Uma intranet é uma rede privada e segura que permite comunicação interna e colaboração dentro das organizações, o que é fundamental considerando que os trabalhadores de escritório passam em média 42% do seu tempo colaborando. Este guia abrange o que as intranets são, seus principais benefícios, usos práticos e melhores práticas para uma implementação bem-sucedida.

What is an intranet?

Intranet meaning and definition

Uma intranet é uma rede de computadores privada acessível apenas aos funcionários de uma organização. Ela utiliza tecnologia da internet para compartilhar informações da empresa de forma segura, permitir colaboração e centralizar a comunicação dentro da organização.

Some of the key things an intranet can provide are:

• A way to safely share internal information

• Improved communication between leadership and employees

• Increased alignment between cross-functional teams

• A home base for companies to store and organize policies, guidelines, and standard operating procedures

Essencialmente, uma intranet atua como a sede digital de uma empresa e o recurso para os funcionários se manterem informados. É uma ferramenta inestimável para manter equipes conectadas entre si, bem como à cultura e missão da empresa.

Tradicionalmente, muitas organizações usam o SharePoint ou plataformas personalizadas como suas intranets. Mas à medida que o mundo do trabalho mudou, novas soluções amigáveis ao usuário surgiram, com benefícios para atender às necessidades em evolução dos funcionários.

Benefits of an intranet

As intranets modernas fornecem valor comercial mensurável por meio de uma comunicação, colaboração e produtividade aprimoradas. Os principais benefícios incluem:

• Comunicação aprimorada: As intranets facilitam a comunicação eficaz em toda a organização, permitindo que os funcionários compartilhem notícias, atualizações e anúncios facilmente.

• Colaboração aprimorada: Com ferramentas como calendários compartilhados, software de gerenciamento de projetos e compartilhamento de documentos, elas permitem que as equipes trabalhem juntas de forma mais eficiente, independentemente de sua localização.

• Produtividade aumentada: As intranets fornecem um local centralizado para informações e recursos, reduzindo o tempo que os funcionários gastam procurando informações—o que pode consumir quase 20 por cento da semana de trabalho—e permitindo que eles se concentrem em seu trabalho.

• Economia de custos: Ao usar uma intranet para comunicação interna e colaboração, as organizações podem reduzir os custos associados à impressão, envio de correspondências e outros métodos tradicionais de compartilhamento de informações.

• Processos otimizados: As intranets podem automatizar e otimizar vários processos de negócios, como tarefas de RH, relatórios de despesas e compras, economizando tempo e reduzindo erros.

• Melhor gestão do conhecimento: Uma intranet pode servir como uma base de conhecimento, capturando e armazenando o conhecimento e a expertise coletiva da organização, tornando-o facilmente acessível a todos os funcionários.

• Engajamento de funcionários aprimorado: As intranets podem fomentar um senso de comunidade e pertencimento entre os funcionários, e pesquisas mostram que níveis mais elevados de engajamento da equipe podem resultar em 21% mais lucratividade.

• Segurança aprimorada: Com controles de acesso adequados e medidas de segurança, as intranets garantem que informações sensíveis permaneçam confidenciais e acessíveis apenas ao pessoal autorizado.

• Escala: As intranets podem crescer e evoluir com a organização, acomodando novos usuários, conteúdo e recursos conforme necessário.

• Integração com outros sistemas: As intranets podem integrar com outros sistemas empresariais, como software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) ou planejamento de recursos empresariais (ERP), fornecendo uma plataforma unificada para acessar informações e ferramentas.

Why is a company intranet important?

Em 2024, os funcionários têm dificuldade para encontrar informações, se manter conectados e alinhar-se com a direção da empresa. Um estudo do HBR descobriu que apenas 23% dos funcionários estão alinhados com as estratégias de suas empresas.

Uma intranet oferece funcionalidades críticas para abordar essa lacuna de alinhamento:

1. Provide visibility across teams

An intranet is a great way to make information available to an entire company. Como cada funcionário tem acesso automaticamente, é fácil compartilhar atualizações da liderança da empresa que se aplicam a todos.

Many solutions have sections for different teams. This makes it easy to see what others are working on. Isso também ajuda a manter o alinhamento com os objetivos da equipe.

2. Offer a centralized place for document and content storage and retrieval

An intranet is a central location for employees to store important documents and information. It is searchable for anyone who needs access to them. This system helps employees easily find the information they need.

The intranet is a convenient tool for organizing and sharing important resources within a company. Rather than finding and sharing documents from systems like Microsoft Office or Google Drive, users can upload them to a portal and make them broadly available.

3. Simplify permissioning

When used with SSO or as part of a software suite, administrators can easily manage authorized users. They can add or remove users with just a few clicks.

Uses of an intranet

An intranet is a versatile and powerful tool that can change the way an organization operates. They can help with communication, collaboration, automating tasks, and supporting remote work, providing many benefits for organizations. Here are just some of the ways that companies use an intranet:

• Comunicação interna: Partilha de notícias da empresa, anúncios e atualizações

• Lista de funcionários: Fornecimento de um banco de dados pesquisável de perfis de funcionários e informações de contato

• Gestão de documentos: Armazenamento, organização e compartilhamento de documentos e arquivos importantes

• Colaboração: Facilitar o trabalho em equipe por meio de espaços de trabalho compartilhados, ferramentas de gerenciamento de projetos e fóruns de discussão

• Gestão do conhecimento: Criando um local centralizado para o conhecimento da empresa, melhores práticas e perguntas frequentes

• Autoatendimento de RH e funcionários: Gerenciamento de processos de RH, como integração de funcionários, inscrição de benefícios e solicitações de folga

• Treinamento e desenvolvimento: Oferta de cursos e materiais de treinamento online para o desenvolvimento de habilidades dos funcionários

• Suporte de TI: Oferecendo um serviço de atendimento e recursos para solucionar problemas técnicos comuns

• Distribuição de políticas e procedimentos: Garantindo acesso fácil a políticas da empresa, manuais e diretrizes

What are the advantages and disadvantages of using intranet software?

The advantages of an intranet

A modern intranet can offer tremendous advantages for most companies. Here are just a few:

• Improved communication: It provides a centralized platform for employees to communicate and collaborate on projects, which leads to increased productivity and efficiency.

• Streamlined information sharing: Intranets help organizations share company policies, procedures, and updates easily, keeping all employees informed and aligned.

• Enhanced data security: They provide a secure platform for sharing sensitive information within an organization, reducing the risk of data breaches and other security threats.

• Increased employee engagement: By providing access to training materials, employee recognition programs, and other resources, an intranet can help to keep employees engaged and motivated.

• Cost savings: They can reduce printing and distribution costs by providing a paperless platform for sharing information, which can result in significant cost savings for organizations.

The disadvantages of an intranet

As ofertas tradicionais de intranet muitas vezes têm significativas desvantagens em comparação com soluções modernas:

• Necessidade de alternar o contexto: Os funcionários devem navegar para outra página para acessar informações, causando perda de produtividade e distração do foco; por outro lado, o uso de tecnologias sociais para melhorar a colaboração pode aumentar a produtividade dos trabalhadores em 20 a 25 por cento.

• Administração pesada de TI: Atualizações, dimensionamento e manutenção requerem conhecimentos especializados em TI, resultando frequentemente em uma experiência de usuário desatualizada e problemas de segurança.

• Sobrecarga de informações: Portais tradicionais adicionam ruído em vez de simplificar, sobrecarregando os funcionários com mais uma página a verificar.

• Conteúdo obsoleto: As informações ficam rapidamente desatualizadas e não confiáveis, levando os funcionários a abandonar o sistema.

• Integração precária: Capacidade limitada de se conectar com ferramentas modernas de colaboração onde os funcionários realmente trabalham, o que é um problema significativo, pois os funcionários que usam mais de 10 aplicativos relatam problemas de comunicação em uma taxa muito mais alta.

Vamos encarar, a praça digital do passado já não é mais suficiente. São tanto um espaço de comunicação quanto aquele triste shopping dos anos 90 que fechou na sua cidade no ano passado. Hoje, a comunicação interna, colaboração e coordenação ocorrem onde os funcionários já se conectam: em seu "QG virtual" localizado no Slack ou Microsoft Teams.

Intranet best practices

Siga estas práticas recomendadas comprovadas de software de intranet para maximizar a adoção e o retorno sobre o investimento:

1. Reach workers where they are

We are all working online now. It is important for everyone to communicate effectively. This is especially crucial in a remote or hybrid work environment. Use your portal to foster employee engagement by posting updates and information regularly.

An intranet, when used right, can be a tool for everyone in the company to collaborate, along with your chat system. Why not see if you can integrate the two? When you connect to Slack or Teams, you can send information and documents to anyone when needed.

2. Reduce time wasted finding important information

The best way to get the most out of your setup is to treat it as a single source of truth for all employees. Não deixe sua intranet ficar bagunçada com informações antigas, pois tornará difícil para as pessoas encontrar o que precisam; na verdade, um gerenciamento inadequado das informações pode levar a mais de um terço dos funcionários lidando com arquivos perdidos ou ausentes.

Se sua configuração tiver um sistema de gerenciamento de conteúdo que deixe claro quando um documento foi atualizado pela última vez—ou, ainda melhor, se puder sinalizar conteúdo potencialmente duplicado—os pesquisadores terão muito mais facilidade em encontrar o que precisam.

3. Keep your team productive by preventing time-consuming interruptions for key employees

It happens at every company: a few subject matter experts (SMEs) who hold lots of information are frequently interrupted by colleagues who need answers. Um estudo da Universidade da Califórnia e Humboldt University descobriu que os trabalhadores levam até 23 minutos para recuperar o foco após serem interrompidos.

Os especialistas podem evitar essas interrupções, que podem custar à empresa 6,2 horas por dia, adicionando seu conhecimento a uma única fonte verdadeira para torná-lo acessível a qualquer um que precise, quando precisar. Um pouco mais de esforço no início pode ter enormes implicações na gestão do tempo mais adiante.

4. Evite a troca de contexto desnecessária para manter os funcionários produtivos nas ferramentas que usam todos os dias

Integrar com sua plataforma de chat é ótimo, mas integrar com todas as outras ferramentas que os funcionários precisam para fazer seu trabalho? Muito melhor. Muito melhor. Considere soluções de próxima geração que podem fornecer informações em qualquer ferramenta baseada na web.

Como você cria uma intranet corporativa que melhora a produtividade e impulsiona o engajamento dos funcionários?

Se sua intranet atual está sofrendo com baixa adoção, não entre em pânico! Confira este ciclo de ação específico projetado para ajudá-lo a construir apoio, identificar uma substituição (se necessário), implementar a nova abordagem e criar uma solução sustentável. Saiba mais sobre criar urgência na gestão da mudança.

1. Faça um plano para adoção

Primeiro, descubra o que você acha que deu errado da primeira vez (ou da 47ª). Quais foram os principais fatores que impediram a adoção a longo prazo e em larga escala, e quais são algumas maneiras específicas de resolvê-los?

2. Defina metas

Alguns exemplos de metas a serem definidas são:

• Cronogramas

• "Feedback dos funcionários coletado até 1 de junho"

• "Decidir se manter ou substituir nossa intranet até 31 de julho"

• "Implementar novas orientações/ferramentas até 1 de outubro"

• Medidas de sucesso

• Inclua metas regulares e desafiadoras

• Objetivo regular: As pessoas usam a intranet pelo menos 1x/semana por 6 meses em média

• Objetivo esticado: As pessoas usam a intranet pelo menos 1x/dia por 6 meses).

3. Busque a opinião dos funcionários

Pergunte às pessoas como se sentem em relação à solução que estão usando. Elas gostam dela em teoria, mas acham muito difícil de usar? Elas usaram diferentes soluções ou abordagens em outras empresas? Eles desejariam poder usar o que os amigos de outras empresas estão usando? Saiba como criar uma pilha de tecnologia eficiente.

4. Selecione uma plataforma de intranet

Se os problemas da sua plataforma atual forem insolúveis, faça sua diligência e encontre um novo provedor de intranet. Consulte as recomendações dos funcionários e pesquise em sites de resenhas como G2 e TrustRadius.

5. Atribua a posse da ferramenta

Determine quem será responsável pelo sucesso geral e implementação da sua nova intranet (ou abordagem). Saiba por que você pode querer usar um gerente de conhecimento.

6. Configure sua ferramenta selecionada

Está na hora de acertar as configurações, espaços e permissões da sua equipe!

7. Desenvolva o conteúdo

Isso pode envolver a importação de documentação de outros lugares, a criação de recursos totalmente novos ou a reescrita completa de conteúdos existentes. Saiba por que a informação em pequenas doses é a melhor opção.

8. Iniciativas dos funcionários para melhorar a adoção

Evite treinamentos longos e tediosos. Se você precisar de treinamento, considere usar módulos de autoatendimento em vez de sessões tradicionais o dia todo. Para opções mais emocionantes, ofereça brindes ou organize uma festa!‍

9. Meça o sucesso

Não esqueça de verificar seus objetivos.

Características importantes do software de intranet

O software de intranet moderno vai além dos portais tradicionais para oferecer experiências de usuário superiores. Procure por esses recursos essenciais:

• Experiência do usuário intuitiva: Interface moderna e limpa que os funcionários realmente querem usar, projetada para respostas confiáveis em qualquer lugar em que os funcionários trabalhem.

• Capacidades de pesquisa avançadas: Pesquisa de IA corporativa que encontra informações sem saber detalhes exatos, funcionando em qualquer aplicativo ou ferramenta.

• Integrações contínuas: Conexões nativas com Slack, Microsoft Teams e extensões de navegador que eliminam a mudança de contexto.

• Acessibilidade universal: Entrega de conhecimento específico do contexto por meio de Gatilhos de Conhecimento e aplicativos móveis para acesso a informações em qualquer lugar.

• Análises abrangentes: Insights profundos sobre lacunas de conhecimento, engajamento de conteúdo e padrões de uso para melhorar continuamente seu sistema.

• Rastreamento de conformidade: Entrega de anúncios e rastreamento de confirmação para garantir que atualizações críticas não sejam ignoradas.

Uma ótima solução de intranet deve fazer com que os funcionários queiram usá-la. Após a implementação do Guru, não apenas "Você Guruou isso?" tornou-se uma resposta padrão, mas as empresas veem um retorno de investimento a longo prazo graças à alta adoção.

O que é uma extranet?

Uma extranet é uma subseção de uma intranet da empresa. Uma rede privada como uma intranet onde fornecedores, parceiros e clientes autorizados podem acessar informações da rede de uma empresa.

O termo "extranet" ganhou popularidade no início dos anos 2000. Ele foi usado por organizações para se referir a um local central para compartilhamento de dados. Esses dados podiam ser acessados apenas por grupos de trabalho específicos.

Como a extranet é estruturada como uma intranet, depende de IP e TCP para a troca de dados. Extranets também possuem características de segurança, como firewalls e detalhes de login protegidos por senha para evitar acesso não autorizado.

Exemplos de extranets

• Uma rede de distribuição para manter a comunicação entre fornecedores e distribuidores

• Uma ferramenta central de colaboração para uma franquia se comunicar em várias localidades.

• Colaboração cruzada entre agências governamentais

• Integração de site de comércio eletrônico para trocar dados de inventário via uma rede segura

• Uma ferramenta de gerenciamento de projetos onde um gerente de projeto pode compartilhar documentos e contratos com subcontratados e outras partes interessadas

• Um portal de diretoria onde os membros de uma associação podem acessar atas e documentos da diretoria

• Documentos de integração para subcontratados ou contratações freelance que não têm acesso à sua intranet de funcionários

Intranet vs. extranet: qual é a diferença?

Uma intranet e uma extranet são ambas redes privadas que usam tecnologias de internet, mas diferem em termos de acesso e propósito.

Intranet:

• Uma intranet é uma rede privada acessível apenas aos funcionários de uma organização.

• É usada para compartilhar informações, recursos e ferramentas da empresa internamente.

• O acesso à intranet é restrito a usuários autorizados dentro da organização e geralmente requer um login.

Extranet:

• Uma extranet é uma extensão de uma intranet que permite acesso controlado a usuários externos autorizados, como clientes, fornecedores ou parceiros de negócios.

• Ela permite que uma organização compartilhe informações de forma segura e colabore com partes externas específicas.

• O acesso a uma extranet é concedido a usuários externos específicos através de métodos de autenticação, como nomes de usuário e senhas.

Basicamente, uma intranet é limitada ao uso interno dentro de uma organização, enquanto uma extranet pode ser acessada por partes externas. Ambos os tipos de redes têm como objetivo facilitar a comunicação, colaboração e compartilhamento de informações de forma segura utilizando tecnologias de internet.
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