Mettre en œuvre un changement au travail peut être...difficile, pour ne pas dire autre chose. Que vous soyez confronté à une culture résistante au changement ou que vous ayez du mal à créer de l'adhésion, avoir les bons outils et la bonne documentation peut grandement aider vos efforts de gestion du changement.

Avez-vous du mal à trouver le bon modèle pour vos plans ? Vous êtes sur la bonne voie si vous cherchez des modèles et de la documentation à utiliser, mais vous ne devriez pas vous arrêter à un seul modèle.

Un plan de gestion du changement complet implique plusieurs composants différents qui nécessiteront chacun leur propre attention.

Nous allons vous donner tout ce dont vous avez besoin pour créer la meilleure stratégie de gestion du changement possible.

Nous ne rigolions pas quand nous avons dit que ceci allait être un guide d'expert en gestion du changement. Continuez à lire pour apprendre pourquoi vous avez besoin d'un plan de gestion du changement et ce qu'il doit contenir, et obtenez de nombreux modèles de plans de gestion du changement gratuits et des cartes Guru pour vous aider en cours de route.

Terminologie du processus de gestion du changement

Avant de plonger dans le cœur de notre article, parlons un peu des termes. Si vous voulez exceller en gestion du changement et faire un cas solide pour vos changements proposés, vous devrez apprendre le jargon. Voici quelques termes que vous voudrez vous assurer de comprendre :

Pourquoi vous avez besoin d'un plan de gestion du changement

Pour qu'un changement organisationnel se réalise avec succès, de nombreuses choses doivent se mettre en place. Vous aurez besoin de l'adhésion de la direction, d'aide des autres équipes et d'un calendrier raisonnable pour tout mener à bien.

Votre plan de gestion du changement sera l'outil principal que vous utiliserez pour aider à gérer l'ensemble du processus. Un plan bien rédigé peut vous donner un aperçu de votre budget, de votre calendrier, de votre communication, de votre flux de travail, de la portée globale et des ressources disponibles.

Lorsque vous avez un plan bien pensé, vous pouvez aider à minimiser et à tenir compte de l'impact que votre changement proposé pourrait avoir. Il est essentiel de garder à l'esprit que tout changement a le potentiel de perturber le travail. Au lieu d'essayer de tout faire en même temps, une stratégie de gestion du changement peut vous permettre de déployer des changements plus petits et progressifs qui peuvent toujours vous conduire à votre objectif final sans causer trop de friction.

Avoir un plan formel et écrit vous donne aussi la possibilité d'adopter une approche agile de la gestion du changement. Lorsque vous êtes dans la phase de planification, tout ce que vous faites peut sembler parfait, mais finalement, tous vos plans passent d'idéalistes à réels. Lorsque vous avez un plan de gestion du changement en place, vous pouvez apporter des ajustements et des adaptations au fur et à mesure qu'ils sont nécessaires.

Comment rédiger un plan de gestion du changement ?

Chaque plan de gestion du changement peut être unique, mais ils contiennent tous des éléments de base critiques. Lorsque vous élaborez votre plan, n'oubliez pas de garder ces éléments essentiels à l'esprit.

Démontrez le besoin de changement

Ne supposez pas que tout le monde sait que les choses doivent changer (même si vous pensez que c'est incroyablement évident). Certaines personnes peuvent penser que tout fonctionne parfaitement tel quel, et d'autres peuvent ne pas être suffisamment impliquées pour comprendre pourquoi vous poussez si fort pour effectuer un changement.

Lorsque vous démontrez votre besoin de changement, vous donnerez à vos principales parties prenantes une compréhension claire de pourquoi elles doivent investir du temps/de l'argent/de la puissance humaine dans ce que vous proposez.

Cela facilite la création d'une adhésion et réduit la résistance au changement.

Plongez profondément dans toutes les données que vous pouvez trouver pour soutenir votre changement proposé, que cela provienne de sources internes ou externes (c'est encore mieux si vous pouvez en trouver des deux). Réfléchissez à ce qui motive le plus vos parties prenantes et trouvez des points de données qui leur parlent pour rendre votre cas encore plus solide.

Indiquez clairement les avantages que votre changement peut apporter à l'organisation. Les plans et propositions que vous pouvez rattacher aux objectifs globaux de l’entreprise peuvent être très appréciés par les décideurs.

Comprenez votre portée

Lorsque la plupart des gens pensent à la portée d’un projet, ils considèrent combien de temps tout prendra. Bien qu'il soit important de penser à un calendrier raisonnable pour votre projet, c'est juste la ligne de base de ce que cela doit être.

Il est très rare que les choses n'affectent qu'un seul individu ou même une seule équipe ou un seul département.

Tout ce que vous faites est interconnecté au travail, donc les besoins des autres devraient être pris en compte dans le processus de gestion du changement.

Prenez le temps de réfléchir à ce qui sera affecté par vos changements proposés.

Avez-vous du mal à déterminer votre portée ? Posez-vous ces questions :

• Quelles équipes et individus seront les plus affectés par mes changements proposés ?
• Quelles politiques seront affectées par mes changements ?
• Les rôles devront-ils changer pour rendre mon changement aussi efficace que possible ?
• Des changements dans la structure organisationnelle doivent-ils être pris en compte ?

Identifiez les personnes clés

Il est difficile (sinon impossible) pour une seule personne d'enclencher un changement au travail. Vous allez avoir besoin de beaucoup d'aide si vous voulez voir vos plans se concrétiser, et la plupart de cette aide viendra de vos parties prenantes et de votre équipe de gestion du changement.

N'oubliez pas : les parties prenantes et les membres de l'équipe sont deux choses très différentes.

Vos parties prenantes peuvent être très investies dans le résultat de votre projet. Il peut s'agir d'investisseurs, de salariés de niveau C ou de gestionnaires, mais ils ne feront pas beaucoup, voire aucun, du travail. Les membres de votre équipe de gestion du changement seront les personnes qui géreront beaucoup de ce qui doit être fait pour que les changements se produisent.

Lorsque vous pensez à vos membres d'équipe, ne pensez pas seulement aux gens qui vont effectuer le travail de production. Envisagez de créer un comité consultatif sur le changement responsable de superviser le travail et d’offrir des approbations et des conseils lorsqu’ils sont nécessaires.

Déterminez les budgets et les jalons

On estime qu'environ 70% des changements échouent parce que les gens ne croient pas que l'effort en vaut la peine ou pensent que tout fonctionne. Une des façons les plus simples d'éviter de tomber dans ce piège est de définir des jalons et des budgets très clairs.

Nous comprenons que le changement ne peut pas surgir de nulle part.

Que vous investissiez de l'argent, du temps ou du travail d'autres personnes, assurez-vous d'établir un budget réaliste pour tout cela. Un bon budget doit laisser un peu de marge de manœuvre pour s'assurer que les choses continuent à bien fonctionner au cas où vous auriez besoin de faire des changements futurs.

Les jalons peuvent être considérés comme de petits points de contrôle sur votre chemin de changement, mais si vous voulez en tirer le meilleur parti, traitez chacun de ceux-ci comme un nouveau point d'étape. Un jalon à venir est un excellent moment pour réévaluer vos plans et vous assurer que tout fonctionne toujours pour votre équipe.

Établissez votre plan de communication

Une communication claire et cohérente est la clé de tout plan de gestion du changement. Lorsque vous adoptez une approche stratégique pour les communications, vous faites beaucoup pour garder les gens concentrés et favoriser un climat de confiance. Vous ne travaillez pas dans l'obscurité ou n'essayez pas de cacher vos progrès ; vous vous efforcez d'être visible et accessible à chaque étape.

Créez des opportunités pour les gens de poser des questions et soyez clair sur les informations que vous pouvez partager et celles qui doivent attendre une date ultérieure. Établissez un ton positif pour les conversations, et n'ayez pas peur de traiter des questions difficiles. Même si vous Rencontrez des problèmes ou devez réévaluer vos plans, être ouvert et honnête sur ce qui se passe peut aider à maintenir le soutien.

Que faut-il à chaque plan de gestion du changement pour réussir ?

Chaque plan de gestion du changement a une série de composants plus petits, et la bonne documentation joue un rôle crucial dans la conservation de l'ensemble. Si vous êtes prêt à donner vie à vos plans, nous pouvons vous donner un aperçu de ce que vous devez inclure et même fournir des modèles pour vous aider en cours de route.

Plan de communication de gestion du changement

Si vous voulez que votre plan de gestion du changement se déroule sans accroc, vous devez créer de l'adhésion auprès des parties prenantes clés de votre entreprise. C'est ici qu'un plan de communication de gestion du changement s'avère utile.

Feuille de route de gestion du changement

Le timing est tout lorsque vous créez un plan de gestion du changement. Établir un calendrier aide à garder votre équipe sur la bonne voie pour atteindre certains jalons et aide aussi à définir les attentes autour de votre rythme de travail.

Rôles clairs de gestion du changement

Définir des rôles est indispensable dans une gestion du changement efficace. Attribuer des rôles aide à structurer votre travail et à s'assurer que les travaux les plus importants de votre projet sont effectués.

Qui va s'occuper de la mise à jour de la documentation concernant le travail que vous effectuez ? Avez-vous un designer ou un développeur désigné pour ce projet ? Qui va maintenir le flux de communication avec les parties prenantes ?

Avez-vous du mal à déléguer des rôles ? Parfois, ce n'est pas à vous de décider. N'hésitez pas à le proposer à des membres de l'équipe pour voir si quelqu'un veut s'en charger.

Comité de contrôle des changements

Il est temps de penser aux principales personnes qui dirigeront le projet. N'oubliez pas que vous pouvez avoir un grand groupe de personnes travaillant sur votre projet, mais vous aurez besoin d'un "décideur" pour certaines tâches. Ils seront responsables des changements et décisions qui s'écartent de votre plan initial.

Processus de gestion du changement défini

Maintenant que vous avez une idée claire de ce que vous souhaitez accomplir et un aperçu de votre équipe et de votre comité, vous pouvez enfin vous plonger dans le processus. C'est ici que vous allez décrire clairement ce qui doit se passer pour faire avancer votre changement. C'est une des parties les plus importantes du travail de gestion du changement, et heureusement pour vous, nous avons un guide qui peut aider. Apprenez-en plus sur la définition d'un processus de gestion du changement.

Outils de gestion du changement

Il n'y a rien de mal à avoir divers outils dans votre pile technologique lorsque vous êtes préparé au processus de gestion du changement. Vous devez juste vous assurer que tout le monde est clair sur les outils que vous allez utiliser.

Vous ne pouvez pas faire en sorte que votre designer principal travaille dans Figma lorsque la plupart des gens en production sont encore dans Adobe. Assurez-vous que tout le monde soit aligné sur les bons outils à utiliser avant de vous plonger trop profondément dans votre travail de gestion du changement.

Plan d'analyse de gestion du changement

Votre excellent plan de gestion du changement a été exécuté, et maintenant vous devez voir si vous avez fait les bons changements. C'est ici que votre plan d'analyse de gestion du changement va entrer en jeu. Déterminez quels indicateurs vous mesurerez pour évaluer le succès et définissez quels objectifs vous devez atteindre.

Ressources supplémentaires en gestion du changement

Nous venons de mentionner quelques éléments indispensables pour les plans de gestion du changement. Nous vous avons donné ce dont vous avez besoin pour mettre en œuvre le changement, mais selon la maturité et l'industrie de votre entreprise, vous pourriez avoir besoin d'un peu plus d'aide.

Si vous voulez peaufiner vos détails, vous pourriez envisager d'ajouter ces documents à votre plan global de gestion du changement :

Plan de formation en gestion du changement

Il y a une différence entre savoir qu'un changement arrive et être prêt à faire face au changement. Supprimez les suppositions sur les changements que vous avez apportés et donnez aux gens des instructions claires sur la manière d'aller de l'avant.

Modèle de ressources en gestion du changement

Que dois-je faire si je dois faire un changement dans le nouveau processus ?

Comment m'assurer que je utilise tout de la bonne manière ?

Offrez aux gens les réponses dont ils ont besoin à des questions avant même qu'ils n'aient besoin de les poser avec un guide des ressources. Incluez des documents supplémentaires utiles, des directions nécessaires, et des informations sur qui contacter s'ils ont besoin de plus d'aide.

Formulaire de demande de changement

Devez-vous apporter des changements à un certain processus ? Est-ce qu'une personne d'une autre équipe a une suggestion incroyable pour de nouveaux processus ? Demandez aux gens de soumettre un formulaire de demande de changement afin que leurs suggestions restent à l'ordre du jour.

Journal des commandes de changement

Ne laissez pas les changements se faire dans l'ombre ou sans contexte. Un bon journal de gestion des changements peut vous montrer le travail important que votre équipe a déjà effectué pour instaurer le changement et peut vous donner un aperçu des raisons pour lesquelles certains changements ont été effectués.

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