Introdução

No ambiente digital em rápida evolução, ter um processo simplificado para gerenciar conteúdo é crucial. O Box, uma plataforma abrangente de Content Cloud, oferece uma solução para simplificar sua pilha tecnológica enquanto reduz custos. Esta plataforma segura e amigável suporta todo o ciclo de vida do conteúdo, desde a criação e compartilhamento de arquivos até coedição, assinatura eletrônica, classificação e retenção. Com mais de 1.500 integrações, o Box permite que equipes colaborem de forma integrada em seus aplicativos favoritos, independentemente da localização. Confiado por mais de 100.000 organizações líderes em todo o mundo, incluindo AstraZeneca, JLL e Nationwide, o Box é reconhecido como um líder por todas as principais empresas de análise do setor.

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Para quem é o Box

O Box é projetado para organizações de todos os tamanhos e de diversos setores que buscam melhorar suas capacidades de gerenciamento de conteúdo e colaboração. Seja você uma pequena startup ou uma grande empresa, o Box oferece soluções escaláveis para atender às suas necessidades. Os usuários ideais incluem:

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• Gerentes de Operações que buscam simplificar processos.
• Equipes de Experiência do Cliente que visam aprimorar a entrega de serviços.
• Departamentos de TI focados na confiabilidade e segurança do sistema.
• Profissionais de RH que buscam melhorar as comunicações internas e a integração de novos funcionários.
• Gerentes de Conhecimento dedicados a um acesso eficiente à informação e organização.

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Recursos principais

O Box oferece uma variedade de recursos projetados para melhorar a eficiência e a colaboração dentro de sua organização. Os recursos principais incluem:

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• Criação e Compartilhamento de Arquivos: Crie, faça upload e compartilhe arquivos facilmente com membros da equipe e parceiros externos de forma segura.
• Coedição: Colabore em tempo real em documentos com colegas, utilizando ferramentas integradas como Google Workspace e Microsoft Office 365.
• Assinatura eletrônica: Simplifique os fluxos de trabalho de aprovação com as capacidades de assinatura eletrônica seguras do Box.
• Classificação e Retenção: Classifique, marque e organize o conteúdo com facilidade para garantir conformidade e agilizar as políticas de retenção.
• Integrações: Acesse e gerencie conteúdo em mais de 1.500 aplicativos de ponta, incluindo Salesforce, Slack e Zoom, para um fluxo de trabalho integrado.
• Segurança e Conformidade: Beneficie-se de recursos de segurança avançados, incluindo criptografia, controles de acesso e certificações de conformidade para proteger informações sensíveis.
• Automação de Fluxo de Trabalho: Automatize tarefas repetitivas para melhorar a eficiência e reduzir o trabalho manual.

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Melhores casos de uso

O Box brilha em numerosos cenários, fornecendo suporte inestimável em várias indústrias e equipes:

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• Operações: Centralize documentos, gerencie processos eficientemente e garanta continuidade operacional com acesso seguro aos arquivos necessários.
• Experiência do Cliente: Agilize a documentação de suporte, habilite o acesso rápido a bases de conhecimento e melhore as interações e tempos de resposta ao cliente.
• Recursos Humanos: Aprimore a integração de funcionários com fácil acesso a documentos essenciais, agilize as comunicações internas e gerencie materiais de treinamento de forma eficaz.
• TI: Garanta armazenamento de arquivos seguro e confiável, gerencie informações de maneira fluida em toda a organização e suporte aos requisitos de conformidade.
• Gestão do Conhecimento: Centralize conteúdo, facilite o acesso fácil a informações críticas e assegure que as bases de conhecimento estejam atualizadas e organizadas.

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Começando

1. Inscreva-se e Crie uma Conta: Visite o site do Box e inscreva-se para uma conta. Escolha um plano que atenda às necessidades da sua organização.
2. Configure Seu Perfil: Complete seu perfil de usuário adicionando detalhes e fazendo upload de uma foto de perfil. Isso ajuda os membros da equipe a reconhecer e colaborar com você.
3. Crie e Organize Pastas: Comece criando pastas para organizar seus arquivos. Você pode definir permissões para controlar quem pode visualizar ou editar cada pasta.
4. Faça Upload de Arquivos: Comece a fazer upload de arquivos arrastando-os para suas pastas ou usando o botão de upload. O Box suporta uma ampla gama de formatos de arquivos.
5. Convide Membros da Equipe: Convide colegas para colaborar em pastas e arquivos. Use o recurso 'Compartilhar' para conceder acesso e definir permissões apropriadas.
6. Configure Integrações: Conecte o Box com seus aplicativos favoritos, como Google Workspace, Microsoft Office 365, Slack e mais, para aprimorar seu fluxo de trabalho.
7. Comece a colaborar: Use os recursos de coedição do Box para colaborar em documentos em tempo real. Acompanhe as alterações, deixe comentários e comunique-se com os membros da equipe diretamente dentro do Box.
8. Utilize a Automação de Fluxo de Trabalho: Configure fluxos de trabalho automatizados para agilizar tarefas repetitivas e melhorar a eficiência. Personalize fluxos de trabalho para atender às necessidades específicas da sua organização.
9. Proteja Seu Conteúdo: Habilite recursos de segurança avançados, como criptografia e autenticação de múltiplos fatores. Revise e atualize regularmente as permissões para garantir que o conteúdo esteja seguro.

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Dicas e melhores práticas

Para maximizar os benefícios do Box, considere as seguintes dicas e melhores práticas:

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• Organize Seu Conteúdo: Use uma estrutura de pastas consistente e convenções de nomenclatura para manter os arquivos organizados e facilmente acessíveis.
• Utilize Tags e Metadados: Aplique tags e metadados aos seus arquivos para melhorar a buscabilidade e o acesso ao conteúdo relevante.
• Aproveite os Recursos de Colaboração: Aproveite recursos de coedição, comentários e atribuição de tarefas para melhorar o trabalho em equipe e a comunicação.
• Defina Permissões com Cuidado: Revise e atualize regularmente as permissões para garantir que apenas usuários autorizados tenham acesso a informações sensíveis.
• Habilite o Controle de Versão: Use o controle de versão para acompanhar as alterações e manter um histórico de edições de documentos, permitindo uma fácil reversão, se necessário.
• Automatize Fluxos de Trabalho: Identifique tarefas repetitivas que podem ser automatizadas e configure fluxos de trabalho personalizados para agilizar esses processos.
• Mantenha-se Seguro: Revise regularmente as configurações de segurança, aplique atualizações e siga as melhores práticas para proteger seu conteúdo de acessos não autorizados.
• Treinamento e Apoio: Forneça treinamento e apoio regulares aos membros da equipe para garantir que eles conheçam os recursos do Box e possam usá-los efetivamente.

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Integração com Guru

O Box se integra perfeitamente ao Guru, uma solução de busca AI empresarial, para aumentar a produtividade e agilizar o acesso à informação. Com as pesquisas impulsionadas por IA do Guru, você pode acessar informações confiáveis diretamente no Box, sem interromper seu fluxo de trabalho. Os principais benefícios de usar o Box com o Guru incluem:

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• Buscas Potenciadas por IA: O Guru habilita buscas em linguagem natural e contextual dentro do Box, fornecendo respostas instantâneas e reduzindo o tempo gasto na busca por informações.
• Entrega de Conhecimento Personalizada: Com base nas permissões do usuário, o Guru entrega informações relevantes e personalizadas diretamente dentro do Box, garantindo que os usuários tenham acesso aos dados mais pertinentes.
• Colaboração Aprimorada: Ao integrar o Guru com o Box, as equipes podem se beneficiar de sugestões contextuais e compartilhamento proativo de conhecimento, aprimorando ainda mais a colaboração e a eficiência.
• Aumento de Produtividade: A integração reduz a necessidade de alternar entre plataformas, permitindo que os usuários trabalhem de forma mais eficiente acessando todas as informações necessárias em um só lugar.

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Conclusão

O Box se destaca como uma robusta solução de Content Cloud projetada para melhorar o gerenciamento de conteúdo e a colaboração em diversas indústrias. Seus recursos abrangentes, desde o compartilhamento de arquivos até a assinatura eletrônica, combinados com integrações poderosas e medidas de segurança avançadas, fazem dele uma ferramenta essencial para os locais de trabalho modernos. Ao seguir as melhores práticas e aproveitar a integração do Guru, as organizações podem aumentar ainda mais a produtividade e a eficiência. Incentivamos você a experimentar o Box e vivenciar seus benefícios em primeira mão enquanto o integra com o Guru para um fluxo de trabalho perfeitamente integrado e poderoso.