How to Improve Security For Business Communications
Qual você acha que é o maior risco de segurança no trabalho? Nossos amigos da Dialpad sabem como você pode tornar seu trabalho e comunicações mais seguros.
Na era digital em que vivemos, a segurança para o seu negócio é muito mais do que cofres e portas de escritório trancadas. Assim como nossos dados e informações pessoais, ameaças e riscos de segurança também migraram para o ambiente online. Essas podem ser difíceis de identificar, muitas vezes passando despercebidas e tendo implicações potencialmente catastróficas para o seu negócio. Mas, elas podem ser prevenidas, e muitas vezes é bastante simples implementar uma boa segurança contra vazamentos de dados.
Configurações de segurança para suas comunicações, incluindo seu gerenciamento de dispositivos móveis, software de videoconferência e sistemas de nuvem, não apenas permitem que sua equipe trabalhe de forma eficaz e colaborativa, mas garantem que eles estejam seguros e protegidos enquanto o fazem. Muitos aplicativos e programas de comunicação já têm recursos de segurança integrados, é apenas uma questão de saber o que e onde eles estão.
Mas por onde você começa? Como você pode garantir que a segurança de suas comunicações seja completa e a melhor possível? Existem tantas partes nas comunicações de um negócio que pode ser difícil verificar e proteger todos os aspectos. Isso é especialmente preocupante, pois 95% das violações de segurança cibernética são causadas por erro humano.
No entanto, fazendo as seguintes melhorias, você pode aumentar a segurança de suas comunicações de negócios e reduzir vulnerabilidades.
Avalie quais recursos de segurança e software seu negócio já utiliza. Isso ajuda a criar uma imagem do que já está à sua disposição, ou pode até levantar algumas dúvidas. Por exemplo, quão seguros são suas tecnologias de videoconferência? O que elas incluem em suas políticas de proteção de dados?
Anote todos os aplicativos e programas de comunicação que sua empresa usa e revise-os - como eles mantêm seus dados seguros, quais medidas de segurança têm em vigor e se possuem recursos que você pode utilizar para melhorar ainda mais sua segurança. Pode parecer tedioso, mas até que você saiba o que tem, não pode melhorá-lo. Isso também pode começar a destacar o que você está perdendo e maneiras fáceis de melhorar sua segurança imediatamente.
Treine sua equipe
Quanto aos seus funcionários, a primeira coisa a fazer é garantir que todos estejam na mesma página com o treinamento básico de segurança. Desde a configuração de senhas seguras até reconhecer quais dados devem ser protegidos, e compartilhar informações sensíveis com necessidade de saber, tudo isso pode criar uma base de gestão do conhecimento segura dentro do seu negócio. Afinal, o bom senso não é tão comum quanto você pensa.
Seus funcionários não conseguem ir muito longe sem inevitavelmente usar alguma forma de comunicação empresarial, então é essencial que eles saibam o que podem fazer para se proteger e se assegurar. Desde agendar suas rotinas de escrita em um calendário online até organizar reuniões de equipe, tudo isso faz parte de suas comunicações. Certifique-se de que eles saibam quais processos estão em vigor e por que a segurança é importante para seu papel, ajudando-os a entender como podem melhorar e manter uma comunicação segura.
Verifique suas regulamentações locais
Em todo o mundo, as regras de proteção de dados e segurança variam consideravelmente, então tenha certeza de que você conhece a legislação aplicável ao seu negócio. Se sua empresa atua em várias regiões, é uma boa prática garantir que todas as filiais estejam em conformidade com mesmo os requisitos de segurança mais rigorosos, garantindo que suas coberturas estejam em dia. Isso se aplica não apenas à sua conformidade com o DevSecOps, mas a todos dentro da sua empresa.
Garantir que sua empresa veja isso como o mínimo necessário também melhora a confiabilidade e a credibilidade do seu próprio negócio. Os clientes são muito mais propensos a cooperar com empresas que sabem que cuidam de seus dados e estão seguindo as leis de segurança de dados. Seja hospedando videoconferências seguras ou mensagens criptografadas, os clientes querem saber que seus dados não estão disponíveis para qualquer um e que você se preocupa em protegê-los.
Criptografia de ponta a ponta
Uma maneira realmente fácil de melhorar a segurança da comunicação do seu negócio é garantindo que todos os canais que você usar para se comunicar sejam criptografados de ponta a ponta. Simplificando, isso significa que as mensagens que você envia só podem ser recebidas e lidas por aqueles a quem você as envia. Isso impede interceptações de fontes externas criptografando as comunicações em ambas as extremidades, remetente e receptor.
Existem muitos aplicativos e programas disponíveis que incluem segurança de ponta a ponta, seja enviando mensagens de texto, notas de voz, arquivos ou documentos, então vale a pena fazer uma pesquisa e encontrar uma configuração de comunicações interna que atenda às necessidades do seu negócio.
Quando está tão facilmente disponível como uma opção de segurança, faz sentido proteger seus dados, independentemente do formato em que você os está enviando.
Queima ao ler
Ter essa função permite que seus e-mails e mensagens sejam automaticamente excluídos - logo após serem lidos ou após um período específico. Isso pode ajudar a limpar suas caixas de entrada, mas também minimizar as informações que um hacker pode acessar caso ele consiga acessar seus e-mails. Isso deve ser parte da prática regular de segurança dos seus funcionários, mas automatizar o processo de exclusão de mensagens, mesmo usando automação de processos robóticos, torna isso ainda mais fácil.
Da mesma forma, alguns programas ou aplicativos permitem que você exclua tanto do lado do remetente quanto do lado do receptor das comunicações. Isso pode tornar os dados ainda mais seguros e efetivamente remove todas as vestígios deles dentro daquela plataforma. É importante não ser complacente com isso - dependendo do que você está usando, pode ser possível que outras pessoas façam uma cópia da mensagem, a qual sua exclusão não irá apagar. No entanto, notificações de captura de tela também estão disponíveis, para informá-lo quando isso acontece.
Planeje para violações
Embora essas dicas ajudem você a evitá-las, às vezes erros acontecem e violações de dados podem ocorrer. Como você gerencia essas situações é algo a ser considerado antecipadamente para garantir que a operação de limpeza seja rápida e eficaz. Ser transparente com clientes e funcionários sobre a violação pode ajudar a manter sua credibilidade, garantindo-lhes como você está agindo para retomar o controle dos dados.
Ter um plano para o pior cenário também pode ajudar a destacar áreas do seu negócio que podem ser facilmente tornadas mais seguras. Isso pode incentivar a pesquisa por soluções de centros de contato hospedados ou tipos alternativos de comunicação empresarial. Planos acessíveis também podem dar ao seu negócio clareza e foco no caso de uma violação. Isso ajuda a identificar e minimizar a extensão das violações, reduzindo sua severidade.
Garanta suas comunicações hoje
Uma coisa a se ter em mente é que dados e segurança estão em constante evolução e só porque você garantiu a segurança do seu negócio uma vez, não significa que estará protegido para sempre. À medida que a tecnologia e o software continuam a evoluir, sempre haverá maneiras melhores de proteger as comunicações do seu negócio, mas, da mesma forma, novas formas que as pessoas podem violá-las. Esses ciberataques podem ser não apenas perigosos, mas custosos, pois as organizações gastam $3,86 milhões se recuperando de incidentes de segurança.
No entanto, você pode evitar o incômodo e o custo fazendo checagens simples, revisões e mantendo suas proteções de segurança atualizadas. É bem provável que você já tenha algumas das peças em seu lugar e outros programas que precisam apenas de um pouco de cuidado e atenção para aumentar sua segurança. Verifique regularmente a segurança de suas comunicações, seguindo quaisquer novas diretrizes ou regulamentações para prevenir violações e mantendo-se informado sobre quaisquer atualizações de segurança que possam ter.
Espero que isso possa servir como um ponto de partida para checar e melhorar a segurança das comunicações do seu negócio. Não é uma lista exaustiva e muitos outros recursos e medidas podem ser úteis para seu negócio. No entanto, este é um bom lugar para começar, e se você pode assinalar essas recomendações com confiança, você está bem a caminho de comunicações seguras e dados protegidos.
Na era digital em que vivemos, a segurança para o seu negócio é muito mais do que cofres e portas de escritório trancadas. Assim como nossos dados e informações pessoais, ameaças e riscos de segurança também migraram para o ambiente online. Essas podem ser difíceis de identificar, muitas vezes passando despercebidas e tendo implicações potencialmente catastróficas para o seu negócio. Mas, elas podem ser prevenidas, e muitas vezes é bastante simples implementar uma boa segurança contra vazamentos de dados.
Configurações de segurança para suas comunicações, incluindo seu gerenciamento de dispositivos móveis, software de videoconferência e sistemas de nuvem, não apenas permitem que sua equipe trabalhe de forma eficaz e colaborativa, mas garantem que eles estejam seguros e protegidos enquanto o fazem. Muitos aplicativos e programas de comunicação já têm recursos de segurança integrados, é apenas uma questão de saber o que e onde eles estão.
Mas por onde você começa? Como você pode garantir que a segurança de suas comunicações seja completa e a melhor possível? Existem tantas partes nas comunicações de um negócio que pode ser difícil verificar e proteger todos os aspectos. Isso é especialmente preocupante, pois 95% das violações de segurança cibernética são causadas por erro humano.
No entanto, fazendo as seguintes melhorias, você pode aumentar a segurança de suas comunicações de negócios e reduzir vulnerabilidades.
Avalie quais recursos de segurança e software seu negócio já utiliza. Isso ajuda a criar uma imagem do que já está à sua disposição, ou pode até levantar algumas dúvidas. Por exemplo, quão seguros são suas tecnologias de videoconferência? O que elas incluem em suas políticas de proteção de dados?
Anote todos os aplicativos e programas de comunicação que sua empresa usa e revise-os - como eles mantêm seus dados seguros, quais medidas de segurança têm em vigor e se possuem recursos que você pode utilizar para melhorar ainda mais sua segurança. Pode parecer tedioso, mas até que você saiba o que tem, não pode melhorá-lo. Isso também pode começar a destacar o que você está perdendo e maneiras fáceis de melhorar sua segurança imediatamente.
Treine sua equipe
Quanto aos seus funcionários, a primeira coisa a fazer é garantir que todos estejam na mesma página com o treinamento básico de segurança. Desde a configuração de senhas seguras até reconhecer quais dados devem ser protegidos, e compartilhar informações sensíveis com necessidade de saber, tudo isso pode criar uma base de gestão do conhecimento segura dentro do seu negócio. Afinal, o bom senso não é tão comum quanto você pensa.
Seus funcionários não conseguem ir muito longe sem inevitavelmente usar alguma forma de comunicação empresarial, então é essencial que eles saibam o que podem fazer para se proteger e se assegurar. Desde agendar suas rotinas de escrita em um calendário online até organizar reuniões de equipe, tudo isso faz parte de suas comunicações. Certifique-se de que eles saibam quais processos estão em vigor e por que a segurança é importante para seu papel, ajudando-os a entender como podem melhorar e manter uma comunicação segura.
Verifique suas regulamentações locais
Em todo o mundo, as regras de proteção de dados e segurança variam consideravelmente, então tenha certeza de que você conhece a legislação aplicável ao seu negócio. Se sua empresa atua em várias regiões, é uma boa prática garantir que todas as filiais estejam em conformidade com mesmo os requisitos de segurança mais rigorosos, garantindo que suas coberturas estejam em dia. Isso se aplica não apenas à sua conformidade com o DevSecOps, mas a todos dentro da sua empresa.
Garantir que sua empresa veja isso como o mínimo necessário também melhora a confiabilidade e a credibilidade do seu próprio negócio. Os clientes são muito mais propensos a cooperar com empresas que sabem que cuidam de seus dados e estão seguindo as leis de segurança de dados. Seja hospedando videoconferências seguras ou mensagens criptografadas, os clientes querem saber que seus dados não estão disponíveis para qualquer um e que você se preocupa em protegê-los.
Criptografia de ponta a ponta
Uma maneira realmente fácil de melhorar a segurança da comunicação do seu negócio é garantindo que todos os canais que você usar para se comunicar sejam criptografados de ponta a ponta. Simplificando, isso significa que as mensagens que você envia só podem ser recebidas e lidas por aqueles a quem você as envia. Isso impede interceptações de fontes externas criptografando as comunicações em ambas as extremidades, remetente e receptor.
Existem muitos aplicativos e programas disponíveis que incluem segurança de ponta a ponta, seja enviando mensagens de texto, notas de voz, arquivos ou documentos, então vale a pena fazer uma pesquisa e encontrar uma configuração de comunicações interna que atenda às necessidades do seu negócio.
Quando está tão facilmente disponível como uma opção de segurança, faz sentido proteger seus dados, independentemente do formato em que você os está enviando.
Queima ao ler
Ter essa função permite que seus e-mails e mensagens sejam automaticamente excluídos - logo após serem lidos ou após um período específico. Isso pode ajudar a limpar suas caixas de entrada, mas também minimizar as informações que um hacker pode acessar caso ele consiga acessar seus e-mails. Isso deve ser parte da prática regular de segurança dos seus funcionários, mas automatizar o processo de exclusão de mensagens, mesmo usando automação de processos robóticos, torna isso ainda mais fácil.
Da mesma forma, alguns programas ou aplicativos permitem que você exclua tanto do lado do remetente quanto do lado do receptor das comunicações. Isso pode tornar os dados ainda mais seguros e efetivamente remove todas as vestígios deles dentro daquela plataforma. É importante não ser complacente com isso - dependendo do que você está usando, pode ser possível que outras pessoas façam uma cópia da mensagem, a qual sua exclusão não irá apagar. No entanto, notificações de captura de tela também estão disponíveis, para informá-lo quando isso acontece.
Planeje para violações
Embora essas dicas ajudem você a evitá-las, às vezes erros acontecem e violações de dados podem ocorrer. Como você gerencia essas situações é algo a ser considerado antecipadamente para garantir que a operação de limpeza seja rápida e eficaz. Ser transparente com clientes e funcionários sobre a violação pode ajudar a manter sua credibilidade, garantindo-lhes como você está agindo para retomar o controle dos dados.
Ter um plano para o pior cenário também pode ajudar a destacar áreas do seu negócio que podem ser facilmente tornadas mais seguras. Isso pode incentivar a pesquisa por soluções de centros de contato hospedados ou tipos alternativos de comunicação empresarial. Planos acessíveis também podem dar ao seu negócio clareza e foco no caso de uma violação. Isso ajuda a identificar e minimizar a extensão das violações, reduzindo sua severidade.
Garanta suas comunicações hoje
Uma coisa a se ter em mente é que dados e segurança estão em constante evolução e só porque você garantiu a segurança do seu negócio uma vez, não significa que estará protegido para sempre. À medida que a tecnologia e o software continuam a evoluir, sempre haverá maneiras melhores de proteger as comunicações do seu negócio, mas, da mesma forma, novas formas que as pessoas podem violá-las. Esses ciberataques podem ser não apenas perigosos, mas custosos, pois as organizações gastam $3,86 milhões se recuperando de incidentes de segurança.
No entanto, você pode evitar o incômodo e o custo fazendo checagens simples, revisões e mantendo suas proteções de segurança atualizadas. É bem provável que você já tenha algumas das peças em seu lugar e outros programas que precisam apenas de um pouco de cuidado e atenção para aumentar sua segurança. Verifique regularmente a segurança de suas comunicações, seguindo quaisquer novas diretrizes ou regulamentações para prevenir violações e mantendo-se informado sobre quaisquer atualizações de segurança que possam ter.
Espero que isso possa servir como um ponto de partida para checar e melhorar a segurança das comunicações do seu negócio. Não é uma lista exaustiva e muitos outros recursos e medidas podem ser úteis para seu negócio. No entanto, este é um bom lugar para começar, e se você pode assinalar essas recomendações com confiança, você está bem a caminho de comunicações seguras e dados protegidos.
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