los establecimientos que redujeron la superficie de sus lugares de trabajo también aumentaron el teletrabajo.

Cómo evaluamos el software de colaboración

Evaluamos el software de colaboración basándonos en cuatro factores críticos que determinan el éxito empresarial:

• Gobernanza empresarial y seguridad: Priorizamos herramientas que ofrecen controles sólidos y basados en políticas. Esto incluye acceso consciente de permisos a la información, trazas de auditoría claras para el cumplimiento y un compromiso con la seguridad de datos.

• Integración y capacidad de extensión: Una gran herramienta de colaboración debe funcionar con tu stack tecnológico existente. Buscamos software con integraciones nativas sólidas para aplicaciones populares como Slack, Microsoft Teams y CRMs, así como una API flexible para conexiones personalizadas.

• Experiencia de usuario y adopción: La mejor herramienta es aquella que tu equipo realmente usará. Evaluamos la facilidad de uso de cada plataforma y su capacidad para proporcionar información donde ya se realiza el trabajo, minimizando el cambio de contexto y la interrupción.

• IA y preparación para el futuro: Consideramos cómo estas plataformas están incorporando IA. El enfoque estaba en herramientas que proporcionan características de IA confiables y explicables y que pueden servir como una fuente de conocimiento confiable para otros sistemas de IA.

10 herramientas de colaboración a considerar

Es bastante estresante tomar la decisión correcta, especialmente cuando tienes tantas opciones disponibles. Es fácil perderse en el mar y olvidar tu objetivo, pero esta guía puede ser tu salvavidas.

Hemos hecho la investigación por ti. Y hemos compilado una lista de las mejores herramientas de colaboración en línea que actualmente están en el mercado.

Asana

Asana es una plataforma de gestión de trabajo que ayuda a los equipos a administrar, organizar y seguir su trabajo multifuncional, sin importar su ubicación.

Fuente: G2

Asana aporta más claridad al flujo de trabajo de un equipo y les permite avanzar más rápido gracias a funciones como actualizaciones de estado, seguimiento del tiempo y campos personalizados. Además, Asana tiene múltiples vistas de proyectos, desde calendario, gráfico de Gantt o tablero kanban. También puedes organizar tu trabajo con notas adhesivas para facilitar el seguimiento de tus proyectos.

Como dicen las personas, "Podemos seguir el progreso de una tarea, comunicarnos con frecuencia, actualizar a las partes interesadas y gestionar nuestro tiempo y tareas de manera eficiente."

Ah, y también se integra con Guru.

Slack

Slack es una plataforma de comunicación basada en la nube que muchas organizaciones utilizan para mensajería de texto, compartir archivos y medios, y llamadas de voz o vídeo.

Slack utiliza automatización para simplificar tareas rutinarias y simplificar tu flujo en un solo espacio de trabajo. Además, conecta a tu gente con las herramientas que utilizan a diario. Sobra decir que Slack se integra con una variedad de aplicaciones, desde Salesforce hasta Guru.

Fuente: G2

"Es genial para tanto conversaciones informales como colaboración profesional. La capacidad de organizar las discusiones en diferentes canales facilita el seguimiento de temas y proyectos."

Con los canales de Slack, puedes organizar tu trabajo y crear canales para cada proyecto, tema, cliente o equipo.

Trello

Trello ofrece una plataforma inteligente de colaboración que reúne todas tus herramientas, equipos y tareas en un solo lugar.

Fuente de la imagen: G2

"Me gusta su función de tarjetas dentro del panel y cómo fácilmente podemos asignar tareas a alguien. [...] No solo eso, admite todos los formatos de archivo al subirlos."

En general, Trello es una herramienta flexible con tableros, listas y tarjetas. Estas características te dan una vista clara de quién está haciendo qué. Y qué aún necesita ser hecho.

Fuente: G2

Además, potencia tus reuniones de equipo y las hace más productivas y divertidas.

Trello no funciona solo. Se integra con múltiples plataformas, incluyendo Guru.

Zoom

Zoom es una plataforma de videoconferencias que conecta a personas de todo el mundo. Y hace que la colaboración sea más fácil, dinámica y significativa.

Con Zoom, puedes impulsar la innovación humana y crear relaciones sólidas a través de funciones como chat en equipo, compartir pantalla, pizarra en línea, grabación de video y programador de citas.

Fuente: Capterra

'Solo haciendo clic en un enlace te permite unirte a una reunión, y la calidad de audio y video es excelente. Además, permite una comunicación sin problemas con un grupo grande de personas simultáneamente, casi como si estuvieras hablando con ellos en persona."

Además, Zoom cuenta con una poderosa seguridad de reuniones virtuales para asegurar que no ocurra ningún incidente.

Zoom ofrece muchas integraciones de terceros que puedes descargar; pero si estás interesado en Guru, echa un vistazo a esta página.

Dropbox

Dropbox es la plataforma perfecta para colaborar almacenando y compartiendo archivos clave de manera segura, confiable y privada.

Esta herramienta mantiene tus documentos de la empresa en un solo lugar. Puedes organizarlos como desees utilizando carpetas. No te preocupes — Dropbox mantiene todos tus archivos seguros e incluso tiene enlaces rastreables que muestran cuándo alguien abre un documento.

Fuente: G2

Dropbox también tiene plantillas de firma electrónica. Y puedes editar PDF directamente y usar herramientas de video para optimizar tu flujo de retroalimentación y aprobación.

"Dropbox me permite ahorrar espacio en el disco duro y llevar mis documentos a donde vaya, para acceder a todos mis archivos desde cualquier computadora o teléfono."

Y se integra con Guru, ¡por supuesto!

Airtable

Airtable, una forma rápida de construir aplicaciones, es una herramienta de colaboración que se parece a una hoja de cálculo anticuada. Pero sus bloques de construcción modernos aumentan la agilidad y proporcionan transparencia en tu trabajo.

Airtable automatiza tus flujos de trabajo y elimina el desorden, permitiendo que tu equipo se enfoque en tareas más productivas.

Fuente: G2

Además, tiene poderosas capacidades de informes que te permiten crear paneles de control con gráficos y métricas.

"Es super colaborativo — asigna tareas, deja comentarios y ve actualizaciones en tiempo real. Es nuestro rastreador de tareas diario, fácil de usar e incluso se conecta con Google Sheets para obtener más potencia.

¿Pero sabes con qué más se conecta? ¡Guru!

Monday.com

Monday.com es una herramienta de colaboración en equipo basada en la nube con bloques de construcción como paneles, integraciones y automatización de la gestión de flujos de trabajo que te ayudan a diseñar el proceso ideal.

Fuente: G2

Es una solución altamente flexible, adaptable y personalizable, capaz de adaptarse a cualquier necesidad empresarial con gestión de proyectos, tareas y recursos.

"Lo he usado para gestionar proyectos de bricolaje en el hogar / renovaciones y] integraciones tecnológicas de varios millones de dólares. Es _[fácil de configurar y Monday.com siempre ha estado ahí para ayudar..."

También puedes elegir entre más de 30 widgets para mostrar la información que deseas en los paneles de Monday, para que tomes decisiones más informadas.

Monday — a diferencia del día de la semana — es muy amigable. E integra con muchas aplicaciones de terceros, incluido Guru.

Miro

Miro es un espacio de trabajo visual para equipos distribuidos trabajar juntos, contribuir ideas y proporcionar retroalimentación.

Fuente: G2

"...Miro es la herramienta perfecta para compartir ideas y visualizar cosas. Es incluso mejor que una pizarra en una sala de reuniones, no estás limitado por el espacio y varios miembros del equipo pueden trabajar en ella al mismo tiempo.

Con Miro, puedes hacer un seguimiento de tareas en un tablero kanban dinámico, integrado con tarjetas de Jira. Además, tiene una potente visualización de contenidos y datos, que te permite ver toda la documentación, diseños y datos en vivo en un mismo espacio.

Las potentes integraciones de Miro con Microsoft Teams, Zoom, Atlassian, Slack y Guru te ayudan a conectar toda tu empresa.

Microsoft Teams

Microsoft Teams, una herramienta de software de chat grupal, permite la colaboración remota del equipo de manera más rápida, simple e inteligente.

Fuente: Capterra

Esta herramienta de colaboración bien conocida reúne personas, contenido y conversaciones para simplificar la colaboración. El objetivo principal de Microsoft Teams es escalar tu negocio para que puedas centrarte en proyectos con un mayor impacto.

"Un beneficio clave de Microsoft Teams es la forma perfecta en que funciona con Office 365. [...] Teams ofrece un espacio donde los usuarios pueden acceder a sus archivos, documentos y aplicaciones sin necesidad de saltar entre diferentes plataformas."

Guru también se integra con Microsoft Teams, por lo que obtendrás lo mejor de ambos mundos.

Jira

Finalmente, Jira es una herramienta de gestión de proyectos para equipos de desarrollo ágiles que se centran en construir productos.

Fuente: Capterra

Jira proporciona una mejor visibilidad del progreso de tu proyecto para que siempre estés al tanto de los cuellos de botella. Además, Jira se asegura de entregar tu proyecto a tiempo desglosando tareas complejas en simples que cumplan tus objetivos.

"Jira cuenta con excelente planificación y gestión de proyectos. [Los] tableros kanban son muy útiles en la gestión de equipos y en el seguimiento de las tareas asignadas al [equipo]."

Puedes integrar Jira con muchas aplicaciones populares como Slack, Zoom y Google Drive. Pero no olvides que también se integra con Guru.

¿Qué funciones de colaboración deberías buscar?

La investigación de Capterra descubrió que las funciones de software de gestión de proyectos más utilizadas son los paneles de control y la gestión de documentos. En un tono más divertido, los gráficos de burndown y Gantt son tanto las características de gestión de proyectos menos atendidas como las más deseadas.

En resumen, las herramientas de colaboración deben tener las siguientes funcionalidades:

• Comunicación en tiempo real: Esta función te brinda la capacidad de enviar y recibir mensajes en una variedad de canales, como voz, video y chat grupal. Debería hacerlo en tiempo real para evitar malentendidos y retrasos. Cuando se usa correctamente, fomenta un sentido de conexión entre los miembros del equipo, lo que lleva a un aumento en la moral.

• Gestión de tareas: Un flujo de trabajo intuitivo de gestión de tareas te permite crear, hacer seguimiento y asignar tareas con facilidad. Además, te permite establecer plazos, prioridades y dependencias para que puedas monitorear el progreso del proyecto. Busca herramientas con vistas y paneles personalizables, pero también con notificaciones y recordatorios.

• Compartir documentos: Tu herramienta de colaboración debe hacer que compartir archivos sea pan comido. Intenta encontrar una herramienta con uso flexible de documentos compartidos, lo que significa que debería admitir diferentes tipos y tamaños de archivos. Además, deberías poder acceder, editar y cargar los archivos en un solo lugar, y tener un control robusto de permisos.

• Integraciones: No quieres una herramienta que arruine tus flujos existentes. Debería ser compatible con otras herramientas que usas actualmente y encajar bien en tu negocio. Guru se mezcla perfectamente con cualquier herramienta de colaboración de tu elección y lleva todo el conocimiento de la empresa a tu alcance.

• Análisis e informes: La herramienta de comunicación debe ser capaz de medir el rendimiento y las actividades de tu equipo. Y crear informes visualmente atractivos que generen información valiosa. A través de esta característica, puedes visualizar fortalezas, debilidades y oportunidades para mejorar tu comunicación interna.

Con estas funciones frescas en mente, veamos las 10 mejores herramientas de colaboración que deberías considerar.

Cómo elegir el software adecuado de colaboración en equipo

Elegir el software de colaboración adecuado requiere evaluar las necesidades específicas de tu equipo y seguir un proceso de selección sistemático. Aquí hay seis pasos esenciales:

Paso #1: Identificar metas y objetivos específicos

Comienza evaluando los patrones de comunicación de tu equipo, la complejidad del proyecto y los requisitos de flujo de trabajo. Considera estas preguntas clave:

• ¿Qué métodos de comunicación prefiere tu equipo (texto, video, voz)?

• ¿Necesitas colaboración sincrónica o asincrónica?

• ¿Cómo gestionas actualmente las tareas y los plazos?

• ¿Qué requisitos de intercambio de archivos tienes?

Al responder a estas preguntas, puedes buscar activamente herramientas que resuelvan tus principales desafíos y se adapten a tu cultura laboral, ya que las necesidades varían según la industria; en sectores como la información y las finanzas, más del 40% de los trabajos involucraron teletrabajo al menos alguna vez en 2021. Intenta identificar lo que tu equipo realmente desea, teniendo en cuenta sus hábitos de trabajo, la complejidad típica de los proyectos, el presupuesto y las restricciones de tiempo.

Paso #2: Evalúa tu presupuesto

Determina tu presupuesto antes de evaluar herramientas para evitar gastos excesivos en funciones innecesarias. Considera tanto los costos iniciales como los gastos a largo plazo, como adiciones de usuarios y capacitación.

Reúne a tu equipo y hablen sobre cuánto pueden permitirse gastar en la herramienta de colaboración. Ten en cuenta los costos adicionales, especialmente si agregas nuevos miembros a largo plazo.

Además, considera tus recursos. ¿Tienes tiempo disponible para que las personas aprendan por completo la herramienta? ¿Tienes los materiales de capacitación necesarios o necesitarás dedicar tiempo a enseñarles?

Paso #3: Haz una lista de características y funcionalidades

Ahora que tienes tus necesidades y presupuesto completamente calculados, es hora de comenzar a hacer una lista de las funciones imprescindibles. Por ejemplo, si eres un equipo pequeño, es posible que no necesites una aplicación móvil sofisticada. Una simple lista de tareas o una pizarra es justo lo que el médico ordenó.

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Aquí hay algunas características críticas de los software de colaboración:

• Herramientas de comunicación en tiempo real

• Herramientas de gestión de tareas y proyectos

• Herramientas de compartición y colaboración de documentos

• Integraciones como correo electrónico, calendarios, herramientas de gestión del conocimiento, etc.

• Funciones de seguridad

• Interfaz de Programación de Aplicaciones (API)

• Herramientas de análisis e informes

Podemos hablar más sobre estas características después de pasar por cada paso. Así que, no cambies de pestañas — podrías perderte información valiosa.

Un gran consejo es también enfocarse en hacer listas de características agradables de tener y las que no necesitas. Habla con los miembros de tu equipo (ya que son quienes usarán esta herramienta más). Y averiguar juntos qué características serían agradables tener junto a las cruciales.

Paso #4: Investiga proveedores de software de colaboración

Una vez que tengas tu lista de características, puedes comenzar a investigar tus opciones disponibles. Intenta encontrar soluciones que se ajusten a tus objetivos, presupuesto y necesidades — o, al menos, aquellas que cumplan la mayoría de ellos.

¿Cómo puedes empezar este proceso? Leyendo reseñas, viendo testimonios, pidiendo recomendaciones y revisando estudios de caso. Hacerlo te da una buena visión general de los beneficios, características y posibles desventajas del software elegido.

Durante tu investigación, intenta comparar las herramientas de colaboración y ver cómo funciona cada una. Haz la comparación tú mismo o encuentra una guía del comprador que lo haga por ti.

Además, considera estos factores:

• Precios

• Interfaz fácil de usar

• Facilidad de uso

• Características de seguridad

• Compatibilidad con herramientas existentes

Idealmente, intenta reducir tu lista a tres a cinco opciones. Sin duda te ayudará en el próximo paso.

Paso n.º 5: Solicita demostraciones y pruebas

Para este punto, probablemente tendrás algunas opciones que te han emocionado bastante. Si ese es el caso, entonces este paso seguramente te hará feliz.

Porque es hora de ver estas herramientas en acción y obtener experiencia práctica con ellas. Regístrate para pruebas gratuitas o prueba planes gratuitos para ver si la plataforma de colaboración es realmente la que estás buscando.

No olvides invitar a los miembros de tu equipo, ya que sus comentarios y preocupaciones serán invaluables y te ayudarán a tomar decisiones más rápidamente. Observa qué tan bien se desempeña la herramienta, qué tan fácil es aprenderla y usarla, y cómo la percibe tu equipo.

Cuando el período de prueba termine, pregunta a tu equipo por sus comentarios. Intenta medir su reacción, responder a cualquier inquietud y satisfacer sus preferencias y expectativas.

Entonces…

Paso n.º 6: Toma tu decisión e implementa

Si has encontrado la herramienta adecuada hasta ahora, ¡felicidades!

Ahora, todo lo que necesitas hacer es asegurarte de que tu equipo la use al máximo de su potencial y la adopte con éxito en sus operaciones diarias. Además, anima a las personas a dejar sus opiniones sobre la herramienta y brindar orientación y capacitación cuando encuentren problemas.

Además, supervisa el rendimiento de la herramienta y cómo afecta la productividad de tu equipo. Si es necesario, puedes realizar ajustes para obtener los resultados que realmente deseas.

Sin embargo, quizás aún no puedas decidir qué herramienta es buena para ti.

No te preocupes, aún tienes tiempo para elegir. Toma una respiración profunda y analiza nuevamente los comentarios de tu equipo, investiga más y prueba las herramientas por un período más largo. Además, puedes hacer una lista de pros y contras y puntuar las herramientas en consecuencia.

¡Hablar con tu equipo también es una buena idea!

Pero ahora, como se prometió, centrémonos en las características imprescindibles que toda herramienta de colaboración necesita.

¿Cómo se utiliza el software de colaboración?

El software de colaboración tiene muchas aplicaciones, pero su principal propósito es fomentar un entorno de trabajo remoto más productivo. Y facilitar la comunicación entre equipos dispersos.

¿Cómo lo hace? Aquí hay algunos casos de uso comunes:

• Gestión de proyectos: Actualmente estás trabajando en tres proyectos al mismo tiempo; es bastante difícil hacer un seguimiento de cada tarea. ¿Cuántas veces has fallado en cumplir con un plazo porque no pudiste ver el progreso de tu proyecto? El software de colaboración te permite crear tareas para cada proyecto y miembro del equipo, establecer fechas límite, etc., y agilizar tus flujos de trabajo.

• Colaboración con el cliente: El 65% de los teletrabajadores que utilizan tecnologías remotas como mensajería instantánea dicen que las herramientas de colaboración son excelentes sustitutos del contacto en persona. Es súper fácil celebrar reuniones virtuales y videollamadas con clientes o compañeros de trabajo, independientemente de su ubicación geográfica. De esta manera, puedes realizar seminarios web, crear hojas de ruta y colaborar con miembros remotos en tiempo real.

• Compartir documentos: Sabes lo tedioso y frustrante que es buscar ese documento al buscar entre todas tus carpetas. Todo en lo que puedes pensar al revisar el mismo lugar nuevamente es, "¡¿Dónde está?!" Una buena herramienta de colaboración te permite compartir fácilmente documentos con tus compañeros. Emparejarla con una solución de base de conocimientos como Guru también hace maravillas para la organización de documentos.

Okay, ahora podemos hablar sobre los beneficios de usar el software de colaboración. ¡Vamos!

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Si bien el software de colaboración conecta equipos, garantizar la exactitud de la información requiere una solución dedicada de gestión del conocimiento. Guru sirve como tu fuente de verdad de IA, ofreciendo respuestas verificadas en todas las plataformas de colaboración.

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