Bu kullanışlı makalede şu anda piyasada bulunan en iyi bilgi tabanı yazılımlarından bazılarını keşfedin.

Bilgi işçilerinin hala zamanlarının %19'unu arama ve bilgi toplama işine harcadığını biliyor muydunuz? Doğrusu, bir şirketin sahip olduğu tüm bilgileri takip etmenin çok etkili bir yolu değil. 

Kurumsal bilginizin tam potansiyelini açmak için doğru araca ihtiyacınız var. 

Girin... bir bilgi tabanı yazılımı programı. Bu tür bir çözümle üretkenliği artırabilir, arama görünürlüğünü iyileştirebilir ve işbirliği kültürünü teşvik edebilirsiniz. 

Ancak küçük bir sorun var: özel ihtiyaçlarınız için mükemmel yazılımı nasıl seçersiniz?

Bu kılavuz aradığınız tüm cevapları içerir. İşletmeniz için en iyisini seçmeyi tipsiz bilgi tabanı yazılımından seçim ipuçlarına kadar her şeyi kapsayacak. 

Duyuru: Bu blog yayınının son güncellemesi 4 Mart 2025'te yapıldı.

‍

Bilgi Tabanı Yazılımı Nedir?

Bir şirketin ürünleri, hizmetleri veya iç süreçleri hakkındaki bilgi dijital kütüphanesi olan bilgi tabanı yazılımı. 

Amacı tüm şirket bilgilerinizi düzenli tutmaktır. Müşteriler ve çalışanlar istedikleri bilgilere kolayca kendi başlarına erişebilirler. Diğer ekip üyelerine veya müşteri destek ekibinize ulaşmadan ihtiyaç duydukları şeyi kolayca bulabilirler. 

Bu kendi kendine hizmet eden depo, eğitici videolar,  wikiler, sıkça sorulan sorular (SSS'ler) veya şirket politikaları gibi ilgili bilgileri içerir. Ancak aynı zamanda kişisel notlar veya müşteri geri bildirimleri ve şikayetleri izlemek için de kullanabilirsiniz. 

Sonuç olarak, müşteri deneyimlerini geliştirir, ekip işbirliğini ve üretkenliğini artırır ve destek maliyetlerini azaltırsınız.

Şu anda, 'Acaba nasıl çalışır?' diye düşünüyorsunuzdur? 

Artık merak etmeyin; size göstereceğiz!

‍

Bilgi Tabanları Nasıl Çalışır?

Bilgi tabanları, işinizin veri, gerçekler ve dosyaları için yapılandırılmış bilgilerin merkezi bir deposu olarak çalışır. 

Bu araçlar şirket bilgilerini depolar, düzenler ve geri alır, etkili bir şekilde üretkenliği artırır ve karar verme sürecini hızlandırır. 

Kısacası, bilgi tabanları şunlara yardımcı olur: 

• Veri toplama — Bir bilgi tabanı çözümü, tüm bağlantısız kaynaklarınızdan ilgili verileri toplar. Bunlar belgeler, e-postalar, sohbet geçmişi vb. şeyleri içerir. 
• Yapılandırma — Bilgi tabanları sadece veri toplamakla ilgili değildir. Aynı zamanda tercihlerinize bağlı olarak bilgilerinizi farklı kategorilere, konulara veya alanlara düzenlerler. 
• İndeksleme — Bilgi tabanı verileri depoladığı ve düzenlediği için, daha kolay erişiminiz olacaktır. Arama sorgularını ve önceden belirlenmiş kriterleri kullanarak herkes istedikleri bilgilere hızla ulaşabilirler. 

İki temel bilgi tabanı türü bulunmaktadır: iç ve dış.

İç bilgi tabanları sadece çalışanlarınızın kullanımı içindir. Kaynaklarınız için bir 'genel mağaza' görevi görür. Şirketinizden herhangi biri, işlerini yapabilmek için ihtiyaç duydukları bilgileri arayabilir.

Dış bilgi tabanları, müşteri hizmetleri bilgi tabanları olarak da bilinir ve yalnızca genel halk içindir. Genellikle ürünlerinizle ilgili bilgiler sunarlar, ancak aynı zamanda SSS'leri, kullanıcı kılavuzları veya yardımcı makaleleri de içerebilirler.

‍

Artık bilgi tabanlarının nasıl çalıştığını bildiğiniz için kendinizi daha emin hissediyorsunuz. Yine de çaba değer mi?

Cevabı bulmak için devam edin. 

‍

Bilgi Tabanı Yazılımını Kullanmanın Avantajları Nelerdir?

Bilgi tabanı yazılımı, takım üyelerinize çok zaman kazandırıcıdır. Destek temsilcileriniz aynı soruları (örneğin, ürününüzün fiyatıyla ilgili) yanıtlamayı bırakır. Bunun yerine, karmaşık müşteri problemlerine odaklanabilirler. 

Sonuç olarak, doğru bilgi tabanı şunları sağlayabilir: 

• Artan müşteri memnuniyeti: Müşterileriniz ihtiyaçları olan bilgilere günün her saati ulaşacaklar, hatta siz ofiste olmadığınızda bile. 
• Maliyetleri düşürme: Entegre bir sohbet botu en temel müşteri sorularını ele alabilir. Bu nedenle işi yapmak için daha fazla insanı işe almaya ihtiyaç duymazsınız. 
• Daha etkili işbirliği: Ajanlarınız ilgili bilgilere kolay erişim sağlayacaklar, bu da onların daha verimli iletişim kurmalarını ve işbirliği yapmalarını sağlayacak. 
• Daha iyi personel eğitimi: Bilgi tabanı makaleleri bir tıklama uzağınızda. Personeliniz her zaman hızlı yanıtlar için yararlı materyallere erişim sahibi olacaktır. 
• Zaman kazandırma: Bir self-servis bilgi tabanı ekibinizin zamanını boşaltır ve daha çok eşi benzeri olmayan müşteri hizmeti sunmalarına odaklanmalarını sağlar. 

Ancak bir bilgi tabanını iyi kılan nedir?

Bazı temel özelliklere sahip olmalıdır, bu nedenle şimdi onlardan bahsedelim. 

‍

Bilgi Tabanı Yazılımının Sahip Olması Gereken Temel Özellikler Nelerdir?

Dış veya iç olsun, bilgi tabanı yazılımı ekibinizin hayatını kolaylaştırmalı, onlara baş ağrısı vermemelidir. Ancak kullanım kolaylığı yalnızca bu aracın en önemli özelliklerinden biridir. Bilgi tabanı yazılımını değerlendirirken akılda tutulması gereken birçok önemli başka nokta mevcuttur.

Bir göz atın: 

• AI içerik yardımcısı: Çoğu modern bilgi tabanı yazılımı, içerik oluşturma ve karmaşık konuları özetleme konusunda AI'nın gücünden faydalanır. Bazı kişiler, AI içeriğin doğruluğu veya verilerinizin güvenliği konusunda endişeleri olabilir. Ancak AI destekli bir arama işlevi, bilgi paylaşımınızı önemli ölçüde artırabilir. 
• İçerik oluşturma ve düzenleyici: Üretken AI içeriği hızlı bir şekilde oluşturmanıza yardımcı olabilir, ancak ona 'Vay' demek için hala insan dokunuşuna ihtiyaç duyar. İstediğiniz bilgi tabanı, içerik düzenleyici veya içeriği kolayca oluşturmanıza yardımcı olan önceden yapılmış şablonlara sahip olmalıdır. 
• Uygulama entegrasyonları: Ekibiniz her gün yüzlerce araç kullanır; bunların üstüne bir tane daha eklemek sadece iş akışınızı tıkamaktan başka bir işe yaramaz. Günlük kullandığınız Slack, Salesforce veya diğer proje yönetimi çözümleri gibi geniş bir uygulama yelpazesiyle kolayca entegre olan bilgi tabanı araçlarını aramak önemlidir. 

‍

• Analitik ve izinler: Bir bilgi tabanı aracının güçlü analitik ve raporlama yeteneklerine sahip olması gerekmektedir. Takımınızın ne aradığını veya içeriği nasıl kullandığını görmeye yardımcı olurlar. Ayrıca, hassas verileri gizli ve güvenli tutmak için kullanıcı izinlerine sahip bir platform seçin. 
• Etkili arama motoru: Bir bilgi tabanı çözümü, arama fonksiyonu olmadan eksik olur. Seçilen araç, kullanıcılara yanlış yazılmış kelimeler, yanlış ifadeler vb. durumlarda bile doğru bilgiyi sağlamak için gelişmiş bir algoritma kullanmalıdır. 

Tüm bu gereklilikleri karşılayan araçları aradık. Şimdi pazarda bulunan en iyi self-servis bilgi tabanı araçlarını keşfedelim. 🔍

‍

‍

2025'te En İyi Bilgi Tabanı Araçlarının 10'u

Gerçekten bir bilgi tabanı aracına ihtiyacınız var mı? 

Şimdiye kadar içeriğinizi kendi başınıza yönettiniz ve her şey iyi gitti. Ancak, McKinsey'e göre, birçok şirketin daha iyi bir bilgi yönetimi süreci bulmanın üretkenliğini %25'e kadar artırdığını keşfetti. 

Öyleyse, aynı deneyimi yaşamak istiyorsanız, aşağıdaki listeye bir göz atın. Belki hoşunuza gidebilecek bir şeyler bulursunuz. 

1. Guru

Guru üç şeyi aynı anda yapar: bir AI destekli şirket bilgi arama, bir iç ağ platformu ve bir wiki. Yönetimi ve içerik oluşturmayı kolaylaştırmak için yapay zekayı insan gücüyle sorunsuz bir şekilde birleştirirler. 

Guru'nun en iyi yaptığı şey, günlük kullandığınız tüm araçlarla entegre olmasıdır, böylece elinizdeki görevlere odaklanabilirsiniz. Bu şekilde, takımınız aynı sekmede, sohbet grubunda veya e-posta konusunda rahatsız edilmeden çalışır. 

Popüler Guru entegrasyonları arasında Google Chrome, Slack, BambooHR ve daha birçok entegrasyon bulunmaktadır. 

Bu AI destekli araç ayrıca ihtiyacınız olan tüm cevapları hızlı ve verimli bir şekilde size sağlar. 

Ne kadar hızlı?

Buna göz atın:

‍

Guru, tüm uygulamalardaki doğru bilgiyi bulmanıza ve yinelenen bilgiyi veya boşlukları belirlemenize yardımcı olur. Ayrıca, gerçek zamanlı olarak bilginizi oluşturmak ve güncellemek için kullanabileceğiniz sezgisel işbirliği araçlarına sahiptir. 

Guru ile sonsuz kaydırmayı ve sayısız ayrı araca göz atmaktan vazgeçersiniz; her şey artık parmaklarınızın ucunda. 

Guru hakkında daha fazla bilgi edinmek için istem üzerine demo videosunu izleyin!

‍

2. Document360

Document360, SOP'ler, wiki'ler, API belgeleri ve kullanıcı kılavuzları gibi içerik oluşturmak için ücretsiz bir bilgi tabanı yazılım aracıdır.

Anlaşılması kolay etkileşimli bir gösterge paneline sahip kullanıcı dostu bir arayüze sahiptir. Document360 ayrıca, ekipleriniz arasında daha iyi iletişimi sağlayan iç içe yorum özelliğine ve daha dinamik bir inceleme sürecine imkan tanıyan özelliklere sahiptir. 

Kaynak: G2

‍

Document360 ile, bir markdown veya WYSIWYG düzenleyici aracılığıyla hem dahili hem de harici müşteri bilgi tabanı oluşturabilirsiniz. Bu ürün, müşterilerinizin genel olarak iyi bir deneyim yaşamalarını sağlamak amacıyla yararlı ürün belgeleri ve SSS sayfaları oluşturmayı hedefler. 

‍

Document360, Slack, Drift, Freshdesk, Microsoft Teams ve diğerleriyle entegre olabilir. 

‍

3. Helpjuice

Helpjuice, satış/pazarlama yöneticileri, müşteri destek ekipleri ve ürün geliştiricileri için uygun bir bilgi yönetimi aracı sunmaktadır. 

Helpjuice hakkında ilgi çekici olan şey, özelleştirilebilir olmasıdır. Sıkı marka kurallarını takip ederseniz, bu bilgi tabanı çözümü, çoklu özel şablonlar ve temalarla standartlarınızı karşılamanıza yardımcı olabilir. Her birini kendi renkleriniz ve logonuzla kişiselleştirebilirsiniz. 

Helpjuice, mevcut trendlere dayalı sürekli güncellenen bir Google benzeri arama ve iyileştirmeye ihtiyacı olan makaleleri, sizden ne istendiğini vb. görebileceğiniz güçlü analitiklere sahiptir. 

Kaynak: Capterra

‍

Zapier, Google Chrome, Salesforce ve Slack gibi araçlarla entegre olur, böylece nerede çalışırsanız çalışın erişebilirsiniz. 

‍

4. Zendesk

Zendesk, bir IT bilgi tabanının gücünü ve müşteri odaklı yardım masası yazılımını tek bir çözümde birleştirir. 

Platform, içeriği ilgili tutar, bilgi boşluklarını doldurur ve müşterilerin ne aradığını anlamalarını sağlar. Ek olarak, ajanlarınızın daha fazla müşteri destek talebiyle baş etmelerine yardımcı olur, bu da etkileşimi ve sadakati arttırır. 

Kaynak: G2

‍

Ancak Zendesk, şirkette yer alan herkesin erişebileceği şekilde iç iletişimi iyileştirmek için de uygundur. 

Zendesk'ın üreten yapay zekası ile yeni makaleler yazabilir, içeriğinizi daha iyi ulaşılabilir hale getirebilir ve müşteri sorularına yanıtlar üretebilirsiniz. 

‍

Bu araç, Jira, Slack, Tymeshift Workforce gibi popüler uygulamalarla entegre olur. 

‍

5. Slite

Slite, en önemli dokümanlarınızı düzenler ve ihtiyacınız olduğunda dosyalarınıza ulaşmanıza yardımcı olur. 

Takımınız, ihtiyaç duydukları her türlü bilgiyi -eğitim kılavuzlarından notlara kadar- aramak için zaman kaybetmeden alabilir. Slite, dosyalarınızı kanala göre sıralar, ayrıca başlamak için şablonlara sahiptir. 

Kaynak: G2

‍

Slite, temel yeteneklere sahip bir düzenleyici sunar, böylece resim veya videolar ekleyebilir, emojiler veya alıntılar ekleyebilir ve kod parçaları yerleştirebilirsiniz. Gerekli araçları alarak, bilgi tabanınıza biraz kişilik katabileceksiniz. 

‍

Dahası, Slite ekibinizin bilgisini, Miro, Google Drive, Loom veya YouTube gibi favori araçlarınıza getirir. 

‍

6. Bloomfire

Bloomfire, şirketinizin organizasyonel bilgisini yöneten bulut tabanlı bir çözümdür. 

Konumlarından bağımsız olarak, her çalışan işlerini yapabilmeleri için ihtiyaç duyduğu materyalleri bulabilir. Bloomfire, ekibinizin dosyalardan, hatta ses kayıtlarından her kelimeyi dizinler, bu sayede ekibiniz dokümanlara daha kolay erişim sağlar.  

Kaynak: G2

‍

Bu, iş kararları almanıza ve işbirliği kültürünü beslemenize olanak tanırken kolay bir şekilde işbirliği kültürünü bir araya getirir. Ayrıca, Bloomfire’ın Box, Microsoft Teams ve Google Drive gibi entegrasyonlar da bulunmaktadır. 

‍

Bloomfire, içeriğinizi PDF’ler, videolar, slayt sunumları vb. gibi formatlara bakılmaksızın doğrudan çalışma alanına yüklemenize olanak tanır. Ancak aynı zamanda yerleşik düzenleyicisini kullanarak sıfırdan yeni içerik oluşturabilirsiniz. 

‍

7. Help Scout

Help Scout, temelde yardım masası yazılımıdır. Ancak her zaman açık bir destek merkezi olarak hareket edebilir, ekibinizi zaman kazandırabilir ve kullanıcı deneyimini artırabilir.

Kaynak: G2

‍

Bu araç, müşteri sorularını yanıtlamak için gereken organizasyon ve otomasyon araçlarını size vererek içerik yönetimini basit tutar, gece gündüz müşteri sorularını yanıtlamanızı sağlar. Ayrıca, kod gerektirmediği için kurulumu kolaydır. 

Help Scout, widget'ınızı sizin yapmanızı sağlayacak birçok özelleştirme seçeneği sunar. Ayrıca, içeriğinizi kimlerin görebileceğini ve kimlerin etkileşimde bulunabileceğini sınırlayabilir, verilerinizi güvende tutabilirsiniz. 

Müşterilerinizin karşısına dosyalarınızı Shopify, Mailchimp, FreshBooks veya Slack gibi sevdiğiniz araçlar aracılığıyla çıkarabilirsiniz. 

‍

8. Notion

Notion, takımların bilgilerini merkezileştirdiği bağlantılı bir çalışma alanıdır. 

Notion, sürükle ve bırak organizasyonuyla içeriğinizi düzene koyar, bu da herkesin sayfayı güncelleyebilmesi için herhangi bir teknik uzmanlığa ihtiyaç duymadan gelip gidebileceği anlamına gelir. Ayrıca, Notion, hızlı bir şekilde bilgilerinizi düzenlemenize ve özelleştirmenize olanak tanıyan bir kenar çubuğuna sahiptir. 

Bu platform aynı zamanda hızla aradığınız her şeyi bulmanızı sağlayan arama işlevine sahiptir. Ne kadar büyürseniz büyüyün, Notion her şeyi güncel tuttuğu için her zaman taze içeriğe sahip olacaksınız. 

Kaynak: G2

‍

Notion, uygulamalar arasında geçiş yapmaya karşıdır; bu yüzden Slack, Figma, Amplitude veya GitHub gibi birçok araçla entegre olur. 

‍

9. Nuclino

Nuclino, tüm organizasyonel bilgilerinizin "çekirdeği" olabilir. Notlarınızı, dosyalarınızı ve projelerinizi tek bir platformda bir araya getirir, hiçbir bağlam değişikliği gerekmez. 

Bu aracı kullanmak için teknik alanında dereceye sahip olmanıza gerek yok, sezgisel bir arayüze sahiptir. Markdown komutlarından medya gömülere ve sürüm geçmişine kadar her şeyi kolayca belgelemenizde fayda sağlayacaksınız. 

Nuclino'nun wiki'si, bilgilerinizi düzenli tutmanızı sağlar, içeriğinizi istediğiniz gibi kategorize edip yapılandırmanıza olanak tanır, her takım ve konu için. Dahili bağlantıları, genel ve özel çalışma alanlarını ve özel alanları kullanarak dosyalarınızı düzende tutun. 

Kaynak: G2

‍

Nuclino, Discord, Grammarly, InVision, Typeform vb. favori uygulamalarınızla çok iyi çalışır.

‍

10. Confluence

Son aracımız Confluence, size iç belgeler için kendi bilgi tabanınızı oluşturma imkanı sunan açık kaynaklı ve paylaşılan bir çalışma alanıdır. 

Kaynak: G2

‍

Bu çözüm tamamen aranabilir. Confluence, ekiplerinizin ihtiyacı olanı zaman kaybetmeden bulmalarına yardımcı olan gelişmiş arama işlevleri, etiketler ve içerik ağaçlarına sahiptir.

‍

Gerçek içeriği oluştururken Confluence yardımcı olur. Düşüncelerinizi not almak için boş bir tuval kullanabilirsiniz, ancak bilgi tabanınızı oluşturmak için 75'ten fazla özelleştirilebilir şablon da alacaksınız. 

Atlassian paketi ile Confluence'u bağlayabilir veya uygulamaları istediğiniz şekilde arayabilirsiniz (Google Docs, Jira, Trello, Atlas CRM, vb.). 

‍

En İyi Bilgi Tabanı Platformunu Nasıl Seçersiniz

Size hizmet etmeye hazır birçok iyi bilgi yönetimi platformu var. Ancak hangisinin sizin için doğru olduğuna karar vermek zor, özellikle de neyi arayacağınızı bilmiyorsanız. Ya da belki ilk etapta bir tane ihtiyacınız olduğundan hala emin değilsiniz. 

Bu istatistik sizi ikna edebilir mi?

Müşterilerin %91'i bir çevrimiçi bilgi tabanı kullanacaktır ihtiyaçlarına uygun şekilde. Bu, gördüğünüz ilk aracı kabul etmemeniz gerektiği anlamına gelir. 

Kutsal Kase'yi ararken aklınızda bulundurmanız gereken temel faktörler: 

• Entegrasyonlar: Seçtiğiniz bilgi yönetimi yazılımının iş akışınızda diğer araçlarla kolayca bağlantı kurabilmesi önemlidir. Bir dosya aradığınızda uygulamalar arasında geçiş yapmamanız ve aradığınız yanıtlara kolayca erişiminiz olması önemlidir. 
• Kullanım Kolaylığı: Bilgi tabanınızı sürdürmenin ne kadar kolay olduğunu gözden geçirin. Uygulamanızın devreye alınma sürecini hızlandıracak bir araç seçin, böylece uygulamayı hızlı bir şekilde çalıştırabilirsiniz. 
• Toplam sahiplik maliyeti: Bu araçla paranın karşılığını alıp alamayacağınız sorusu geliyor. Seçeneklerinizi değerlendirirken, çok fazla personel eğitimi gerektirmeyen ve hızlı bir yatırım getirisi elde edebilmeniz için kurulumu ve bakımı kolay olan bir araç seçin. 
• Esneklik: Seçtiğiniz aracın hem iç hem de dış bilgi tabanları için faydalı olması gerekir. Esneklik aynı zamanda diğer araçlarla entegre olabileceği ve şirketinizle ölçeklenebileceği anlamına gelmelidir. 

‍

• Güvenlik: Bilgi tabanları hassas verilerle çalışır. Bu nedenle, güncel uygunluk sertifikalarına sahip ve endüstri düzenlemelerine ve kısıtlamalarına uyan bir araç seçmeniz önerilir, böylece istenmeyen durumlardan kaçınırsınız. 

‍

‍

Sonuç

Büyük veya küçük işletmeniz için en iyi bilgi tabanı yazılımını seçmek uzun ve zahmetli bir yol gibi hissettirmemelidir. Evet, bu büyük bir karar, dikkatli düşünme ve planlama gerektiren biri, ancak bu rehber size tüm süreci optimize etme konusunda mükemmel ipuçları sunmaktadır. 

Hatırlayın: doğru işi yapın, ihtiyaçlarınızı anlayın ve tüm gereksinimlerinizi karşılayan çözümü hemen bulursunuz. 

‍