Considere este guia do comprador o único necessário para decidir qual é o melhor software de gerenciamento de conteúdo empresarial (GEC) para sua empresa.

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De acordo com a pesquisa, 73% das organizações possuem uma estratégia de marketing de conteúdo. Mas eles realmente podem lidar com a imensa biblioteca de informações apenas com isso?

Alguns provavelmente conseguem. Mas para aqueles que têm dificuldade, há uma maneira melhor de otimizar seu gerenciamento de documentos.

Através do GEC, você pode organizar e editar conteúdos não estruturados rapidamente, melhorando a eficiência empresarial e reduzindo custos. De fato, as organizações em todo o mundo perdem em média 21% de sua produtividade devido a um gerenciamento de conteúdo ineficiente.

Mas estamos nos adiantando. Não somos fãs de spoilers. Então, siga em frente e comece a ler sobre o que é o GEC, as melhores opções para sua empresa e dicas-chave para escolher sua solução.

O que é o Software de Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM)?

O software de Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (GEC) é um sistema abrangente que ajuda organizações a capturar, armazenar, gerenciar e fornecer conteúdos e documentos não estruturados ao longo de seu ciclo de vida, permitindo acesso seguro, colaboração e conformidade em toda a empresa.

Ele permite que usuários autorizados acessem diferentes tipos de conteúdo como notas de reuniões, páginas da web, imagens, PDFs, e-mails e faturas a partir de uma plataforma centralizada.

Plataformas de GEC são particularmente valiosas para indústrias regulamentadas como saúde—que devem cumprir mais de 600 requisitos regulatórios—serviços financeiros e manufatura onde trilhas de auditoria e conformidade são críticas.

Existem alguns tipos comuns de GEC:

• Sistemas de Gerenciamento de Documentos (DMS) que se concentram no armazenamento e gerenciamento de conteúdo digital.

• Sistemas de Gerenciamento de Registros para gerenciar o ciclo de vida de registros, incluindo criação e retenção.

• Sistemas de Gerenciamento de Ativos Digitais (DAM) que ajudam a cuidar de conteúdo digital como imagens, vídeos ou arquivos de áudio.

Com o mercado global de GEC estimado para crescer em receita ($114 bilhões até o final de 2035) este é o momento certo para investir em GEC.

Mas como exatamente isso funciona?

Tipos de software GEC

Enquanto GEC é uma categoria ampla, muitas vezes inclui vários sistemas especializados. Compreender esses tipos pode ajudá-lo a determinar suas necessidades exatas. Os tipos comuns incluem:

• Sistemas de Gerenciamento de Documentos (DMS): Eles se concentram no gerenciamento diário de documentos digitais, incluindo controle de versão, armazenamento e recuperação.

• Sistemas de Gestão de Registros (RMS): As plataformas RMS são construídas para governança, gerenciando todo o ciclo de vida dos registros oficiais da empresa, desde a criação até o arquivo ou exclusão, garantindo conformidade com políticas de retenção.

• Sistemas de Gerenciamento de Ativos Digitais (DAM): Os DAMs se especializam em armazenar, organizar e recuperar conteúdos de mídia rica como imagens, vídeos e arquivos de áudio.

Muitas plataformas ECM modernas combinam recursos dos três para fornecer uma solução abrangente.

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Quais são os benefícios do uso de software ECM?

Infelizmente, o trabalhador médio gasta cerca de 20% de sua semana de trabalho procurando as informações de que precisa ou atrapalhando seus colegas ocupados.

Se ao menos tivessem uma solução que pudesse aumentar significativamente sua produtividade e permitir uma colaboração mais eficaz...

Espere, há uma! Seu nome é gestão de conteúdo. E ajuda você:

• Aumentar a eficiência da empresa: Elimina documentos em papel e fornece acesso instantâneo a dados para fluxos de trabalho mais rápidos. Pesquisas mostram que o uso de tecnologias colaborativas como ECM pode aumentar a produtividade dos trabalhadores do conhecimento em 20 a 25 por cento.

• Acesse seus dados mais rapidamente: A pesquisa centralizada significa não mais procurar em vários sistemas por informações.

• Melhorar a experiência do cliente: Permite a rápida recuperação de informações do cliente, pedidos e detalhes do produto.

• Reduzir custos de mão de obra: Automatiza tarefas manuais e elimina a necessidade de equipe de gerenciamento de documentos especializados.

• Crie uma única fonte de verdade: Consolida todas as informações comerciais para melhores decisões baseadas em dados.

Talvez esses benefícios tenham convencido você de que o ECM é a solução certa para o seu negócio. Isso é ótimo! O problema é, por onde começar? Quais recursos você deve observar? 👀

Vamos olhar juntos para os recursos essenciais de um ECM.

Como funciona a Gestão de Conteúdo Empresarial?

O objetivo do ECM é simples. Elimina a necessidade de documentos em papel e ajuda a otimizar seus processos de negócios.

Pense nele como seu repositório central para todas as informações de sua empresa. Essa solução trabalha dia e noite para automatizar o fluxo de dados e organizar as informações fora de seus bancos de dados estruturados.

Os sistemas ECM seguem um fluxo de trabalho estruturado:

• Coleta de Dados: Captura automaticamente conteúdo de e-mails, PDFs, imagens e outras fontes

• Armazenamento & Indexação: Centraliza todo o conteúdo com metadados pesquisáveis e categorização personalizada

• Controle de Acesso: Gerencia quem pode visualizar, editar ou excluir conteúdos específicos com base em permissões

• Gerenciamento de Versões: Rastreia alterações e mantém o histórico do documento com trilhas de auditoria claras

Outra ótima maneira de o ECM simplificar sua vida é por meio da automação de fluxos de trabalho. Ele automatiza tarefas chatas, como entrada de dados. Seus funcionários se concentrarão mais em tarefas sensíveis ao tempo, recebendo as informações corretas quando mais precisam. Um registro pesquisável de conhecimento pode reduzir, em até 35 por cento, o tempo que os funcionários passam procurando informações da empresa.

Isso tudo parece bom, mas qual é o retorno? Veja por si mesmo.

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ECM vs. Outros Sistemas de Gerenciamento de Conteúdo

Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (ECM) é frequentemente confundido com outros tipos de sistemas de conteúdo, mas cada um serve a um propósito distinto e gerencia diferentes tipos de informações.

ECM

Foco Principal: Conteúdo não estruturado em toda a empresa
Escopo do Conteúdo: Documentos, e-mails, contratos e multimídia

Os sistemas de ECM gerenciam todo o ciclo de vida do conteúdo organizacional—desde a criação e colaboração até o arquivamento e conformidade—garantindo acesso seguro e governança em todos os departamentos.

CMS

Foco Principal: Publicação de conteúdo da web
Escopo do Conteúdo: Páginas de site, blogs e publicações digitais

Um Sistema de Gerenciamento de Conteúdo (CMS) é projetado para gerenciar e publicar conteúdo para sites e experiências digitais, sendo ideal para marketing e comunicações externas.

ERP

Foco Principal: Transações comerciais estruturadas
Escopo do Conteúdo: Registros financeiros, inventário e dados de RH

Um Sistema de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP) gerencia dados estruturados e transacionais que suportam funções empresariais essenciais como contabilidade, cadeia de suprimentos e recursos humanos.

Em resumo, ECM foca no conteúdo empresarial não estruturado, CMS lida com conteúdo da web voltado para o público e ERP gerencia dados operacionais estruturados. Cada um desempenha um papel vital no ecossistema de informações de uma empresa.

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Quais são os principais recursos que uma solução de ECM deve ter?

Ao avaliar uma solução de ECM, há muitas coisas a considerar, como facilidade de uso ou se oferece testes gratuitos ou não.

Desde que você conheça suas necessidades e requisitos, é bastante fácil encontrar a solução certa.

Mas existem algumas características imprescindíveis que você não deve ignorar:

• Capacidades de Integração: Conecta-se com ferramentas existentes via APIs para criar um hub de informações unificado.

• Busca Avançada: Fornece busca rápida e inteligente em todos os tipos e fontes de conteúdo.

• Segurança e conformidade: Aplica controles de acesso baseados em funções e atende aos requisitos regulatórios da indústria.

• Controle de Versão: Controla as mudanças nos documentos, mantém o histórico de edições e possibilita a funcionalidade de desfazer.

• Automação de Fluxo de Trabalho: Automatiza o encaminhamento de documentos, aprovações e processos de gerenciamento de ciclo de vida.

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• Análises Poderosas: Seu ECM escolhido precisa de ferramentas de análise poderosas que possam medir e avaliar seus dados rapidamente. Elas fornecem insights relevantes, como sugestões de melhoria e tendências do cliente, para melhor tomada de decisões.

Agora que você sabe o que procurar em sua solução de ECM, é hora da seção principal deste artigo.

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As 10 Melhores Soluções de Software ECM em 2024

Tantos ferramentas, tão pouco tempo para avaliá-las todas. 😮‍💨

Conforme um relatório do Forrester, existem 14 produtos de ECM com mais de $20 milhões em receita. Mas isso é quatro a mais—garantimos que nossa lista inclui apenas o melhor dos melhores.

Vamos explorar juntos essas opções.

1. Guru

Guru é a Fonte de Verdade de IA da sua empresa—uma plataforma de conhecimento governada que conecta todas as suas ferramentas, documentos e conversas em uma camada de verdade confiável. Fornece respostas verificadas e baseadas em permissão diretamente em seus fluxos de trabalho existentes, garantindo que suas equipes sempre tenham as informações corretas exatamente quando precisam.

Em vez de alternar entre aplicativos, o Guru encontra você onde você trabalha, com integrações profundas para Slack, Microsoft Teams, Chrome, Salesforce, Box e muito mais. Cada resposta vem do conhecimento verificado da empresa, garantindo precisão e conformidade em escala.

Os fluxos de verificação integrados do Guru automaticamente sinalizam e arquivam conteúdo desatualizado, mantendo seu conhecimento atual sem a necessidade de atualização manual. E com autoria e sumarização alimentadas por AI, as equipes podem capturar novos conhecimentos, redigir conteúdo ou explicar tópicos complexos em segundos, tudo fundamentado no contexto verificado de sua empresa.

Nos bastidores, o Guru aprende continuamente com os padrões de uso para destacar as respostas, percepções e lacunas mais relevantes, ajudando sua organização a melhorar a qualidade do conhecimento ao longo do tempo. Com comentários, reações e recursos de colaboração em equipe, o Guru transforma o conhecimento de sua empresa em um sistema ativo e confiável que fica mais inteligente a cada interação.

Pronto para ver em ação? Assista ao nosso vídeo de demonstração sob demanda para aprender como o Guru conecta tudo o que suas equipes sabem e torna acessível em todos os lugares onde o trabalho acontece.

2. DocuWare

O DocuWare oferece uma solução de gerenciamento de documentos digitais amigável para pequenas empresas e grandes empresas em múltiplas indústrias.

Fonte: Capterra

É uma ferramenta de software de automação de fluxo de trabalho que protege seus documentos comerciais e otimiza seus processos operacionais, não importa onde você esteja ou qual dispositivo esteja usando. Assim, você evita o risco de alguém roubar seus dados ou perde-los.

O DocuWare se orgulha de seu arquivamento seguro de documentos. Todos os dados dos seus funcionários, registros financeiros e contratos estão seguros contra danos. Além disso, o DocuWare organiza rigorosamente todos os dados, possibilitando um ambiente de trabalho melhor e mais produtivo.

Este ECM também suporta implementações tanto em nuvem quanto on-site, para se adaptar a qualquer tipo de sistema. Como é tão flexível, ele se integra a 500 aplicativos de negócios diferentes, incluindo Oracle, SharePoint e QuickBooks.

O M-Files é uma ferramenta de gerenciamento de conhecimento impulsionada por AI que ajuda as equipes a encontrar informações de forma mais rápida e eficiente.

3. M-Files

Fonte: G2

Sua equipe pode encontrar qualquer documento de que precisam sem uma busca prolongada.

Esta plataforma tem um recurso exclusivo chamado arquitetura orientada a metadados. Em resumo, facilita o compartilhamento de arquivos. Além disso, o M-Files oferece controles de acesso sobre seus documentos (mesmo para diferentes versões do mesmo arquivo) com base na função ou grupo.

Os metadados de documentos do M-Files mantêm o controle de suas tarefas e ajudam a comunicar melhor com partes interessadas internas ou externas sobre o que precisam fazer.

Mas também automatiza seus fluxos de trabalho. E não se preocupe — ele se integra a muitas ferramentas que você usa diariamente, como Adobe, DocuSign, Google Workspace, SAP e pastas de rede.

A ferramenta tem escalabilidade de automação de documentos sem códigos, o que significa que pode ser rapidamente configurada. O Laserfiche é uma plataforma de ECM baseada em nuvem que diz 'adeus' aos documentos em papel e dá as boas-vindas à automação de processos.

4. Laserfiche

Fonte: G2

Com essa solução moderna, você pode centralizar seu conteúdo e aumentar a produtividade de sua equipe.

Além disso, o Laserfiche mantém a conformidade regulatória. Tudo isso mantendo seus dados seguros e protegidos contra violações cibernéticas. Através do rastreamento de versão e pesquisa avançada, você desfruta de uma colaboração melhor e mais intuitiva entre suas equipes.

Como você utiliza uma única fonte de verdade, todos estão usando os mesmos dados, não importa seu nível de acesso. Ao usar logs de auditoria detalhados e permissões rígidas, apenas pessoal autorizado pode visualizar, editar ou acessar arquivos.

O Laserfiche ajuda você a reter e gerenciar documentos ao longo de todo o ciclo de vida do conteúdo. Essa ferramenta também possui funcionalidades de pesquisa e recuperação rápidas, o que se traduz em produtividade aumentada e processos melhorados.

O Laserfiche oferece diferentes opções de integração, incluindo DocuSign, Microsoft Office 365 e ferramentas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM).

O OnBase by Hyland oferece ferramentas de gerenciamento de processos comerciais e casos que ajudam você a gerenciar e organizar eficientemente seu conteúdo.

5. OnBase

O OnBase da Hyland oferece ferramentas de gerenciamento de processos e casos de negócios que ajudam você a gerenciar e organizar eficientemente seu conteúdo.

Fonte: G2

OnBase é uma solução ECM inteligente que coleta dados de várias fontes multicanal. A parte boa é que ele também verifica e classifica as informações para que você possa usá-las assim que forem assimiladas.

Além disso, o OnBase analisa seu conteúdo em tempo real através de relatórios visuais e painéis. O que você ganha? A visibilidade necessária para tomar decisões melhores e mais informadas.

Mas essa solução também automatiza tarefas repetitivas por meio de formulários personalizáveis e fluxos de trabalho embutidos.

Através de coautoria, tarefas e notificações, o OnBase torna o compartilhamento de arquivos tão fácil quanto comer uma torta. Além disso, tudo é seguro, então você tem uma colaboração melhor e sem preocupações entre os colegas de equipe.

OnBase se integra bem com muitos sistemas existentes. Pense em Google, PeopleSoft, Epic e MuleSoft, por exemplo.

6. Box

Box, uma plataforma segura de serviços de conteúdo na nuvem, foca intensamente em manter seus arquivos seguros por meio de detecção de ameaças inteligente, segurança avançada e controle de acesso granular.

Mas como conformidade e segurança andam de mãos dadas, o Box também possui estrita privacidade de dados e conformidade com a indústria. Isso não é tudo — ao aproveitar o poder do machine learning, o Box pode detectar ameaças e definir políticas.

Fonte: G2

Esta plataforma fácil de usar também permite colaboração sem costura entre suas equipes. Através de anotação de arquivos, e-assinaturas e fluxo de tarefas automatizado, você pode trabalhar de qualquer lugar, em qualquer dispositivo.

Além disso, o Box trabalha proativamente para simplificar fluxos de trabalho manuais para economizar seu tempo. Coisas como captura de documentos e integração de novos funcionários, vitais para o seu negócio (mas tão entediantes) tornam-se mais rápidas e fáceis de lidar.

O Box permite que você se mantenha conectado a todas as suas ferramentas favoritas, pois se integra a aplicativos como Adobe, Oracle, Okta, IBM, Slack e Zoom.

7. OpenText

OpenText é uma maneira mais inteligente de gerenciar e obter insights valiosos do seu conteúdo.

Fonte: OpenText

Essencialmente, o OpenText é uma plataforma de gerenciamento de informações adequada para muitas indústrias, incluindo automotiva, bancária, seguros, ciências da vida e jurídica.

Por esse motivo, é uma ótima solução para lidar com informações jurídicas. Centraliza todos os documentos privados espalhados por sistemas desconectados em uma única fonte de verdade. Como resultado, você tem dados de alto valor à mão, o que melhora significativamente sua produtividade.

Mas o OpenText também possui uma plataforma de serviços de conteúdo flexível, ideal para lidar com grandes volumes de dados de forma eficiente. Além disso, através de seus serviços ECM, você pode fornecer mais excelência operacional. E cria uma ponte entre seu espaço de trabalho e ferramentas importantes como CRM, planejamento de recursos empresariais (ERP) e gestão do capital humano (HCM).

A OpenText possui soluções de integração para Microsoft, Salesforce e SAP.

8. Hyland

A plataforma de solução de conteúdo da Hyland conecta vários tipos de dados a todos os seus sistemas, fluxos de trabalho e ferramentas de negócios.

Fonte: G2

A Hyland é uma solução repleta de recursos úteis. Primeiro de tudo, possui captura de conteúdo inteligente que utiliza inteligência artificial para coletar informações da empresa que estão chegando. Além disso, torna esses dados úteis e acessíveis, independentemente da origem, tipo ou estado.

Em segundo lugar, a Hyland possui recursos nativos de automação de processos que conectam seus fluxos de trabalho e sistemas em um único ponto de informação contínua.

Com governança de dados segura, esta solução garante que seus dados obedeçam às leis de conformidade mais rigorosas (em indústrias como saúde, educação, seguros, etc.). A Hyland protege seus dados críticos contra ameaças cibernéticas e perdas.

Por último, mas não menos importante, a Hyland está disponível em mais de 500 aplicativos exclusivos, incluindo Workday, SharePoint, Cognizant, DocuSign, Accela, etc.

9. SharePoint da Microsoft

O Microsoft SharePoint é uma plataforma de intranet e ferramenta de software de gerenciamento de documentos que lida com conteúdos tradicionais, web e sociais.

Fonte: Microsoft

Um de seus melhores recursos é que você pode acessá-lo de diferentes dispositivos, como computadores, celulares e tablets. Você tem todas as informações e arquivos de que precisa em um só lugar para potencializar o trabalho em equipe e a colaboração.

Mas também encontra rapidamente as informações que você precisa através de recursos de busca poderosos. Dessa forma, o SharePoint aumenta sua produtividade ao alterar a maneira como você trabalha, desde tarefas simples como aprovação de documentos até fluxos mais complexos.

Quando se trata de documentos, esta ferramenta permite que você baixe, edite e compartilhe seus arquivos. Mas também mantém um registro de quem fez alterações, além de permitir o download de diferentes versões do mesmo documento.

O SharePoint integra-se com a suite Microsoft 365, incluindo Field Service, Customer Service, Marketing e Project Service Automation.

10. IBM Business Automation Workflow

Por último em nossa lista (mas que vale a pena conferir) está a IBM, uma ferramenta de ECM alimentada por AI que automatiza seus processos de negócios.

Fonte: G2

Através do Watson — o assistente de AI da IBM — você pode resolver qualquer desafio que surgir no seu caminho. E obter uma visão de 360 graus das operações de sua empresa.

Além disso, a IBM ajuda você a construir soluções de gerenciamento de conteúdo para lidar com casos de uso, projetar fluxos de trabalho melhores e capturar insights valiosos que levam a melhores resultados empresariais.

Este programa ECM une suas informações desconectadas em uma única solução de fluxo de trabalho ideal para deployment em nuvem, híbrido e on-site. Como? Através de recursos de gerenciamento de processos e colaboração que tornam a gestão de dados mais fácil e conveniente.

A IBM oferece serviços de biblioteca principais que podem lidar com documentos e arquivos de forma mais eficiente. Além disso, tem compartilhamento seguro de arquivos e uma pesquisa poderosa que torna a busca pelos insights necessários uma brisa.

Como Escolher um Sistema ECM para Sua Organização

Como todas as outras ferramentas em seu negócio, um sistema ECM deve ser cuidadosamente considerado. Pode ser mais fácil escolher um que pareça bom, mas você não quer acabar com uma solução que não gosta. E que simplesmente não faz o seu trabalho.

Então, após avaliar seus objetivos, metas e necessidades atuais, procure por uma ferramenta de ECM que:

• Armazena conteúdo com segurança: Destacamos ao longo do artigo a importância de manter seus dados seguros. Você não deve comprometer-se ao procurar uma ferramenta que leve a segurança, privacidade e conformidade a sério, especialmente se trabalha em indústrias fortemente regulamentadas onde a não conformidade é custosa, por exemplo, nos EUA. Departamento de Saúde e Serviços Humanos impôs penalidades monetárias totalizando mais de $135 milhões por violações.

• Integra-se com sistemas existentes: É cansativo ficar alternando de uma ferramenta para outra. Sua plataforma ECM escolhida deve integrar-se facilmente com suas ferramentas existentes — e fazer isso sem interromper suas outras operações.

• É flexível e escalável: A ferramenta ECM precisa ajudá-lo a encontrar as informações que busca sempre que precisar, não importa onde armazena seus dados. Mas, mais importante, ela deve se encaixar em seus fluxos de trabalho como uma luva e ser capaz de se adaptar às suas necessidades crescentes.

• Oferece fácil acesso: Não deve ser difícil encontrar as informações que busca. A plataforma ECM certa é fácil de usar e intuitiva, o que significa que ela precisa ter uma interface de arrastar e soltar para melhores experiências do usuário e fluxos de trabalho personalizáveis que suportem a colaboração.

• Tem ferramentas de análise poderosas: Você precisa saber se a ferramenta está fazendo seu trabalho ou não. É melhor procurar por um ECM que tenha relatórios visuais, painéis e análises que proporcionem uma boa visão de seus processos de negócios. E ajude você a tomar decisões baseadas em dados.

A Conclusão

Cabe a você decidir qual é o melhor software ECM para seu negócio. Esperamos que este guia do comprador o tenha orientado na direção certa. E que você esteja se sentindo mais preparado para enfrentar este desafio de frente.

E — aqui está uma ideia — você pode começar esta nova aventura experimentando o Guru gratuitamente. ‍