Implementando mudanças no trabalho pode ser...desafiador, para dizer o mínimo. Seja você um enfrentando uma cultura resistente à mudança ou lutando para criar aceitação, ter as ferramentas e a documentação certas pode ajudar muito em seus esforços de gerenciamento de mudanças.

Você está tendo problemas para encontrar o modelo certo para seus planos? Você está no caminho certo se está procurando por modelos e documentação que você pode usar, mas não deve parar em apenas um.

Um plano abrangente de gerenciamento de mudanças envolve vários componentes diferentes que precisarão de sua própria atenção.

Vamos te dar tudo o que você precisa para criar a melhor estratégia de gerenciamento de mudanças possível.

Não estávamos brincando quando dissemos que este será um guia de especialistas em gerenciamento de mudanças. Continue lendo para aprender por que você precisa de um plano de gerenciamento de mudanças e o que deve conter, e obtenha muitos modelos gratuitos de planos de gerenciamento de mudanças e Guru Cards para ajudar você ao longo do caminho.

Terminologia do processo de gerenciamento de mudanças

Antes de mergulharmos no conteúdo principal do nosso post, vamos falar um pouco sobre termos. Se você quiser se destacar no gerenciamento de mudanças e fazer um caso sólido para suas mudanças propostas, precisará aprender a terminologia. Aqui estão alguns termos que você vai querer ter certeza de que entende:

Por que você precisa de um plano de gerenciamento de mudanças

Para que uma mudança organizacional aconteça com sucesso, muitas coisas precisam se juntar. Você vai precisar da aceitação da liderança, ajuda de outras equipes e um cronograma razoável para finalizar tudo.

Seu plano de gerenciamento de mudanças será a principal ferramenta que você usará para ajudar a gerenciar todo o processo. Um plano bem escrito pode ajudar a dar insights sobre seu orçamento, cronograma, comunicação, fluxo de trabalho, escopo geral e recursos disponíveis.

Quando você tem um plano bem elaborado, pode ajudar a minimizar e contabilizar o impacto que sua mudança proposta pode ter. É essencial ter em mente que qualquer mudança tem o potencial de interromper o trabalho. Em vez de tentar fazer tudo de uma vez, uma estratégia de gerenciamento de mudanças pode permitir que você implemente mudanças menores e incrementais que ainda podem levar você ao seu objetivo final sem causar muita fricção.

Ter um plano formal e escrito também dá a você espaço para adotar uma abordagem ágil para o gerenciamento de mudanças. Quando você está na fase de planejamento, tudo o que você está fazendo pode parecer perfeito, mas eventualmente, todos os seus planos se transformam de ideias idealizadas para reais. Quando você tem um plano de gerenciamento de mudanças, pode fazer ajustes e alterações conforme necessário.

Como você escreve um plano de gerenciamento de mudanças?

Cada plano de gerenciamento de mudanças pode ser único, mas eles ainda contêm alguns elementos básicos críticos. Ao montar seu plano, lembre-se de manter essas coisas essenciais em mente.

Demonstrar a necessidade de mudança

Não assuma que todos sabem que as coisas precisam mudar (mesmo que você ache isso incrivelmente óbvio). Algumas pessoas podem achar que as coisas estão funcionando perfeitamente como estão, e outras podem não estar envolvidas o suficiente para entender por que você está se esforçando tanto para fazer uma mudança.

Quando você demonstra sua necessidade de mudança, dá aos seus principais interessados uma compreensão clara do porquê de precisarem investir tempo/dinheiro/pessoas no que você está propondo.

Isso torna mais fácil criar aceitação e diminuir a resistência à mudança.

Mergulhe em qualquer dado que puder encontrar para apoiar sua mudança proposta, seja esse dado de fontes internas ou externas (é ainda melhor se você puder encontrar ambos). Pense sobre o que motiva mais seus interessados e encontre pontos de dados que façam sentido para eles para tornar seu caso ainda mais sólido.

Declare claramente os benefícios que sua mudança pode trazer para a organização. Planos e propostas que você pode vincular aos objetivos gerais da empresa podem ser bem recebidos pelos poderes que estão.

Entenda seu escopo

Quando a maioria das pessoas pensa sobre o escopo do projeto, considera quanto tempo tudo vai levar. Embora seja importante pensar em um cronograma razoável para seu projeto, esse é apenas o básico do que precisa ser.

É muito raro que as coisas afetem apenas um indivíduo ou mesmo uma única equipe ou departamento.

Tudo o que você faz está interconectado no trabalho, portanto, as necessidades de outras pessoas devem ser consideradas no processo de gerenciamento de mudanças.

Reserve um tempo para pensar sobre o que será afetado pelas suas mudanças propostas.

Você está tendo problemas para determinar seu escopo? Faça a si mesmo estas perguntas:

• Quais equipes e indivíduos serão mais afetados pelas minhas mudanças propostas?
• Quais políticas serão afetadas pelas minhas mudanças?
• Os papéis dos funcionários precisarão mudar para tornar minha mudança o mais eficaz possível?
• Mudanças na estrutura organizacional precisam ser consideradas?

Identifique pessoas-chave

É difícil (se não impossível) para uma única pessoa implementar mudanças no trabalho. Você vai precisar de muita ajuda se quiser ver seus planos se concretizarem, e a maior parte dessa ajuda virá dos seus interessados e da sua equipe de gerenciamento de mudanças.

Lembre-se: interessados e membros da equipe são duas coisas muito diferentes.

Seus interessados podem estar muito investidos no resultado do seu projeto. Eles podem ser investidores, funcionários de nível C ou gerentes, mas não estarão fazendo muito, se é que farão, do trabalho. Os membros da sua equipe de gerenciamento de mudanças serão as pessoas que lidam com muito do que precisa ser feito para que as mudanças aconteçam.

Quando você está pensando em seus membros da equipe, não pense apenas nas pessoas que vão fazer o trabalho de produção. Considere iniciar um conselho consultivo de mudanças responsável por supervisionar o trabalho e oferecer aprovações e orientações quando necessário.

Determine orçamentos e marcos

Estima-se que cerca de 70% das mudanças falham porque as pessoas não acreditam que o esforço valerá a pena ou pensam que as coisas estão funcionando. Uma das formas mais fáceis de evitar cair nessa armadilha é delinear marcos e orçamentos muito claros.

Entendemos que a mudança não pode vir do nada.

Seja você investindo dinheiro, tempo ou trabalho de outras pessoas, certifique-se de fazer um orçamento realista para tudo. Um bom orçamento deve ter um pouco de margem de manobra para garantir que as coisas ainda possam funcionar sem problemas caso você precise fazer mudanças futuras.

Os marcos podem ser vistos como pequenos pontos de verificação em sua jornada de mudança, mas se você quiser tirar o máximo proveito deles, trate cada um como se fosse um ponto de conferência. Um marco iminente é um ótimo momento para reavaliar seus planos e garantir que as coisas ainda estão funcionando para sua equipe.

Defina seu plano de comunicação

Comunicação clara e consistente é a chave para qualquer plano de gerenciamento de mudanças. Quando você adota uma abordagem estratégica para a comunicação, está fazendo muito para manter as pessoas focadas e fomentar um senso de confiança. Você não está trabalhando no escuro ou tentando esconder seu progresso; está se esforçando para ser visível e acessível a cada passo do caminho.

Crie oportunidades para que as pessoas façam perguntas e seja claro sobre quais informações você pode compartilhar e o que precisa esperar por um momento posterior. Defina um tom positivo para as conversas e não tenha medo de enfrentar perguntas difíceis. Mesmo que você enfrente problemas ou tenha que reavaliar seus planos, ser aberto e honesto sobre o que está acontecendo pode ajudar a manter o suporte.

O que todo plano de gerenciamento de mudanças precisa para ter sucesso?

Todo plano de gerenciamento de mudanças tem uma série de componentes menores e a documentação correta desempenha um papel crucial em manter tudo junto. Se você está pronto para dar vida aos seus planos, podemos lhe dar algumas informações sobre o que você precisa incluir e até fornecer alguns modelos para ajudá-lo ao longo do caminho.

Plano de comunicação de gerenciamento de mudanças

Se você quer que seu plano de gerenciamento de mudanças aconteça sem problemas, você vai precisar criar aceitação dos principais interessados na sua empresa. É aqui que um plano de comunicação de gerenciamento de mudanças é útil.

Roteiro de gerenciamento de mudanças

O tempo é tudo ao criar um plano de gerenciamento de mudanças. Traçar um cronograma ajuda a manter sua equipe no caminho certo para alcançar certos marcos e também ajuda a definir expectativas sobre seu ritmo de trabalho.

Papéis claros de gerenciamento de mudanças

Definir papéis é essencial em um gerenciamento de mudanças eficaz. Distribuir papéis ajuda a adicionar estrutura ao seu trabalho e a garantir que o trabalho mais importante do seu projeto seja realizado.

Quem vai ser responsável por atualizar a documentação sobre o trabalho que você está realizando? Você tem um designer ou desenvolvedor designado para este projeto? Quem vai manter a comunicação fluindo com os interessados?

Você está encontrando dificuldades para delegar papéis? Às vezes, não precisa ser responsabilidade sua. Sinta-se à vontade para abrir isso para os membros da equipe para ver se alguém quer assumir uma tarefa.

Conselho de controle de mudanças

É hora de pensar nas principais pessoas que estarão à frente do projeto. Lembre-se, você pode ter um grande grupo de pessoas trabalhando em seu projeto, mas vai precisar de um "decisor" para certas tarefas. Eles serão responsáveis por quaisquer mudanças e decisões que desviem de seu plano original.

Processo de gerenciamento de mudanças definido

Agora que você tem uma ideia clara do que deseja alcançar e insights sobre sua equipe e conselho, você pode finalmente mergulhar no processo. Aqui é onde você vai delinear claramente o que precisa acontecer para que sua mudança avance. Esta é uma das partes mais importantes do trabalho de gerenciamento de mudanças, e felizmente para você, temos um guia que pode ajudar. Saiba mais sobre a definição de um processo de gerenciamento de mudanças.

Ferramentas de gerenciamento de mudanças

Não há nada de errado em ter várias ferramentas em sua pilha de tecnologia enquanto você está imerso no processo de gerenciamento de mudanças. Você só precisa garantir que todos estejam claros sobre as ferramentas que você usará.

Você não pode ter seu designer principal trabalhando no Figma enquanto a maioria das pessoas na produção ainda está no Adobe. Certifique-se de que todos estão alinhados nas ferramentas certas a serem usadas antes de mergulhar fundo em seu trabalho de gerenciamento de mudanças.

Plano de análise de gerenciamento de mudanças

Seu excelente plano de gerenciamento de mudanças foi executado, e agora você precisa ver se fez as mudanças certas. Aqui é onde seu plano de análise de gerenciamento de mudanças entrará. Determine quais métricas você vai medir para determinar o sucesso e delineie quais objetivos você precisa alcançar.

Recursos adicionais de gerenciamento de mudanças

Acabamos de mencionar algumas coisas essenciais para planos de gerenciamento de mudanças. Nós fornecemos o que você precisa para implementar mudanças, mas dependendo da maturidade da sua empresa e da indústria, você pode precisar de um pouco mais de ajuda.

Se você quiser cruzar todos os seus T’s e pontuar seus I’s, pode querer considerar adicionar esses documentos ao seu plano geral de gerenciamento de mudanças:

Plano de treinamento de gerenciamento de mudanças

Há uma diferença entre saber que uma mudança está chegando e estar pronto para lidar com a mudança. Elimine a suposição do que quer que você tenha mudado e dê às pessoas uma direção clara sobre como prosseguir.

Modelo de recursos de gerenciamento de mudanças

O que eu preciso fazer se precisar fazer uma mudança no novo processo?

Como faço para garantir que estou usando tudo da maneira certa?

Dê às pessoas as respostas que precisam às perguntas antes mesmo de precisarem perguntar com um guia de recursos. Inclua documentação adicional útil, direções necessárias e informações sobre quem contatar se precisar de mais ajuda.

Formulário de solicitação de mudança

Você precisa fazer mudanças em um certo processo? Alguém de uma equipe diferente tem uma sugestão incrível para novos processos? Faça as pessoas enviarem um formulário de solicitação de mudança para que suas sugestões permaneçam no seu radar.

Registro de ordens de mudança

Não deixe que mudanças sejam feitas às escuras ou sem contexto. Um registro adequado de gestão de mudanças pode mostrar o trabalho importante que sua equipe já fez para efetivar mudanças e pode te dar insights sobre por que certas mudanças foram feitas.

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