Implementar cambios en el trabajo puede ser...desafiante, por decir lo menos. Ya sea que enfrentes una cultura resistente al cambio o que luches por crear aceptación, tener las herramientas y la documentación adecuadas puede hacer mucho para ayudar a tus esfuerzos de gestión del cambio.

¿Tienes problemas para encontrar la plantilla adecuada para tus planes? Estás en el camino correcto si buscas plantillas y documentación que puedas usar, pero no debes detenerte en solo una.

Un plan integral de gestión del cambio implica varios componentes diferentes que necesitarán su propia atención.

Te vamos a dar todo lo que necesitas para crear la mejor estrategia de gestión del cambio posible.

No estábamos bromeando cuando dijimos que esta será una guía de expertos sobre gestión del cambio. Sigue leyendo para aprender por qué necesitas un plan de gestión del cambio y qué debe incluir, además de obtener muchas plantillas gratuitas de planes de gestión del cambio y Guru Cards para ayudarte en el camino.

Terminología del proceso de gestión del cambio

Antes de profundizar en el meollo de nuestra publicación, hablemos un poco sobre términos. Si quieres sobresalir en la gestión del cambio y hacer un caso sólido para tus cambios propuestos, necesitarás aprender la jerga. Aquí hay algunos términos que querrás asegurarte de entender:

Por qué necesitas un plan de gestión del cambio

Para que un cambio organizacional ocurra con éxito, muchas cosas deben unirse. Necesitarás aceptación de la dirección, ayuda de otros equipos y un cronograma razonable para que todo esté hecho.

Tu plan de gestión del cambio será la herramienta principal que usarás para ayudar a gestionar todo el proceso. Un plan bien redactado puede ayudarte a obtener información sobre tu presupuesto, cronograma, comunicación, flujo de trabajo, alcance general y recursos disponibles.

Cuando tienes un plan bien pensado, puedes ayudar a minimizar y tener en cuenta el impacto que tu cambio propuesto podría tener. Es esencial tener en cuenta que cualquier cambio tiene el potencial de interrumpir el trabajo. En lugar de intentar hacer todo al mismo tiempo, una estrategia de gestión del cambio puede permitirte implementar cambios más pequeños e incrementales que todavía pueden llevarte a tu objetivo final sin causar mucha fricción.

Tener un plan formal y escrito también te da espacio para adoptar un enfoque ágil para la gestión del cambio. Cuando estás en la fase de planificación, todo lo que haces puede parecer perfecto, pero eventualmente, todos tus planes pasan de ser idealizados a reales. Cuando tienes un plan de gestión del cambio en su lugar, puedes hacer pivotes y ajustes según sea necesario.

¿Cómo escribes un plan de gestión del cambio?

Cada plan de gestión del cambio puede ser único, pero aún contienen algunos elementos básicos críticos. Cuando estás elaborando tu plan, recuerda mantener estas cosas esenciales en mente.

Demuestra la necesidad de cambio

No supongas que todos saben que las cosas necesitan cambiar (incluso si piensas que es increíblemente obvio). Algunas personas pueden pensar que las cosas están funcionando perfectamente bien como están, y otras pueden no estar lo suficientemente involucradas para entender por qué estás presionando tanto para hacer un cambio.

Cuando demuestras tu necesidad de cambio, le darás a tus partes interesadas clave una comprensión clara de por qué necesitan invertir tiempo/dinero/poder humano en lo que estás proponiendo.

Esto facilita la creación de aceptación y reduce la resistencia al cambio.

Profundiza en cualquier dato que puedas encontrar para respaldar tu cambio propuesto, ya sea que provenga de fuentes internas o externas (es aún mejor si puedes encontrar ambos). Piensa en qué motiva más a tus partes interesadas y encuentra puntos de datos que les agraden para hacer tu caso aún más robusto.

Declara claramente los beneficios que tu cambio puede aportar a la organización. Los planes y propuestas que puedes vincular a los objetivos generales de la empresa pueden ser bien recibidos por los que toman decisiones.

Entiende tu alcance

Cuando la mayoría de las personas piensan en el alcance del proyecto, consideran cuánto tiempo tomará todo. Si bien es importante pensar en un cronograma razonable para tu proyecto, ese es solo el punto de partida de lo que debe ser.

Es muy raro que las cosas solo afecten a una persona o incluso a un equipo o departamento.

Todo lo que haces está interconectado en el trabajo, por lo que las necesidades de otras personas deben considerarse en el proceso de gestión del cambio.

Dedica tiempo a pensar en qué se verá afectado por tus cambios propuestos.

¿Tienes problemas para determinar tu alcance? Hazte estas preguntas:

• ¿Qué equipos e individuos se verán más afectados por mis cambios propuestos?
• ¿Qué políticas se verán afectadas por mis cambios?
• ¿Se necesitarán cambios en los roles laborales para que mi cambio sea lo más efectivo posible?
• ¿Se deben considerar cambios en la estructura organizacional?

Identifica a las personas clave

Es difícil (si no imposible) que una sola persona implemente cambios en el trabajo. Vas a necesitar mucha ayuda si quieres ver tus planes hacerse realidad, y la mayor parte vendrá de tus partes interesadas y de tu equipo de gestión del cambio.

Recuerda: las partes interesadas y los miembros del equipo son dos cosas muy diferentes.

Tus partes interesadas pueden estar muy interesadas en el resultado de tu proyecto. Pueden ser inversionistas, empleados de nivel C o gerentes, pero no estarán haciendo mucho, si es que hacen algo, del trabajo. Los miembros de tu equipo de gestión del cambio serán las personas que manejan gran parte de lo que se necesita hacer para que los cambios ocurran.

Cuando estés pensando en tus miembros del equipo, no pienses solo en las personas que van a hacer el trabajo de producción. Considera crear un consejo asesor de cambios responsable de supervisar el trabajo y ofrecer aprobaciones y orientación cuando sea necesario.

Determina presupuestos y hitos

Se estima que alrededor del 70% de los cambios fracasan porque las personas no creen que el esfuerzo valga la pena o piensan que las cosas están funcionando. Una de las formas más fáciles de evitar caer en esta trampa es trazar hitos y presupuestos muy claros.

Entendemos que el cambio no puede venir de la nada.

Ya sea que estés invirtiendo dinero, tiempo o trabajo de otras personas, asegúrate de hacer un presupuesto realista para todo. Un buen presupuesto debe tener un poco de margen para garantizar que las cosas puedan seguir funcionando sin problemas en caso de que necesites hacer cambios futuros.

Los hitos se pueden ver como pequeños puntos de control en tu viaje de cambio, pero si quieres obtener lo máximo de ellos, trata cada uno como un pequeño chequeo. Un hito próximo es un gran momento para reevaluar tus planes y asegurarte de que las cosas sigan funcionando para tu equipo.

Establece tu plan de comunicación

La comunicación clara y consistente es la clave de cualquier plan de gestión del cambio. Cuando tomas un enfoque estratégico para las comunicaciones, estás haciendo mucho para mantener a las personas enfocadas y fomentar un sentido de confianza. No estás trabajando en la oscuridad ni tratando de ocultar tu progreso; estás esforzándote por ser visible y accesible en cada paso del camino.

Crea oportunidades para que las personas hagan preguntas y sé claro sobre qué información puedes compartir y qué debe esperar hasta una fecha posterior. Establece un tono positivo para las conversaciones y no tengas miedo de abordar preguntas difíciles. Incluso si te encuentras con problemas o tienes que reevaluar tus planes, ser abierto y honesto sobre lo que está ocurriendo puede ayudar a mantener el apoyo.

¿Qué necesita cada plan de gestión del cambio para tener éxito?

Cada plan de gestión del cambio tiene una serie de componentes más pequeños, y la documentación correcta juega un papel crucial en mantener todo junto. Si estás listo para dar vida a tus planes, podemos darte una idea de lo que necesitas incluir y incluso proporcionar algunas plantillas para ayudarte en el camino.

Plan de comunicación sobre gestión del cambio

Si quieres que tu plan de gestión del cambio se ejecute sin problemas, necesitarás crear aceptación de los principales interesados de tu empresa. Aquí es donde un plan de comunicación sobre gestión del cambio resulta útil.

Hoja de ruta de la gestión del cambio

El momento es todo al crear un plan de gestión del cambio. Trazar un cronograma ayuda a mantener a tu equipo en camino para cumplir ciertos hitos y también ayuda a establecer expectativas sobre tu ritmo de trabajo.

Roles claros de gestión del cambio

Definir roles es un requisito en una gestión efectiva del cambio. Distribuir roles ayuda a agregar estructura a tu trabajo y a asegurar que el trabajo más importante en tu proyecto se esté realizando.

¿Quién se encargará de actualizar la documentación sobre el trabajo que estás haciendo? ¿Hay un diseñador o desarrollador designado para este proyecto? ¿Quién va a mantener la comunicación con las partes interesadas?

¿Tienes problemas para delegar roles? A veces no tiene que depender de ti. No dudes en abrirlo a los miembros del equipo para ver si alguien quiere asumir una tarea.

Junta de control de cambios

Es hora de pensar en las personas principales que dirigirán el proyecto. Recuerda, puedes tener un gran grupo de personas trabajando en tu proyecto, pero necesitarás un “decisor” para ciertas tareas. Ellos se encargarán de cualquier cambio y decisiones que se desvíen de tu plan original.

Proceso de gestión del cambio definido

Ahora que tienes una idea clara de lo que quieres lograr y una visión de tu equipo y junta, finalmente puedes sumergirte en el proceso. Aquí es donde describirás claramente lo que debe suceder para hacer avanzar tu cambio. Esta es una de las partes más importantes del trabajo de gestión del cambio, y afortunadamente para ti, tenemos una guía que puede ayudar. Aprende más sobre la definición de un proceso de gestión del cambio.

Herramientas de gestión del cambio

No hay nada de malo en tener varias herramientas en tu pila técnica cuando estás profundamente en el proceso de gestión del cambio. Solo necesitas asegurarte de que todos estén claros sobre las herramientas que usarás.

No puedes tener a tu diseñador principal trabajando en Figma cuando la mayoría de las personas en producción aún están en Adobe. Asegúrate de que todos estén alineados sobre las herramientas adecuadas a utilizar antes de profundizar demasiado en tu trabajo de gestión del cambio.

Plan de análisis de gestión del cambio

Tu excelente plan de gestión del cambio ha sido ejecutado, y ahora necesitas ver si hiciste los cambios correctos. Aquí es donde entrará en juego tu plan de análisis de gestión del cambio. Determina qué métricas medirás para determinar el éxito y describe qué metas necesitas alcanzar.

Recursos adicionales de gestión del cambio

Acabamos de mencionar algunas cosas imprescindibles para los planes de gestión del cambio. Te hemos dado lo que necesitas para hacer el cambio, pero dependiendo de la madurez y la industria de tu empresa, puede que necesites un poco más de ayuda.

Si quieres cruzar todas tus T y puntuar tus I, es posible que desees considerar agregar estos documentos a tu plan de gestión del cambio en general:

Plan de formación en gestión del cambio

Hay una diferencia entre saber que se avecina un cambio y estar listo para lidiar con el cambio. Elimina la incertidumbre de cualquier cambio que hayas realizado y brinda a las personas una dirección clara sobre cómo avanzar.

Plantilla de recursos de gestión del cambio

¿Qué necesito hacer si necesito hacer un cambio en el nuevo proceso?

¿Cómo me aseguro de que estoy utilizando todo de la manera correcta?

Dale a las personas las respuestas que necesitan a las preguntas antes de que las necesiten, con una guía de recursos. Incluye documentación adicional útil, direcciones necesarias e información sobre a quién contactar si necesitan más ayuda.

Formulario de solicitud de cambio

¿Necesitas hacer cambios a un cierto proceso? ¿Alguien en un equipo diferente tiene una sugerencia increíble para nuevos procesos? Haz que las personas envíen un formulario de solicitud de cambio para que sus sugerencias se mantengan en tu radar.

Registro de órdenes de cambio

No dejes que los cambios se hagan a oscuras o sin contexto. Un registro adecuado de gestión de cambios puede mostrarte el trabajo importante que tu equipo ya ha realizado para implementar cambios y puede darte información sobre por qué se hicieron ciertos cambios.

¿Quieres una manera fácil de acceder a todas las plantillas gratuitas en esta publicación? Ver todo en una tarjeta útil!