À l'ère numérique dans laquelle nous vivons, la sécurité de votre entreprise concerne bien plus que des coffres-forts et des portes de bureaux verrouillées. Tout comme nos données et informations personnelles, les menaces et les risques de sécurité se sont également déplacés en ligne. Celles-ci peuvent être difficiles à identifier, souvent passant sous le radar et ayant des implications potentiellement catastrophiques pour votre entreprise. Mais, elles peuvent être évitées, et il est souvent assez simple de mettre en place une sécurité adéquate contre les violations de données.

Les configurations de sécurité pour vos communications, y compris votre gestion des appareils mobiles, les logiciels de visioconférence et les systèmes cloud, permettent non seulement à votre équipe de travailler efficacement et en collaboration, mais garantissent également qu'ils sont en sécurité et protégés pendant qu'ils le font. De nombreuses applications et programmes de communication disposent déjà de fonctionnalités de sécurité intégrées, il s'agit juste de savoir où elles se trouvent.

Mais par où commencer ? Comment pouvez-vous vous assurer que la sécurité de vos communications est complète et la meilleure possible ? Il y a tant d'éléments dans les communications d'une entreprise qu'il peut être difficile de vérifier et de protéger chaque aspect. C'est particulièrement inquiétant car 95% des violations de la cybersécurité sont causées par une erreur humaine.

Cependant, en apportant les améliorations suivantes, vous pouvez renforcer la sécurité de vos communications professionnelles et réduire les vulnérabilités.

Source : IBM

Commencez par ce que vous avez

Faites le bilan des fonctionnalités de sécurité et des logiciels que votre entreprise utilise déjà. Cela aide à dresser un tableau de ce qui est déjà à votre disposition, ou peut même soulever certaines questions de votre part. Par exemple, quelle est la sécurité de vos technologies de visioconférence? Que comprennent-elles dans leurs politiques de protection des données ?

Notez toutes les applications et programmes de communication que votre entreprise utilise et passez-les en revue - comment ils gardent vos données en sécurité, quelles mesures de sécurité ils ont en place, et ont-ils des fonctionnalités que vous pouvez utiliser davantage pour améliorer leur sécurité. Cela peut sembler fastidieux, mais jusqu'à ce que vous sachiez ce que vous avez, vous ne pouvez pas l'améliorer. Cela peut également commencer à mettre en évidence ce qui vous manque et des moyens simples d'améliorer immédiatement votre sécurité.

Formez votre personnel

Concernant vos employés, la première chose à faire est de s'assurer qu'ils sont tous sur la même longueur d'onde avec une formation de base en matière de sécurité. Qu'il s'agisse de définir des mots de passe sécurisés ou de reconnaître quelles données doivent être protégées, et de partager des informations sensibles sur une base de besoin de savoir, cela peut tous créer une base de gestion des connaissances sécurisée au sein de votre entreprise. Après tout, le bon sens n'est pas aussi commun que vous le pensez.

Source: Hiscox UK

Vos employés ne peuvent pas aller loin sans inévitablement utiliser une forme de communication professionnelle, il est donc essentiel qu'ils sachent comment se protéger et se sécuriser. De la planification de leurs routines d'écriture dans un calendrier en ligne à l'organisation de réunions d'équipe, tout fait partie de vos communications. Assurez-vous qu'ils savent quels processus sont en place et pourquoi la sécurité est importante pour leur rôle, les aidant à comprendre comment ils peuvent améliorer et maintenir une communication sécurisée.

Vérifiez vos régulations locales

À l'échelle mondiale, les réglementations sur les données et la sécurité varient considérablement, alors assurez-vous de connaître la législation applicable à votre entreprise. Si votre entreprise est active dans plusieurs régions, il est préférable de s'assurer que toutes les branches respectent même les exigences de sécurité les plus strictes, afin de garantir votre protection. Ceci s'applique non seulement à votre conformité DevSecOps, mais à tous les membres de votre entreprise.

S'assurer que votre entreprise voit ces éléments comme le strict minimum améliore également la fiabilité et la crédibilité de votre entreprise. Les clients sont beaucoup plus susceptibles de coopérer avec des entreprises qu'ils savent prendre soin de leurs données et respecter les lois sur la sécurité des données. Que ce soit pour organiser des appels vidéo sécurisés ou des messages chiffrés, les clients veulent savoir que leurs données ne sont pas accessibles à n'importe qui et que vous vous souciez de les protéger.

Chiffrement de bout en bout

Une autre façon très simple d'améliorer la sécurité de vos communications professionnelles est de s'assurer que les canaux que vous utilisez sont chiffrés de bout en bout. En termes simples, cela signifie que les messages que vous envoyez ne peuvent être reçus et lus que par ceux à qui vous les envoyez. Cela empêche les interceptions de sources extérieures en chiffrant les communications à la fois à l'expéditeur et au destinataire.

Il existe de nombreuses applications et programmes disponibles qui incluent une sécurité de bout en bout, que vous envoyiez des messages texte, des notes vocales, des fichiers ou des documents, il vaut donc la peine de faire un peu de recherche pour trouver une configuration de communication interne qui répond aux besoins de votre entreprise.

Lorsque cette option de sécurité est si facilement disponible, il est logique de protéger vos données peu importe le format dans lequel vous les envoyez.

Burn-on-reading

Avoir cette fonction permet à vos e-mails et messages d'être automatiquement supprimés - soit immédiatement après avoir été lus, soit après une période spécifiée. Cela peut non seulement aider à vider vos boîtes de réception, mais également minimiser les informations auxquelles un hacker peut accéder s'il s'introduit dans vos e-mails. Cela devrait faire partie de la pratique de sécurité régulière de vos employés, mais automatiser le processus de suppression des messages, même en utilisant l'automatisation des processus robotiques, le rend encore plus facile.

De même, certains programmes ou applications vous permettent de supprimer à la fois du côté du destinataire et de l'expéditeur des communications. Cela peut rendre les données encore plus sécurisées et élimine effectivement toutes les traces de celle-ci au sein de cette plateforme. Il est important de ne pas être complaisant avec cela - selon ce que vous utilisez, il peut être possible pour d'autres de faire une copie du message, que votre suppression n'effacera pas. Cependant, des notifications de capture d'écran sont également disponibles, pour vous informer lorsque cela se produit.

Planifiez les violations

Bien que ces conseils vous aident à les éviter, parfois des erreurs se produisent et des violations de données peuvent se produire. Comment vous gérez ces situations est quelque chose à considérer à l'avance pour vous assurer que l'opération de nettoyage est rapide et efficace. Être transparent avec les clients et les employés concernant la violation peut aider à maintenir votre crédibilité, les rassurant sur la façon dont vous agissez pour reprendre le contrôle des données.

Avoir un plan pour le pire des scénarios peut également aider à mettre en évidence les domaines de votre entreprise qui peuvent être facilement rendus plus sécurisés. Cela pourrait inciter à rechercher des solutions de centres de contact hébergés ou des types alternatifs de communication professionnelle.  Des plans accessibles peuvent également donner à votre entreprise clarté et focus en cas de violation. Cela aide à identifier et à minimiser l'étendue des violations, réduisant leur gravité.

Sécurisez vos communications aujourd'hui

Une chose à garder à l'esprit est que les données et la sécurité évoluent constamment et que le fait d'avoir sécurisé votre entreprise une fois ne la protège pas à vie. Alors que la technologie et les logiciels continuent d'évoluer, il y aura constamment de meilleures façons de protéger les communications de votre entreprise, mais également de nouvelles façons pour les gens de les enfreindre. Ces cyberattaques peuvent non seulement être dangereuses, mais coûteuses, les organisations dépensant 3,86 millions de dollars pour se remettre d'incidents de sécurité.

Source : IBM

Cependant, vous pouvez vous éviter des tracas et des dépenses en effectuant des vérifications simples, des examens et en gardant vos protections de sécurité à jour. Il est fort probable que vous ayez déjà certains des éléments en place et d'autres programmes qui ont juste besoin d'un peu de soin et d'attention pour renforcer leur sécurité. Vérifiez régulièrement la sécurité de vos communications, en suivant les nouvelles directives ou réglementations pour prévenir les violations et en lisant les mises à jour de sécurité qu'elles pourraient avoir.

Espérons que cela puisse servir de point de départ pour vérifier et améliorer la sécurité de vos communications professionnelles. Ce n'est pas une liste exhaustive et de nombreuses autres fonctionnalités et mesures peuvent être utiles pour votre entreprise. Néanmoins, c'est un bon point de départ et si vous pouvez valider ces recommandations, vous êtes bien partis pour des communications sécurisées et des données protégées.