Considérez ce guide de l'acheteur comme le seul dont vous avez besoin pour décider du meilleur logiciel de gestion de contenu d'entreprise (ECM) pour votre entreprise.

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Selon la recherche, 73 % des organisations ont une stratégie de marketing de contenu en place. Mais peuvent-elles vraiment gérer la gigantesque bibliothèque d'informations avec juste cela ?

Certaines le peuvent probablement. Mais pour ceux qui ont du mal avec cela, il y a une meilleure façon de rationaliser votre gestion de documents.

Grâce à l'ECM, vous pouvez organiser et éditer rapidement du contenu non structuré, améliorant l'efficacité commerciale et réduisant les coûts. En fait, les organisations du monde entier perdent en moyenne 21 % de leur productivité en raison d'une gestion inefficace du contenu.

Mais nous allons trop vite. Nous ne sommes pas fans de spoilers. Alors allez-y et commencez à lire ce qu'est l'ECM, les meilleures options pour votre entreprise et les conseils clés pour choisir votre solution.

Qu'est-ce que le logiciel de gestion de contenu d'entreprise (ECM) ?

Le logiciel de gestion de contenu d'entreprise (ECM) est un système complet qui aide les organisations à capturer, stocker, gérer et distribuer du contenu non structuré et des documents tout au long de leur cycle de vie, permettant un accès sécurisé, la collaboration et la conformité dans toute l'entreprise.

Il permet aux utilisateurs autorisés d'accéder à différents types de contenu tels que des notes de réunion, des pages Web, des images, des PDF, des e-mails et des factures à partir d'une plateforme centralisée.

Les plateformes ECM sont particulièrement précieuses pour les industries réglementées comme la santé—qui doivent respecter plus de 600 exigences réglementaires—les services financiers et la fabrication où les pistes d'audit et la conformité sont essentiels.

Il existe quelques types courants d'ECM :

• Systèmes de gestion de documents (DMS) qui se concentrent sur le stockage et la gestion de contenu numérique.

• Systèmes de gestion des dossiers pour gérer le cycle de vie des dossiers, y compris la création et la conservation.

• Systèmes de gestion des ressources numériques (DAM) qui aident à prendre soin du contenu numérique tel que les images, vidéos ou fichiers audio.

Avec le marché mondial de l'ECM estimé à croître en revenus (114 milliards de dollars d'ici la fin de 2035), c'est le bon moment pour investir dans l'ECM.

Mais comment fonctionne-t-il exactement?

Types de logiciels ECM

Bien que l'ECM soit une catégorie large, elle comprend souvent plusieurs systèmes spécialisés. Comprendre ces types peut vous aider à cibler vos besoins exacts. Les types courants incluent :

• Systèmes de gestion de documents (DMS) : Ces systèmes se concentrent sur la gestion quotidienne des documents numériques, y compris le contrôle des versions, le stockage et la récupération.

• Systèmes de gestion des dossiers (RMS) : Les plates-formes RMS sont conçues pour la gouvernance, gérer tout le cycle de vie des dossiers officiels de l'entreprise, de la création à l'archivage ou à la suppression, garantissant la conformité aux politiques de conservation.

• Systèmes de gestion des actifs numériques (DAM) : Les DAM se spécialisent dans le stockage, l'organisation et la récupération de contenu multimédia riche tel que des images, des vidéos et des fichiers audio.

De nombreux plateformes ECM modernes combinent des fonctionnalités des trois pour fournir une solution complète.

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Quels sont les avantages d'utiliser un logiciel ECM ?

Malheureusement, le travailleur moyen passe environ 20% de son temps de travail à rechercher les informations dont il a besoin ou à déranger ses collègues occupés.

Si seulement ils disposaient d'une solution qui pourrait augmenter considérablement leur productivité et permettre une collaboration plus efficace...

Attendez, il y en a une ! Son nom est gestion de contenu. Et cela vous aide :

• Améliorer l'efficacité de l'entreprise : Élimine les documents papier et offre un accès instantané aux données pour des flux de travail plus rapides. La recherche montre que l'utilisation de technologies collaboratives telles que l'ECM peut augmenter la productivité des travailleurs du savoir de 20 à 25 pour cent.

• Accéder à vos données plus rapidement : La recherche centralisée signifie plus de recherche dans plusieurs systèmes pour trouver des informations.

• Améliorer les expériences client : Permet une récupération rapide des informations client, des commandes et des détails des produits.

• Réduction des coûts de main-d'œuvre : Automatise les tâches manuelles et élimine le besoin d'un personnel de gestion de documents spécialisé.

• Créer une seule source de vérité : Consolide toutes les informations commerciales pour de meilleures décisions basées sur les données.

Peut-être que ces avantages vous ont convaincu que l'ECM est la bonne solution pour votre entreprise. C'est super ! Le problème est, par où commencer ? Quelles fonctionnalités devez-vous surveiller ? 👀

Jetons un œil aux fonctionnalités essentielles d'un ECM ensemble.

Comment fonctionne la gestion de contenu d'entreprise ?

L'objectif de l'ECM est simple. Il élimine le besoin de documents papier et aide à rationaliser vos processus commerciaux.

Pensez-y comme votre référentiel central pour toutes les informations de votre entreprise. Cette solution travaille jour et nuit pour automatiser votre flux de données et organiser les informations en dehors de vos bases de données structurées.

Les systèmes ECM suivent un flux de travail structuré :

• Collecte de données : Capture automatiquement le contenu des e-mails, des PDF, des images et d'autres sources.

• Stockage et indexation : Centralise tout le contenu avec des métadonnées interrogeables et une catégorisation personnalisée.

• Contrôle d'accès : Gère qui peut voir, modifier ou supprimer un contenu spécifique en fonction des autorisations.

• Gestion des versions : Suit les modifications et maintient l'historique des documents avec des pistes d'audit claires.

Une autre excellente façon dont l'ECM simplifie votre vie est grâce à l'automatisation des flux de travail. Il automatise les tâches ennuyeuses telles que la saisie de données. Vos employés se concentreront davantage sur les tâches urgentes tout en recevant les bonnes informations au moment où ils en ont le plus besoin. Un enregistrement interrogeable des connaissances peut réduire, jusqu'à 35 pour cent, le temps que les employés passent à rechercher des informations dans l'entreprise.

Tout cela semble bien, mais quel en est le résultat ? Voyez par vous-même.

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ECM vs. Autres systèmes de gestion de contenu

Gestion de contenu d'entreprise (ECM) est souvent confondu avec d'autres types de systèmes de contenu, mais chacun remplit un objectif distinct et gère différents types d'informations.

GEC

Focus principal : Contenu non structuré à l'échelle de l'entreprise
Portée du contenu : Documents, e-mails, contrats et multimédia

Les systèmes GEC gèrent l'ensemble du cycle de vie du contenu organisationnel, de la création et de la collaboration à l'archivage et à la conformité, garantissant un accès sécurisé et une gouvernance dans tous les départements.

GCS

Focus principal : Publication de contenu Web
Portée du contenu : Pages Web, blogs et publications numériques

Un système de gestion de contenu (GCS) est conçu pour gérer et publier du contenu pour des sites Web et des expériences numériques, ce qui le rend idéal pour le marketing et les communications externes.

ERP

Focus principal : Transactions commerciales structurées
Portée du contenu : Registres financiers, inventaire et données RH

Un système de planification des ressources de l'entreprise (ERP) gère des données structurées et transactionnelles qui prennent en charge les fonctions commerciales essentielles telles que la comptabilité, la chaîne d'approvisionnement et les ressources humaines.

En bref, GEC se concentre sur le contenu d'entreprise non structuré, GCS gère le contenu Web destiné au public, et ERP gère les données opérationnelles structurées. Chacun joue un rôle essentiel dans l'écosystème d'informations d'une entreprise.

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Quelles fonctionnalités clés une solution ECM devrait-elle avoir ?

Lors de l'évaluation d'une solution GEC, il y a beaucoup de choses à considérer, comme la facilité d'utilisation ou si elle propose des essais gratuits ou non.

Tant que vous connaissez vos besoins et exigences, il est assez facile de trouver la bonne solution.

Mais il y a quelques fonctionnalités incontournables que vous ne devriez pas ignorer :

• Capacités d'intégration : Se connecte aux outils existants via des API pour créer un hub d'informations unifié.

• Recherche avancée : Fournit une recherche rapide et intelligente sur tous les types de contenu et sources.

• Sécurité et conformité : Fait respecter les contrôles d'accès basés sur les rôles et répond aux exigences réglementaires de l'industrie.

• Contrôle de version : Suit les modifications de documents, conserve l'historique des modifications et permet la fonctionnalité de retour en arrière.

• Automatisation des flux de travail : Automatise les processus de routage des documents, d'approbation et de gestion du cycle de vie.

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• Analytiques puissantes : Votre GEC choisi doit disposer d'outils analytiques puissants qui peuvent mesurer et évaluer vos données rapidement. Il vous fournit des informations pertinentes, telles que des suggestions d'amélioration et des tendances clients, pour une meilleure prise de décision.

Maintenant que vous savez ce qu'il faut rechercher dans votre solution GEC, il est temps pour la section principale de cet article.

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Les 10 meilleures solutions de logiciel ECM en 2024

Tant d'outils, si peu de temps pour tous les évaluer. 😮‍💨

Selon un rapport de Forrester, il existe 14 produits GEC avec un chiffre d'affaires supérieur à 20 millions de dollars. Mais cela en fait quatre de trop — nous nous sommes assurés que notre liste ne comprenait que les meilleurs.

Explorons ensemble ces options.

1. Guru

Guru est la source de vérité IA de votre entreprise — une plateforme de connaissances réglementée qui connecte tous vos outils, documents et conversations dans une couche de vérité fiable. Il fournit des réponses vérifiées et conscientes des autorisations directement dans vos flux de travail existants, afin que vos équipes aient toujours les bonnes informations exactement quand elles en ont besoin.

Au lieu de passer d'une application à l'autre, Guru se met à votre service là où vous travaillez, avec des intégrations approfondies pour Slack, Microsoft Teams, Chrome, Salesforce, Box et bien plus encore. Chaque réponse provient de connaissances vérifiées de l'entreprise, garantissant précision et conformité à grande échelle.

Les flux de travail de vérification intégrés à Guru signalent et archivent automatiquement le contenu obsolète, maintenant vos connaissances à jour sans maintenance manuelle. Et avec l'auteur et la synthèse alimentés par l'IA, les équipes peuvent capturer de nouvelles connaissances, rédiger du contenu, ou expliquer des sujets complexes en quelques secondes—tous ancrés dans le contexte vérifié de votre entreprise.

En coulisses, Guru apprend en continu des modèles d'utilisation pour mettre en évidence les réponses, informations et lacunes les plus pertinents—aidant votre organisation à améliorer la qualité des connaissances au fil du temps. Avec des commentaires, des réactions et des fonctionnalités de collaboration d'équipe, Guru transforme les connaissances de votre entreprise en un système actif et fiable qui devient plus intelligent à chaque interaction.

Prêt à le voir en action ? Regardez notre vidéo de démonstration à la demande pour découvrir comment Guru connecte tout ce que vos équipes savent—et le rend accessible partout où le travail est effectué.

2. DocuWare

DocuWare propose une solution conviviale de gestion électronique de documents pour les petites entreprises et les grandes entreprises dans plusieurs industries.

Source : Capterra‍

Il s'agit d'un outil logiciel d'automatisation des flux de travail qui sécurise les documents professionnels et optimise vos processus opérationnels, peu importe où vous êtes ou sur quel appareil vous travaillez. Ce qui en fait une bonne solution pour les équipes distantes qui veulent améliorer leur productivité.

DocuWare est fier de son archivage sécurisé des documents. Toutes vos données d'employés, dossiers financiers et contrats sont à l'abri. Ainsi, vous évitez le risque que quelqu'un vole vos données ou les perde.‍

Cet ECM prend également en charge les déploiements cloud et sur site, s'adaptant à tout système. De plus, DocuWare organise de manière rigoureuse toutes les données, permettant un espace de travail meilleur et plus productif.

Comme il est très flexible, il s'intègre avec 500 applications professionnelles différentes, y compris Oracle, SharePoint et QuickBooks.

3. M-Files

M-Files est un outil de gestion des connaissances basé sur l'IA qui aide les équipes à trouver des informations plus rapidement et plus efficacement.

Source : G2

Cette plateforme a une fonctionnalité unique appelée architecture basée sur les métadonnées. En bref, elle facilite le partage de fichiers. Votre équipe peut trouver tous les documents dont elle a besoin sans recherche fastidieuse.

De plus, M-Files vous donne un contrôle d'accès sur vos documents (même pour les différentes versions du même fichier) basé sur le rôle ou le groupe.

Mais il automatise aussi vos processus de travail. Les métadonnées des documents de M-Files suivent vos tâches et vous aident à mieux communiquer avec les parties prenantes internes ou externes sur ce qu'elles doivent faire.

L'outil possède une évolutivité d'automatisation des documents sans code, ce qui signifie qu'il peut être rapidement opérationnel. Et ne vous inquiétez pas—il s'intègre avec de nombreux outils que vous utilisez quotidiennement, tels qu'Adobe, DocuSign, Google Workspace, SAP et les dossiers réseau.

4. Laserfiche

Laserfiche est une plateforme ECM cloud qui dit 'au revoir' aux documents papier et accueille l'automatisation des processus.

Source : G2

Avec cette solution moderne, vous pouvez centraliser votre contenu et augmenter la productivité de votre équipe. Tout en gardant vos données sécurisées contre les violations informatiques. De plus, Laserfiche respecte la conformité réglementaire.

Puisqu'une seule source de vérité est utilisée, tous les utilisateurs accèdent aux mêmes données, quelle que soit leur niveau d'accès. Grâce au suivi des versions et à la recherche avancée, vous bénéficiez d'une collaboration meilleure et plus intuitive entre vos équipes.

Laserfiche vous aide à conserver et gérer les documents tout au long du cycle de vie du contenu. En utilisant des journaux d'audit détaillés et des autorisations strictes, seuls le personnel autorisé peut consulter, modifier ou accéder aux fichiers.

Cet outil propose également des fonctionnalités de recherche et de récupération rapides, ce qui se traduit par une productivité accrue et des processus améliorés.

Laserfiche offre différentes options d'intégration, y compris DocuSign, Microsoft Office 365 et les outils de gestion de la relation client (CRM).

5. OnBase

OnBase de Hyland propose des outils de gestion des processus commerciaux et des cas qui vous aident à gérer et organiser efficacement votre contenu.

Source: G2

OnBase est une solution ECM intelligente qui collecte des données de sources multicanaux. La bonne partie est qu'il vérifie et classe également les informations afin que vous puissiez les utiliser dès qu'elles sont assimilées.

De plus, OnBase analyse votre contenu en temps réel via des rapports visuels et des tableaux de bord. Que obtenez-vous ? La visibilité nécessaire pour prendre des décisions meilleures et plus éclairées.

Mais cette solution automatise également les tâches répétitives via des formulaires personnalisables et des flux de travail intégrés.

Grâce à la coécriture, aux tâches et aux notifications, OnBase rend le partage de fichiers aussi facile qu'un jeu d'enfant. De plus, tout est sécurisé, vous permettant ainsi une collaboration meilleure et sans souci entre les membres de l'équipe.

OnBase fonctionne bien avec de nombreux systèmes existants. Pensez à Google, PeopleSoft, Epic et MuleSoft, par exemple.

6. Box

Box, une plateforme de services de contenu cloud sécurisée, se concentre fortement sur la protection de vos fichiers grâce à une détection intelligente des menaces, une sécurité avancée et un contrôle d'accès granulaire.

Mais puisque la conformité et la sécurité vont de pair, Box a également des politiques strictes de confidentialité des données et de conformité à l'industrie. Ce n'est pas tout — en exploitant la puissance de l'apprentissage automatique, Box peut détecter les menaces et définir des politiques.

Source: G2

Cette plateforme facile à utiliser permet également une collaboration transparente entre vos équipes. Grâce à l'annotation de fichiers, aux signatures électroniques et au flux de tâches automatisé, vous pouvez travailler de n'importe où, sur n'importe quel appareil.

De plus, Box travaille proactivement à simplifier les workflows manuels pour vous faire gagner du temps. Des choses comme la capture de documents et l'intégration des nouveaux employés, cruciales pour votre entreprise (mais tellement ennuyeuses), deviennent plus rapides et plus faciles à gérer.

Box vous permet de rester connecté avec tous vos outils préférés, car il s'intègre avec des applications comme Adobe, Oracle, Okta, IBM, Slack et Zoom.

7. OpenText

OpenText est une manière plus intelligente de gérer et d'obtenir des informations précieuses à partir de votre contenu.

Source: OpenText

En essence, OpenText est une plateforme de gestion d'informations adaptée à de nombreuses industries, y compris l'automobile, la banque, l'assurance, les sciences de la vie et le juridique.

C'est pourquoi c'est une excellente solution pour gérer les informations juridiques. Elle centralise tous les documents privés répartis sur des systèmes déconnectés en une seule source de vérité. Par conséquent, vous disposez de données de grande valeur à portée de main, ce qui améliore considérablement votre productivité.

Mais OpenText dispose également d'une plateforme de services de contenu flexible idéale pour gérer efficacement de grands volumes de données. De plus, grâce à ses services ECM, vous pouvez offrir une plus grande excellence opérationnelle. Et établissez un lien entre votre espace de travail et des outils importants comme le CRM, la planification des ressources de l'entreprise (ERP) et la gestion du capital humain (HCM).

OpenText propose des solutions d'intégration pour Microsoft, Salesforce et SAP.

8. Hyland

La plateforme de solutions de contenu d'Hyland connecte divers types de données avec l'ensemble de vos systèmes, flux de travail et outils commerciaux.

Source: G2

Hyland est une solution remplie de fonctionnalités utiles. Tout d'abord, il dispose d'une capture de contenu intelligente qui utilise l'intelligence artificielle pour collecter des informations de l'entreprise entrantes. De plus, cela rend ces données utiles et accessibles, quel que soit leur source, type ou état.

Deuxièmement, Hyland propose des fonctionnalités d'automatisation de processus natives qui connectent vos flux de travail et systèmes en un point d'information fluide.

Avec une gouvernance des données sécurisée, cette solution garantit que vos données respectent les lois de conformité les plus strictes (dans des secteurs tels que les soins de santé, l'éducation, l'assurance, etc.). Hyland protège vos données critiques contre les menaces de cybersécurité et les pertes.

Enfin, Hyland est disponible dans plus de 500 applications uniques, y compris Workday, SharePoint, Cognizant, DocuSign, Accela, etc.

9. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint est une plateforme intranet et un outil de gestion de documents qui gère les contenus traditionnels, web et sociaux.

Source: Microsoft

Une de ses meilleures fonctionnalités est que vous pouvez y accéder à partir de différents appareils, tels que des ordinateurs, des téléphones et des tablettes. Vous disposez de toutes les informations et fichiers dont vous avez besoin au même endroit pour renforcer le travail d'équipe et la collaboration.

Mais il trouve aussi rapidement les informations dont vous avez besoin grâce à des fonctionnalités de recherche puissantes. De cette manière, SharePoint améliore votre productivité en changeant la façon dont vous travaillez, des tâches simples comme l'approbation de documents aux flux plus complexes.

En ce qui concerne les documents, cet outil vous permet de télécharger, modifier et partager vos fichiers. Mais il garde également une trace des changements effectués et vous permet de télécharger différentes versions du même document.

SharePoint s'intègre à la suite Microsoft 365, y compris Field Service, Customer Service, Marketing et Project Service Automation.

10. IBM Business Automation Workflow

Dernier sur notre liste (mais vaut le détour) est IBM, un outil ECM alimenté par l'IA qui automatise vos processus commerciaux.

Source : G2

Grâce à Watson - l'assistant AI d'IBM - vous pouvez résoudre tous les défis qui se présentent à vous. Et obtenez une vue à 360 degrés de vos opérations commerciales.

De plus, IBM vous aide à construire des solutions de gestion de contenu pour gérer des cas d'utilisation, concevoir de meilleurs workflows et capturer des informations précieuses qui conduisent à de meilleurs résultats commerciaux.

Ce programme ECM unit vos informations déconnectées en une solution de workflow idéale pour le déploiement dans le cloud, hybride et sur site. Comment ? Grâce à la gestion des processus et aux fonctionnalités de collaboration qui rendent la gestion des données plus facile et plus pratique.

IBM offre des services de bibliothèque essentiels qui peuvent gérer des documents et des fichiers de manière plus efficace. De plus, il dispose d'un partage de fichiers sécurisé et d'une recherche puissante qui rend la recherche des informations dont vous avez besoin un jeu d'enfant.

Comment choisir un système ECM pour votre organisation

Comme tout autre outil dans votre entreprise, un système ECM doit être soigneusement considéré. Il pourrait être plus facile de choisir celui qui semble bon, mais vous ne voulez pas finir avec une solution qui ne vous plaît pas. Et qui simplement ne fait pas son travail.

Donc, après avoir évalué vos objectifs, vos buts et vos besoins actuels, recherchez un outil ECM qui :

• Stocke le contenu de manière sécurisée : Nous avons souligné tout au long de l'article l'importance de garder vos données en sécurité. Vous ne devriez pas faire de compromis lorsque vous cherchez un outil qui prend la sécurité, la confidentialité et la conformité au sérieux, surtout si vous travaillez dans des industries fortement réglementées où la non-conformité est coûteuse - par exemple, les Etats-Unis. Le Département de la Santé & des Services humains a imposé des amendes totalisant plus de 135 millions de dollars pour des violations.

• S'intègre avec les systèmes existants : Il est fastidieux de passer d'un outil à un autre. Votre plate-forme ECM choisie doit s'intégrer parfaitement à vos outils existants - et ce sans perturber vos autres opérations.

• Est flexible et évolutif : L'outil ECM doit vous aider à trouver les informations que vous cherchez quand vous en avez besoin, peu importe où vous stockez vos données. Mais, plus important encore, il doit s'adapter à vos flux de travail comme un gant et être capable de s'adapter à vos besoins croissants.

• Offre un accès facile : Il ne devrait pas être difficile de trouver les informations que vous cherchez. La bonne plateforme ECM est facile à utiliser et intuitive, ce qui signifie qu'elle doit avoir une interface de glisser-déposer pour de meilleures expériences utilisateur et des flux de travail personnalisables qui soutiennent la collaboration.

• Dispose d'outils d'analyse puissants : Vous devez savoir si l'outil fait son travail ou non. Il est préférable de rechercher un ECM qui offre des rapports visuels, des tableaux de bord et des analyses qui donnent une bonne vue de vos processus commerciaux. Et vous aide à prendre des décisions basées sur les données.

La ligne de fond

C'est à vous de décider quel est le meilleur logiciel ECM pour votre entreprise. Nous espérons que ce guide de l'acheteur vous a orienté dans la bonne direction. Et que vous vous sentez plus prêt à relever ce défi.

ET - voici une idée - vous pouvez commencer cette nouvelle aventure en essayant Guru gratuitement. ‍